1、 I摘要采购管理是管理部门日常工作中一项十分重要的基础管理工作。利用数据库对物资计划及合同进行管理是十分有效且广泛应用的一项技术。本文介绍了采购管理系统的关键开发技术及系统功能，描述了系统模型及数据词典，并对数据库开发的相关技术进行了讨论。微软公司的 Visual Basic 6.0 是 Windows应用程序开发工具，使目前最为广泛的、易学易用的面向对象的开发工具。Access 是关系数据库开发工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。关键词 采购管
2、理系统，Visual Basic 6.0，Access-II目录摘要 I绪 论 1第 1 章 系统概述 21.1 课题来源、目的、意义 .21.2 需求分析 .31.2.1 传统企业采购管理存在的问题 31.2.2 企业采购管理系统的特点 31.2.3 企业采购管理应用解决方案 41.3 可行性研究 .41.3.1 开发工具的选择 51.4 功能设计 .54. 在订单管理中对订购的货品总量和实际到货量的监控 51.5 系统整体功能框图 .6第 2 章 系统设计 72.1 开发设计思想 .72.2 界面设计 .82.2.1 主窗口 82.2.2 基础资料设置菜单 82.2.3 单据处理设置菜单
3、102.2.4 统计查询 112.2.5 系统维护设置菜单 112.2.6 报表输出设置菜单 122.3 系统环境 .12第 3 章 设计中遇到的问题 133.1 在 Access 中录入代码的问题 .133.2 在 DAO 中编辑字段的问题 133.3 Access 中库存查询问题 .133.4 VB 中生成可执行文件的问题 .143.5 软件的实际问题 .14总结 14参考文献 15致谢 16附录（程序代码） 171绪 论社会在不断进步，科学技术和管理也在迅速发展，这使得每个企业得到了前所未有的发展机遇，但同时也必须面对市场竞争的严重挑战，在日趋激烈的竞争环境下，企业要求生存、发展，就必须
4、对企业进行科学的管理。而用计算机来处理企业内部信息间的流通和使用，既可以实现数据信息的共享，控制好数据的冗余度，并使企业有统一的管理，提高信息的利用率；又可以实现整体数据的结构化，表示大量数据相互间的多种联系，这样就可以大大的提高企业生产动作的效率。本次设计即是针对企业运营者对商品在采购管理方面所做的分析，企业商品的大量出入仓库，使得每一个大型企业每年要花费的人力，投资，设施，费用去计划和控制存货，存货的周转率是标志着企业运营效率的重要指标，对企业的资产收益率起着重要的决定作用。所以近年来，企业管理者开始重视存货管理的重要性，存货管理主要是对商品的管理，它强调的是对商品货物的存储和传送，数量和
5、状态变化信息的管理，其目标是在于降低库存成本，减少库存资金占用的同时，保证商品货物按计划流动，保证生产过程中的物料需求，保证生产的正常运行，从而使商品满足顾客和市场上的需求，库存控制就是要权衡库存费用（包括商品价值，订货费用，短缺等） ，使总费用最低。采购管理系统的职能大体上包括订单管理、入库管理和出库管理。所以采购管理人员已经成为仓库的计划员，他们的工作也受到了高度的重视，他们和市场部门及生产部门协同工作并成为整个企业组织的重要组成部分。因此，商品货物信息必须具有高度的准确性，这就需要有好的管理系统，能简明的反映实际情况。2第 1 章 系统概述1.1 课题来源、目的、意义 随着社会经济的迅速
6、发展和科学技术的全面进步，计算机事业的飞速发展，以计算机与通信技术为基础的信息系统正处于蓬勃发展的时期。随着经济文化水平的显著提高，人们对工作环境及工作效率的要求也越来越高。计算机就是为了使人们的工作效率提高而应允而生的。但是计算机中不管是软件还是硬件都是需要经常升级的。现在的计算机软件的更新速度之快，消耗资源之大都是令人难以预料的，所以硬件的升级就显得非常重要。正因为这样硬件在时常的大量出现，其仓库的管理问题也就变得重要了起来。在计算机飞速发展的今天，利用计算机技术改造采购信息管理已经成了现代企业所面临的一项重要任务。其主要目标在于利用计算机的快速、准确处理大量数据的特点，实现企业采购管理的
7、自动化，它不但解决了以往的主要依靠手工操作而导致的工序流程繁琐、杂乱，时间周期长，出错几率大等种种弊端。还能及时处理各种信息，帮助企业确定各种经营策略，特别是在提高员工的工作效率和企业的经济效益方面起到的作用更是由为明显。从以现在的电脑企业的采购管理来看，还是和以前的大相径庭。依然是以出库、入库和库存三者之间的联系为主。当今企业竞争范围的扩大，要求在企业的各个方面加强管理，并要求企业有更高的信息化集成，要求对企业的整体资源进行集成管理，而不仅仅对制造资源进行集成管理。因此，信息管理系统与理论仅停留在对制造部分的信息集成与理论研究上是远远不够的。企业之间既是竞争对手，又是合作伙伴，信息管理要求扩
8、大到整个供应链的管理。现代管理思想和方法的提出和发展。如 JIT(JustlnTime及时生产)、TQC(TotalQualityControl全面质量管理)、OPT(OptimizedProductionTechnology优化生产技术)及DRP(DistributionResourcePlanning分销资源计划)等。相继出现了 MES(ManufacturingExecuteSystem制造执行系统)、AMS(AgileManufacturingSystem敏捷制造系统)等现代管理思想。使采购的信息化、集成化被提到了越来越重要的高度。通过对仓库管理日常工作的详细调查，搜集大量有关资料，从
9、系统结构的组织，功能的实现，技术的要求以及可行性等多方面进行考虑，本课题是一个适应现今电脑配件管理需要的计算机信息管理系统，具有一定的实际开发价值和使用价值。31.2 需求分析1.2.1 传统企业采购管理存在的问题采购管理是企业管理(本文以制造业企业为例)的重要组成部分。在企业生产经营活动中，采购管理既必须保证生产车间对原材料、零部件需求，又直接影响采购、销售部门的购、销活动。为盘活企业流动资金，加快资金周转，在 保障供给的前提下，最大限度地降低压库资金，直接牵动着企业的经营效益。根据对我国众多制造业企业的采购管理情况所作的调查和参考有关资料，发现目前制造业企业在采购管理方面普遍存在着如下问题
10、:1. 不能及时获得库存信息。在企业运作过程中，有时必须获知各种零部件当前的库存量，但由于零部件种类多、数量大，需要进行仔细地核算，这不仅费时，而且易出错，从而影响企业快速有效地运转。2. 库存信息不够准确。仓库管理员根据各种送货单、退货单、收料单、发料单、领料单和退料单进行物料的入库、出库搬运后，要随时修改库存信息和借、欠料信息,以便反映库存状况。工作中的主要问题是，由于零部件种类多、数量大，使得库存记录和实际库存时常不是严格一致的。因而需要通过盘点来纠正差错，这既耽误时间，工作量又大。3. 无法及时了解发料和生产用料情况。在工令单下达后，由于零部件与生产线的关系复杂，根据送料员的个人经验给
11、各配料点送料时，常缺少发料、用料记录和相关信息，经常出现生产线缺料才知道需要送料的情况，导致生产和用料发生混乱，无法了解发料和生产用料的实际情况。市场需求日益多样化和个性化，产品更新换代的周期越来越短，这就要求制造业企业必须改变采购管理现状。1.2.2 企业采购管理系统的特点因为传统企业采购管理存在以上的问题难于适应现代采购管理要求，所以企业采购管理系统要具有以下的特点：1. 科学的采购管理流程存货的种类不同，所涉及的业务环节及它们所组成的业务流程也各有差异。一般而言，存货业务包括到货处理、保管和发放三个主要部分。通畅的业务流程是保障高效采购管理的基础，应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。
12、42. 科学的组织结构科学的组织结构确保了业务流程的高效执行，明确了工厂、存储区域、仓库编码、仓储种类以及仓储箱之间的合理关系。3. 进行物料代码化管理物料种类繁多，在采购管理过程中极易发生混乱的问题。IT 技术与层次编码技术的结合为物料的高效管理提供了可能。这种编码技术将所有存货按照层次和类别进行编码的唯一形管理，编码的组成部分包括存货的型号、规格、尺寸等内容。它具有易读和易记的特点，使得管理者只需知道货物的编码，就可以了解该物料的所有信息，以便在每日的烦杂管理中，保持规范、有序的状态。1.2.3 企业采购管理应用解决方案一般的操作步骤为：1. 企业采购部采购商品后，填制采购入库单，并将商品
13、发送给仓库，办理入库。2. 仓库收到采购部门的商品后，办理入库业务，并对入库后的采购入库单进行审核，然后将已审核的采购入库单反传给企业采购部门，以便企业采购部门了解商品的在途情况。3. 企业销售商品后，开据销售出库单，操作员或业务员拿着销售出库单到仓库中提货或仓库根据销售出库单发货。1.3 可行性研究开据发料单,月底清帐及各种库存清册均用手工操作，用计算器或用算盘，工作效率低。在进行库平时，由于要把各级单位所报材料明细和库存账本上的明细一一对照，效率低而且管理起来也很费劲。因此，建立一套采购管理信息开发系统势在必行。因而，无论是从经济上还是从技术上看，开发物资管理信息系统都是可行的。管理信息的
14、开发是一项复杂的应用软件工程，并按照软件工程理论、方法和规范去组织与实施。从实际需要出发，在保证数据准确、安全、提高信息处理速度和质量的前提下，确定“简捷高效、灵活方便、规范实用、开放共享”为管理信息系统的总体设计思想。实践过程中，使系统各子功能处理的数据既独立又相互关联，构成一个完整而又共享的数据体系，力求所开发出的系统达到实用可靠、高效先进的目的。51.3.1 开发工具的选择1. Visual Basic 6.0Visual Basic 提供了大量的控件，这些控件可用于设计界面和实现各种功能，减少了编程人员的工作量，也简化了界面设计过程，从而有效的提高了应用程序的运行效率和可靠性。故而，实
15、现本系统 VB 是一个相对较好的选择。2. AccessAccess 是关系数据库开发的工具，数据库能汇集各种信息以供查询、存储和检索。Access 的优点在于它能使用数据表示图或自定义窗体收集信息。数据表示图提供了一种类似于 Excel 的电子表格，可以使数据库一目了然。另外，Access 允许创建自定义报表用于打印或输出数据库中的信息。Access 也提供了数据存储库，可以使用桌面数据库文件把数据库文件置于网络文件服务器，与其他网络用户共享数据库。Access 是一种关系数据库工具，关系数据库是已开发的最通用的数据库之一。如上所述，Access 作为关系数据库开发具备了许多优点，可以在一个
16、数据包中同时拥有桌面数据库的便利和关系数据库的强大功能。3. ExcelExcel 不仅制表和绘图功能很强，而且它内装数学、财务、统计、工程等10 类 300 多种函数，并可利用数据清单和数据透视表管理数据，还有模拟运算表、方案管理器、单变量求解、规划求解和数据分析等多种分析方法和分析工具，能进行各种复杂的计算和分析。1.4 功能设计1. 采购管理各种单据信息的输入（包括出库、订单、到货、入库信息的输入等） 。2. 采购管理各种信息的查询、修改和维护。3. 在采购管理中加入库存警戒上限和库存警戒下限字段，对 仓库中的货品实现监控和报警。4. 在订单管理中对订购的货品总量和实际到货量的监控5.
17、系统管理员对各个用户的管理，包括添加用户、删除用户、密码修改等。61.5 系统整体功能框图图 1-1采购管理主要是对库存货物的入库、出库、查询统计等进行控制和管理，以便及时了解库存情况，达到降低库存量、提高取货备货效率。7第 2 章 系统设计2.1 开发设计思想采购管理系统主要是对企业库存中货品的出入进行管理。当企业需要进货时首先向供货单位发出订单，供货单位经检查确认后向企业发货。货到后进行验收，需要填写到货单。凭借到货单进行入库，填写入库单，并进行入库登记。其他单位需要从本企业购入货品时，首先提出申请，由专门人员填写出库单，仓库管理员根据出库单核对后进行货品的出库。根据需要按时间的不同统计汇
18、总利润，并产生相应的报表以利查询。采购管理的特点是信息处理量比较大。所管理的货品种类繁多，而且由于各种单据发生量大，关联信息多，查询统计的方式各不相同等原因，因此在管理上实现起来有一定的难度。在管理过程中经常会出现信息的重复传递、单据报表种类繁多，规格不统一等情况。为了克服这些困难，满足计算机管理的需求，我采取了以下原则：1. 统一各种原始单据的格式。2. 删除不必要的管理冗余，实现管理的规范化，科学化。3. 程序代码标准化统一化，确保软件的可维护性和实用性。4. 界面尽量简化，做到实用方便，尽量满足企业中不同层次员工的需要。82.2 界面设计2.2.1 主窗口图 2-1 系统主窗口在 WIN
19、DOW 环境下运行采购管理系统后，所弹出的对话框中的菜单选项与上面总框图 1-1 相互对应。主画面除做有菜单选项外还有基础资料设置、单据处理、统计查询、系统维护、报表输出、退出系统等等快捷按钮。详见图 2-1。2.2.2 基础资料设置菜单系统设置菜单中的选项可选择设置， （详见图 2-2）9图 2-2 系统设置图 2-3 公司产品组成10图 2-4 出库单2.2.3 单据处理设置菜单（祥见图 2-5） 。11图 2-5 采购单2.2.4 统计查询（祥见图 2-6） 。图 2-6 出库、入库统计查询菜单2.2.5 系统维护设置菜单（祥见图 2-7） 。12图 2-7 系统菜单2.2.6 报表输出
20、设置菜单（祥见图 2-8） 。图 2-8 报表输出设置菜单2.3 系统环境1. CPU：Pentiuml 600 以上2. 内存：128M 以上3. 显卡：显存 16M 以上，16 位增强色4. 硬盘：100M 以上13第 3 章 设计中遇到的问题3.1 在 Access 中录入代码的问题在 VB 或 VBA 中字符串默认以 vbUnicode 格式保存，所以要转换后再比较运算。在 Access 中如何实现代码输入哪？在 Access 中的代码输入解决方案是我见过中的比较好的一种。Accesss 至少提供了两种场合使用的代码输入方式。其一、在表结构设计窗口，选中指定字段，单击“查阅”标签，改显
21、示控件为组合框或列表框，根据情况选择“行来源”类型为“表/查询”或“值列表”，然后选择代码表或输入候选值即可。这样的设置在“数据表”状态体现最完美：显示代码 Name，挑选代码 ID 列表；其二、在设计 Form 时对指定控件做上述设定，其效果稍逊。运行时，输入框中仅可显示代码 ID，却无法显示代码Name。其实，关键是三个要素：1、控件显示的内容；2、和控件相关的数据源的字段；3、代码表。把握好这三者的关系就真正抓住了问题的关键。建议读者看看 Delphi 或 CBuilder 的 DBLookup 控件，它的解决方法非常好，我希望能看到提供给 VB、Access 使用的短小精悍的代码输入控
22、件也能做到这一点。3.2 在 DAO 中编辑字段的问题有一字段 B(文本型，8 个字符） ，当我在表中进行输入时超过 8 个字符，系统就会禁止我输入。但当我在 VBA 中使用 DAO 编辑这个字段时，我遇到了麻烦。我通过 DAO 提供的 Recordset 或 TablDef 对象来得到字段 B 的长度，然后，根据情况把值直接赋予它或截断后赋值。3.3 Access 中库存查询问题我在 Access 中建立了一个库存查询，由于有一种产品没有出库，只有入库，造成库存查询中没有这种产品的库存。Access 支持三种连接方式：左连接、右14连接、等值连接。问题主要是使用了等值连接！在等值连接方式下，
23、只有两个表中键值相等的行才会出现在结果表中，其他行被放弃，所以出现了我所见到的情况。只要使用左连接或右连接就可以解决你的问题。3.4 VB 中生成可执行文件的问题从速度方面考虑，可能算法更重要。如果想让 VB 文件小一点的话，是不是语句越精炼生成的可执行文件越小呢？使用 with 可不可以达到这种效果呢？ 生成文件时选小代码优化，一般不要选快速代码优化。 恰当的使用 with 可以节省不少时间，我有亲身体验。 还有一点就是对于频繁变动的变量，最好不要把它和一个对象一起操作。 时间的优化自己完成（算法） ，大小的优化由 VB 完成（编译选项） 。3.5 软件的实际问题采购管理系统虽然可以完成基本
24、的管理功能，但是它还存在着很多方面的问题有待改进完善。系统不足，系统的安全性不强等。 总结通过使用 VB 编程，使人真正体会到了可视化编程的优点，自己动手开发小规模的应用系统，学会一种规范化的编程方法，使我加深了对软件的理解。学以致用，学用结合，这既是学习理论知识目的，也是检验学习的最好方法。毕业设计是整个教学过程的最后环节，是学生综合运用所学知识解决实际问题能力的考查。这次毕业实际不尽使我了解了 VB 在数据库方面编程的概要，更让我知道了计算机的变成秘诀在于严密的思考与仔细的推敲，只有这样，才会有一个完善的软件生成。15在此，我能够依据实际情况以及课堂上所学习的知识，应用到自己的实际工作，帮
25、助解决工作过程中的问题，对实施方法程序有深刻理解，在数据库设计方面，编程技术方面有了一定的进步。通过这一系列工作使我系统地掌握四年来所学的专业知识，并基本掌握了开发一个应用软件的能力。参考文献1 张海藩. 软件工程导论.第三版.清华大学出版社，1998 年 1 月2 王珊，萨师煊.数据库系统相对论.第三版.高等教育出版社，2000 年 2 月3 谢金宝，虞琦等.Visual Basic 程序设计.上海交通大学出版社，19964 周民光，王复康等 .Visual Basic For Windows 语言参考详解，北京航空航天大学出版社.1995.125 刘圣才，李春葆.Visual Basic 程序设计题典.清华大学出版社， 2002 年16致谢论文完成的前提是老师给予我的真诚的关怀与耐心的指导，在些表示衷心地感谢。老师认真负责的工作态度、严谨的治学风格，使我深受启发；开发的同时，和同学们之间的相互探讨也使我获益匪浅。12 周的时间内，我除基本学会数据库软件的应用和系统开发。更重要的是在开发系统之外，我还学到了兢兢业业，奋发向上的精神，这种精神是我今后人生前进道路上的一种力量，所以我再次感谢老师和我的同学们。17附录（程序代码）
