1、第一管理资源网 免费管理资料下载基地第一管理资源网 免费管理资料下载基地用 Excel 制作自动记录的考勤表引用wuaihui1010 的 用 Excel 制作自动记录的考勤表单位传统的考勤登记方式有工作量大、出错几率高、统计分析麻烦等特点，现在已经进入了信息时代，为何不用电脑来帮我们进行考勤呢？用 Excel 2002 制作简单、快捷、准确的考勤表，你就能切身体会到信息时代的方便与快捷。 一、基本框架设置 首先要进行的工作当然就是新建工作簿，在工作表中输入姓名、日期，制订考勤表的基本框架。 1. 启动 Excel 2002，新建一个工作簿，命名为 “2004 年员工考勤表” ，在工作簿中
2、建立12 个工作表。 2. 在当月工作表的 A1、 B1 单元格中分别输入“姓名”、 “日期”，在 A2 单元格中输入第1 个员工的姓名，接着选择 A2、A3 单元格，然后单击“合并及居中”按钮将两个单元格合并为 1 个单元格，按照以上方法录入其他员工的姓名（如图 1） 。图 1 创建考勤表3.在单元格 C1 中输入“7-1” ，程序将自动转成“7 月 1 日”（这里假定考勤从 7 月 1 日开始） 。用鼠标点选单元格 C1，并移 动鼠标到单元格的右下角，待出现实心“十”字的填充柄后，按住左键拖动到需要的位置，这样在 7 月 1 日后便形成了一个日期序列。 4.单击日期序列最后的“自动填充选项
3、”智能填充标记，在弹出来的菜单中点选“以工作日填充”项，程序便自动将星期六、日去掉，不记入考勤日期。 5.选中整个日期行，在“单元格格式”对话框中点选“ 日期 ”选项卡。在“ 分类”列表中点选“自定义”项，在类型框中输入“d“ 日“”，然后单击“ 确定”按钮。 二、录制宏 1.点选工作表中的任意一个单元格，然后单击“工具宏录制新宏”菜单项，进入“录制新宏”对话框。在“ 宏名” 框中输入准备录制的宏的名称 “返回当前时间” ， “确定”后即进入宏的录制阶段（如图 2） 。图 2“录制新宏” 对话框2.输入公式“=now( )”，然后按回车键，接着单击“停止录制”工具栏中的“停止录制”按钮结束录制
4、。三、制作宏按钮 1.单击“视图工具栏绘图”菜单项，调出“ 绘图”工具栏，接着选择“ 绘图”工具栏中的“绘图对齐对齐网格” 项。 2.单击“视图工具栏窗体”菜单项，调出“ 窗体”工具栏，然后单击“ 窗体”工具栏上的“按钮”，接着在单元格 B2 中拖动鼠标绘制一个按钮，Excel 将自动打开“指定宏”对话框，点选其中的“返回当前时间” 宏，并单击“ 确定”按钮（如图 3） 。第一管理资源网 免费管理资料下载基地第一管理资源网 免费管理资料下载基地图 3 选择“返回当前时间” 宏3.单击按钮，将按钮上的文字更改为“上班”，并对文字大小、字体进行设置。然后单击“绘图”工具栏上的“ 选择对象 ”按
5、钮，并按住“Ctrl”键，用鼠标将刚才制作的按钮拖到 B3中，即将制作好的按钮复制到 B3 中，并将按钮上的问题更改为“下班”。 4.确认“绘图” 工具栏上的“ 选择对象”按钮被选中，单击“ 下班”按钮，然后按住“Shift”键再单击“上班”按钮，将两个按钮同时选中。单击“Ctrl”键，用鼠标将选中的两个按钮拖动复制到 B 列的其余单元格中。最后效果如图 4。图 4 创建“上、下班” 按钮宏四、记录出勤 选中待插入上下班时间的单元格，单击同一行中的“上班”或“下班”按钮即可。在单击“上班”、 “下班”按钮时会返回很长一串数字，其实我们只需输入诸如“13:30” 这样的时间即可。单击“格式单元格
6、” 菜单项，在弹出来的“ 单元格格式”对话框中点选“ 数字”选项卡，在分类框中点选“时间” ，在“ 类型 ”框中点选“13:30” ，最后单击“确定”即可。 要把出勤记录由公式结果转换成具体的时间数值，否则当公式被重新计算后，其结果将更改。选中表中的所有数据单元格，单击右键选择“复制”，点选“编辑选择性粘贴”菜单项，在“选择性粘贴” 对话框中选中“ 数值”项，然后单击“ 确定”。 五、统计结果 1.在日期行之后的单元格中依次输入“迟到”、 “早退”、 “病假”、 “事假”等需要统计的项目。并将这几列中的单元格上下两两合并，使之对应于姓名行（如图 5） 。第一管理资源网 免费管理资料下载基地第
7、一管理资源网 免费管理资料下载基地图 5 创建相关统计项目2.单击单元格 Y2，然后键入公式 “=COUNTIF(C2:X2,“8：30“)”（这里假设上班时间为8:30） ，并按回车键，Z2 单元格中便会出现选中员工所有迟于 8:30 上班的工作日天数。同理在 Z2 单元格中输入公式“=COUNTIF(C3:X3,“17：00“)”(假设下班时间为 17:00)，并按回车键，Z2 单元格中便会出现选中员工所有早于 17:00 下班的工作日天数。 3.单击 AB2 单元格输入公式“=COUNTIF(C2:X3,“事假“)”，并按回车键确认，AB2 单元格中便出现了选中员工本月的事假次数。 4
8、.其他人的统计方法可以利用 Excel 的公式和相对引用功能来完成。 5.单击“工具选项” 菜单项，在弹出的对话框中点选“重新计算”选项卡，并单击“ 重算活动工作表”按钮。这样所有员工的考勤就全部统计出来了。Excel 2003 为考勤表更新换代这里我们不谈大公司里那些昂贵的 IC 卡考勤管理系统，我相信很多单位还在用纸制的签到本，每月月底再进行人工统计。部门主管们月底要统计分析当月的销售、毛利曲线，还要仔细地统计每个人的考勤，才能计算出奖金与工资。而且，越是和钱打交道的事情就越不能出错，要是不留神给谁多算或少算了两天假，总是件麻烦事情。 也许您曾想过用 Excel 编几个函数来解决，但繁琐的
9、计算公式可能让您放弃了这个念头，其实 Excel 2003 的模板里就有一个建好的考勤表，您只要花上五分钟做一下简单的设置就好了。 一、激活考勤表模板之所以在这里叫激活，是因为它在默认时没有安装的，所以，您最好先把 office 2003安装光盘准备好，然后，点击“新建”菜单“ 新建工作簿本机上的模板 电子方案表格考勤记录”，当它提示您插入光盘时按照屏幕提示做就行了。稍后，就会看到一个漂亮的考勤表界面。如图 1。第一管理资源网 免费管理资料下载基地第一管理资源网 免费管理资料下载基地二、更改默认设置既然是电子考勤簿，那么有三点是最为重要的，一是自动统计，二是外人不能随意修改，三是输入的数据
10、不能出错，比如把病假输成-1，恐怕谁也搞不懂是什么意思，接下来我们就来说说这三点。1、 解锁考勤表新考勤表默认是加锁状态，除了输入数据外，我们将无法对其作任何操作，因此，首先要点击“工具” 菜单“ 保护 撤销工作表保护”来对其解锁。2、 修改允许数据我们要求用数字 1 来代表该员工当天因故休假，用空值代表当天未休假。所以，要设置每个单元格只能接受数字 1 或空，除了这两个值以外的其它字符将提示输入错误。用鼠标拖选 1 月 1 日至 12 月 31 日所有单元格，点击“数据”菜单“有效性”，在弹出的如图 2 对话框中将软件默认的最大值“8”改为“1”，然后，将“出错警告”标签里的“错误信息”也改
11、成要求的内容。3、 重新加锁重新加锁的目的在于方便我们的日常使用以及保护公式的安全，由于表格中需要设置的单元格均已预设好，这里只需点击“工具”菜单“ 保护 保护工作表”即可完成表格的加锁工作。第一管理资源网 免费管理资料下载基地第一管理资源网 免费管理资料下载基地小提示：加锁后的考勤表首次打开后会自动停在“单位”一格中，这时，用 Tab 键会自动在需要输入的单元格内跳转，方便进行操作 三、制作其它员工的考勤表 1、复制考勤表大家也许都会发现，这时的考勤表只能反映一位员工的考勤情况，那该如何反映其它人的数据呢？方法是，右键点击最底下“Sheet 1” 标签，然后选择“移动或复制工作表” 在弹
12、出的对话框中勾选“建立副本”后确定即可。2、 重命名考勤表为便于查找，我们将复制好的几个考勤表标签均改为该员工的姓名。双击标签名，然后输入该员工名字即可。四、为考勤表增设密码由于考勤记录涉及到方方面面的问题，所以一定要保证其它人员无法擅自修改或查看该表。方法就是设置打开与编辑密码。点击“文件”菜单“ 另存为 工具常规选项”，在如图 4 的对话框中设置“打开权限密码”和“ 编辑权限密码”项中输入您的密码后保存文件即可。小提示：“打开权限密码” 含义是每当打开该表格时，系统会提示输入密码，当密码不正确时，将无法看到表格内容。 “修改权限密码”的含义是没有提供正确的密码时将无法实施修改，但可以直接看
13、到表格内容五、总结经过上面几步操作，相信您已经制作出一个可以帮您应付普通考勤统计的表格了，要是您对 Excel 的使用很熟悉，还可以在里面新建一个汇总表，然后通过自动调用各表汇总数据来实现排假，部门考勤汇总等工作，或者直接将绩效考核公式代入其中，让计算机直接生成当月工资单。在 Excel 中统计与上报两不误实现思路 因为在 Excel 中就能实现单元格中数据的动态更新，所以我们只需在 Excel 文档中建立两个工作表，分别取名为“出勤统计表”和“ 汇总表”。把要进行数据输入与统计的“ 学生出勤情况统计表”建在“ 出勤统计表” 工作表中（如图 1） ，而把作为上报材料的 “学生出勤情况汇总表”建
14、在“汇总表” 工作表中（如图 2） 。然后把“学生出勤情况汇总表” 与“学生出勤情况统计表”中的有关表格进行链接，就可实现数据的动态更新了。 第一管理资源网 免费管理资料下载基地第一管理资源网 免费管理资料下载基地如果上报材料除了此汇总表以外还有许多其他文字，只需在“汇总表”工作表中插入OLE word 对象即可，这样我们在“出勤统计表”工作表中输入数据进行统计后，马上就可在“汇总表”中打印上报材料，而无需运动 word 了。 数据统计的动态更新 其实，实现单元格中数据的动态更新就是把要实现数据动态更新的单元格与源数据单元格进行链接，链接方法以“汇总表”中“ 汉语言”专业的出勤率为例： 1
15、. 打开“出勤统计表” 工作表，激活“ 汉语言”专业的出勤率单元格 H5，进行复制。 2. 打开“汇总表” 工作表，激活“ 汉语言”专业的出勤率单元格 B3，单击粘贴 按钮，这时粘贴入单元格里的数据会无效。我们只要单击单元格旁边的“粘贴”图标，选择“链接单元格”（如图 3） 。这时函数编辑框中显示为“=出勤统计表!$H$5”，说明此单元格已与“出勤统计表”工作表中的 H5 单元格进行了链接。 数据的上报 如果需要上报的“汇总表”中还需输入许多其他文字，如何在“汇总表”工作表中插入OLE word 对象呢？这里的 OLE word 对象实际就是嵌入在 Excel 工作表中的 word 文档，它可
16、弥补 Excel 对文字处理能力的不足。方法很简单，首先单击菜单中“插入/对象”命令。然后在弹出的“对象” 对话框中的“ 新建”选项卡里的“对象类型”栏中选择“Micrsoft word 文档”，单击确定 按钮（如图 4） 。最后只需在插入的 OLE word 对象中对文字进行输入并编辑，第一管理资源网 免费管理资料下载基地第一管理资源网 免费管理资料下载基地方法与在 word 中一样。 如果需要上报的“汇总表”中还需输入许多其他文字，如何在“汇总表”工作表中插入OLE word 对象呢？这里的 OLE word 对象实际就是嵌入在 Excel 工作表中的 word 文档，它可弥补 Excel 对文字处理能力的不足。方法很简单，首先单击菜单中“插入/对象”命令。然后在弹出的“对象” 对话框中的“ 新建”选项卡里的“对象类型”栏中选择“Micrsoft word 文档”，单击确定 按钮（如图 4） 。最后只需在插入的 OLE word 对象中对文字进行输入并编辑，方法与在 word 中一样。
