1、WORD 编辑技巧个人经验体会毛志雄，2008 年 2 月 27 日，于北京体育大学运动心理学双周论坛一、为什么要与专业生讨论 WORD 问题1. 清晰、简洁、规范的文字格式和版面设置，有助于读者(论文评委) 对文章形成良好的印象。2. 现有的专业生的论文版面和格式设置，操作不够规范，问题较多。3. 熟悉 Word 操作，有助于提高文字编辑的效率，减少不必要的时间浪费。为此，本人针对以往论文评审中发现的 Word 编辑问题，与大家共同探讨 Word 编辑技巧。二、我心目中理想的 WORD 版面1. 简洁清晰是第一位的：尽可能少的字体、段落格式；2. 文章各层级的标题、正文、表格的字体、字号、行
2、距、颜色在全文中一致；3. 没有冗余的控制符：如多余的空格、空行、制表符、制表位、文本框和图文框等；4. 规范的标点符号：中文标点用全角字；英文标点用半角字，后空一格；5. 图表格式规范：图标题在图下方；表标题在表上方；图、表之后空一个标准行(正文) ；图表(包括标题)中所使用的字号，比正文小半号(如，正文使用小四号字(12pt)，则图表应使用五号字(10.5pt) ；正文使用五号字，则图表应使用小五号字)。Word 软件中最重要的概念是“版面”的概念。它与文本文件、 Write、WPS for DOS、WordStar for DOS、 Excel 等平面文本处理器最大的不同是：它的版面相当
3、于“报纸上的栏目”。在每个“栏目”中，不仅可以输入文字，而且可以输入表格(栏目) 、图片对象、图形对象、公式对象等几乎任何内容。三、WORD 首次启动要做的初步设置1. 将格式栏拖到工具栏之下；2. 按下编辑标记按钮；3. 点击 视图(V) ，勾选 标尺( L)和 显示段落标记(S )令其显示。4. 点击 工具(T )自动更正选项( A)修改选项卡 自动套用格式 和 键入时自动套用格式 如下图所示。5. 定义所需要的文本样式(Styles)5.1 修改正文、标题 1、标题 2 和标题 3 (分别将快捷键定义为 Ctrl+N、Ctrl+1、Ctrl+2、Ctrl+3)依同法修改标题 1、标题 2
4、、标题 3 的设置，设置完成后点击 确定 。5.2 新增样式：标题 4-标题 86. 定义自己需要的选项较为重要的是：文件保存的文件夹；文件模板所在的文件夹。步骤如下：点击 工具(T )选项(O) 选择 文件位置 选项卡修改自己的文件需要保存的位置；记下用户模板( 通常为 Normal.dot)所在的位置。7. 自定义快捷键和工具栏7.1 将“选择性粘贴”定义为 Ctrl+Shift+V依同样方法还可将 格式(O) 字体(F )、 格式(O) 段落(P )的快捷键分别定义为 Ctrl+T 和Ctrl+G。7.2 自定义格式栏中的“增加首行缩进”及“减少首行缩进”按钮点击 工具(T )自定义(C
5、) ，在弹出下列对话框之后，可将任意新增工具按钮拖入格式栏和工具栏；也可将任何不需要的工具按钮拖回对话框。例如，可将 自定义 对话框中的 文件 打印 工具按钮(FilePrint)拖入常用工具栏，然后将常用工具栏中原有的 打印 (默认全文打印)工具按钮(FilePrintDefault)拖回到 自定义 对话框中。文字写作中，经常需要将段落的首行缩进两个字符(段落开头空两格) ，这项工作在 格式(O) 段落(P) 缩进和间距(I) 选项卡 特殊格式(S) 下设置首行缩进 2 字符，虽准确但极不方便；或者在页面标尺上拖动浮标进行，虽方便，但不准确。最好的办法是自定义一对工具按钮。具体步骤：点击 工
6、具(T) 自定义(C) ，在弹出下列对话框：用同样方法，可将 UnIndentFirstLine 工具按钮拖入工具栏进行编辑。完成上述 7 步之后，WORD 设置初步完成。四、常规编辑技巧1. 文字输入尽量使用 Windows 自带的输入法，可免去兼容性问题。比较优劣，推荐微软拼音，并使用双拼输入法；输入速度的积累：5 万字积累，达到本专业文章 10001500 字/小时。2. 文本显示模式：普通视图、页面视图、大纲视图；改变显示百分比。3. 常用功能键键值 功能F1 得到“帮助”或访问 Microsoft Office 的联机帮助。F2 移动文字或图形(不走剪贴板 )。Shift+F2 复制
7、文字或图形(不走剪贴板 )。F4 重复上一步操作F5 选择“编辑”菜单中的“定位”命令。F7 选择“工具”菜单上的“拼写和语法”命令。Ctrl+F9 新建域(field)。F9 更新选定的域。Shift+F9 在域值与域代码之间进行切换。Ctrl+Shift+F9 固化域值。F11 前往下一个域。F12 选择“文件”菜单上的“另存为”命令。Ctrl+T 选择“格式”菜单上的“字体”命令。【需经自定义】Ctrl+G 选择“格式”菜单上的“段落”命令。【需经自定义】Ctrl+A 选定全文。Ctrl+S 保存文件Ctrl+Z 撤销上一步操作。Ctrl+X 剪切选定内容(走剪贴板)。Ctrl+C 复制
8、选定内容(走剪贴板)。Ctrl+V 粘贴选定内容。Ctrl+Shift+V 选择性粘贴。【须经自定义】Ctrl+F 查找文本。Ctrl+H 替换文本。Ctrl+N 将光标所在段落设置为正文样式。【须经自定义】Ctrl+1 (2,3,48)将光标所在段落设置为标题 1 (2, 3, 4, 8)样式。【须经自定义】Shift+光标键 选定所需内容。鼠标右键 快捷菜单。4. 格式刷的使用双击与单击问题5. 查找与替换特殊格式、特殊字符、指定范围、批量的查找与替换问题(1) 如何查找或带格式的文本？ 查找或替换指定格式的文本、控制符：快捷键 Ctrl+F、 Ctrl+H 或菜单： 编辑(E) 查找(F
9、) 或替换(E) 弹出对话框 高级 (M) 弹出对话框指定查找或替换对象格式。 注意：查找与替换完毕后，应立即点击 不限定格式(T) 退出，以免影响后续查找。(2) 如何查找与替换特殊符号( 主要目的是从 IE 中拷贝的文章怎样转换成为标准的 Word 文档)？ 几个重要的特殊符号：段落控制符：p；人工换行符(软回车) ：l ；制表符：t。注意：“”表示 Ctrl；p、l、t 等均为小写字母。 例如，将 IE 网页上的文字复制到 Word 文件中，然后编辑为规范的 Word 文件格式。(分别用文件“法律法规列表.hmt”和“侦探推理小说网页.hmt ”示范，参考步骤如下：)第一步：打开相应的
10、IE 文件，选定所需文本并复制，然后“选择性粘贴”(无格式文本) 到一个新建 Word 文档。第二步：视文本具体情况将“(空格)pp ”，或者“(空格)l”，或者“pp”，或者“p( 全角空格)(全角空格) ”等等替换为 “”。“全部替换”多轮，直至零替换为止。注意：被替换的内容应按从多到少的顺序选择。第三步：将“p”替换为空项；将所有“(全角空格) ”或其他无关符号替换为空项；将所有“”替换为“”。第四步：将“ ”替换为“ p”。(完成) 有时，为了精简制表符的个数，快速将转换成表格，需要将选定文本中的“tt”(即编辑标记中的“”)替换为“t”。此项可能需要进行多轮。6. 表格的快速绘制和修
11、改(1) 如何将文字转换为表格？ 制表符(Tab 键)的使用：将拟分栏处的文字用 Tab 分隔选定该组文字 插入表格 。 自定义分隔符：选定分隔好的文字菜单： 表格(A) 转换(V) 文字转换成表格(X) 。(2) 如何从 Excel 或 SPSS 中转换表格？ 注意使用“选择性粘贴”，并选择“粘贴为无格式文本”。(3) 如何手绘表格？ 工具栏(按钮)： 表格与边框 ，或使用菜单： 表格(A) 绘制表格(W) 。用相应工具自由绘制或擦除。7. 栏目及数据的对齐(制表符 )五、高级问题1. Word 中的域(field)能在 Word 中作简单的数据处理吗？结果怎样表达？ 4 个十分有用的快捷键
12、：Ctrl+F9 、F9 、Shift+F9 及Ctrl+Shift+F9 分别表示：新建域、更新域、切换域代码及将域值转换成文本。 数字四则计算的表达式为：在新建域中加“=”号，后接表达式，然后接“ “(显示格式)“ ”。 例如，10/3 的计算可表达为： =10/3 # 000.000000显示为：003.333333。 域开关( # ) (即显示格式)中最重要的图片项是“0”和“#”，详细请参阅 Word 帮助中的“域开关”。图片项 作用0 指定结果中必须显示的数字位数。如果在结果中该位置没有数字，那么 Word 显示 0。例如， = 4 + 5 # 00.00 显示为“09.00”。#
13、 指定结果中必须显示的数字位数。如果在结果中该位置没有数字，那么 Word 显示空格。例如， = 9 + 6 # $# 显示为“$ 15”。x 省略占位符“x”以左的数字。如果占位符在小数点以后，那么 Word 将结果舍入到该数位。例如， = 111053 + 111439 # x# 显示为“492”； = 1/8 # 0.00x 显示为“0.125”； = 3/4 # .x 显示为“.8”。. (小数点) 确定小数点的位置。例如， = SUM(ABOVE) # $#.00 显示为“$495.47” 。 注意：请使用在 Windows “ 控制面板”的“区域设置属性” 对话框中指定的小数点符号
14、。如果使用的是 Windows NT 3.51，请使用 “国际控制面板”中的“ 数字”对话框中所指定的小数点符号。, (数字分组符) 每三个数字间用此分隔符分开。例如， = NetProfit # $#,#,# 显示为“$2,456,800”。 注意：请使用 Windows “ 控制面板”中的“区域设置属性” 对话框中所指定的小数点符号。如果使用的是 Windows NT 3.51，请使用 “国际控制面板”中的“ 数字”对话框指定所用的小数点符号。- (减号) 在为负的结果前添加一个减号，在为正或为 0 的结果前添加一个空格。例如， = 10 - 90 # -# 显示为“-80” 。+ (加号
15、) 在为正的结果前添加一个正号，在为负的结果前添加一个负号，而在为 0 结果前添加一个空格。例如， = 100 - 90 # +# 显示为“+10”，而 = 90 - 100 # +# 显示为“-10”。%、$、* 等等 在结果中添加指定的字符。例如， = netprofit # “#%“ 显示为“33%”。“positive; negative“ 为正、负结果指定不同的数字格式。例如，如果书签“Sales95”是一个正值，那么域 Sales95 # “$#,#0.00;-$#,#0.00“ 用一般的格式显示该值，如“$1,245.65”；如果为负值，则用带减号的粗体格式显示该值，如“-$ 3
16、45.56”。图片项 作用“positive; negative; zero“为正、负和零结果指定不同的数字格式。例如，根据书签“Sales95”的值，域 Sales95 # “$#,#0.00;($#,#0.00);$0“ 分别将正值、负值和零显示为： $1,245.65, ($ 345.56), $0。text 在结果中添加文本。用单引号将该文本括起来。例如，域 = Price *8.1% # “$#0.00 is sales tax “ 显示为 “ $347.44 is sales tax” 。numbereditem 显示前面用“插入 ”菜单的“题注”命令或通过插入 SEQ 域建立的编
17、号项目的个数。用重音符号将项目标识符，如“table” 或“figure”之类括起来。例如，域 = SUM(A1:D4) # “#0.00 is the total of Table table“ 显示为“456.34 is the total of Table 2”。2. 论文目录的制作使用标题样式；利用 Ctrl+Shift+F9；与正文相分离，与封面放在同一文件中。3. 处理套用信函 制作信封或个性化通知，一般由一个主文档(通用文字部分) 和一个数据文档(数据表部分)两部分组成。 例如，车辆管理所可以这种方式给驾校学员下达交规考试通知单的参考步骤： 菜单： 工具(T) 信函与邮件( E)
18、邮件合并(M) 以下依提示操作。 上例中，数据表和主文档内容如下：数据表(考试成绩通知单数据表 .doc)：学员号 姓名 称谓 交规成绩 成绩说明 处理意见20040096 李晨 女士 85 未通过 重新约考20040097 李斯 先生 90 已通过 办理计时练习手续20040098 王利 先生 0 因公缺考 重新约考20040099 连文杰 先生 90 已通过 办理计时练习手续20040100 付舒 女士 85 未通过 重新约考20040101 闫挺 女士 90 已通过 办理计时练习手续20040102 孙青 先生 95 已通过 办理计时练习手续20040104 郑猛 先生 85 未通过 重
19、新约考20040105 王清菊 女士 80 未通过 重新约考20040103 赵福兰 女士 85 未通过 重新约考20040770 霍芹 女士 80 未通过 重新约考主文档(考试成绩通知单公共部分 .doc)：考试成绩通知单尊敬的(学员证号)：您好！根据北京市昌平区交通局京北车管所 2005 年 8 月 10 日的交规考试成绩，您的考 试成绩为分，您 交规考试，特此通知。请您于接到本通知之日起 1 个月内，到首汽丰田驾校计时预约大厅，办理手续。此致敬礼！京北车管所2005 年 8 月 23 日4. WORD 与 PowerPoint 文件的相互转换 在 WORD 中正确使用标题样式； 将欲转入
20、 PowerPoint 的文本指定标题，未指定标题的文本不能进入 PowerPoint； PowerPoint 文件支持 5 级标题，每指定一个 “标题 1”，则 PowerPoint 文件新开一张幻灯片； 点击菜单 文件(F )发送(D) Microsoft Office PowerPoint (P)，然后编辑 PowerPoint 文件即可。 注意：在 PowerPoint 文件中，应尽量使用 PowerPoint 自带的幻灯片版式，不要轻易增加自定义的文本框，这样可以将 PowerPoint 文件中的文字同样完整地“发送”到 WORD 中，形成提纲。如果自定义了文本框，则其中的内容无法转换回到 WORD 中。5. 文档模板的替换 WORD 的默认模板文件为 Normal.dot，它的默认位置为： C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftTemplates 可将自定义格式的模板文件(文件名.dot)保存在上述地址 点击菜单 格式(O) 主题(H )样式库(S )按钮，选择相应的模板文件名，即可实现模板的替换。 注意：文件夹Application Data 是隐含文件夹，需要通过改变文件夹属性使它显示出来。
