1、1档案信息数字化加工项目实施建议书制作日期：2014-11-01北京金鸿天和科技发展有限公司我们仔细分析和研究了贵院的需求，充分考虑了贵院病例档案数字化项目的需求，我们推荐以下方案帮助贵院完成档案数字化工作。我们希望您能够认可建议书中的信息，令我们可以尽快实施推荐的方案。如果您有任何的疑问，请随时与我们联系。扫 描 管 理 外 包 是 一 种 数 字 加 工 的 交 钥 匙 服 务 ， 客 户 只 需 提 供 扫 描 场 地 ， 由 金 鸿天 和 提 供 扫 描 设 备 、 扫 描 软 件 、 扫 描 人 员 并 对 影 像 加 工 处 理 后 进 行 挂 接 ， 或 者 进 行预 著 录 和
2、 预 挂 接 ， 客 户 可 即 时 得 到 每 天 新 增 的 结 构 化 数 据 ， 数 据 加 工 项 目 可 在 客 户指 定 的 时 限 内 完 成 。 一 般 来 说 分 为 三 个 阶 段 实 施 ： 评 估 阶 段 ： 1-2周 ， 专 业 的 咨 询 人 员 对 用 户 存 量 图 文 档 情 况 和 信 息 化 管 理 系 统 、 管 理目 标 进 行 调 研 ， 在 此 基 础 上 提 供 专 业 的 评 估 报 告 和 实 施 建 议 书 。 商 务 和 技 术 标 准 确 定 阶 段 ： 1-2周 ， 根 据 实 施 建 议 书 的 实 施 方 案 和 客 户 的 整
3、 体 目标 调 整 并 确 定 商 务 和 技 术 标 准 ， 确 定 完 成 期 限 、 数 字 化 技 术 要 求 、 工 作 流 程 、 验 收标 准 、 工 作 组 设 置 、 双 方 项 目 负 责 人 以 及 其 他 各 种 质 量 文 件 和 程 序 文 件 。 实 施 阶 段 ： 按 照 客 户 确 认 的 商 务 和 技 术 标 准 部 署 设 备 、 软 件 和 数 字 加 工 人 员 ， 并 在客 户 指 定 的 期 限 内 完 成 项 目 。 一、 档案电子化与管理服务业务介绍2对 象 多 样 化 介 质 类 型 的 文 件 扫 描 品 质 电 子 文 件 扫 描 后
4、的 品 质 保 障 和 处 理 模 式 按 照 客 户 档 案 管 理 习 惯 和 要 求 的 服 务 模 式 流 程 严 格 作 业 流 程 控 制 是 保 证 服 务 项 目 成 功 的 基 础 安 全 服 务 机 制 是 保 证 服 务 过 程 中 高 知 识 产 权 风 险 的 唯 一 手 段管 理 电 子 文 件 的 管 理 对 于 扫 描 过 程 而 言 同 等 重 要应 用 文 件 的 扫 描 是 以 数 据 在 系 统 中 的 最 优 化 应 用 为 目 的1、档案现状：阜新矿区总医院档案电子化需求如下： 1）档案需求： 约 50 万份病例档案，约 1500 万页文档类病例档案
5、，其中以 A4 幅面居多，其它少部分粘连大小幅面不等的病例档案和少数 A4+不超过 A3 的大幅面，扫描成为 1:1 的电子文件； 电子文件保留原图的全部内容，仅对扫描误差进行修正； 扫描后的电子文件存储格式为 JPG 或多页 PDF，以医院实际需求而定； 2）作业要求： 在图像处理方面要求保留源文件的全部内容； 彩色扫描模式，分辨率为 200-300dpi； 进行图像质量方面的修正，包括：纠斜、去黑边等； 3）作业模式：文档病例电子化扫描驻场外包、设备采购、人员培训。4）概述：方案 档案需求3阜新矿区总医院每年有 5 万份病历档案产生，现存档案约有 50 万份，每份档案内容大约平均 30P（
6、按实际扫描经验，病例档案中化验单通常为多页粘贴，因此实际扫描文档 P 数大约平均为 4050P） 。医院需求：大约 5-10 万份档案以外包方式完成数据加工，同时希望外包方提供具体设备和技术方案，并对院方人员提供培训，后续档案数字化加工由院方自行完成。以实际扫描 5 万份档案（每份档案平均大约 40P）为例，总计需要外包扫描 200 万 P。余下 1300 万 P 由院方自行组织资源完成。电 子 文 件 的 信 息 载 体 优 势 是 显 而 易 见 的 ， 伴 随 着 数 据 海 量 存 储 技 术 、 网 络 传 输 技 术 、数 字 加 密 与 安 全 等 技 术 的 飞 速 发 展 ，
7、 电 子 文 件 信 息 载 体 已 经 非 常 普 及 。 与 传 统 的 以纸 制 品 为 介 质 载 体 的 档 案 管 理 相 比 较 ， 电 子 数 据 信 息 管 理 具 备 一 下 三 类 、 九 点 无 可比 拟 的 优 势 ：1、 信 息 存 储 方 面 优 势A、 最 低 的 成 本 与 最 大 的 可 扩 展 性B、 信 息 的 永 久 存 储C、 多 重 备 份 /异 地 备 份2、 信 息 传 递 方 面 优 势项目背景 电子文件应用的优势4A、 最 高 的 传 输 速 率B、 最 低 的 传 输 成 本C、 最 大 资 源 共 享3、 信 息 应 用 方 面 优 势
8、A、 信 息 任 意 修 改 可 能 性 管 理 策 略 允 许 范 围 内 B、 轻 松 复 制 、 输 出C、 集 中 化 的 高 效 率 管 理1、 确 认 生 成 整 体 解 决 方 案 架 构2、 组 成 项 目 团 队 ， 进 行 基 础 设 置 整 合3、 进 行 历 史 档 案 文 件 的 整 理 ， 并 实 施 档 案 数 据 电 子 化 子 方 案4、 进 行 数 据 资 源 部 署 ， 构 建 电 子 数 据 应 用 管 理 方 案第 一 步 、 确 认 生 成 整 体 解 决 方 案 架 构勾 勒 出 整 体 解 决 方 案 的 架 构 及 其 目 的 。 放 大 和
9、预 测 未 来 数 据的 需 求 模 式 及 其 中 短 期 数 据 应 用 流 程 ， 从 方 案 设 计 的 角 度 开放 数 据 资 源 ， 使 其 能 够 被 日 后 的 系 统 平 台 无 缝 兼 容 。第 二 步 、 组 成 项 目 团 队 ， 进 行 基 础 设 置 整 合确 认 项 目 ， 组 成 甲 方 和 乙 方 的 项 目 团 队 ， 明 确 场 地 、 人 员 等项 目 资 源 ， 并 制 定 项 目 时 间 表 。 根 据 时 间 、 成 本 等 多 种 因 素形 成 项 目 实 施 的 纲 领 性 文 件 。第 三 步 、 进 行 历 史 档 案 文 件 的 整 理
10、 ， 实 施 档 案 数 据 电 子化 子选 择 服 务 供 应 商 ， 整 理 历 史 文 件 ， 形 成 子 任 务 排 成 计 划 。 明确 电 子 化 文 件 归 档 对 象 、 范 围 和 要 求 。 进 行 电 子 化 归 档 操 作与 监 控 管 理 ,进 行 电 子 数 据 整 理 ;第 四 步 、 进 行 数 据 资 源 部 署 ， 构 建 电 子 数 据 管 理 应 用 方 案方案 项目操作步骤5档 案 数 据 电 子 化 方 案 实 行 完 毕 之 后 ， 一 方 面 转 化 资 源 职 能 ，成 为 数 码 输 出 中 心 【 与 电 子 档 案 数 据 中 心 进 行
11、 挂 靠 】 ； 另 一方 面 完 善 图 档 档 案 管 理 系 统 建 设 ， 应 用 程 序 开 放 数 据 接 口 ，完 善 整 个 数 据 应 用 、 管 理 流 程 。2. 项目方案：2.1 数字化加工设备及人员的配置项目 工作职责 设备配置 人员配置 说明文档扫描、拍摄建议扫描周期 10-12个月，约 260 个工作日。 每个工作日,扫描8000-10000 页。1、 A4 高速扫描仪配置 2 台2、 高拍仪 2 台，其中 A3 幅面一台，A4 幅面一台。3、 扫描和拍摄电脑配置 4台（甲方提供）扫描人员配置 3-4 人大幅面 A3 文档资料使用A3 幅面高拍仪逐页扫描，不宜拆装
12、的病例档案使用高拍仪逐页扫描。档案合并将不同设备处理的同一档案号档案合并完成统一命名。1、电脑配置 1 台（甲方提供）根据档案需要配置专人1 人文档合并工作。图像处理需要对扫描后的档案进行去黑边，纠偏等处理及影像文件的质检工作。 配置图像处理电脑 1 台，或者与档案合并用电脑共用图像处理人员配置/人图像处理人员须在进行图像修理的过程中对影像文件的扫描品质及文档资料的完整性进行检查。档案拆装 对文档档案案装订进 1、配置一些拆装工具 整理、拆装 拆除装订保持档案的原始方案 项目实施方案6行拆装订人员配置/人状态。拆装整理及流转过程中，应确保不对档案原件造成二次损伤。档案还原对扫描完的档案进行重新
13、装订1、配置一些装订工具无配置，档案拆除整理人员，同时进行档案复原对拆装的档案进行复原装订、装盒、归档等 图像著录、挂接将扫描完成以后的档案著录并挂接到档案系统1、 软件配置与院方系统无缝挂接，按客户要求进行挂接。2、 著录、挂接用电脑两台（院方提供） 。著录、挂接人员 2-3 人系统方负责数据挂接校对需对已录入的条目检查校对，避免录入错误 1、无配置 无配置 挂接与目录校对同时进行项目经理对整个数字化加工项目进行工作安排、协调、管理、并对最后确保无误的档案进行刻录1、配置/台电脑项目经理配置/人注： 此期项目共需要配置电脑 6-7 台（另须联网用 8 口集线器一台、备份用 1T 移动硬盘一块
14、） ，高速扫描仪 2 台（A3 一台、A4 一台） ，高拍仪 2 台，拆装，装订工具，耗材若干，人员共需配置 6-7 人2.2 数字化加工技术规划表方案 项目技术方案7序号项目 说明 备注1扫 描 技 术 颜色：彩色扫描或根据档案具体情况选用。格式：JPG，或多页 PDF。分辨率:200-300dpi2项 目 总 体 质 量 规 范 1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。2、符合国家标准纸质档案数字化技术规范 。3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。83扫 描 加 工 处 理 规 范1、扫描前我方先对案卷进行预处理，启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。2、采用最为可靠的高端扫描
15、设备和合理的扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。3、如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，我方采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。4、数据挂接。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，我方可将分辨率适当提高。色彩根据档案状况，采用 24Bit 彩色为主要方式。5、扫描时，我方根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。6、我方将采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。7、对于档案中的“筒子页” ，我方先平摊开后进行整幅扫描。遇到折子页等超
16、长页我方进行分页扫描。4扫 描 图 像 处 理扫描图象的处理：1、图像歪斜：我方利用软件自动纠偏，手动协助处理，调整图像角度，以使加工过的图象达到最佳效果。图像偏斜度不超过 1 度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、字迹洇透：我方将对字迹进行锐化，以使字迹笔画清晰。4、如果图像深浅不一，我方采用平衡功能，调整图像深浅一致。95档 案 整 理 、装 订档案扫描完成后，我方将细致认真的装订。具体装订：1、遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2、档案装订按照历史档案原有的装订方向进行，不更换装订的位置（如：改右装订为左装订） 。3、对于装订时某些页面必须进行折叠
17、的情况，尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。4、档案装订采用专业装订线进行装订，不使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。5、档案装订，遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。档案装订尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。7图 像 数 据 挂 接确保档案扫描完以后对图像数据挂接在档案系统中 8档 案 扫 描 加 工 质 量 规 范对档案扫描加工质量，我方将按甲方的要求，根据正常的加工流程保证做到：1、图像要求：图像整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。2、数据对应：档案目录数据与扫描图像 100%正确对应。甲
18、方按批次提供案卷给我方，甲方对我方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率不低于 10%，当抽检合格率达到 95%时，甲方可提供下一批次案卷，我方将对错误数据重新检查修改，直到合格率达 100%； 1010作 业 环 境 规 范 为确保档案的安全，档案数字化加工在院方进行，所有档案数字化加工所需扫描设备均由我方提供，甲方无需再投入设备。2.3 硬件环境：方案 项目硬件方案设备序号 配置 图示 单价 数量1A4高速扫描仪柯达 I2600/2800 速度：黑白/灰度：高达每分钟 60 页/80 个影像/300 dpi；彩色：在 300 dpi 下最大30ppm/60 个影像 ；双 CCD；灰度输出位深为
19、256 级（8 位） ；彩色采集位深为 48 位 (16 x 3)；彩色输出位深为 24 位 (8 x 3)；光学分辨率：600 dpi9800元 22A3 幅面高拍仪紫图 CK310 高拍仪，最大拍摄 A3 幅面，1000 万像素。 1600元 13A4 幅面高拍仪紫图 CK410 一体机 A4 幅面硬底座 1000万高分辨率 1200元 24 扫描专用电脑 根据需求配置 甲方提供 良好 36交换机、路由器 根据需求配置 良好 17 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。112.4 软件环境： 紫光扫描控制台 SmartScan：自动命名图象文件，
20、按客户业务系统指定的文件格式、硬盘目录或网络服务器进行导入或上传；内置多种扫描流程；高速扫描控制、空白页滤除、纠偏、背景平滑、骑缝拆页、数据压缩、条码识别、文字识别、可配置业务模板、可配置业务流程、HTTP/FTP 网络提交、Web 服务等。附图一批量扫描示意方案 项目软件方案12附图二强大的设置功能 图像处理软件：紫光图像处理软件，使得图像更加清楚、美观，同时保持了档案资料的原始内容。尤其是对保存时间比较长的资料处理的效果更是完美。详细效果请见附图三和附图四的对本。附图三：没有处理的历史档案附图四：处理后的历史档案效果 著录、挂接软件由我公司专门针对医院档案信息化工作开发，可与院方现有系统实
21、现无缝连接，已经有实际项目案例北京大兴广安门医院南区项目正在实施。133. 档案电子化施工流程图工序名称：档案接收、档案整理修补、档案扫描、图像处理、图像质检和补扫、著录（图像挂接） 、数据备份和上传、档案还原装订、档案抽查和归库等。如下图所示：方案 项目施工流程144项目报价表项目名称：阜新矿区总医院档案信息数字化加工项目项目报价：项目 数量 单价合计价（元）备注档 案 电 子 化 加 工 （ A4）200 万页（估算值）0.18 元/幅 360000.00包括数字化加工的全过程：扫描、图像处理、质量检验、著录，挂接。幅面A4 及以下。电 脑 设 备 采 购 7 4000 元 28000 元高 速 扫 描 仪 采 购 2 9800 元 19600 元A3 高 拍 仪 1 1600 元 1600 元A4 高 拍 仪 1 1200 元 1200 元扫 描 、 图 像 处 理 软 件 1 30000 元 30000 元著 录 、 挂 接 软 件 1 30000 元 30000 元集 线 器 、 移 动 硬 盘 等 1000 元合计： 471400.00（肆拾柒万壹仟肆佰元整）200 万页文档为估算工作量，项目按实际工作量结算方案 项目报价表15
