1、1内部控制系列讲座之四采购与付款控制目录 前言 采购与付款业务流程 采购与付款循环常见问题 采购与付款内部控制关键点 采购实战2前言常言道千方百计的挤破脑袋瓜，来改善工程提升效率降低成本，比不上一位采购专家一句话一个字来的有效，所以买卖差别即一目了然，可见采购是非常重要的课题。（一）采购与付款业务流程3企业业务流程企业供应商 客户采购付款 收款销售采购与付款控制经核准请购单需求部门 采购部门 验收部门填写请购单并经核准经核准的请购单 21经核准的请购单2填写订购单并经核准经核准的订购单1 32 452送财务部查存送供应商经核准的订购单清点商品并与订购单相勾稽填写验收报告经核准订购单验收报告 1
2、 32 4送财务部送仓储部签字确认并退回验收报告 3查存查存4查存？4验收报告财务部供货商送来验收部送来采购部送来5经核准的请购单2经核准订购单1 1 进货发票核对相关文件填写传票并入帐传票进货发票1验收报告5经核准订购单经核准的请购单2核对文件并开立支票与汇款通知单支票签章并注销相关文件传票进货发票1验收报告5经核准订购单经核准的请购单2查存支票影本汇款通知单支票汇款通知单 12送交供应商查存？ ？（二）采购和付款循环常见问题5？采购发票索取错误，影响上百万元抵扣税？公司的采购业务没有统一标准？销售商品在办公区域内丢失采购和付款循环常见的问题请购 请购不应采购的货品 请购货品超量 请购人混淆
3、不清 库存积压 造成不必要的开支 资金效率低 负债增加或不充足的现金流返回6 采购人员与供应商勾结 未经授权的订购 采购价格过高 采购商品的质量不合格 采购人员回扣 向未被授权的供应商采购 扰乱企业的存货结构采购和付款循环常见的问题采购返回案例 深圳民润一采购经理因收受了百事可乐大量的“好处费”，大额采购百事可乐并压缩可口可乐的采购量，被可口可乐供应商揭露而引致民润高层的盘底调查，最后终东窗事发。 采购权的归口管理权由该采购经理来全权执掌。如果上面看出了品类结构或库存积压苗头不对劲，他会有很多理由来搪塞：说这个时期市场情况有变，百事可乐销售走势非常强劲，远远盖过了死对头可口可乐；或者说可口可乐
4、最近在产品质量上出了一些问题，为了等待问题的进一步澄清，现在暂缓可口可乐的采购。 而在民润，出现特别重大的事故，上层是不会对采购经理进行盘底调查的，公司在制度上并没有这个规矩，上层也不想多耗精力在这一块上兴师动众地劳民伤财。这就给采购造成黑洞。7案例 广东商学院设备科科长黎明芳被群众举报受贿，经查实，黎利用其负责教学科研设备的采购、验收的职务之便，于1996年12月至2001年2月收受电脑商贿赂3.52万元。拔出萝卜带出泥，黎明芳一案牵扯出了原广东省高教厅设备后勤办一连串蛀虫，包括主任陈冰峰、副主任张锡源、何启刚这3名处级干部在内的6名高教系统干部，利用负责学校实验室建设和管理的职务便利，在为
5、省属高校统购教学仪器设备时大肆收受 “回扣”等好处费370余万元。 验收人员与请购、采购人员不独立 验收人员未经清点即予认可 验收未采购货品 采购商品可能和验收的商品不一致 实际采购数额和批准数额不一致 实际库存与帐面记录不一致 货品质量低下采购和付款循环常见的问题验收返回8案例 A公司建设了一座涉外商务大厦，由于当时A公司自身并不具备直接管理大厦的经验和能力，便聘用作为专业机构的F公司负责项目的物业管理工作。 由于F公司是以低价中标，因而财务压力很大，在实际管理运作中经常偷工减料，对管理成本进行非正常压缩，造成客户大量投诉，大厦形象受到影响。随即A公司决定提前一年终止委托合同，自己组建机构接
6、管。 项目交接时双方分别就项目现状进行了逐项检查和记录，在检查到空调机组时，因正值冬季，环境温度无法达到开机条件，在粗略看过机房后，接收人员便在“一切正常”的字样下签了名。 春夏之交，在进行空调运行准备过程中发现，前管理公司对机组的维护保养工作做得很差，竟然在过去的一年里从未给机组加过油，有的机头已不能启动，需要更换部分零件。F公司要求A公司支付双方约定的提前终止委托管理的补偿费用，而A公司则认为F公司在受委托期间未能正常履行其管理职责，造成设备受损，补偿费用要扣除相当部分。这时F公司的律师出场了，手里拿着有A公司工作人员“一切正常”签字的交接验收记录的复印件向A公司提出了法律交涉。 应付账款
7、的编制可能依据虚拟的交易 应付账款所记载的会计科目及交易事项不实 应付账款未予入账 已进仓的货单未记账 未发生的采购业务被记帐 退货和折让的记录不实 存货和负债的低报 账户余额不正确，报表错误 监守自盗采购和付款循环常见的问题记账返回9案例 1996年11月，福州大学校属企业福达公司总经理徐某指使财务人员将“实收资本”299.4万元更改为“应付账款”，1997年9月和1998年7月他分笔填平了该笔款项。 而福达公司汇给福清市某电力公司的两笔合计300万元的款项，则作为福达公司的“预付账款”福清市某电力公司挂账至今。 付款给非供应商 支付了未经核准的采购 重复付款 开具支票未及时入帐 支票记录可
8、能发生错误 未定期与供货商核对帐目 货款支付业务没有记录，导致负债和资产的高估 错误付款，资产流失 企业内部人员贪污采购和付款循环常见的问题付款返回10案例 某单位工作人员黄某利用支付正常的施工费，涂改了工时付款会签单，虚加了1.95万元的金额，在假冒总经理签名后，他将单子分别交给公司近10个部门的负责人审批。或许是见总经理签了名，整个审批过程就像一条顺畅的流水线，无遮无拦。凭着这张“手续全备”的会签单，黄某堂而皇之地从公司财务部开取了支票，又到自己朋友开的一家装潢公司套取了现金1.95万元。 不过，这1.95万元在他投进地下赌场后没多久又输光了，于是失去理智和判断力的黄某如法炮制，先后套取现
9、金80余万元，且数额一次比一次大，其中最大的一笔达40万元！（三）内部控制关键点11内部控制关键点 采购原则 组织和人事控制 货物和劳务请购控制 订货控制制度 购入货物的验收制度 应付账款控制 付款控制采购要求有那些原則?适价大量使用与少量使用，长期使用与短期的价格往往有差別，所以一個合适的价格有下列步驟a. 多方面询价b. 比价c. 自行估价d. 议价适时在订购与采购计划中要恰到好处，采购过早会增加资金积压与场地的浪费，过慢造成停工待料，所以适时的采购进料可以使生产销售顺畅，又可以提高市场竞争力、节约成本。12适质：采购材料的成本是直接的，一般老板都非常重视，而品质成本是間接的，這是一般老板
10、所忽略的，俗话说： “价廉物美”才是最佳的选择，所以偏重任何一方都会增加成本.适量：采购量多价格便宜，但不是量大就好，必須考虑资金场地以及周转率及成本，所以物料需求计划采购必須以最经济的采购量.适地供应商要在公司附近，因为这样降低运费与配合度高，如果无法在公司附近必须以5公里划圆以此类推，才是上上策.组织和人事控制13 内部控制关键点之一：组织控制制度p采购需要申请，必须由生产、销售等部门提出，具体采购业务由采购部门完成。p货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂购买伪质材料，影响企业生产乃至整体利益。p付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。p货物的
11、采购、储存保管人不能担任账务记录工作，防止绕过验单，以减少误记货物数量金额的可能。p付款的审核人应同付款执行人职务相分离。p记录应付账款人不能同时担任付款职务。以采购部门为例：1.采购的组织要明确，并要把职能规范说明清楚.2.采购主管主办助理等工作内容要明确规范.3.采购部门所有人员应具备采购相关知识，以及要反应快、具备成本的概念等，所以不是每位人员都可以当采购，故要规范该部门人员的基本条件，才不会造成部门与公司的伤害.采购经理原料类经理助理五金类包材类塑胶类14 在企业里，采购部门的重要,有那些因素呢? 1. 物料或设备无法以合理的价格购入时，那么会影响公司的经营，如果所购得的价格过高那么会
12、直接影响到销售与利润,进而影响到市场，反之购的单价偏低其材料品质过差，会影响到市场的竟争，甚至造成公司关门倒闭。2.采购的周转率高，那么资金的使用效率也可以提高，所以合理的采购数量及适当的采购时机，可避免生产车间停工待料，且又能降低库存并减少资金的积压.3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息，随时掌控物料单价，免除材料升或降都不知，而造成公司的损失.4.采购在收集市场信息不是只有单价，也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代，来降低成本，并提升品质与确保交期.155.采购部门所得到和任何信息,都应资源共享，让公司的成本可以随时降低，促使公司业绩成长.6.采购部门在与供应商谈判单价或任何条
13、件，都必须站在公司的立场谈判，并要知彼知已才能百战百胜，所以要谈判时要沙盘推演，做好准备才能满载而归。7.在交期成本质量上的运用，须用任何技巧与智慧才能达到目的，并使双方面共识进而达到双赢，才是上上策.采购经理的常见责任 职权范围内以欺骗为目的的错误陈述，而可能引起的误导 代理人未经授权采取的行为而导致的损失 授权之内，但非法活动 有意采取伤损害他人的行为采购经理必须对非法活动负责16请购制度不同的需要有不同的确定和提出请购的方法，不同的需要由不同的授权部门提出采购申请。p原材料或零配件的需要，一般首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知单提出请购单。p临时性物品的采购需要通常由使用者而
14、不需经过仓储部门直接提出。 内部控制关键点之二：请购制度17订货控制制度（1）应订购多少（2）向谁发出购货定单（3）什么时候发出购货定单（1）在订购多少的控制方面p应对每一份请购单审查其请购数量是否在控制限额的范围内；p检查使用物品和获得劳务部门的主管是否在请购单上签字同意。p对于需大量采购的原材料、零配件等，必须做各种采购数量对成本影响的成本分析。p请购数量不大或者零星采购的物品，采购指的成本分析控制可对照资金预算来执行。 内部控制关键点之三：订货控制制度18（2）向哪一家供应商发出购货定单的内部控制制度：p购货部门在正式填制购货定单前，必须向不同的供应商索取供应物品的价格、质量指标、折扣和
15、付款条件以及交货时间等资料。p比较不同供应商所提供的资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。p对于一些大宗的交易，采购部门还应当采用一套有效的指标程序来进行。 内部控制关键点之三：订货控制制度（续）供应商管理1. 好的供应商是公司的好伙伴，不好的供应商是公司的要害，所以要如何要选对供应商是重要的工作.2. 选择供应商有什么重要的意义？供应商对公司对采购工作者是一项非常重要的工作，它有如“女人嫁错郎，男人入错行”，一但嫁错，一辈子叫苦连天；一但入错行，一生事业暗淡无光，相同的供应商选对平步青云可以大展鸿图，选择错即叫苦连天，所以我们选择供应商的重要意义2.1. 供应商供应物料的顺畅才不会造
16、成停工待料2.2. 进料品质的稳定:才可以提高成品的品质与交期以及市场的竞争力。2.3. 交货数量的符合才不会造成公司尾数与短装2.4. 交期的准确可以保障公司对客戶的承诺2.5. 合理的成本:可提高产品的竞争力2.6. 各项工作的协调可使双方配合工作顺利193.一个好的供应商应包括哪几项?3.1 优秀的企业领导人:企业才能稳定成长3.2 高素质的管理干部:企业才会有效率与活力3.3 稳定的员工群体:才有良好的品质3.4 良好的机器设备:品质更可以保正3.5 良好技术:才能使产品品质更有保障与成本降低3.6 良好的管理制度:才会激励员工士气3.7 良好的互动:可以使双方更紧密的配合4.寻找和评
17、估供应商4.1. 为提升公司生产效率和减少停工待料，采购部必须以实际需要寻求供应商。4.2.采购部在寻找供应商中，必须要了解该公司的设备制造能力配合度等。4.3.当采购确定新的供应商可以与公司配合后，必须会同质检部技术部等相关部门主管作该厂商的评鉴。204.4.该厂商评鉴中必须依据公司供应商评审考查表进行考核，经相关主管判定合格或不合格。4.5.供应商判定不合格者，给予通知限期改善不合格项目，改善后通知重新评审要求，收到评审要求后另行约定时间重审。4.6.判定合格的供应商采购部列入合格供应商名录，下单开始列入供应商管理办法。4.7.采购部必须随时寻求新的供应商，以利于公司的运作以及降低公司的成
18、本。4.8. 某大型企业供应商的主要控制方法a. 驻厂b. 定期或不定期到工厂进行检查c. 设监督点对特殊的工序进行检查d. 要求供应商及时报告生产状况f. 组织管理技术人员对供应商进行辅导g. 进料检查h. 要供应商提供生产日报表与检验日报表，在5分钟内传真到采购部215供应商管理办法5.1.供应商必须依公司下达的采购任务，保质保量准时的送货.5.2.供应商的绩效考核评分.5.3.供应商每满一年必须重新评审一次，不合格者经限期修改合格后依然可与配合，重审不合格者终止合作。5.4.经评审合格的供应商，必须先行打样确认合格后才能正式成为供应商。5.5.供应商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提
19、供采购部参考。5.6.供应商的考核交期占30%品质占40%成本占15%配合度占15%。5.7.供应商每月的考核由质检部负责评估，成本由采购部评估。226.报价比价议价6.1. 新品(旧品)材料配件都须经过供应商的报价后，再议价。6.2. 任何报价都须三家供应商以上，才不会吃亏.6.3. 每家供应商报价单上，应要求成本分析，未能分析者，我们必须给予说明，尔后可依照我们的思路完成，那么应给予单价与质量，双方都能有保障与共识。6.4. 当各供应商报价，采购部必须进行比价，议价。6.5. 要比价议价除了采购人员要具备对产品的市场行情与加工过程的精确，否则要议价谈判成功是有困难的。6.6. 所以在议价中
20、，采购人员无法达到指定目标，或者已达标、但还有空间，可以用缓兵之计，请示上级再确定，或先把信息带回给主管、老板请示后再给信息，相信对公司较有保障。6.7. 但有些供应的材料，必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的，才不会夜长梦多，这种状况的事项，必须要胸有成竹与高度的自信才会成功。236.8. 在议价谈判中的技巧有那些？6.8.1.带一点疯狂酌量情势；6.8.2. 高目标达成要求；6.8.3. 装得小气一点让步要慢；6.8.4. 不以”大权在握”的口吻进行谈判；6.8.5. 不要轻易亮出底牌；6.8.6. 运用竞争的力量；6.8.7. 伺机喊”暂停”；6.8.8. 当心快速成交谈判进行太快；6.
21、8.9. 出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；6.8.10. 兵临城下的大胆做法，进行相逼；6.8.11. 柔性哀情战略；6.8.12. 积砂成塔，小利也是利；246.8.13. 要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；6.8.14. 不要逼对方走投无路，总要留点余地；6.8.15. 到供应商要降价，不要立即说降价的事；6.8.16.大幅的降价最好到供应商公司去，不要请他到自己公司，才是上上策，除非不得已。6.8.17.要降价时男老板由女采购员先上阵，老板娘由男采购员上阵；6.8.18. 不能王见王；6.8.19. 要有退一步进二步的谈判技巧。7. 供应商确认合格后，还有那些事项？7
22、.1. 应給予图纸或现阶段样品做打样确认。7.2. 再确认评估是否真正有实力，有能力，可承做公司质量要求。7.3. 确认打样答应的时间是否准时。7.4. 打样送來的物件，必须经技术部质检部确认合格后，即是合格的供应商。25（3）何时发出购货定单的控制，主要是防止正常的生产过程被推迟，或者过早地使现金被搁置在存货资产上。p这种控制主要由存货管理部门运用经济批量法和分析最低存货点来进行。 内部控制关键点之三：订货控制制度（续） 实战案例：某大型国有企业对采购成本的管理 一、背景 曾经的辉煌：为全国制造汽轮发电机和大中型直流电机的重点骨干企业，产品主要用于电站、冶金、矿山、机械、石油化工、船舶、科研
23、、交通、水利、轻纺、水泥、造纸、制糖、市政等厂矿企业，为国民经济各行各业服务。 目前的困境：产品价格一般要高于竞争对手15%25%，造成巨大损失。二、现状分析 目前年产值约10亿元人民币，采购资金大约占50%，既5亿元。如果可以在原材料采购上将成本压缩10%的话，既5000万元人民币，相当于再增加10亿元产值。26三、控制措施1、通过不同部门之间的相互监督来控制采购人员的行为。厂部决定给财务部配备专业的核价人员。专业的核价人员不断的学习和掌握市场动态，通过信息网络以最快的速度了解最新的市场价格，再根据所掌握的信息对供应商的合同进行严格而规范的核价，凡高于市场平均价的10%的原材料，必须查明原因
24、，经过公司成立的价格审核小组确认，存在特殊原因的，才可以购进。核价员一旦发现价格问题，当即上报厂部领导，并将供货合同退回采购部门。而采购员如果发现有不合格供应商的给付款，则一同追究核价人员和财务部主管的责任，严重者令其下岗。这样一来，可以使采购部与财务部相互牵制，相互监督。272、不允许任何部门以任何理由对原材料和零部件进行指定。如，不允许技术人员在产品设计过程中对零部件供应商进行指定。该厂曾经的一个最大的冷却器供应商，产品价格要高出其它同类产品的20%左右。属于客户直接指定的供货商，该厂要收其货款10%的配套费。3、与竞争对手不断联系以监督供货商。在该行业中，不同的厂家所使用的原材料和零部件
25、是相同的，因此，同一供应商经常同时是好几家电机制造厂的供应商。如果发现在同样的付款方式，相同原材料和零部件的同一供应商，销售给其他厂的价格低于其销售给本厂的，将拒付货款，并不再与其在今后发生业务往来。4、与一些强大而重要的供应商建立战略联盟。该厂制造中使用的硅钢片在国内基本上来自武钢、宝钢、太钢，而这些硅钢板供货商的产品在市场上销路很好，供不应求。针对这一情况，厂部决定，电机厂哪怕再缺乏资金、再困难都不能拖欠这些供应商的货款。另外，武钢、宝钢、太钢近年来都在上马大的工程项目，在这些项目中，电机设备是必不可少的。该厂每次在这些项目招标中都以最优价格积极投标，并且在项目执行当中，都严格保质保量，按
26、时交货，而且承诺在设备的安装调试和以后的售后服务中均积极主动。5、对于外协的一些零部件，要指定供应商。28购入货物的验收制度p收货部门在货运单上签字之前，应通过计数等方法来证明货运单上所列到的数量。在某些控制制度中，递交收货部门的购货定单副本中的数量常常被删去，以便提高收货人独立确定数量的可能性，防止收货人不经检验就根据购货定单上的数量来填制收货报告单。 内部控制关键点之四：购入货物的验收制度29货物的接受与拒收 卖方交付的货物未能与合同一致，公司可选择1) 拒收全部货物2) 接受部分货物，拒收次品3) 全部接受货物 合理的时间之内，通知卖方，合理的方法保存 违约结果的处理1. 诉讼、赔偿，不
27、太可取2. 不严重，警告3. 价格的商量4. 再加工、退回或供应商出资买方加工5. 拒收退回，费用由供应商支付6. 付款是扣除货物缺陷引起成本后的金额 卖方保证在此所标价格不高于对其他采购公司的售价，并且卖方同意只要在此订单有效内的任何时期，如果卖方在相似的条款下对同样的材料报出或卖出更低的价钱，此最低价可以替代在此所标的价格。 有信誉的生产商应在交货的时候，依合同就同样质量、数量的商品提供给采购主管一个较低的价格。 在如下情况下这样作同样会使卖方满意：卖方要么以较低的价格提供这些货物，要么允许买方在其他地方购买相同数量的货物，并且在别的地方所采购货物的数量要从合同的总数量中扣除。依照合同中的条款卖方应该降价，买方应该得到这一低价带来的利益。例：防止价格波动文本实例30应付账款控制p应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行，以保持采购环节中的控制得到有效的实施，防止错误和欺诈的发生。p应付账款的入账还必须在取得和审核各种必要的凭证以后才能进行。审核内容主要包括：原始凭证是否齐全、日期和货物内容是否一致、验算它们之间的数量、价格、加总合计是否正确。p对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后，应将预付金额冲抵部分发票金额后记录应付账款。 内部控制关键点之五：应付账款
