1、项目2-2 在线写封书信,电子邮件发展简史及原理,电子邮件（electronic mail，简称e-mail或email），是应用于Internet上的最广泛使用、最受欢迎的网络功能。起源于专用电子邮件系统。早在Internet流行以前很久，电子邮件就已存在，是在主机-多终端的主从式体系中从一台计算机终端向另一计算机终端传送文本信息的相对简单的方法而发展起来的。经历了漫长的发展过程之后，现在已经演变成为一个更加复杂并丰富得多的系统，可以传送声音、图片、图象、视频、文档等多媒体信息。Internet扩展了电子邮件应用的范围。,电子邮件的优点,一、速度快 电子邮件的首要优点是速度快。利用电子邮件发
2、送邮件比通过邮局发送邮件（即使是特快专递）要快得多。一般情况下发送的邮件，快则几秒钟慢则几分钟后就会到达对方。如果对方收到邮件后，立即回信，则当天就能收到对方发来的邮件。 二、邮件的异步传输 电话通信是一种同步通信，即通话双方必须同时在电话机旁且电话必须是空闲的。而电子邮件则是以一种异步方式进行邮件传送的，也就是说，即使用户发送消息的目的地的用户不在，也可以发送邮件给他。在接收邮件时，用户可根据自己的工作安排来处理收到的邮件，而不像电话那样时常打断自己的工作。,电子邮件的优点,三、广域性 由于E-mail系统具有开发性，使得许多非Internet计算机网络的用户可以通过一些称为网关的计算机与I
3、nternet网上的用户交换电子邮件。目前，Internet上E-mail提供服务的地理范围远远超出了正式加入Internet的国家和地区的地理范围。 四、费用较低 电子邮件传送信息的费用比其它方法包括传真（FAX）、电话以及通过邮局传送邮件的费用要低。通过电子邮件，不仅可以传送文本信息，在适当的E-mail软件的支持下，还可以传送图像文件、报表和计算机程序。,像普通邮政一样，电子邮件不仅可以寄信，还可以邮寄许多其它东西,使用电子邮件所需的东西,电子邮件信箱收发电子邮件的软件,电子邮件原理,接收方邮 件服务器,接收方计算机,发送方邮 件服务器,发送方计算机,调制解调器或网卡,服务器硬盘,调制解
4、调器或网卡,编码,解码,系统邮箱,SMTP协议,POP3协议或终端仿真,电子邮件信箱,回想我们日常寄信的时候，首先要知道对方的地址，在因特网上也不例外。日常寄信地址的写法有多种方式，如家庭住址、单位地址、信箱地址等。而在因特网上通信则统一用信箱来表示。,电子信箱格式,,用户名,电子邮件称号，音“at”,邮件服务器，形式为“主机.域”,申请免费电子信箱,一般情况下，要申请免费的电子信箱，首先需要进入电子邮件服务提供商的网站，找到申请入口，选择适当的用户名，填写密码及其他注册资料。 常见免费电子信箱服务商：http:/ (2M,Web)http:/(.cn) (1G,Web)http:/ (1.5
5、G)http:/ (3G)http:/ (1.5G),电子邮件的使用方式,一般分为Web方式和客户端软件两种方式。Web方式指用浏览器访问电子邮件服务商的电子邮件系统网址，输入用户的用户名和密码，进入用户的电子邮件信箱，然后处理用户的电子邮件客户端软件方式是指用支持电子邮件基本协议的软件产品（如Microsoft Outlook和FoxMail），使用和管理电子邮件。还可以进行远程电子邮件操作，心肝及同时处理多帐号电子邮件。,电子邮件系统有关协议,电子邮件系统需要有相应的协议支持。目前最常用的是POP3协议和SMTP协议：POP3（Post Office Protocol）即邮局协议，目前是第
6、3版，一般用于收信。SMTP（Simple Mail Transfer Protocol）即简单邮件传输协议，一般用于发信。此外，还有其他一些协议，如IMAP4、MIME等，在此不多叙述。,电子邮件的申请,Web方式邮件系统的使用方法,所谓Web方式，是指在Windows环境中使用浏览器访问电子邮件服务商的电子邮件系统网址，在该电子邮件系统网址上，输入用户的用户名和密码，进入用户的电子邮件信箱，然后处理用户的电子邮件。用户无须特别准备设备或软件，只要有机会浏览互联网，即可使用电子邮件服务商提供的电子邮件功能。,客户端电子邮件软件的使用方法,所谓客户端软件方式，是指用户使用一些安装在个人计算机上
7、的支持电子邮件基本协议的软件产品，使用和管理电子邮件。这些软件产品（例如Microsoft Outlook和FoxMail）往往融合了最先进、全面的电子邮件功能，利用这些客户端软件可以进行远程电子邮件操作，还可以同时处理多帐号电子邮件。远程电子信箱操作有时是很重要的。在下载电子邮件之前，对信箱中的电子邮件根据发信人、收信人、标题等内容进行检查，以决定是下载还是删除，这样可以防止把联网时间浪费在下载大量垃圾邮件上，还可以防止病毒的侵扰。,电子邮件系统的常用功能,写信和发信 回复/转发/抄送/暗送/重发收信和读信通信录(地址簿)功能邮件管理功能(分文件夹/分账户)远程信息管理功能,Outlook
8、Express的运行与配置,1. 运行Outlook Express2. Outlook Express主窗口(1)窗口组成(2)窗口布局设置3. 设置电子邮件帐号 4. Outlook Express选项设置,项目2-2在线写封书信,撰写新邮件（应用信纸）收发电子邮件阅读电子邮件回复电子邮件转发电子邮件在邮件中插入超级链接、图片附件的使用：插入、保存、删除,项目2-2 在线写封书信,8. 邮件的管理(1)移动、复制到文件夹(2)删除邮件(3)保存与打开电子邮件保存电子邮件打开邮件文件(4)打印邮件,2 文件夹管理,1. 创建新文件夹2. 删除文件夹3. 文件夹的移动与重命名(1)移动文件夹(
9、2)重命名文件夹,3 通讯簿管理,1. 增加联系人信息(1)直接输入联系人信息(2)从电子邮件中添加联系人2. 创建联系人组3. 维护联系人信息(1)组织联系人信息(2)更改和删除联系人4. 使用通讯簿,4 FoxMail应用,服务器设置接收、撰写、回复、转发电子邮件新建邮箱邮箱加密邮件模板管理地址簿管理反垃圾邮件管理多账户管理更多参考http:/ 容 提 纲,一、邮件标题,二、称呼语与问候,（1）、英文开头写 “HI”，中文开头写 “上午好” 或“您好”，问候语是称呼换行空两格写。（2）、结尾常见的写个Best Regards，中文的写 个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊 长应使用“此致
10、敬礼”。注意，在非常正式 的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和 “此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两 格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。（3）、俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些， 总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对 方也能平静地看待。,1、 Email开头最好要有问候语 。,（1）、邮件的开头要称呼收件人。 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。（2）、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先 生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。（3）、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高 于自己的人也不宜称呼英文名。（4）、关于格式，称
11、呼是第一行顶格写。,2、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。,1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用 拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态 度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符。,三、 正 文,四、 附 件,1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件 人查看附件；2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够 概括附件的内容，方便收件人下载后管理；3、正文中应对附件内容做简
12、要说明，特别是带 有多个附件时；4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包 压缩成一个文件；5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响 使用；6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成 几个小文件分别发送。,五、 结尾签名,1、签名档信息不宜过多,电邮消息末尾加上签名档。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。,对内、对外、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档，灵活调用。,2、不
13、要只用一个签名档,签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。,3、签名字体规格,六、 回复的技巧,1、 及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重； 理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”； 记住：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。 如果你正在出差或休假，应设定自动
14、回复功能。,2. 进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。,3. 回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,5、要区分Rep
15、ly和Reply All 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情； 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。 点击“回复全部”前，请三思而后行！,6. 主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。,七、正确使用发送、抄送与密送,收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当地有规则有助于提升你的形象！,而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合。,而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以回应，当然如果CC的人有建议，当然可以回mail。,To的人是要受理这封邮件，理应对邮件予以回应。,要正确区分收件人、抄送人与秘送人,只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。不滥转、发邮件！,
