1、四级秘书资格证考试,第一章 会议管理,一、鉴定要点 掌握会议议程、日程的拟定方法；正确选择会址；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；掌握开放参观活动方案的拟定和安排宴请活动的要求、商务旅行计划和旅程表的制定方法。 熟悉会议议程与日程的区别；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；学会会议文件资料立卷归档的步骤和国外商务旅行准备工作的主要内容。,二、重点提示,1会议议程表的设计方法 （P6） (1)注意议题所涉及各种事物的习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 (2)议程表中第一项是宣布议题，安排讨论问题时应尽量将同类性质问题集
2、中安排在一起。 (3)保密性较强的议题一般安排在后面。,2会议日程表的设计方法（P8） (1)会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。 (2)将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。,3安排会议议程和日程应注意的问题 （P6） (1)会议议程和会议日程的功能不同。 (2)会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。 (3)会议议程与日程必须吻合。 (4)会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。,4选择会址应考虑的因素 （P9） (1)交通便利。 (2)会场的大小应与会议规模、主题相符。 (3)场地要有良好的设备配置。 (4)应尽量避开闹市区
3、，场地应不受外界干扰。 (5)选择会议地点应考虑有无停车场。 (6)场地租借的成本必须合理。,5做好会议记录（P49） (1)会议记录的准备工作 1)准备足够的笔、笔记本和记录用纸，以及录音机和磁带。 2)备有会议议程表和相关文件资料，了解与会人员的座位图。 (2)会议记录的内容：会议描述；与会者姓名；会议过程；主席、记录员签名。,(3)会议记录的方法 （P52） 1)重点应将会议主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，其他内容概括记录。 2)漏记内容对照录音磁带进行修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做简要的解释。 3)与会者提出的意见、建议
4、，要把人名记录下来。,(4)会议记录的修改 1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿经他签字批准。 2)经会议批准，会议记录如有错误，主席或秘书可以更改。 3)会议记录一经签名，任何地方都不能再作改动。 (5)会议记录的要求：准确、完整、简洁、条理清楚。,6会议期间的信息沟通 (1)做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作 1)秘书人员要多听、多记、多想、多跑，全面收集信息。 2)要深入实际，掌握第一手资料。 3)注重信息的加工。 4)注重实效，狠抓反馈信息的收集。,(2)会议期间的对外宣传工作 1)妥善处理与新闻媒体的关系。 2)注意内外有别，严守单位秘密。 3)在传递方式、内容选择上应本着对象、
5、效果、实效、费用的原则综合考虑。 4)注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道。 5)为召开记者招待会提供必需的信息资料。 6)信息收集力求全面、真实、及时、适用、重点突出。 7)与新闻媒体沟通要以礼相待、以诚相待、平等相待、迅速及时。,(3)信息加工的形式：综合加工；提炼加工；推导加工。 (4)信息传递的方式：口头传递；影像传递；电子系统传递；专人传递。,7会议的值班、保卫工作 (1)会议值班工作的内容 1)搜集有关情况，传递各种信息。 2)控制与会议无关人员随便出入会场。 3)备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。 4)坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。 (2)会议保卫工作
6、的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保卫。,8会议文件资料立卷归档的步骤 (1)会议文件的收集整理工作：收集范围、收集渠道、收集方法。 (2)会议文件收集整理工作的方法 1)责任落实到人。 2)严格履行文件登记手续，认真检查文件缺损情况，并及时采取补救措施。 3)注意保密。,9会议经费结算工作 (1)会议收款的方法和时机 1)在会议通知中注明收费标准、可采用的支付方式。 2)如用信用卡收费，要问清姓名、卡号、有效期等。 3)与财务部门确定正确的收费开票程序。 (2)会议付款的方法和时机：演讲者费用、场租费、租用设备费等事先商定
7、好费用，会议结束后付费。,练习汇总：,1、在会议结束阶段，秘书部门应做好（） A文件回收工作 B整理会议记录工作 C立案归档工作 D催办反馈工作 答案：ABCD 2、庆功祝捷的会场（） A要隆重，适当留些空位 B要俭朴，适当留些空位 C要俭朴，人员要坐满 D要隆重，人员要坐满 答案：D,3、制定会议经费预算的正确指导思想不包括（） A勤俭办会 B提高规格 C具有弹性 D留有余地 答案：B 4、在决定会议召开时间前，应充分考虑（）的时间安排是否合适。 A全体代表 B会议主持人 C被邀请的主要领导人 D主办方的主要领导人 答案：BCD,5、选择会场应综合考虑（）等因素。 A大小适中 B交通方便 C
8、环境适合 C设备齐全 答案：ABCD 6、确定会议的规模与规格应力求（） A扩大规模 B提高规格 C提高效能 D精简办会 答案：CD 7、会议召开的时间应在（）确定下来之后确定。 A会议的名称 B会议的参加人员 C会议的规模 D会议的议题 答案：D,8、会议记录的特点是（） 典型性 B资料性 C科学性 D交流性 答案：B 9、拟定会场的布置方案应注意（） A全面性 B科学性 C合理性 D艺术性 答案：BCD 10、会议经费预算除了会议费之外，还包括（） A资料费 B培训费 C住宿费 D交通费 答案：ABCD,11、拟定会议用餐方案要制定明确的（） A伙食标准 B菜单规格 C卫生标准 D用餐座次
9、 答案： 12、会议期间要做好值班工作，就要有相应的（） 奖惩规定 人员安排 C制度与要求 D检查与催询 答案：C,13、会议结束后，秘书应根据会议的决定做好会后（）工作。 A执行 B反馈 C检查 D处理 答案：B 14、会议期间使用到的文件有（） A开幕词 B调查报告 C大会发言 D会议总结报告 答案：ACD,15、会场内设备齐全，主要包括（） A照明 B安全 C通风 D摄像 答案：ABC,第一节 会前筹备,一、 拟订会议议程、日程 （一）会议议程和会议日程的内容及作用 1、会议议程的内容 会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会
10、议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。,2、会议日程的内容 会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。 3、会议议程和日程的作用 通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。,（二）会议议程的制定程序 1、明确目标和参加者 2、安排各议程事项的时间 3、确定每一项议程 4、决定会议讨
11、论形式,（三）会议日程的编制方法 1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 2、 制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。 3、 宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。 4、 尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。 5、 保密性较强的议题，一般放在后面。,案例分析（正解）：,二、提供会议地点的备选方案 （一）会议地点选择的要求 1、交通便利。 2、会场的大小应与会议规模相符。 3、场地要有良好的设备配置。 4、场地应不受外界干扰。
12、5、选择会议地点应考虑有无停车场所。 6、 场地租借的成本必须合理。,（二）会议场地选择的工作程序 1、 会议的目的与形态 2、 实质上的需要、与会者的期望 3、 列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地 4、 对会议地点进行确认 5、签订书面合同,（三）实地考察会议地点的注意事项 1、 会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。 2、 只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。 3、 不要出于个人原因再次参观酒店。 4、 不要带家属同行参观。 5、 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。 6、 要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局
13、面。,三、布置会场和安排座次 （一）会场整体布局安排 1、会场整体布局的要求 （1）庄重、美观、舒适 。 （2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。 （3）中大型会议要保证一个绝对的中心。 （4）小型会场要注意集中和方便。 2、会场整体布局的类型 （1）较大型会场的座次安排。 （2）中小型会议的座次安排。,3、会场整体布局安排的工作程序 （1）确定会场形式。 （2）合理摆放桌椅。 （3）布置附属性设备,(二) 主席台的座次和场内座次安排 1、主席台座次和场内座次的要求 主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不
14、设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。,2、主席台的座次和场内座次安排 （1）安排主席台的座次。会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例： 1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。,2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。 3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口
15、处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。 4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。,（2）安排场内其他人员的座次 1）小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。 2）中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种： 横排法。 竖排法。 左后排列法。,四、发布会议信息 （一）会议信息的内容和类型 1、会议信息的内容 会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系电话与联系人；会议报到及会议议程、日程；与会者的信息；会议报送的交流信息；会议的记录和纪要内
16、容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。 2、会议的类型 会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。,（二）发布会议信息的工作程序 1、传递会议通知信息 2、分发传递会议文件 3、沟通传递会议有关情况 （三）注意事项 1、发布会议信息前要进行报审 2、要对媒体进行选择,五、安排会议食宿 （一）会议餐饮的常识和工作程序 1、会议餐饮的常识 （1）餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费。 （2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。 （3）秘书人员应提
17、前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。 （4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。,2、安排会议餐饮 （1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。 （2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。 （3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。 （4）事先设计和确定就餐的凭证。 （5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。 （6）事先要准备好干净的饮食用具。 （7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。 （8）做好饮水、饮料的供应,3、会议餐饮
18、的类型和标准 （1）早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。 （2）会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。 （3）午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。 （4）正式晚餐。晚餐食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色。 （5）招待会。应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。,（二）会议住宿的常识和工作程序 1、会议住宿的常识 （1）要提前编制住房方案。 （2）长者、尊者、领导要适当照顾。 （3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。 （4）有时还要按地区集中，统筹安排。 （5）不同标准的房间
19、要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。 （6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。,2、安排会议住宿 （1）安排方式的选择。 （2）预定会议住宿的程序。 （3）确定会议住宿的程序。,3、会议房间的分配 （1）如果由主办方支付费用，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会人员的住宿标准应相近。 （2）年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。 （3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。 （4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。 （5）预订住宿地点的工
20、作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余。,六、邀请会议嘉宾 （一）、会议嘉宾的类型和要求 1、会议嘉宾的类型 （1）组织方的上级领导和政府官员。 （2）企业的重要客户和各种利益相关方。 （3）社会名流和电影明星。 （4）对实现会议目标有潜在贡献的人。 2、嘉宾邀请的要求 （1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。 （2）要发出正式邀请函。 （3）要做到有礼貌。 （4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。 （5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。 （6）嘉宾人数不宜过多。,（二）邀请会议嘉宾的工作程序 （1）在邀请参会嘉宾方面，要开会
21、研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。 （2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。 （3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。 （4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。,七、准备会议资料、会议用品 （一）会议资料的类型和准备 1、会议资料的类型 （1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。 （2）会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。 （3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。 2、会议资料的准备 （1）来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代
22、表证、房号、餐券等。 （2）会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。 （3）沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。,2、准备会议用品 （1）检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。 （2）检查好灯光、扩音设备。 （3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。 （4）如有陌生
23、人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。 （5）在每人座位前摆放纸笔。 （6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。 （7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。 （8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。 （9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。,八、安排会议礼仪服务 （一）会议礼仪的种类 1、会议的通用礼仪 （1）会议文书礼仪。 （2）迎送礼仪。 （3）参会礼仪。 （4）服务礼仪。 2、主持人的礼仪 3、会议发言者礼仪 4、会议参加者礼仪,（二）安排会议礼仪服务的工作程序 1、选择会议礼仪服务人
24、员 （1）从组织内部员工中选择。 （2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。 2、分解工作程序 3、培训会议礼仪服务人员 （1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。 （2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。 （3）对会议的设备和用品的使用常识培训。,4、准备服装用具 （1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。 （2）迎接一般的与会者不需要献花。 5、礼仪执行 （1）接待礼仪及程序。 （2）引领。 （3）乘车的座次安排。,九、检查会议常用视听设备是否正常 （一）会议常用视听设备的选用 音响手段与视觉手段可以分开单独使用，也可以合在一起使用。 常用的设备类型有表决系统、同声传译系
25、统、发言讨论系统、多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。 对于会议使用的设备，应设专人操作与维护。来源于考试大 （二）检查会议常用视听设备的工作程序 1、确定工作人员的职责。 2、预演和检查会场视听设备。,第二节 会中服务,一、 安排会议值班 （一）会议值班工作的内容和意义 1、会议值班工作的内容 （1）值班电话记录。 （2）值班接待记录。 （3）值班日记。 （4）做好信息传递。 2、会议值班的意义 会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作用，保证了会议的顺利进行。,（二）安排会议值班的工作程序 1、制定值班工作制度 （1）信息处理制度。 （2）岗位责任制度。
26、（3）交接班制度。,2、明确值班工作任务 （1）在会议中协助搜集有关情况、文件和资料，传递各种信息。 （2）要加强与会议无关人员出入会场的控制。 （3）手边要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。 （4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。 （5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。 （6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。 （7）做好会议期间各项活动与各种矛盾的协调工作。 （8）必要时，应建立主管领导带班制度。,3、编制会议值班表 会议值班表应包括以下内容： （1） 会议值班时间期限和具体值班
27、时间。 （2） 会议值班人员姓名。 （3） 会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。 （4） 会议值班负责人姓名或带班人姓名。 （5） 用简明的文字表明值班的工作内容。 （6） 表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名。,二、 接待采访会议的新闻媒体 （一）相关知识 1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则 （1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。 （2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。 （3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。 （4）要准备得全面周到、主动积极。 （5）在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。 （6）在会议中，秘书要随时注意收集外
28、界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。 （7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。,2、接待新闻媒体的工作内容 （1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。 （2）在会议召开期间，邀请有关报社、电台、电视台派记者驻会随访，发表消息。 （3）在会议结束时，召开记者报告会，由会议领导者直接介绍会议情况，并亲自回答记者提出的问题。,（二）工作程序 1、媒体人员登记 2、为媒体人员提供简单的会议材料 3、安排拍照和新闻发布会等传统活动 4、安排媒体沟通会,（三）妥善处理新闻媒体的负面报道 （1）快速作出反应。 （2）联合或聘请专业公关公司处理危机。 （3）让负责人
29、出面。 （4）对未知的事实不要推测。 （5）不要隐瞒事实真相。 （6）为媒体采访敞开大门。 （7）统一口径，用同一个声音说话。 （8）频繁沟通。,三、做好会议的记录工作和简报工作 （一）做好会议的记录工作 1、会议记录的内容 （1）会议描述。 （2）与会者姓名。 （3）缺席者请假条。 （4）宣读上次会议记录。 （5）有会议记录中产生的问题。 （6）通讯记录。 （7）一般事务。 （8）其他事务。 （9）下次会议日期。 （10）主席签名。,2、会议记录的要求 （1）速度要求。 （2）真实性要求。 1）准确 2）清楚 3）突出重点 （3）资料性要求。,3、会议记录的工作程序 会议记录的结构是：标题+
30、正文+尾部。 （1）标题。一种是会议名称+文种。另一种是文种。 （2）正文。首部+主体+结尾。 （3）尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。,（二）做好会议的简报工作 来源于考试大 1、会议简报的内容 会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。 2、会议简报的要求 （1）真实准确。 （2）短小精悍。 （3）快是简报的质量体现。 （4）生动活泼。,3、会议简报的工作程序 （1）会议简报的内容。 （2）会议简报的结构。,四、收集信息的分类 （一）会议信息的分类 1、按
31、照会议信息的作用划分 （1）与会者信息。 （2）会议指导性、宣传性信息。 （3）会议议题性信息。 （4）会议主题内容信息。 （5）记录性、结果性文件信息。 （6）会议的程序性文件信息。 （7）会议交流性文件信息。 （8）会议参考性信息。 （9）会议管理性信息。,2、按照会议信息的保密性划分 （1）保密性会议信息。 （2）内部性会议信息。 （3）公开性会议信息。 3、按照会议信息传递方式划分 （1）会议讲话信息。 （2）会议书面信息。 （3）会议声像信息。,（二）收集会议信息的要求 1、齐全。 2、及时。 3、准确。 4、有效。 （1）责任到人。 （2）履行登记。 （3）严格保密。 （4）明确范
32、围， （5）有针对性。,（三）收集会议信息的工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。 2、选择会议信息的搜集渠道。 3、确定搜集会议信息的方法。 （1）召集开会。 （2）提供书面材料。 （3）个别约见。 （4）会议结束时及时搜集。 （5）个别催退。 （6）按清退目录收集。 （7）限时交退。,五、反馈会议信息 （一）反馈会议信息的内容和要求 1、反馈会议信息的内容 （1）反馈会前信息。 （2）反馈会中信息。 （3）反馈会后传达落实的情况。 2、反馈会议信息的要求 （1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。 （2）会议信息反馈的目的要明确。 （3）充分重视会议的反馈信息沟通。,（二）反馈会议
33、信息的工作程序 1、布置会议信息收集工作。 2、会议信息的搜集渠道的选择和建设。 3、建立定期的会议信息反馈制度。 4、做好会议信息的反馈汇报工作。 5、抓好会议反馈信息的落实工作。,练习： 1、会议信息的收集要力求（） A全面 B及时 C真实 D重点突出 答案：ABCD 2、做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作，秘书人员要（） A做好会议记录 B深入实际 C经常与领导沟通 D注意多听多记 答案：BD,第三节 会后落实,一、会议文件资料收集的要求 （一）收集会议文件资料的要求和内容 1、收集会议文件资料的要求 （1）确定会议文件资料的收集范围。 （2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与
34、会人员离会前全部收集齐全。 （3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。 （4）收集会议文件要履行严格的登记手续。 来源于考试大 （5）收集整理过程中要注意保密。 2、需收集的文件资料 （1）会前准备并分发的文件。 （2）会议期间产生的文件。 （3）会后产生的文件。,（二）会议文件的立卷归档 1、会议文件立卷归档的意义 （1）保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。 （2）保持历史的真是面貌，反映工作的客观进程。 （3）保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。 （4）保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。 2、会议文件立卷归档的范围的范围和分工。 （1）会议文件立
35、卷归档范围 （2）会议文件立卷归档分工。,3、会议文件立卷的基本原则和方法 （1）会议文件立卷的基本原则。 （2）会议文件立卷方法。 4、会议文件立卷工作程序。 （1）大中型会议文件立卷 （2）日常工作会议文件资料立卷。,（三）会议文件资料收集整理的工作程序 将收集的文件资料进行登记向上级总结、汇报情况甄别整理、分类归卷卷内文件的排列卷内文件的编号、编目填写卷内文件的备考表案卷标题的拟制填案卷封面移交给档案室清理-销毁不再利用的纸张。,二、 会议纪要的内容和要求 （一）会议纪要的种类 （1）办公关于纪要。 （2）工作会议纪要。 （3）协调会议纪要。 （4）研讨会议纪要。 （二）会议纪要的内容
36、（1）会议情况简述。 （2）对会议精神的阐发。,（三）会议纪要的要求 1、会议纪要的拟写要求 （1）实事求是，忠于会议实际。 （2）内容要集中概括。 （3）要有条理。 2、印制并分发给有关部门有关人员或归档保存 3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发 （1）确定印发范围。 （2）确认接收者。 （3）签发会议执行。,（四）工作程序 完善会议记录起草、编写会议纪要确定印发范围接收者确认领导签字打印成文印制、分发或归档保存。,三、 会议经费结算的方法 （一）会议经费结算的方法和要求 1、会议的收费与付费方法 （1）收款的方法与时机。 （2）付款的方法和时间表。 2、会议付费的要求 （1）会议经费的名
37、称要规范。 （2）遵守公司零用现金、消费价格及用品报销的各种财务制度和规定。,（二）会议经费结算的工作程序 通知与会人员结算时间地点清点费用支出发票核实发票填写报销单、将发票贴于报销单背面请领导者签字到财务部门报销与相关部门及人员结清费用。 （三）会议经费结算的注意事项 考试大编辑整理 （1）开具会议住宿费发票时，需要向宾馆酒店索取盖有酒店章的正式发票，保证开立的发票与收取的会务费相等。 （2）住宿费一般不包括使用房间的长途电话费、客房小酒吧、在酒店签单的费用。,四、跟踪反馈落实会议精神 （一）会议决定事项的传达 1、会议传达决定事项的要求 （1）传达会议决定事项必须准确，必须原原本本传达。
38、（2）传达会议决定事项必须及时。 （3）传达会议决定事项必须到位。 2、会议传达落实的作用 （1）会议决策传达落实是实现会议决策目标的最主要环节。 （2）会议决策传达落实是衡量下级组织得力与否的主要标志。 （3）会议决策传达落实是对会议决策的检验。,3、传达落实会议决策的具体实施 （1）传达动员。 （2）分解任务。 （3）互相沟通。 （4）操作控制。 （5）效益考核。,（二）会议决定事项反馈 （1）反馈的原则。 （2）反馈的重点。 （2）综合反馈。 （三）跟踪反馈落实会议精神的工作程序 会议决定事项的传达会议决定事项的催办与登记制度会议决定事项的反馈。 （四）跟踪反馈落实会议精神的注意事项 （1）综合性的须由多部门共同办理的工作事项。 （2）部门责任分工边缘的、交错的工作事项。,
