1、主讲人：,公务文书的写作与处理,公务文书的写作与处理,第一篇,公务文书的写作,一、公文的概念,1996年中共中央办公厅颂布的中国共产党各级领导机关文件处理条例中规定：“党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策、指导布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。” 2001年国务院办公厅颁布的国家行政机关公文处理办法中规定：“行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”,二、公文的种类,（一）古代公文文种的种类： （1）上奏文种：上书、
2、奏、疏、状、奏本、题本、折、序、启、表等； （2）君命文种：策、诏、圣旨、诫、敕等； （3）官署上行文：牒、呈、详等； （4）官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和墨笔）等； （5）官署下行文：会、符、谕、札等。,三、公文的种类,按公文的来源划分，可分为对内公文、对外公文和收来公文； 按公文的性质划分，可分为行政类公文、党务类公文、法规类公文、外交类公文、计划类公文、军事类公文、会议类公文等； 按公文的行文去向划分，可分为上行文、平行文、下行文； 按公文的使用范围划分，可分为通用公文、专用公文、科技公文等。 2001年国务院办公厅颁布实施的国家行政机关公文处理办法中规定公文种类有13类（13种
3、）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,文书的分类,法定公文,党的机关公文,行政机关公文,决议、决定、批示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,命令（令）、议案、决定、指示、公告、 通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,政治性 权威性 时效性 程式性,公文的特点,四、公文的格式,（一）公文用纸和印装格式 1公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸 为210mm297mm。 2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm 1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm1mm；版心尺寸为156m
4、m225mm（不含页码）。 3文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。 4公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。,210mm,297mm,371mm,281mm,225mm,156mm,公文用纸格式,1）公文的结构、要素,结构：文头、主体、文尾 要素：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等,文头部分（眉首）,公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面
5、积。, 文件, 20051号,签发人： ,特急,机密一年,00001,文件名称，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。 发文字号左空一格，签发人右空一格。,“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。 只有上行文才需注明签发人。 紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”, 文件, 20051号,特急,秘密,行政机关公文眉首, 文件, 20051号,特急,秘密,党的机关公文眉首,主体部分,公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文年月日等内容的规定。, 文件, 20051号,签发人： ,特急,机密一年,00001,公文标题
6、，红色反线下空2行，2号小标宋体字。,主送机关，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格。, 请示, ： ,附件，在正文下空1行左空2字标识。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件“,成文日期右空4字，中文小写。 公文如有附注，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。, 。 。,附件：1. 2. ,二五年四月二十日,（发至 级）, ,二三年二月五日,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文“的方法解决。, 。
7、,（发至级）,二三年二月五日,联合上报的公文，由主办机关盖印；联合下发的公文，发文机关都应盖印。,（此页无正文）,（发至级）,二三年二月五日,此页错误,文尾部分（版记 ）,文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。,印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 公文应标主题词，上行文按上级机关要求标注。, 。,（发至 级）,二三年二月五日,主题词： ,抄送：， 。,办公室,2005年4月20日印发,抄送机关左空1字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,2,信函式格
8、式,发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为17cm。每行居中排28个字，首页不显示页码。, 学院,30mm, 2001号,关于 的函,秘密,特急,20mm,会议纪要格式, 会议纪要,会议纪要不加盖印章。其他要素与公文的一般格式相同。,2）其他注意事项,A、公文用纸一般使用纸张定量为60g/80 g/的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.59.5。B、公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，。C、印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标B
9、L100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。, 文件, 20051号,签发人： 王二小,特急,机密一年,00001, 请示, ： ,D、字体字号,3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,3号黑体字,小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm（高宽）,3号楷体字,2号小标宋体字, 。 。,附件：1. 2. ,二五年四月二十日,（发至 级）,3号仿宋体字, 。,（发至 级）,二三年二月五日,主题词： ,抄送：， 。,办公室,2005年4月20日印发,2,3号黑体字,3号仿宋体字,4号半角白体阿拉伯数码,请示是下级组织向
10、上级组织或 业务主管机关请求指示、批准时使 用的公文。,2、请示的写作。,标题：上款： 正文：落款：,发文机关 + 事由 +文种（请示）可省略,主送机关（只限一个）,缘 由 事 项 结尾语,上级的精神、下面的情况,请求的事项,妥否，请批复。（当否，请批示。）,发文机关 时间（中文、全称：二00四年十月十日）,请示的写法：,例文,关于会计人员职权条例中“总会计师” 是行政职务或是技术职称的请示 财政部： 国务院1987年国发1987号通知颁发的会计人员职权条例规定，会计人员技术职称分为总会计师、会计师、助理会计师、会计员四种；其中“总会计师”既是行政职务，又作为技术职称。在执行中，工厂总会计师按
11、条例规定，负责全工厂的财务会计事宜；可是每个工厂，尤其是大工厂，授予总会计师职称的人有四五人，究竟由哪一位负责全厂的财务会计事宜和执行总会计师的职责与权限呢? 我们认为宜将行政职务与技术职称分开。总会计师为行政职务，不再作为技术职称；比照最近国务院颁发的工程技术干部技术职称暂行规定，将条例第五章规定的会计人员职称中的“总会计师”改为“高级会计师”。 以上认识是否妥当，请指示。 省财政厅 一九八八年月日,报告是下级组织向上级机关汇报工 作、反映情况、提出意见或建议、答复 上级机关询问时使用的公文。,3、报告的写作,标题：上款： 正文：落款：,发文机关 + 事由 +文种（报告）可省略,主送机关（不
12、限一个）,缘 由 事 项 结尾语,上级的精神、下面的情况,报告的事项,特此报告。,发文机关 时间（中文、全称：二00四年十月十日）,报告的写法：,例文,关于粮食政策性财务挂账停息的报告 国务院： 根据中共中央、国务院关于妥善解决粮食财务挂账问题的一系列文件精神，结合各地清理粮食财务挂账的实际情况，经过反复研究，对粮食财务挂账实行停息的有关政策提出如下意见： 一、停息的前提条件。二、停息的原则解决。 三、停息的时间和办法。四、凡是停息后再新增加粮食财务挂账的省、自治区、直辖市，中央财政将从核定的停息基数中相应扣除新增挂账。 五、有关粮食挂账停息的具体财务处理办法由财政部会同有关部门另行制定。 如
13、无不妥，请批转各地各部门执行。 财政部 审计署 内贸部 中国人民银行 国家粮食储备局 一九九四年九月二十一日,1）行文时间不同；,2）行文的目的与作用不同；（有无批复）,3） 内容不同：请示的上款只有一个，报告不止；请示一文一事，报告可一文多事。,4、请示与报告的区别,申请书是个人或集体向组织表达愿望、向机关、团体或领导提出请求时使用的文种。,1）主体不同。,2）反应不同。,5、请示与申请书。,通知是批转下级组织、转发上级机关 和不相隶属机关文件、发布规章、传达要 求下级机关和有关单位需要周知或共同执 行的事项、任免和聘用干部时使用的文种。,6、通知的写作。,标题：上款： 正文：落款：,发文机
14、关 + 事由 +文种（通知）可省略,主送机关,要 素 要 求 结尾语,时间、地点、谁、事项等,其它要求的事项,特此通知。可省略,发文机关 时间（中文、全称：二00四年十月十日）,通知的写法：,例文,关于召开全省民政工作会议的通知 各市人民政府、行政公署，省直各单位： 为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工作会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前做好准备。 参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的领导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。 会议拟开五天，地点宾馆，于八月十五日前来报到。 省人民政府办
15、公厅 年月日,1）区分公文通知和一般性通知。,2）要素交待要齐全。,注意的问题：,记载和传达会议情况和议定事项 时使用的文种。,7、会议纪要的写作。,1）宣布会议决议的；,2）综合会议内容的；,3）学术会议的。,会议纪要的分类：,标题： 开头：主体： 结尾： 时间：,会议名称 + 纪要,开会的依据、目的、背景、时间、地点、名称、范围、主持人、参加人员、出席的领导、讲话人、会议基本议程、主要活动、主要收获等。,会议研究、讨论的问题和决定事项的内容。,希望、号召。,中文、全称：二00四年十月十日,会议纪要的写法：,四、公文常用特定用语简表,第二篇,公文的处理,一、行文规则,按照一定的规定或准则来处
16、理对内、对外行文关系的制度，也叫行文制度。,由下级机关向上级机关的行文。,下行文：,由上级机关向下级机关的行文。,平行文：,平行机关之间以及没有隶属关系的机关之间的行文。,（一）行文关系,上行文：,行政领导 业务指导 不相隶属 平行,下行文：逐级、多级、直达 上行文：逐级、多级、越级,平行文,（二）行文准则,1.行文应当确有必要，注重效用。,2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。,3. 机关各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级机关的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级机关正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外
17、正式行文。,4. 同级机关、同级机关各部门、上级机关部门与下一级机关可以联合行文。,5.属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经机关审批的事项，经机关同意也可以由部门行文，文中应当注明经机关同意。,6. 属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。,7. 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。,8. 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。,9. “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹
18、带请示事项。,10. 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。,11. 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,二、行文流程,收文办理的程序包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 发文办理的程序包括：拟稿、审核、会签、签发、缮印、校对、盖印、登记、分发、立卷、归档、销毁,文书处理程序流程图,签收登记,分 办,拟 办,批 办,承 办,催 办,拟 稿,审 核,签 发,缮 印,用 印,发文登记,收 文 处 理,发 文 处 理,传 阅,注 办
19、,定 稿,存 本,封 发,归 卷,结束,签收登记,签收 拆封 登记,清点数量 核对名称 检查包装 填写回执,避免撕毁 取净文件 有无错发 有无缺页 有无缺数,便于运转 便于管理,流程图,分办,由文书人员：来文分类附文件处理单分办,对已有明确分工的例行公文，直接分送有关部门或承办人； 对普通抄件，直接送有关单位阅览、存查； 对重要文件或文书部门不能判定的文件，先送办公室负责人或机关领导批办。,流程图,拟办,对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。可分别由办公室负责人或业务部门负责人提出。,流程图,批办,提出处理该份文件所述问题的原则和方法；提出并指明负责承办该文件的单位或承办人，规定承办的
20、时限；凡是需要两个单位或者人员共同承办的，还必须指出主办单位和主办人。,流程图,承办,一是从业务部门来说，指具体执行和处理；二是从文书部门来说，指根据拟办和批办意见办理复文。,流程图,催办,对必须办理答复的文件，要根据承办时限的要求，及时对承办情况进行督促、检查。,流程图,传阅,单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需经机关各位领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。,文书人员,主要领导 主管负责人 主管业务部门 其他有关人员,流程图,注办,也叫办复。是指对文件承办的情况和结果，由经办人在文书处理单上简要注明。一般的传阅文件，注明阅毕日期；需办理复文的文件，注明“已复文
21、”、日期、文号；用口头或电话答复的，注明时间、地点、接谈或接话人、主要内容并签名；不需复文的文件，注明“已办”、“已阅”、“已摘记”等。,流程图,拟稿,草拟公文应做到：(1)主题明确；(2)符合政策；(3)情况确实；(4)注重实效；(5)结构严谨，条理清楚；(6)表述准确，字词规范、精练；(7)标点正确；(8)直述不曲。拟稿完成后， 要填写发文稿纸。发文稿纸的一般格式如图所示。,流程图,审核,公文送领导人签发之前，应当由办公厅(室)认真做好审核工作。 审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式等是否符合有关规定等。,流程图,签发、会签,文稿经负
22、责人或领导人签发成定稿后，方可以据此印制文件正本。机关发出的公文，重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发；职权部门发出的公文，由部门负责人签发。审批公文要认真负责，文件签发人要签署自己的意见、姓名和时间。签批公文应使用钢笔或毛笔。 如属两个以上机关联合行文，或所发公文涉及其他部门或地区职权，应经各发文机关或相关单位的领导签署意见。,流程图,缮印,就是对定稿的打印、铅印、缮写誊清。 要做到：忠于原稿、注意保密。,流程图,用印,要做到：核对原稿检查手续用印规范核实份数登记填表,流程图,发文登记,流程图,谢谢各位,谢谢各位,谢谢各位,
