1、归档文件整理常见问题 及应对措施,吴建萍,前事不忘后事师， 自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史， 呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹， 民情从以识端倪。上林春讯人间满， 剪出红梅花万枝。,一.立卷：立卷：是指将办理完毕的确有查考和保存利用价值的文件，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷的过程。 归档文件整理规则将归档文件定义为：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,1、立档单位：具有行文权、独立的财权和人事任免权，在省档案馆拥有全宗号的机关、单位。 2、办理完毕。所谓办理完毕，有这样两层含义，一是指某些文件在文书处理程序上通过了所有程序，而不论其在实
2、际工作中是否还在发挥作用。二是指某些在逻辑关系上必须有来有往的文件，收到回复即可视为办理完毕。如请示与批复，来文与复文等。,3、具有一定保存利用价值（在归档文件整理规则里表述为：应作为文书档案保存）。 基本原则是：凡是反映本机关单位主要职能活动、对社会和国家有查考利用价值的文件，均应立卷归档。档案整理过程中的计量单位，发生了根本意义上的改变，一个是以“卷”为计量单位，一个是以“件”为计量单位。,二、归档文件的整理 1、归档文件的整理原则 规则中将归档文件的整理原则概括为：“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。”,归档文件的整理：指的是“将归档文件以件为单位
3、进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。” 2、归档文件的鉴定 鉴定原则：根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、辩证的、全面的、发展的、效益的观点正确分析和鉴别档案保存价值，准确划分档案的保管期限。,鉴定方法：直接鉴定法。 鉴定标准： 1）职能标准：指根据立档单位所在政府系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。 2）来源标准：所谓来源标准，就是要体现档案的形成者，即“以我为主”。,3）内容标准：它是指鉴定工作中文件内容的重要性和独一性。4）形式特征标准：形式特征是指文件的名称、文本、外形特征等。,3、归档文件的范围：机关档案人员要在调查研究的基础上，依据国家
4、的有关规定，制定机关文件材料归档范围，要求以我为主，突出重点，切合实际，具操作性。 机关工作中形成的文件，按来源可分为本机关文件、上级文件、同级文件和下级文件。,本机关文件直接、系统、全面的记录了本机关的主要活动历史，是收集归档的重点。 上级文件在收集归档时,要注意其文件内容是否和本机关职能活动有关，是否需要本机关贯彻执行。凡与本机关职能活动有关，需要本机关贯彻执行的文件均需归档。,同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件，同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商有关事宜的文件，有关机关对本机关工作进行检查所形成的文件也要归档保存；,下级机关报送的工作计划、请示、报告、总
5、结、财务预决算，法规性备案文件等需归档保存，而那些送参阅的简报、情况反映、不应抄报、不应备案、越级抄送不需要办理的文件可不归档。,4、制定机关分类方案（大纲）和保管期限表：机关文书分类方案（大纲）和保管期限表是机关档案工作的指导性文件。 分类方案（大纲）：在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的纲要性文件。 文书档案保管期限表：用表册的形式列举档案的来源、内容、形式并表明其保管期限的一种指导性文件。它是档案室（馆）鉴定档案价值、确定档案保管期限的依据和标准。,其类型包括： 通用档案保管期限表：由国家档案事业管理机关编制，可作为编制其它档案保管期限表的依据； 专门档案保管
6、期限表：由档案事业管理机关会同专业主管部门编制，供各机关单位鉴定专门档案时使用，如“会计档案保管期限表”、“基建档案保管期限表”等；,同系统档案保管期限表：由主管领导机关档案部门编制，供同一系统各机关单位鉴定档案时使用，如“铁路系统档案保管期限表”； 同类型机关档案保管期限表：由档案事业管理机关或主管机关编制，供同一类型机关单位鉴定时使用，如某市制定的各区县人民政府档案保管期限表； 机关档案保管期限表：它是根据机关档案的实际情况，由本机关编制，供本机关鉴定时使用。它针对性强，要求具有较高的操作性和稳定性。,5、文件归档整理的组织： 集中式、分散式、集中和分散结合式。 6、归档文件的整理单位：归
7、档文件整理规则最根本的特点，就是将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，对文件进行文件级整理。 1) 文件正本与不同稿本：文件正本与定稿即领导的签发稿共为一件。若定稿过厚不易装订的，可分开装订，各算一件，但排序时，则必须连续排列，并在“归档文件目录”的备注栏，予以说明；,2）正文与附件：附件，是指附属于正文之后的其它文件材料，往往作为正文的补充说明或参考材料。原则上和正文应算1件，即装订在一起，编1个顺序号。过厚时可分开装订，连续编件号，备注栏加以说明。 3）正文与文件处理单：文件处理单、拟办单、发文首页纸，领导批示签批条等，真实地记录了文件的形成、办理过程，是文件不可分割的重要组成部分，归档
8、时应与正文装订在一起，作为一件处理。,4）原件与复制件：原件在前，复印件在后，装订后作为一件处理。 5）转发文与被转发文：二者是一份文件的不同部分，作为一件处理。 6）报表、名册、图册等：报表、名册、图册等内容相对完整，具有相对独立的检索价值，因此不再拆开，一册作为一件。但若是用不符合档案装订要求的装订材料所装订，则必须拆开重新装订。,7）来文与复文：“来文与复文”是对联系比较密切的、有来往性质的文件材料的概括性表述。从文种上包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等，此类文件“可为一件”。也可根据检索和机关工作的需要，具体处理。,7、归档文件的修整与装订：为了保证党和国家的宝贵财富
9、档案，能够长期地保存和有效地提供利用，装订前必须对不符合档案保护要求要求的归档文件进行必要的修整。,1）修裱破损文件：修补或裱糊 2）字迹保护：复印或使用字迹恢复剂和字迹固定剂。,3）纸张折叠：折叠要求一是尽量减少折叠次数，二是保证打开方便，三宜单张折叠，以方便查阅。 4）去除金属物 5）装订：规则要求：“装订材料应符合档案保护要求”。装订方法： 传统的“三孔一线”装订法； 使用缝纫机在文件的左上角或左侧轧边；,粘接式即采用浆糊或胶水粘的方法； 无酸纸封套效果虽好，但占用存储空间，成本较大； 用订书机，根据文件页数的多少，选择不同厚度的不锈钢订书针。,三、文件的分类： 1、选择分类方法：规则中
10、提出的分类方法，有年度分类法、机构分类法、问题分类法、保管期限分类法。 2、制定分类方案（大纲）： 制定分类方案是一项比较细致的工作，选定既适合本单位工作实际又便于操作的分类方法是关键。较常采用的有：年度问题保管期限分类法，年度组织机构保管期限分类法。,1）年度分类法易操作，运用广泛，但需注意以下几种情况： 一是文件有多个时间特征，统一规定按文件的签发日期判定文件所属年度，以简化操作。 二是跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。 三是几份文件作为一件时，以装订在前的文件为准。即正本与定稿，以正本为准；正文与附件，以正文为准；转发文与被转发文，以转发文为准；来文与复文，以复文为准 .,四是文件没
11、有标注日期，要通过对文件内容、制成材料、格式、字体及其它标识来进行考证，以推断文件的准确日期或近似日期，并据以分类，但需在备注栏或备考表里说明； 五是有专门年度的档案，应按专门年度进行归档文件整理,2）机构分类法适用于内部组织机构比较稳定的单位，它能最好的保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌，便于操作，方便利用。 需要注意： 一是临时机构应同样设类，其文件归入该类（如2005年，从中央到地方，都设立的先进性教育办公室）。 二是有的机关内部，机构体系复杂，分类时依据那一级机构进行，要视具体情况而定。,三是几个部门因业务交叉处理的文件，有主办者的一般归入主办机构，无主办
12、机构的，归入该文的最早承办机构。业务部门起草，以机关或办公室（厅）的名义发出，归入起草文件的机构。,3）问题分类法不受内设机构限制，可比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌，易查找利用。 4）保管期限分类法是根据文件的不同保管期限分类，它能将不同价值的归档文件，从实体上区分开来，使档案部门能针对性的采取整理和技术保护，并便于库房管理。,最常用的方法是复合分类，如年度组织机构保管期限分类法，年度问题保管期限分类法等。 在归档文件实际操作中，经常采用的工作步骤如下： 1）分年度：将文件按其形成或办结年度分开。 2）分级别：将文件按其作者之间的联系分为上级、本级、下级文件。,3)分机构（问题）将已
13、分开年度、级别的文件按其产生或承办部门或按问题分开。 4）分问题：在机构（问题）的大类下，根据处室业务（问题的大类），分成若干问题，将文件按其内容所反 映的问题分开.,5）分期限：根据机关文书档案保管期限表的规定，将文件根据其保存价值分为永久、长期、短期。2007年以后的文件，分为永久、30年、10年。 6）装盒：将按机关文书档案分类大纲分开的文件按照顺序装盒。同一保管期限内，按机构（问题）排序；同一机构内，按问题（小问题）排序；同一问题内，按级别排序。,四、归档文件的编目： 1、事由原则：规则强调“事由原则”，即同一事由的文件应排在一起。通过界定事由，将密切相关，参照性强的文件从实体上集中。
14、,同一事由的文件，可按文件的时间先后，顺序排列； 不同事由的文件可按时间（按办结时间的先后）顺序、文件的重要程度（主要职能活动或重要活动在前，具体业务活动排后）、文件的共同属性（即按责任者或承办部门分别集中排列或按照不同问题分别集中排列）排列。,2、编号：所谓编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，以归档章的形式在归档文件上注明。 规则要求逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章宽16毫米，分两行，长45毫米，分3格。其中，全宗号、年度、保管期限、件号为必填项。机构（问题）为选择项，可填可不填。,全宗号：档案馆给其接收范围内各立档单位，根据其移交档案时间的先后顺序
15、编制的代号，通常用3位阿拉伯数字表示。 年度：文件的形成年度，通常以4位阿拉伯数字标注，用公元纪年，如1998年，2005年。 件号：文件的排列顺序号，用于固定归档文件在全宗中的位置。,室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始排列。以采用年度组织机构保管期限法进行分类为例，室编件号应在同一年度，同一组织机构，同一保管期限内，从“1”开始逐件编流水号。,如采用年度问题保管期限法分类法，室编件号应在同一保管期限，同一年度的一个问题内从“1”开始逐件编流水号。 我的分类方法是年度组织机构保管期限法，所以使用的件号排列方法是：在每一年度，每一组织机构，每一保管期限内，从“1”开
16、始逐件编流水号。,即：2001年，综合处，永久，1、2、3，长期1、2、3，短期1、2、3；信息处，永久，1、2、3，长期1、2、3，短期1、2、3；机要处，永久，1、2、3，长期1、2、3，短期1、2、3，一直编到最后一个处 室.,2002年，综合处，永久，1、2、3，长期1、2、3，短期1、2、3；信息处，永久，1、2、3，长期1、2、3，短期1、2、3；机要处，永久，1、2、3，长期1、2、3，短期1、2、3，一直编到最后一个处室。 2003、2004、2005年等等亦照此办理。,排列方法：盒号在每一年度内，按保管期限排大流水。件号在每一年度，每个保管期限内，按组织机构排小流水。 馆编件
17、号：规则要求：按进馆要求编制，比较原则。,保管期限栏的填写可用汉字，也可用汉语拼音代字：Y（永久）、C（长期）、D（短期）。新的保管期限表确定的保管期限为永久和定期，定期又分为30年和10年。 填写归档章项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料。,3、编目：编目是指编制归档文件目录，即按照分类排列的结果，逐类逐件，编制归档文件目录。 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 件号：填写室编件号。,责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发（来）文机关或署名者。必须使用机关的全称或通用简称。 文号：文件的发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成。,题名：文件标题。它是直
18、接表达文件内容和中心主题的文件特征，是最重要的检索途径。有标题的照抄照录，没有标题或标题不规范的可自拟标题，外加方括号“”。并在备注栏里加以说明。 日期：文件的形成时间，是常用的检索途径。以8位阿拉伯数字标注年、月、日，位不够时用“0”代替，如20060307。可回行填写。也可按习惯填写，即2006、3、7。,页数：每一件文件的页数，照实填写。文件中有图文的页面为一页，折叠页算一页。 备注：注释文件需要说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。如需说明的东西太多，可在“备注”栏里加星号“*”，内容填入备考表。,归档文件目录编目完毕后，装订成册并编制封面。封面可视需要设置全宗名称
19、、年度、保管期限、机构等项目。其中，全宗名称即立档单位的名称，应使用全称或通用简称。,五、归档文件的装盒： 将归档文件，按室编件号顺序，装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表的过程。1、档案盒封面应标明全宗名称。,2.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，设置机构（问题）选择项。 起止件号，填写盒内第一个文件和最后一个文件的件号，中间用“”号连接； 盒号即档案盒的排列顺序号。盒号的编制可根据单位实际情况，按保管期限编大流水号；也可编年度保管期限小流水号。 在档案移交进馆时，件号、盒号需按进馆要求编制。,3、档案盒应采用无酸纸制作。 4、
20、备考表：备考表置于盒内文件之后，包括盒内文件说明（填写盒内文件破损、修改、补充、移出、销毁等情况）；整理人（填写整理归档文件的人员姓名，以示负责）；检查人（填写检查归档文件整理质量的人员姓名）；日期（填写归档文件整理完毕的日期）。,六、大事记 概念：以时序，简要记载一定时限内，发生的重大事件的一种档案编研资料。 有3个基本要点，必须认真掌握： 1、时序：按时间顺序排列。 即大事记录到年、月、日。,2、简要记载：以简明的文字，系统而扼要地记录，反映历史发展的概貌（梗概）。这是大事记的重要组成部分。 3、重大事件：这是大事记的核心部分。定性的把握： 当时影响较大，事后影响较久的事就是重大事件； 在
21、反映本单位主要职能活动中选择重大事件； 要求做到大事突出，要事不漏。,大事记的种类（概为4类） 1、机关工作大事记记载某一机关在一定时期内的重大活动。 2、国家或地区大事记记载全国或一个地区在一定时期内的重大事件。 3、专题大事记：按一定的专题记载国家或一定地区或一个机关在一定时期内的某一方面的大事记. 4、个人生平大事:也称年谱，记载政界领袖，社会名流生平的重要活动。,七.几个小窍门： 1、刻制归档章时，可根据保管期限的不同刻制3个章子。 2、档案盒印制时，可在盒子的正面、盒脊及底边，将全宗名称、全宗号印上。 3、备考表依据情况填写，没有需说明情况时，可不填。,4、文件装盒时，应留有一定余地
22、。可将每个保管期限的每个组织机构的最后一个档案盒，留成最厚的盒子，零散文件归类后，可续到后面，件号连续排。 5、坚持“文件副本制度”。,6、上级文件除归档的外，可按文件字号，顺序装盒，做“参阅文件”，方便查阅，保存5年后，按销毁制度销毁。 7、将“分类方案”的每一个大类的最后一个项目，设置为“其它”栏目，以将一些无法预测的、“分类方案”无法包容的文件归入其中。,8、会议文件和重大活动档案归档时，可作一件处理，也可作多件处理。作一件处理时，需装订、编页号。做多件处理时，须分开装订，连续编件号，备注栏里加以说明。 9、一文多事，在现行公文处理中，是不允许的。但在归档文件整理时若碰到，要认真阅读文件，弄清主要事项、主办处室，再把它归入相应的处室（问题）中。,10、跨年度文件，规则已明确规定，在办结年归档。法律法规性文件，颁布之日就可归档。11、档案上架后，编制档案存放索引，以方便查找。 12、盒号用红、蓝、黄三色口曲纸编制，既自然区别不同保管期限，又整齐、醒目、易于查找，出现问题还可及时改错。,13、最大限度的争取各级领导的支持和其它处室的配合。 14、可以默默无闻，绝不能碌碌无为。必须学会工作，让领导和同事感觉到你的存在，你的努力，你的作为。,15、加强平时收集。 16、德、识、学、才_档案人永恒的话题。 谢谢大家。,
