1、 公关费用统计表时间 事由 被招待方主要人员 人数 参与接待主要人员 金额合计 填表人： 单位负责人：业务招待费申请表申请日期:姓名 区域 职位招待事由预计人数: 预计金额:区域意见 营销中心意见 副总裁意见 总裁意见备注:1.此表需逐级申批后方可执行 ;2.招待费的报销必须附此表,否则财务部不予报销.财务报销制度为了加强公司的财务管理工作，规范公司财务行为，提高财务管理水平，统一公司的报销程序及规定，现结合公司的具体情况，特制定本制度。 一、 办公费办公费主要是指维持日常办公工作需要而发生的办公用品方面的支出。办公用品由经办人员填写物资申购单交部门负责人签批后报行政部，行政部审批后交财务部审
2、批。经办人将审批后的物资申购单交公司行政部统一购买。行政部购买人凭正式发票，印章齐全，经手人验收人签字，并附购买办公用品清单后报销。二、 差旅费差旅费开支范围为因公出差期间的住宿费、车船费（含飞机费用，下同） 、伙食补助费、市内交通费、零星杂支等费用。员工出差应填写“ 出差申请表” （见附表 1） ，并按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费(借款金额超过人民币 5000 元的提前一天通知财务部) 。 员工出差返回后，填写“差旅费 ”报销单，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。员工差旅费报销标准。 员工出差分 “长途 ”和 “短途”两种，即当天能往返的为 “短途”，出差时间在一天以上的为 “长
3、途”。出差地点区分为 1 类区，2 类区，港澳台地区三种，即： 一类区：特区、上海、北京、天津、南京、广州及省城市； 二类区：除一类区以外的地区。 出差住宿费报销标准：（元/人/天）职务 一类区 二类区 港澳台地区董事长 实报实销总经理 300 200 350部门经理 200 150 250一般职员 150 80 200出差补助：指公司员工到深圳以外地区出差，每天给予 50 元补贴。员工出差交通费报销标准 员工出差乘坐交通工具：公司总经理及以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船一等舱；部门经理级：可乘坐飞机、软 卧、硬卧、轮船经济仓，但需报董事长批准、其余员工乘坐火车硬卧、轮、如特殊情况需乘坐飞机、软
4、 卧、硬卧需报董事长批准。 员工长途出差交通费，部门经理级（含）以上人员的陆路交通费可实报实销；其余员工原则上不得随意乘坐出租 车，如有特殊情况需乘坐出租车时，需经部门负责人批准方可报销。 员工差旅费报销规定：住宿费，交通费按规定标准执行，超标自付（如有特殊情况，超标部分由财务部核实后报董事长审批方可报销） ，节约归已。 业务招待费用由部门领导核定，经总经理批准方可报销。出差人员无住宿费用时，则可按住宿标准的 50%领住宿补助。 员工出差返回后应于 5 个工作日内报销，未按规定时间报销的， 财务部门则在其当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。 超过 1 个月以上的出差单据、假票据或不符
5、合规则的票据，财务部门不予报销。三、 交通费原则上公司员工外出办事，自行乘坐公交车，特殊原因需用公司派车的，需填写“出车申请单”，按申请单上的审批程序审批，由行政人事部派车。当日的交通费不予报销。员工在本市内出差，只报销公交车票，公交车票除二人及以 上同行外均不得连号。无特殊情况，不得报销出租车票。 四、 业务招待费因生产、经营的合理需要而用于各种业务招待、业务交往所支付的费用。严格控制业务招待费用，公司总经理以下员工原则上不允许发生业务招待费。部门经理受领导批示需请客的，必须先填写“业务招待费申请表 ”（见附表 2） 。请客发生的餐费应严格控制在限额内，无特殊情况超额的，超额部分个人负担。事
6、先未填写审批表的餐费一律不予报销（如遇特殊情况必须电话申请） 。公司员工（含出差人员）原则上不允许发生礼品费用，如有特殊情况，事先向部门领导请示。五、 费用单据所有费用单据原则上是税务局统一印制的正式发票且须加盖开出单位的“财务专用章”或“发票专用章” 方为有效，不允许出现收据或白条。特殊情况需事前请示或报上一级主管领导同意可以特殊处理。凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单价，否则不予报销。发票上的要素要完整。对于丢失发票的规定，由丢失人写出详细情况（丢失发票、收据的原则上应向发票、收据开出单位取得书面证明） ，经所属部门负责人签字后按此程序报销。丢失住宿费发票的，无论住宿费多少
7、，只能按无住宿发票参照第二条差旅费-执行。六、其它非生产性的特殊开支，如赞助金、会务费、员工户外拓展费等由财务部在利润中按 5%计提福利基金列支。 发生以上费用前由经办人先填写“赞助费申请表” （见附表 3） “或“福利费用申请表 ”（见附表 4） ，报公司董事长审批。本制度的解释权归公司财务部。本制度从深圳市利景高通数码科技有限公司董事会批准并发布之日起执行。附表一：出差申请表附表二：业务招待申请表附表三：赞助费申请表附表四：福利费用申请表编号：JWCW-20050901-06 密级：机密财务报销制度（2005 年）*科技发展有限公司2005 年 9 月*科技发展有限公司具有独立法人地位，实
8、行相对独立的财务核算，按照现代高科技企业制度的要求，自主经营，自负盈亏。为规范公司各项报销事宜，本着开源节流，杜绝浪费的原则，特制定本报销制度。一、工作人员差旅费开支规定(一)员工差旅费开支规定为有效地控制费用支出，提高公司的经济效益，各部门必须本着勤俭节约艰苦奋斗的精神，严格控制出差人员，压缩出差次数，凡能通过函电办理的事情，不派人外出；凡能一人办理的事情，不派多人解决；凡能本部门解决的问题，不派外单位人员办理；尤其要杜绝以出差为由搞变相旅游。（二）关于差旅费借款一、按照公司人力资源管理制度，出差人员必须填写出差任务单，确定出差人数，明确出差任务，确定出差路线，注明出差事由，规定出差时间。持
9、由派差领导人签字的出差任务单和借款单，经财务主管审批及财务部审核后办理借款，并同时持派差单到办公室备案。郑州和上街往返出差由办公室备案审批。因紧急出差来不及填写出差任务单等情况，必须提前电话通知备案部门。凡没有填写出差任务单，又没有提前备案，备案部门一律不予以后补，且不再给予出差补助。二、凡外出开会的需持会议通知并经主管领导批准认可，方可按程序办理借款.三、差旅费借支额度由财务部核定,内容只包括来回路费及住宿费用，不含餐饮及其它任何费用。四、差旅费的借支要及时清账，坚持前清方可后借的原则，若前次借款尚未清账，则不允许再次借款。如因出差时间延长等原因，首次借款不足需补借的，应说明理由及用途，经核
10、准后按程序办理借款手续。（三）关于差旅费的报销一、出差人员要及时报销，归还借款。外出返回后，应在一周内到公司办公室办理销差手续，持由派差领导签字后的出差任务单、销差条和按规定贴好票据的报销单，按上述报销程序审批后到财务部结算差旅费。如有特殊原因不能及时报销，应向财务部说明原因。若报销后仍有欠款或借款逾期不报的，财务部有权从借款人工资中扣回。二、财务部接到审批后的报销单后依据有关规定，根据预定出差路线，时间据实报销；超时的旅费开支由个人承担；绕道的车票按最近的路线报销；绕道期间不发伙食补助费和市内交通费，不报销住宿费。报销单要求按火车票、汽车票、船票等票据分门别类整齐排列粘贴，为便于归档管理，凡
11、粘贴不合格的，财务部有权要求经办人重新粘贴。出差人员的公务所需物品应随身携带，出差在外期间不得任意购买办公用品、书籍、提包、照像用品、纪念品等。在出差期间购买的物品，财务部不予报销。（四）差旅费标准出差人员差旅费实行定额包干制，标准见下表。乘座交通工具按公司规定的标准执行。一、费用包干标准及交通工具标准：定额包干补助标准：元 交通工具标准单位 标准职务 县级市地级市省会城市特区 轮船 火车 飞机公司高管 100 120 140 200 一等仓 软卧 普仓正副经理 90 100 110 170 二等舱 硬卧 -部门正副经理 80 90 100 160 二等仓 硬卧 -一般人员 60 70 80
12、140 三等仓 硬座 -1、包干费用包括：住宿费、伙食补助、市内交通；2、特区指深圳、珠海、厦门、汕头、海南；3、报销时应附有效报销票据（主要指住宿票、交通票等，没有住宿票及车票没有日期的，不再按包干标准补助，仅人均一天按 20 元予以补贴） ；4、前往公司各办事处所在地短期出差的，出差人员原则上吃、住公司办事处，不按上述标准包干。办事处设在省会城市、直辖市的，短期出差人员另享受 20 元/天的交通补助、通讯费补助；设在其他城市的，短期出差人员另享受 10 元/天的交通补助、通讯费补助，市内车票（含地铁票）及出租车票一律不予报销。餐补1020 元/天直接发给各办事处,具体额度随各驻外部门经审批
13、后的补贴标准下调 5元，不再单独补给出差人个人。凡发现报销票据中有餐费（指个人用餐，业务用餐详见业务招待费管理办法） 、市内交通费、出租车票等票据，一律不再给予上述补助。5、定额包干补助天数按实际住宿天数，其他天数给予 20 元的伙食补助和市内交通补助；夜间乘坐硬卧以上级别交通工具的，不再包干当晚住宿费，仅给予 20元/天的补贴。6、公司经理、部门正副经理出差原则上只能乘坐特快硬卧车，特殊情况下因任务重，时间紧且路途远确须乘坐飞机时，必须事先填写派差任务单，由总经理审批后方可乘坐飞机，否则一律按相同火车里程特快硬卧限额报销,超标部分自行负担；二、其他规定1、一般人员出差连续乘火车时间超过十二小
14、时的可购硬卧，低于 12 小时的，原则上只能购买硬座车票，如夜间乘车时间高于 8 小时，低于 12 小时的，可乘坐普客硬卧（价格在特快硬座的 130%内,由财务部核定）,事前也必须填写派差任务单且经主管经理审批。 2、自带车出差的，不报销市内交通费用。只按下述第 3 条给予 20 元/天（郑州市辖区县的 10 元/天）补助；3、郑州市辖县区，出差当日返回的按 10 元/日给予补助。本省出差当日返回的按 20 元/日给予补助。办公地点在上街者，上街不算出差地，办公地点在郑州者，郑州不算出差地。若非郑州市区，确实需要住宿的，(必须有住宿发票)经主管领导批准后方按相应标准包干制报销（该补助为所在地城
15、市标准，不含长途汽车费） 。4、长途汽车费应严格控制，不得弄虚作假。所有汽车票应注明搭乘日期及搭乘人员，对于超出实付金额的汽车票，出差人员应按实付金额在车票上进行划销，未进行正当划销的，财务人员有权据实划销。对没有明确日期、地点的汽车票，财务人员有权核实，并按核实后的车票予以报销。非当年汽车票、出租车费及变相出租车费一律不予报销。5、关于驻外补贴:公司员工长期外派(不含上街区)工作人员,每人每天按驻外地点给予 15-25 元的驻外补贴(含餐补、市内公共汽车票、地铁票,此类票据以后不再单独报销) ，具体数额驻外部门申请，由财务部门会同有关领导及部门核定。工程部外地（上街区除外）作业人员,每人每天
16、给予 30 元补贴,包括餐补,市内交通补助。（五）职工调动工作差旅费报销的规定一、职工因工作变动调入本公司，需持原调离工作单位借调遣费证明和途中的交通费、住宿费、行李托运费单据，由财务部门审定，按规定据实结算，多退少补。二、调入一般工作人员乘坐交通工具参照出差标准。三、调入人员只能报本人单程路费和不超过 500 公斤的行李托运费。（六）职工探亲路费的报销办法一、应享受探亲假的员工，持主管领导批准的探亲假条和探亲路费报销单，财务主管审批后，经财务部审核后报销，只报销至探亲地点的路费。二、未婚员工探望父母及已婚员工探望异地生活的配偶均可享受一年一次的探亲假，探亲的往返路费据相关规定报销。但若有绕道
17、的只按最近路线报销费用。三、已婚员工可享受四年一次探望异地生活的父母的探亲假探亲往返路费据相关规定标准报销。但若有绕道的只按最近路线报销费用。四、探亲员工依职务不同可按差旅费交通工具标准报销往返一次车票，绕道费自理。途中不享受交通费、住宿费和伙食补助。但往返途中必须中转的，可报销往返各一天的住宿费，标准定在 50 元以内按实报销，超过部分自理。五、职工探亲期间的行李物品寄存费、托运费、电报、电话等费用均由个人自理，不予报销。（七）关于订票为节约费用，杜绝浪费，公司各类人员订票由本人直接购买，办公室不再负责订票事宜。订票手续费原则上不予报销。紧急出差等情况产生的订票手续费，由总经理特批后，以每张
18、车票不超过 30元的手续费标准核实报销。（八）关于出租车票一、各类出租车票原则上公司一律不予报销。二、下列事项产生的出租车票，经总经理特批后可据实报销。1、因携带物品和货物器材确实无法乘坐公交车者，写明情况逐级审批后方可报销。2、公司有外来客人、专家时，应由公司派车接送，但因各种原因不能满足时，经主管领导同意后，写明情况逐级审批后方可报销。3、夜间 8 点以后至次日凌晨 6 点，因出差产生的出租车票，写明情况逐级审批后方可报销。此类票据应附有效日期的机票、火车票或相关能证明乘车时间的票据。三、对市场部华东区因开展业务产生的出租车费用的暂时规定1、因华东区暂无商务用车，华东区业务产生的出租车费用
19、，每月暂核定为 200元，200 元以内的部分可据实报销，超过 200 元以上的部分可先行报销，之后从相关业务提成中扣除。但两项总额每月不得超过 500 元，即超过 500 元的部分不再报销。2、根据华东区业务状况，财务部可定期调增调减上述限额。四、为便于对各类出租车票的考核管理，出租车票应分类单独粘贴，并注明分属上述哪类事项。未按规定粘贴的，财务部有权不予报销。二、通讯工具及费用报销管理规定为了规范公司的通讯费用管理，有效控制通讯费用，特制定本管理规定。（一）办公用通讯费用的报销各办公场所通讯费用由各部门具体控制，办公室负责统一交纳、报销。总体原则是：严格控制长途及区间业务的开通，严禁公话私
20、用，严禁电话聊天，严禁拨打声讯电话。各部门应在办公地点稳定后根据业务情况申请话费限额，报主管经理批准后，到办公室及财务部备案（各办公地点的费用限额在核定后将补充进本规定） 。办公室经办人员报销话费时，必须先将话费票据交各部门经理签字确认，再报办公室根据限额签字，主管经理审批。财务部接到已审批的票据后，按限额报销并将费用分摊核算，超限额部分不予报销，也不得以其它名目替代。（二）个人话费的报销一、手机话费由公司办公室按标准购置充值卡，外派人员以每月话费结算单为报销凭据，按标准限额报销，低于上限实报实销，高于上限部分个人自理。各类人员手机费报销上限额度见下表：（单位：元/月）总经理其它副总/总工技术
21、总监事业部经理 部门/项目经理/事业部下属各部 经理专职司机备注:1、项目经理在项目实施的特殊阶段，通讯费由总经理特批后，可适当上浮，但最多项目（部门）经理不得超过 200 元/月，具体额度以办公室每年年初编制并经审批后的清单为准，执行期间临时有变动的变更审批。2、对频繁流动出差的人员,经主管经理特批后可酌情增加;（三）公寓电话费报销一、宽带网上网包月费用由公司承担，不包括包月费之外的网络有偿服务费。二、在公寓办公的部门，话费实行限额包干，具体数额在公司办公地点调整后另行制定。三、仅供住宿的公寓座机费由公司承担，其余费用自理。（四）其他规定一、本报销制度由办公室及财务部负责按制度执行。 二、办
22、公室负责将每月通讯费用发布至公司内部网站相应网页。三、财务部按本制度规定，根据财务主管有效审批手续报销。四、享受通讯费报销的人员，其通讯工具必须保证每日 24 小时畅通，否则按品绩管理制度考核。三、业务招待费的报销规定一、本规定涉及的“业务招待费”指业务用餐费、烟、酒、食品、礼品等费用。根据公司近几年此项费用的实际发生情况，本规定重点在采购程序、具体的控制及报销程序上作如下规定。二、严禁个人因各种理由购买烟、酒、食品、办公用品、礼品，这些物品的购买必须实行归口管理，各部门因业务需要上述物品时，由各部门经理提出申请（填制审购单） ，报主管经理审批后，由办公室统一购买、报销，办公室验收并发放，费用
23、参与各部门成本核算。办公室应设置收发存帐本，做好领用登记工作，每月月底分类制作明细报表，报财务部审核、备案、分摊核算成本。外地出差人员出差期间因业务需要确需上述物品时，应逐级请示至总经理，同意后方可购买，且必须有两个以上经办人或证明人。为便于报销时财务部进行核实上述物品以及业务用餐，要求在三日内采用电话、短信、邮件等形式报财务部备案，备案资料应包括具体的500 200-400 200 100-200 150经办人或证明人，发生日期，礼品品名、具体金额，经哪位主管领导同意等要素。三日内未予备案的，财务部有权不予报销。发票内容开具有疑问的，应事先与财务部沟通，以免票据不规范不能报销给个人带来损失。
24、三、业务餐费的管理：业务招待要本着热情、实在、俭朴、周到的原则。业务招待原则上实行定点招待，由办公室负责按标准联系固定酒店。经办人员按程序申请审批结算；如能统一结算的，经办人员持办公室用餐申请单在相关酒店签字，月底由办公室凭用餐单及对方回单结算餐费并按程序报销。1、业务招待范围：（1）国家部门、省市及上级领导来公司视察、检查工作；（2）兄弟单位负责人来公司参观学习、交流工作经验、联系业务的；（3）其它应邀来访的客人。2、招待餐分招待和工作餐两种，能够安排工作餐的，不安排招待餐。（1）确因工作需要安排的招待餐，应事先报请主管经理批准（原则上部门经理以上人员方可申请和经办招待餐，一般工作人员不得擅
25、自招待） ） ，并报办公室、财务部备案，由办公室根据来宾对象予以统一安排。招待费标准：贵宾不超过 50元/人，一般来宾不超过 35 元/人。酒水以河南本地为主，费用标准控制在餐费的三分之一内；一般不上烟，如上烟，应控制在每桌二盒、30 元以内。出差在外发生招待用餐的，必须在上述标准内而且事前必须向公司总经理请示，批准后报财务部备案，备案内容同上述第二款。不备案的，财务部不予报销费用。（2）工作餐也同时设两个标准：上级领导及较重要兄弟单位负责人，每人每天 35 元（含早、中、晚三餐） ；其它来宾每人每天 25 元。（3）招待餐应严格控制陪餐人数，客人在 10 人以下的按 2：1 陪餐，10 人以
26、上的，按 3：1 陪餐。工作餐一般不陪，需要陪餐的经同意后可参与 12 人。四、业务招待费报销时，原始票据应有以下要素：公司全称、开票日期、开票项目、金额、经办人或证明人、收款单位发票专用章等。为便于财务人员核实，凡涉及有业务招待费的票据，应附有备查清单，清单内容包括经哪位领导同意、具体办何事项等要素。五、业务招待费报销程序：经办人签字部门经理签字主管财务经理签字总经理签字财务部报销，财务部门应坚持“一支笔”审批制度，严格报销手续，加强会计监督、控制费用支出，确保公司业务招待费不超出预算限额。六、除上述规定外，业务招待费还将实行限额管理，具体限额将随费用预算一同制定。各部门应按本规定加强对业务
27、招待费的过程控制，各部门领导应在年度工作总结中报告公司业务招待费的使用情况，内容包括：业务招待费全年核定额和实际支出额、主要开支项目、开支是否符合制度、手续是否完备以及其它需要说明的情况。四、交通费及汽车费用管理规定一、为了规范交通费及汽车费用的管理，控制公司成本，特制定本规定。二、原则上公司一律不予报销出租车费。三、出差期间的交通费，按差旅费有关规定执行（含郑州至上街和上街至郑州的出差） 。四、因携带物品和货物器材确实无法乘座公交车者，由主管领导审批后方可据实报销出租车费。公司有外来客人时原则上公司派车接送，若不能满足时，经主管领导同意后，可乘出租车据实报销。五、会议费用的报销一、严格控制各
28、项会议的花销，对公司内部召开的会议，严禁购买鲜花水果、饮料。对于公司组织的对外会议，所有花费必须事先报预算，报销时同时附上经主管经理审批后的预算单，严禁铺张浪费。费用按会议分次单独报销，并将所有花费进行公示，以便接受公共监督。二、对于公司利用其它场地举行会议的，必须按程序与对方签订合同，申报预算，合同须在财务部备案，办公室按报销程序逐级审批、报销。三、外出参加的国内国际会议，必须持会议主办方邀请函，逐级报至总经理批准后方能参会，会议包含食宿的，将只报销会议费、来回路费。六、房租、水电物业费的报销公司租赁的办公室、公寓，必须与出租方签订租赁合同，明确租金金额、租赁期间，办公室按合同规定与出租方计
29、交房租。对于水电费，除按规定由办公室统一缴纳外，办公室应责成各办公地点、各公寓相关负责人，认真对每期水表、电表度数进行计量、核实，报销时须提供公司责任人员签字的水表、电表读数。租金的洽谈原则上要求有两个以上当事人，且洽谈人不得经办房租的缴纳。七、咨询费、培训费用的报销各项咨询费、培训费用的发生，必须预先签订合同，并经总经理审批。对公司给予的个人发展基金，使用前必须将该笔资金的用途、预期培训结果报总经理审批，财务部备案。公费进行的在职研究生培训、项目经理等培训，必须按人力资源制度与公司签订培训协议。这些费用的报销，按统一报销程序报经总经理审批。八、关于物品、材料、资产采购的报销规定（一）办公用品
30、的报销规定一、办公用品的购买实行归口管理，相关规定详见办公用品管理办法 。办公用品购买必须有两个以上经办人证明，办公室应设置收发存帐本，做好领用登记工作，每月月底分类制作明细报表，报财务部审核。二、办公用品内容的填开必须按以下规定执行，如一张发票上能罗列全部办公用品的，发票上应以物品实际名称填开，不能出现“办公用品” 、 “日用品”等字样；一张发票上如不能全部罗列所购办公用品时，发票上可填开“办公用品”等字样，但必须向购买商家索取税务局统一使用的正规物品清单，清单上应有详细的办公用品名称、数量、金额及发票专用章。没有清单的，财务部一律不予以报销。办公室应按清单验收并办理入库手续，并根据部门经理
31、签字的领料单发放办公用品，每月25 日会同相关部门对库存办公用品进行盘点，汇总领料单，编制收发存明细表，一并交财务部进行分摊核算。三、除办公室之外，其他部门人员，包括外驻人员原则上无权购买办公用品。外驻机构，确需在当地购买消耗性办公用品时，应向办公室申请备案，提请总经理特批，在财务部备案后方可按实有办公人员限额购买。四、办公用品限制在 5 元/每人每月的范围内，办公室在发放时要限额控制，财务部要进行限额审核。五、无论是办公室，还是外驻机构购买的办公用品，都必须由办公室统一验收并办理入库手续，这些费用报销时必须逐级审批外，办公室有关责任人员，必须进行实物验收，对外驻机构，可委托机构负责人验收后同
32、时办理相关手续，否则财务部不予报销。（二）低值易耗品、原材料、工程材料、库存商品、固定资产的报销规定一、固定资产、库存商品、工程材料、原材料、低值易耗品由各部门提出申请（填制审购单） ，总经理审批后，办公室会同有关部门统一购买，交由相关部门使用或领用。相关资产、材料、物品的采购程序，比照公司固定资产管理制度 、物资采购供应管理制度执行。二、办公室负责以上物品的入库、出库工作（制作入库单、协同领料部门填制领料单） ，并设置收发存帐本，做好收、发、存登记工作，每月月底分类制作明细报表，报财务部审核。本条款所涉及的工作内容，基于公司内部控制方面的要求，办公室应指定较为专业人员负责此项工作。库管员必须
33、严格按合同所列规格型号、数量、质量进行实物验收，经办人、库管员必须在发票及入库单上分别签字，使用部门必须办理领用手续。三、所有商品、材料、物品票据的报销，除票据规范外，首先必须有仓库部门经验收（有特殊要求的，还要经使用部门验收）后出具的入库单，经办人在发票背面签字，主管经理的审批等要件。仓库保管员必须严格按合同规定型号进行全面验收，有技术要求的还应会同公司技术人员一同验收。所有手续齐全后方可到财务部进行挂帐或申请付款。九、员工借款的暂行规定为保证公司流动资金的正常运转，规范财务报销程序，对员工借款特作如下规定。一、员工借款应使用公司统一规定的借款单据，日期、借款大小写金额、用途、借款人签名及所
34、属部门应填列完整，必须由公司总经理签字，财务部方可支付。二、借款所办事项形成的各类票据（如费用发票、购货发票等）审批要及时，属固定资产、工程材料、低值易耗品、库存商品等的票据，应附有验收单。所借款项应在 15 日内及时清帐，驻外部门不能超过 30 日，原则上采用“前不清后不借” ，即“上搭下”政策，违反上述规定，财务部门不予支付。三、总经理出差不在公司的情况下，原则上各项借款暂停办理，特别紧要的购货、费用开支及借款，应以电话、电子邮件等形式请示总经理同意后方可进行。四、驻外部门备用金的特殊规定：各驻外部门应设立专人负责本部门备用金的领取，使用及清帐等事项。原则上按项目借款，每个项目由项目负责人
35、统一借支。具体额度由部门经理权衡，财务部审核，总经理审批，原则上不能超过 5000 元/次。考虑到长期驻外不能及时清帐，应向财务人员发送电子邮件等方式说明上次备用金的使用情况，财务部门审阅后方可支付本次备用金。且申领备用金时，应委托公司其他人员代为办理借款手续。五、公司试用员工、兼职员工、市场部一般业务人员不得独立借款，如因业务需要确需借款，须由其部门经理担保，发生欠款无法追收的，各财务部将直接从部门经理的工资薪金中扣划。六、借款限额的核定：借款限额按职位、岗位差异分档，高级管理人员核定在 10000 元以下，部门经理 2000 元以下，其他人员 500 元以下，商务采购借款据实而定。七、商务
36、采购及工程预付款：凡需预付款项的，经办人必须事先填写付款审批单，由主管领导、总经理审批后方可到财务部办理付款手续。*科技发展有限公司二五年九月一日关于学院来宾招待的规定为加强廉政建设，结合学院实际，就学院来宾招待的审批程序和费用标准规定如下：一、用餐程序及标准。学院来宾需要接待就餐的，由相关部门报学院办公室，由办公室根据来宾情况安排接待规格和地点。程序为：部门提出书面申请（包括原因、来人单位、陪餐人员），分管院长签字，学院办公室确定就餐标准和地点： 工作餐标准：5 元/份，凭院办发就餐券到学院餐厅用餐。 桌餐标准：1520 元/人，用餐地点在学院餐厅，凭院办签发的用餐单用餐。特殊情况下，经朱纪
37、纲书记或朱宝德院长批准后，可安排在校外就餐。未经批准，任何人在校外安排的任何招待餐宴，学院均不予报销。二、其他有关事宜1、接待来宾需要相关处室领导陪餐的，由分管院长批准，需院级领导陪餐的，由分管院长提出意见，朱纪纲书记或朱宝德院长批准。陪餐人员一般为 2 至 3 人。特殊情况需要集体陪餐的，由朱纪纲书记或朱宝德院长批准。2、来宾需住宿的，原 则上安排在学院招待所。确需在外住宿的，一律由院长批准办理。3、严禁任何个人用公款招待亲属、朋友，一 经发现 ，按所花费用的二倍在本人的工资中扣除。4、凡在外用餐不办理用餐申请手续的（擅自在用餐饭店签字无效），一律由用餐人（或部门）自行承担（擅自在用餐饭店签
38、字无效）。本规定从公布之日起执行。二 00 六年二月第二章 公司办公事务管理制度 办公管理制度 办公管理制度 一,文件管理制度 1,公司公文办理程序包括分类,登记,批办,承办,拟办,核稿,签发,打印,传递,归档和销毁程序. 2,公司收到的公文由文秘办公室签收登记,分类后递交办公室主任拟办意见. 3,根据办公室主任的批示,由文秘办公室秘书转交承办部门和传阅人员,并进行签收登记. 4,因工作需要,借阅文件和档案,按规定程序办理借阅手续,用完后及时归还,秘密级以上的文件和档案,各级领导均不得携离公司. 5,各部门或个人对承办的公文,必须认真负责,按规定期限及时办理,不得拖延和积压;对承办批示存有异议
39、,及时提出书面意见 . 6,各部门均应实行公文催办制度,负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文负有催办义务,转办要及时,催办有结果,防止积压误事. 7,公文处理过程中,要做好平时归卷工作,办完后,及时将公文定稿,正本和有关材料整理成卷,每年元月一日至十五日移交档案室归档. 8,公司机关或下属单位的文件管理人员调动和离职时,应将文件清理移交,没有移交清理完毕的,不予办理调动和离职手续;参加会议带回的文件,应及时交文件管理人员登记和保管. 9,文秘办公室没有保存价值的文件,经过办公室主任的批准,予以定期销毁,作为废品出售或直接送造纸厂处理. 二,维文翻译管理制度 1,维文翻译指文件翻译和资料翻译
40、. 2,要翻译的文件或资料应根据原稿翻译. 3,接到任务后,先准备翻译工具(指词典,稿纸等). 163办公管理制度 4,文件或资料翻译完后,必须进行校对,如发现错字,要重新修改或翻译. 5,校对完所翻译的资料后,可以打印,并根据原稿的循序复印和装订. 三,印章管理和使用制度 1,公司印章指公司的公章和专用章.公司公章由办公室主任或办公室秘书进行保管.公章保管人统一造册登记,于办公室主任备案,保管人的工作调动或离职,必须先办理印章交接手续. 2,公司印章保管人员必须严守职责,印章设专柜保管,随用随取,用后即锁,任何人不得将印章携离办公室,特殊情况,印章携离办公室,必须由办公室主任签字批准. 3,
41、公司公章的使用必须由办公室主任签批,主任不在办公室,可由办公室授权人代签. 4,公章的每一次使用必须由印章保管人进行登记,并将印章使用申请单存档.凡加盖公司公章的发文,办公室秘书必须留底存档. 5,公章的刻制,尺寸和样式由办公室主任统一规定,并让证券投资部刻制. 6,新印章在启用前,必须留印模以备查,办公室主任根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知. 7,作废的印章要及时上缴,并通知有关部门.公章如有遗失,必须立即上报办公室主任,主任发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜. 四,办公自动化制度 1,办公自动化指使用计算机打印文件或资料,统计数据,传递信息. 2,为了正常工作,每个人都要维护自己
42、使用的计算机.计算机维护指计算机的软件和硬件维护.如计算机出现软件故障,直接影响正常工作. 3,预防计算机病毒:(1)随时杀计算机病毒,预防计算机发生软件故障.如没有杀毒软件,及时到计算机管理人员处借用杀毒软件.(2)非专业人员不许进行各类软件的安装操作,否则容易出现软件错误. 164办公管理制度 4,计算机的硬件故障也影响正常工作,所以要维护计算机硬件.计算机硬件维护指修换计算机硬件及其辅助设备. 5,如发现计算机不正常情况,及时通知计算机管理人员解决问题,不许乱动机器设备. 6,复印机也是办公自动化的重要设备,所以每个人要认真遵守复印室制度. 1).无关人员免进复印室. 2).在复印室禁止
43、吸烟,预防火灾 . 3).外单位人员免进复印室,如有急件需复印 ,必须向管理人员申请复印. 4).不会操作复印机的人员,应向复印室管理人员请教 . 5).人人有责保持复印室的清洁,不许乱扔废纸. 五,值班经理制度 1,值班经理代表股份公司经理行使职权,在值班期间对股份公司的生产,安全,保卫等工作进行组织协调,确保生产顺行. 2,值班期间如发生重大生产事故,安全事故及治安案件,各单位必须及时通报值班员,值班经理必须及时组织处理,把事故损失降到最低,并由值班员做好有关记录. 3,值班经理在值班期间必须佩带“新疆八一钢铁股份有限公司值班经理“ 牌,对股份公司各生产厂进行全面巡视,尤其是危险源点和要害
44、部位,发现问题及时解决. 4,负责接受夜间,节假日期间有关生产指令及其它通知,电信等. 5,值班人员名单由股份公司办公室按月编制,经总经理批准后,印发至值班人员本人. 6,值班人员因故(如出差,病事假等 )不能到岗值班时,必须提前一天通知公司办公室,由办公室另行安排. 7,值班实行交接制度,正常工作期间: 每日晚 8:00(冬季 7:00)-次日 9:00 节假日全天:10:00- 次日 10:00 8,值班经理交接班之前必须在值班记录本上记录巡视情况,并签字. 165档案管理制度 档案管理制度 一,文档管理制度 一,各单位兼职档案管理人员应做好平时的文书收集整理归卷工作. (一)收集工作 1
45、,把好发文关.兼职档案管理人员在发文时要将发文的定稿,存本和附件等搜集齐全,随时归入卷宗之内. 2,把好收文关.兼职档案管理人员在收文时,要将经过登记,批办等环节处理过的文件材料,及时搜集起来归入卷宗之内. 3,把好重要会议关.本单位召开的各种会议所形成的有关材料,如会议的请批件,会议通知,记录,纪要,领导讲话,总结,典型发言材料,开幕词,闭幕词等,凡重要者均应将有关定稿,存本,附件搜集齐全,放入卷宗之内. 4,把好外出考察,开会带回来的文件资料关.凡本单位人员外出考察开会带回来的文件资料及同行业间交流材料(含光盘,软盘), 均应及时催收, 光盘,软盘应复制一份,整理后归入卷宗之内. 5,把好
46、内部文件材料的保管关.本单位所形成的文件材料,如工作计划,工作总结,规章制度,统计报表,领导人的重要讲话和有关重要资料等,应及时整理,归入卷宗之内. (二)整理归卷工作 1,文件在平时归卷之前,兼职档案管理人员应做好检查工作:检查撰写和签署是否合乎规范要求,对漏签者应补签,检查文件页数是否齐全,对缺页,破损者应补齐修复,检查文件大小是否规范,应裁齐页边,大的页面按手风琴式折叠. 2,平时归卷可采用卷宗归卷法.具体做法是:兼职档案管理人员于一年之初,根据案卷类目的条款和预计形成文件的数量,为每一条款设置一个或几个卷宗,按照条款的顺序排列,把条款填写在一个标签上,贴在卷宗封面上,如有办理完毕的文件
47、,就“对号入座“,随时归进应放的卷宗内. (三)立卷归档工作 1,立卷归档时间:兼职档案管理人员做好平时整理归卷的基础上,在年终立卷,并将立好的案卷移交给股份公司档案室.“年终立卷“ 是指下一年的二三月份集中一段时间立卷 .(注:立卷文件材料的终结日期,是这一年的年终,不包括下一年二三月份形成的文件材166档案管理制度 料.) 2,立卷归档范围:归档范围,保管期限 ,案卷类目具体参见新钢档案分类编号规则 3,立卷归档要求: (1)组合案卷:按照案卷类目,把反映同一类问题的文件材料组合成一个案卷,卷内文件按时间先后顺序排列,案卷厚度以二,三百页为宜. (2)拟定案卷标题: 案卷标题包括发文单位,
48、问题和名称三部分,发文单位可采用规范化的通用简称,标明问题,应全面,简洁,明了地标示出卷内文件的主要内容,名称则按种类标出即可,如:通知,决定 ,计划,报告等等. (3)卷内文件编号: 除前后护页,无字,无图的空白页之外,一律编上页号,两面有字的文件,正面和反面各算一页,由前往后逐页编号.页码用铅笔书写在页面的右上角. (4)填写卷内文件目录,目录,备考表:卷内文件目录中顺序号按照卷内文件排列的顺序编制流水号,每份文件占一个顺序号.文号填文件的公文号编号,责任者填写文件的制发单位,文件题名填写每份文件的原标题,日期填写文件落款日期或发文日期,页号填写每份文件的起止页号,备注填写应注明的事项.目
49、录中的类别,卷号,保管期限不填,其余事项同卷内文件目录.备考表中“本卷情况说明“ 项填写卷内文件的变动情况 ,“立卷人“ 由立卷人签名,“ 检查人“由股份公司档案员检查后签名,并分别注明立卷,检查的年月日. (5)装订案卷:除少数竖写文字,在右边装订外,其余均在左边装订.装订之前,将文件上的订书针,回形针,大头针等金属物除去,对未留装订线或装订线上有文字,加上一定宽度的纸边,对已经破损的文件,进行修补;对文件纸形大小不一的要进行折叠.文件理齐后,打上三个孔,孔间相距 7 厘米左右,用线绳装订.绳结打在案卷背面.注意装订牢固,整齐,不要压住文字,不能妨碍阅读. (6)填写案卷封面: 第一栏填写单位名称“新疆八一钢铁股份有限公司 “,第二栏填写案卷类别(见新钢档案分类编号规则 ), 第三栏填写拟制好的案卷标题 ,均应居中填写,“自年月至年月 “项填写卷内文件形成最早的日期和最晚的日期.“本卷共 件 页“项填写卷内文件的件数和页数.保管期限根据新钢档案分类
