1、第七讲 常见公文的撰写策略,第一节 通知和通告 第二节 请示和批复 第三节 报告和述职报告 第四节 意见和函件 第五节 介绍信,第一节 通知和通告,上篇 通知的写作策略国家公文处理办法第九条第5款规定：通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,上篇 通知的写作策略,通知的分类： 1.批转性通知；（下级机关公文） 2.转发性通知；（上级机关公文） 3.印发性通知；（本级机关公文） 4.指示性通知； 5.发布性通知； 6.任免性通知。,1.批转性通知 （1）直接批转 上级机关直接批转隶属于它的下级机关的公文；
2、（2）多层批转 上级机关批转隶属于它的下级机关的下级机关的公文。,1.批转性通知 （1）标题的制作 a.不能省略中间批转单位； b.不能简化文尾的文种。 （2）附件的处理 a.附件的颜色； b.附件的顺序。,2.转发性通知,（1）垂直转发本级机关转发直属上级机关的公文；（2）平行转发本级机关转发不相隶属的平行机关的公文。,2.转发性通知,3.印发性通知,印发性通知通常是以通知的形式发布有关工作的实施方案、意见和办法等非法定性公文。,4.指示性通知,传达要求下级机关办理或执行的事项。,5.发布性通知,传达要求下级机关周知的事项,6.任免性通知,（1）单人的任免先任后免；（2）多人的任免先任后免；
3、（3）一任一免先任后免。,单人的任免,多人的任免,一任一免,通知的写作训练1,学校决定在12月28日上午八时召开一次全校性的年终总结会，地点定在综合楼二楼会议厅，要求各个院系以及各处室的主要领导参加。请你以院办的名义起草一份通知。,通知的写作训练2,假设院党委宣传部、院团委以及大学生文化素质教育基地、学生处四个部门准备在12月10日到20日在全校开展“第二届电影活动周”活动，为了能使本次活动顺利开展，需要联合向各院系下发一个书面通知，如果你是起草人员，你设想一下在这个通知中应该写明哪些内容？这些内容在顺序上该怎么安排？请列出简明的提纲。,通知的写作训练3,中新网11月9日电 国家发改委在其官方
4、网站刊登国家法定节假日调整方案问卷调查，经过一年多的多方研究论证比较，目前国家法定节假日调整方案已基本形成。调整的主要内容包括：1、国家法定节假日总天数增加1天，即由目前的10天增加到11天。2、对国家法定节假日时间安排进行调整：元旦放假1天不变；春节放假3天不变，但放假起始时间由农历年正月初一调整为除夕；“五一”国际劳动节由3天调整为1天，减少2天；“十一”国庆节放假3天不变；清明、端午、中秋增设为国家法定节假日，各放假1天(农历节日如遇闰月，以第一个月为休假日)。3、允许周末上移下错，与法定节假日形成连休。此次国家法定节假日制度调整方案的拟订体现了以下原则：一是法定休假日天数要与经济社会发
5、展阶段相适应；二是法定节假日安排要有利于弘扬和传承民族传统文化；三是节假日制度安排要尽量减少对经济社会运行影响和冲击；四是休假制度安排要体现社会公平，让全体公民共享经济社会发展的成果；五是法定节假日调整和带薪休假制度安排要充分考虑到国民旅游需求。(本文来源：中国新闻网 作者：张源) 请以全国假日办的名义将节假日的调整情况告知各相关单位。,下篇 通告的写作策略,新的国家行政机关公文处理办法规定： 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。,通告的特征,（一）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。 （二）通告只在国内一定范围内公布，有别于
6、公告向国内也向国外公布。 （三）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。 （四）通告不写抬头，无主送单位。 （五）通告通常不用红头，以张贴形式对外发布。,下篇 通告的写作策略,通告的分类： 1.执行类通告主要向受文者交待需要遵守、执行的政策、措施以及其他行为规范，具有一定的强制力。 2.周知类通告主要是使受文者了解重要情况、重要消息。因此文中不提直接的执行要求。,执行类通告,周知类通告,通告的写作格式,标题由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写“通告”二字。 正文由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的
7、原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用“特通告如下”转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。 结尾结尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作结。有时也可不写，形式比较灵活。,第二节 请示和批复,上篇 请示的写作策略新的国家公文处理办法规定： 请示适用于向上级机关请求指示、批准。,上篇 请示的写作策略,请示主要用途： 1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理； 2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情； 3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。,上篇 请示的写作策略,请示和报告的区别第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要
8、求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。,上篇 请示的写作策略,请示的分类1.批准性请示：内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特此请示，请批复”等。 2.呈转性请示：请示事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。结语另起一行空两格书写。写法与批准性请示结
9、尾略有不同，通常写法是：“以上报告，如无不妥，请批转各地贯彻执行”、“以上意见，如属可行，请批转有关单位执行”，或其他一些类似的说法。,上篇 请示的写作策略,请示的注意事项（七点）1. 要坚持一文一事；2.请示事项必须明确、具体、可行；3.不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；,上篇 请示的写作策略,请示的注意事项：4.一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主
10、送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；5.不要把请示写成报告或请示报告；6.除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。7.一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。,练习题1,随着我校招生规模的扩大，预计到明年九月份，我校在校生将达到21000多人，如此一来，学生的住宿问题将十分紧迫。为解决即将来临的宿舍紧张问题，经过学校多次会议讨论，决定在龙山校区新建10栋学生宿舍。目前，我校仍在发展阶段，办学经费十分紧张，请你以学校的名义草拟一份公文向省教育厅寻求300万元的资金援助。,修改训练题2,县中学关于兴
11、建教学楼的请示报告县教育局、财政局：近几年来，随着我校招生规模的逐步扩大，在校学生数已由2001年的1504人增加到今年的3515人，现有的教学楼远远不能满足实际需要，经全校教职工大会研究讨论，计划在学校旁边征收土地80亩，兴建教学楼3栋，预算投入人民币320万元，我校将自筹资金120万元，征地与空缺资金请局机关给予解决。此致敬礼中学（盖章）2007年10月10日,下篇 批复的写作策略,新的国家公文处理办法规定：批复适用于答复下级机关的请示事项。,下篇 批复的写作策略,批复的性质和特点：1、权威性。批复发自上级机关，代表着上级机关的权力和意志，对请示事项的单位有约束力，特别是那些关于重要事项或
12、问题的批复，常常具有明显的法规作用。2、针对性。凡是批复，必须是针对下级机关请示事项而发，内容单纯，针对性强。3、指示性。批复的目的是指导下级机关的工作，因此批复在表明态度以后，还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。,批复的写作策略,1、标题的制作批复的标题有两点需要特别强调： （1）关于发文单位。批复的发文单位即行文主体，既不能不写，也不能随意略写或简化。 （2）关于事由。批复的事由大致有两种写法，一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述，如国务院关于19912000年全国治沙工程规划要点的批复；另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来
13、表述，如国务院关于同意开放航空口岸的批复。,批复的写作策略,2、正文 批复的正文一般由三个部分组成： （1）引语 批复的开头通常要引述来文作为批复的依据，引述的方法有四种：第一种是结合请示的日期引述，如“年月日来文收悉”；第二种是结合来文的日期和文号引述，如“年月日号文收悉”；第三种是引来文日期和来文名称，如“年月日关于的请示收悉”，第四种是引述来文日期和请示事项，如“年月日关于问题的请示收悉”。,批复的写作策略,（2）主文 主文是批复的主体，这部分应针对下级机关请示的事项，表示同意与否的态度，有时还要阐述同意或不同意的理由。答复请示事项针对性要强，答复要明确具体，简明扼要，表达要准确无误。（
14、表态）,批复的写作策略,（3）结尾 是批复正文的最后部分，它的写法有三种：第一种是提行写“此复”或“特此批复”；第二种是写希望和要求，给执行请求事项的答复指明方向；第三种是秃尾，就是请示事项答复完毕就告结束，此种结尾方法使用的频率越来越高。,批复的写作策略,注意事项：第一，要核实请示缘由的真实性，研究请示所提意见或建议的可行性，有些情况应先作调查研究；第二，凡请示事项涉及其它部门或地区的问题，批复前都要与其协商，取得一致意见；第三，及时批复，以免贻误工作。对不按行文的正常渠道办理或一文多头的请示，应予以纠正，以免误事。,写作训练题1,请以请示例文3中的请示事项为由，以财政部的名义下达批复，在行
15、文的过程中请注意行文格式和措辞问题。,写作训练题2,阅读下列一则请示，请你以省国土资源厅的名义下达一份肯定性的批复。在行文过程中，请注意批复的格式和措辞。关于工业园区建设的请示 政字2007128号省国土资源厅：为积极推动我县经济的发展，主动迎接长三角地区经济合作化浪潮，经10月20日政府扩大会议专题研究，决定在明年年初正式启动工业园区建设。现将我县关于工业园区建设工作实施方案报送上来，妥否，请批示。县人民政府（盖章）二00七年十月二十三日,第三节 报告和述职报告,上篇 报告的写作策略新的国家机关公文处理办法规定： 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 报告属上行文，一
16、般产生于事后和事情过程中。,上篇 报告的写作策略,报告的分类1.综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。 2. 专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。 3. 回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。,1.综合性报告的写法,标题 事由加文种，如关于2003年上半年工作情况的报告；报告单位、事由加文种，如东北师范大学教务处关于2003年度工作情况的报告。 正文 （1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目
17、的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。,2. 专题性报告的写法,标题 由事由、文种组成，如关于招商工作有关政策的报告。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。 正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验
18、，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。 结尾通常以“请审核”、“请审示”等语作结。,3.回复报告的写法,标题 与前两种报告大体相同 正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。,报告的写作要求,（一）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。 （二）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。 （三）切忌将报告提出的建议或意见当
19、作请示，要求上级指示或批准。,思考训练题,假如你自本学年以来，在学校倡导的读书活动中，你阅读和很多的作品，有很多的经验和感受，现请你就此写一篇简短的读书报告。（列出要点）,下篇 述职报告的写作,述职报告的性质：是党政机关，人民团体、企事业单位的干部，向主管领导部门、人事部门或选区的选民，或本单位的职工群众，陈述自己在一定时期内工作实绩、问题和设想的自我述评性的报告文书。这是促进和监督干部忠于职守，组织、人事部门正确选拔任用干部，考核干部，克服用人上、看人上的主观主义、官僚主义，提高干部的政策、思想水平的有效工具。,下篇 述职报告的写作,述职报告的特点：述职报告，最初曾用“总结”或“汇报”的形式
20、出现，经过一段时间的使用，逐步形成了独具特色的体式，其主要特点是：自述性、自评性、报告性。,述职报告的特点,自述性就是要求报告人，自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。因此，必须使用第一人称，采用自述的方式，向有关方面报告自己的工作实绩。这里的所谓实绩，是指报告人在一定时期内，按照岗位规范的要求，为国家做了些什么事情，完成了什么指标，取得了什么效益，有些什么成就和贡献，工作责任心如何，工作效率怎样，实实在在地反映出来。但是，要特别强调：所写的内容必须真实，是实实在在已经进行了的工作和活动，事实确凿无误，切忌弄虚作假。,述职报告的特点,自评性就是要求报告人，依据岗位规范和职责目标，对自己任期内
21、的德、能、勤、绩等方面的情况，作自我评估、自我鉴定、自我定性。述职人必须持严肃、认真、慎重的态度，既要对自己负责，也要对组织负责，对群众负责。对工作的走向，前因后果，要叙述清楚，评得恰当；所叙述的事情，要概叙，让人一目了然，并从中引出自评。但要强调：切忌浮泛的空谈，切勿引经据典的论证，定性分析必须在定量证明的基础上进行。,述职报告的特点,报告性就是要求报告人，明白自己的“身份”，放下官架子，以被考核、要接受评议、监督的人民公仆的身份，履行职责做报告。要认识到，自己是在向上级汇报工作，是严肃的、庄重的、正式的汇报，是让组织了解自己，评审自己工作的过程，因此，语言必须得体，应有礼貌、谦逊、诚恳、朴
22、实、掌握尺寸，切不可傲慢，盛气凌人，不可夸夸其谈，浮华夸饰。报告内容必须实在、准确，而且要用叙述的方式，将来龙去脉交代清楚。,述职报告的分类,(一)从内容上划分 1综合性述职报告：是指报告内容是一个时期所做工作的全面、综合的反映。 2专题性述职报告：是指报告内容是对某一方面的工作的专题反映。 3单项工作述职报告：是指报告内容是对某项具体工作的汇报。这往往临时性的工作，又是专项性的工作。,述职报告的分类,(二)从时间上划分 1任期述职报告：这是指从任现职以来的总体工作进行报告。一般来说，时间较长，涉及面较广，要写出一届任期的情况。 2年度述职报告：这是一年一度的述职报告，写本年度的履职情况。 3
23、临时性述职报告：是指担任某一项临时性的职务，写出其任职情况。比如，负责了一期的招生工作，或主持一项科学实验，或组织了一项体育竞赛，写出其履职情况。,述职报告的分类,(三)从表达形式上划分 1口头述职报告：这是指需要向选区选民述职，或向本单位职工群众述职的，用口语化的语言写成的述职报告。 2书面述职报告：是指向上级领导机关或人事部门报告的书面述职报告。,述职报告的写作要求,(一)要充分反映出自己在任期内的工作实绩和问题 (二)要实事求是地评价自己 (三)要抓住重点，突出个性,思考训练题,假如你是本班的学习委员，请你就自己本年度的工作写一则述职报告。在写作的过程中，请注意述职报告的基本内容和用语。
24、 （列出提纲）,第四讲 意见和函件,上篇 意见的写作策略新的国家公文处理办法规定：意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见在行文关系上表现出多向性，既可以上行，也可以下行和平行。,意见例文,意见的特性（四点）,1、形式的灵活性。一是可以独立成文，如国务院关于进一步做好退耕还林还草试点工作的若干意见；二是可以与其他文种搭配行文，如中共中央办公厅 国务院办公厅关于转发中央纪委等部门关于认真贯彻落实中办发199920号文件切实做好经济责任审计工作意见的通知；三是可能联合行文，如国务院军队转业干部安置工作小组、中共中央组织部、人事部、劳动和社会保障部、总政治部关于认真做好2000年军队转业干部安置
25、工作的意见；四是可以作为下级机关向上报的建议性意见，也可以作为上级机关向下发的指导性意见。,意见的特性（四点）,2、内容的广泛性。可以涉及党务工作、政治思想工作、行政管理工作、经济管理工作，以及党政军民工农商学等各个方面。在内容上不仅要提出要求，而且要扼要地讲明道理。,意见的特性（四点）,3、行文方向的可变性。既可以作为上行文，又可作为下行文。,意见的特性（四点）,4、行文效力的政策性。中央和国家机关下发或转发的“意见”带有政策性或法律性，下级机关都应当遵照或参照执行，如2000年8 月中央纪委、中央组织部中央宣传关于利用胡长清等重大典型案件对党员干部进行警示教育的意见，要求在县级以上领导班子
26、和领导干部中集中一个月时间开展警示教育，这一“意见”很快在全党得到贯彻执行。,意见的分类,建议性意见 答复性意见 质疑性意见 工作性意见,建议性意见,下级机关就某项工作向上级有关机关提出自己的见解和建议，这样的意见称为建议性意见，属于上行文。,答复性意见,上级机关就下级机关询问的有关事项作出正式的答复，给出解决问题的方法的意见。属于下行文。,质疑性意见,下级机关就上级机关的相关政策、决定等存在疑问不明的地方，或上级机关有关政策存在模糊或不切实际之处，下级机关就这些事项向上级机关提出质疑的意见。属于上行文。,工作性意见,上级机关就某项重要工作对下级机关作出安排，或提供工作处理的方法的意见。属于下
27、行文。,意见的格式,红头；（上行文/下行文） 标题； （主送单位）/收文单位； 引语； 正文；（上、下行文各自的语气） 结尾； 落款。,意见的写作策略,1、标题。意见的标题由发文机关、发文事由和文种组成。如中国计划生育协会关于工作进展情况和今后工作的意见。 在意见的文种之前，通常加上“工作的”、“若干”、“处理”等字样。,意见的写作策略,2、主送机关。用于上送的意见，写明主送机关。用于下发的意见，招待范围比较明确、针对性较强的，要写主送机关；涉及面较广的，可不写主送机关。如中共中央 国务院关于促进小城镇健康发展的若干意见（中发200011号），涉及重大战略问题，要求各级党委政府和多个部门通力协
28、作，各司其职，因而不写主送机关。,意见的写作策略,3、正文。正文部分一般分前言、主体、结尾三部分。 （1）前言。一般定明发出意见的依据、背景和目的。最后一句习惯用语一般是“为促进。健康发展，特提出如下意见“，或者”为了全面贯彻落实。文件，进一步推动。工作的顺利开展，现提出如下意见”。 （2）主体。主体部分分成若干小点，一般用一句简明的语言作小标题。这部分内容一是阐明贯彻落实某项工作或解决某个问题的意义；二是提出做好这项工作的基本原则，各项要求、具体措施的有关部门的职责，有的还提出实施步骤。这部分既要讲道理、明政策、通法律，又要可实施、能操作、便督查。 （3）结尾。这部分对加强领导提出总体要求，
29、如果主体部分已说清楚，可省略。,意见的写作策略,4、落款。在右下角写上发出意见的机关名称的发文的日期。,下篇 函件的写作策略,新的办法规定：函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,函件的分类,按活动性质分： 1.公函 2.便函按功能分： 1.商洽函 2.询问函 3.答复函 4.请示函,公函的写作,公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。 1.标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。 2.正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究
30、承复”，敬请大力支持为盼”等。,公函的写作要求,（一）要一函一事，切忌一函数事。（二）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。,部关于选拔出国人员的函,省人民政府：中国进出口公司定于月底派一贸易小组赴国进行推销和调研活动。拟请你省进出口公司派一名熟悉业务并懂英语的业务员参加。如同意，请将你省审批的出国人员的批件，于月底前寄中国进出口总公司。部200年月日,第五节 介绍信,介绍信是在公务活动中一机关向不相隶属的机关或平行机关介绍有关人员的函件。其目的在于介绍相关人员的基本情况，为工作提供方便。,介绍信的基本格式,标题：“介绍信” 抬头：写明对方单位的名称即可，不需要在前面加上“尊敬的”、“尊贵的”这些修饰词。 正文：简要地介绍相关人员的情况，并提请对方单位接待。 结尾：通常不用“此致，敬礼”这样的礼貌语。 落款：署明单位和日期，并加盖单位公章。（骑缝） 注意点：在介绍信的落款之下应写明介绍信的有限期限，并将此期限用圆括号括起来。,介绍信例文,介 绍 信县档案馆：兹有我乡和贰同志前往你处联系处理档案移交事宜，敬请接洽。乡人民政府办公室年 月 日 （有效期七天）,格式化的介绍信,
