Baan系统操作流程.doc

1、End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21PURCHASE ORDER PROCEDURE 采购订单处理程序 1.0 目的接收到采购需求信息时,如何在 BAAN 系统录入和更新采购订单（以下简称 P/O）2.0 系统的进入双击桌面图标进入系统 输入用户名双击出现用户信息对话框 输入密码进入 BAAN 系统后出现用户使用的流程菜单。3.0 主数据添加与设定3.1 采购相关初始数据的添加新物料的添加由 R&D(产品研发部)编制的 ITEM DATA FORM 在各个部门间流转,填入相应的数据后由

2、 R&D 部门输入 BAAN 系统,再由 R&D 把数据表交由财务部核算成本价格。PURCHASE PLANNER TECHNICS INVENTORY R&D FINANCE SALES3.2 新增供应商的添加在 BAAN 系统中每增加一个新的供应商，都须填 SUPPLIER MASTER FORM，交由财务部审核后由财务部输入 BAAN 系统。PURCHASE FINANCE 3.3 P/O 的编号规则每新建一个 P/O 都需输入相应的 P/O 编号，每个订单号由 6 位数组成。以前2 位数字来区分不同的 ORDER SERIES NUMBER（订单类型） ，后 4 位为流水号。当输入新的

3、 P/O 时，只要输入前 2 位，后 4 位系统会自动生成，无需再输入。End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21COMPANY ORDER SERIES NUMBER DESCRIPTION10 Eagle Domestic PO 国内采购订单15 Eagle Subcontracting PO 外购商品采购订单20 Eagle Oversea PO 国外采购订单25 Eagle Consumable PO 低值易耗品（Unit priceRMB500）26 Eagle Correctio

4、n PO 采购订单更正27 Eagle General PO 一般非生产性采购28 Eagle Fixed Asset PO 固定资产（Unit priceRMB2000）EAGLE（10-29）代表依格公司不同的采购订单类型29 Eagle Return PO 退货（不合格品）订单30 Ansul Domestic PO 国内采购订单35 Ansul Subcontracting PO 外购商品采购订单40 Ansul Oversea PO 国外采购订单45 Ansul Consumable PO 低值易耗品（Unit priceRMB500）46 Ansul Correction PO 采

5、购订单更正47 Ansul General PO 一般非生产性采购48 Ansul Fixed Asset PO 固定资产（Unit priceRMB2000）ANSUL（30-49）代表安素公司不同的采购订单类型49 Ansul Return PO 退货（不合格品）订单3.4 P/O 流程分类不同的采购订单类型所要经过的流程也不相同.ORDER TYPE DESCRIPTION PROCEDUERTP1 PO with QC 需质检的订单 1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Print goods received note

6、s4. Maintain receipts5. Print claims6. Maintain approvals7. Print return notes8. Print purchase invoices9. Process delivered purchaseTP2 PO without QC 非质检的订单 1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Print goods received notes4. Maintain receipts5. Print claims6. Print purchase invoices7.

7、Process delivered purchaseEnd User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21TP3 Subcontracting PO外协采购订单 1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Print goods received notes4. Maintain receipts5. Print purchase invoices6. Process delivered purchaseTP4 Misc. PO 杂项采购订单

8、1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Print goods received notes4. Maintain receipts5. Print claims6. Print purchase invoices7. Process delivered purchaseTP5 Return PO 退货的采购订单 1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Maintain receipts4. Print purchase invoices5. Process deli

9、vered purchaseTP6 Purchase Correction采购订单更正 1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Maintain receipts4. Print purchase invoices5. Process delivered purchase3.5 仓库的分类COMPANY WAREHOUSE CODEB01 EAGLE 原材料仓库/Raw material B02 EAGLE 在制品仓库/WIPB03 EAGLE 产成品仓库/Finished GoodB04 EAGLE 待处理仓库/PendingB

10、05 EAGLE 供应商退货仓库/RTVB06 EAGLE 客户退货仓库/Customer ReturnEAGLEB07 EAGLE 报废仓库/ScrapA01 ANSUL 原材料仓库/Raw material A02 ANSUL 在制品仓库/WIPA03 ANSUL 产成品仓库/Finished GoodA04 ANSUL 待处理仓库/PendingA05 ANSUL 供应商退货仓库 /RTVA06 ANSUL 客户退货仓库 /Customer ReturnA07 ANSUL 报废仓库/ScrapANSULA08 ANSUL 外协仓库/Praxair Warehouse在输入订单时，根据订单

11、类型来选择不同的仓库。End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 214.0 Maintain Prices by Item 物料单价的维护图例 1： Maintain Prices by Item 物料单价的维护目的：按供应商报价单将物料单价输入系统路径：Maintain Purchase Prices & Discount Business Flow/Maintain Prices by Item程序：(见图例 1)输入：单击 (注:每输入一个数据用 键移动至相应框)物料: 输入相应的物料代码

12、价格: 输入此次新价格（注：不列的项目为系统默认项）在表格 1 内输完以上数据后,表格 2 内的数据无须改动,单击 存盘退出。5.0 采购订单的录入5.1 采购订单输入的来源在输入采购订单前,通常会有两种采购需求来源1. 由 PLANNER(计划)出物料需求采购计划交由物流部经理审核批准后,给采购经理审核,再交由订单录入人员在 BAAN 系统中输入 P/O.(此种采购通常为10,15,20 及 30,35,40 类型的 P/O)2. 由各部门提出的请购报告,请购单交由自已部门经理审核批准后,给采购经理审核,再交由订单录入人员在 BAAN 系统中输入 P/O.(此种采购通常为25,27,28 及

13、 45,47,48 类型的 P/O)5.2 国内采购订单, 外购商品,国外采购订单的输入（10，15，20；30，35，40）收到采购经理确认的 PLANNER 物料需求采购计划,即可在 BAAN 系统中输入P/O.1. Maintain Planned MRP Purchase Orders 维护计划需求计划采购订单Tab End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21图例 2： Maintain Planned MRP Purchase Orders 维护计划物料需求计划采购订单目的：将物料

14、需求计划采购订单由固定计划状态转成已确认状态。路径：Manage MPS/MRP Purchase Plan from planning Business Flow/Maintain Planned MRP Purchase Orders程序：(见图例 2)输入：单击 ,出现如下对话框.点击此键可在所有的订单号中找到相应的订单号在此输入 PLANNER 提供的订单号物料：核对是否与计划相符订货数量：核对是否与计划相符固定交货：可根据实际情况更改日期（即要求供应商的实际交货日期）仓库：采购部件的国内，国外 P/O 使用 B01 库，而外购商品及国外采购的转卖品使用B03 库。供应商：可根据实际做

15、更改采购员：根据供应商所对应的采购人员财务公司：此物料为 EAGLE 的需求使用 451，为 ANSUL 的需求使用 452，相应的公司编号决定此项采购业务为哪个公司的应付账款。订单状态：由“固定计划”更改为“已确认”输入以上数据后，单击 存盘退出。2. Transfer Planned MRP Purchase Orders 传送计划物料需求计划采购订单End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21图例 3：Transfer Planned MRP Purchase Orders 传送计划物料

16、需求计划采购订单目的：将已确认的计划物料需求计划采购订单转成实际的订单路径：Manage MPS/MRP Purchase Plan from planning Business Flow/ Transfer Planned MRP Purchase Orders程序：(见图例 3)输入：物料需求计划采购订单：输入由 PLANNER 提供的计划中的订单号采购订单系列：按不同的订单类型输入前 2 位号，例：一个依格的国内 P/O 可直接输入10。采购订单类型：根据不同的订单选择输入不同的类型，例：一个需要质检的 P/O 可输入TP1。单击左上角的 键，出现以下图例：继续（C）End User T

17、raining Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21图例 4：选择设备（打印界面）目的：打印并查看转化后的数据。路径：Manage MPS/MRP Purchase Plan from planning Business Flow/ Transfer Planned MRP Purchase Orders/继续程序：(见图例 4)输入：设备：（A3L） A3 纸横版打印；（A3P） A3 纸直版打印；（ A4L） A4 纸横版打印；（A4P） A4 纸直版打印， （D ） 打印在屏幕上；（NOTEPAD） 打印在记事本上

18、（可另存至其它文件下） 。在此可选择（D ） 。单击左上角的 键，出现以下图例：图例 5：显示浏览器 此显示的为传送后的 P/O 号继续（C）End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 213Maintain Purchase Orders 维护采购订单图例 6：Maintain Purchase Orders 维护采购订单目的：输入采购订单路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Maintain Purchase Orders程序：（

19、见图例 6）输入：单击 ,出现如下对话框.输入 P/O 号，找到计划物料需求计划采购订单转成 P/O（如上图例 6）单击左上角的 键，出现以下图例：行End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21图例 7：维护采购订单行此订单的信息都是由需求计划采购订单传送过来的，可查看此订单的实际采购物料有几项，并可根据实际情况修改订单。表格 1：价格：确认当前价格表格 2：税务代码：输入相应的税务类别，根据供应商实际开的发票来确认，一般国外采购订单为无税（001-增值税 17%；002-普通发票 17%；无

20、税）4Print Purchase Orders 打印采购订单图例 8：Print Purchase Orders 打印采购订单目的：打印 P/O路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Print Purchase OrdersEnd User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21程序：（见图例 8）输入：采购订单：输入要打印的 P/O 号准备打印的订单行类型：（全部行；不包括已打印的行；包括已打印的行；仅限于已更改的行；已更改行和其它行）可

21、相应选择。是否按订单行列出交货地址（是/否）：可做相应选择，一般选择（否）单击左上角的 键，出现以下图例：图例 9：选择设备操作如图例 4，设备：A4P 打印的 P/O 交由采购经理审核签字，复印两份，一份交由采购员传与供应商，另一份交由财务部备查。5Print Goods Received Notes to Warehouse 打印收货票据继续（C）End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21图例 10：Print Goods Received Notes to Warehouse 打印收货

22、票据目的：打印收货单路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/ Print Goods Received Notes to Warehouse程序：（见图例 10）输入：计划交货日期：自（当前日期）至（交货日期）采购订单：输入要打印的 P/O 号单击左上角的 键，出现以下对话框：单击 键，出现如下图例：图例 11：选择设备操作如图例 4，设备：A4P 打印的收货票据（GRN）交由仓库。6Maintain Receipts 维护收货仓库处理7Print Claims 打印索赔单仓库处理如供应商送至公司的货物，送货单数入库数，由仓库打印后

23、交由采购部处理。8Maintain Approvals 维护来料检验 质检部处理仅限于定单类型为（TP1）9Print Return Notes 打印退货通知单质检部处理如供应商所送的货物，经质检不合格，由质检部打印后交由采购部处理。继续（C）确定End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 2110. Cancel related order line(back order to zero)维护延期交货路径：Manage Order Change/Cancellation Business Flo

24、w/ Cancel related order line(back order to zero)程序：(见图例 12)输入：单击 ,出现如下对话框.输入需要修改的 PO 号，点击确定，出现如下对话框图例 12：Cancel related order line(back order to zero)维护延期交货注意：在没有延期货物的物料号后改为 0，则此物料不再可以收货。11Print Final Purchase Invoices 打印采购发票End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21图例

25、 13：Print Final Purchase Invoices 打印采购发票目的：打印 P/O 发票路径：Close Purchase Orders Business Flow/Print Final Purchase Invoices程序：（见图例 13）输入：采购订单：输入要打印的 P/O 号最终发票：是 最终数据，不能再做修改；否 可再修改单价！*修改单价时的操作Change Prices/Discounts afterMaintain Receipts “维护收货”后更改价格/折扣图例 14：Change Prices/Discounts afterMaintain Receipt

26、s “维护收货”后更改价格/折扣目的：调整 P/O 物料价格与供应商发票匹配路径：Close Purchase Orders Business Flow / Change Prices/Discounts afterMaintain Receipts程序：（见图例 14）End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21输入：单击 ,出现如下对话框.输入 P/O 号，查找到相应的订单已更改价格：输入当前实际的价格更新物料文件中的价格：是 更改数据库中的价格，否 更改当前订单的价格单击 存盘退出*接（

27、图例 13）单击左上角的 键，出现以下图例：图例 15：选择设备操作如图例 4，设备：A4P 打印发票附付款申请、供应商开具的增值税发票连同仓库的入库单交由财务申请付款。12Close Purchase Orders 处理已交货的采购订单继续（C）End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21图例 16：Close Purchase Orders 处理已交货的采购订单目的：关闭并完结已交货的采购订单路径：Close Purchase Orders Business Flow / Close Pu

28、rchase Orders程序：（见图例 16）输入：按键盘上的 键，并按 即可，无需更改任何数据。5.3 低值易耗品，一般非生产性采购，固定资产 P/O 的输入（25，27，28；45，47，48）收到经采购经理审批后的请购报告及请购单后在 BAAN 系统中输入 P/O。1Maintain Purchase Orders 维护采购订单图例 17：Maintain Purchase Orders 维护采购订单目的：输入采购订单路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Maintain Purchase Orders程序：（见图例 17

29、）Tab 继续（C）End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21输入：单击 ，开始输入新 P/O采购订单：按此次采购的物品分类，以依格采购一件价值 500 元的低值易耗品为例，只须在空格内输入前两位序号 25 即可。供应商：输入相应的供应商编码。订单类型：TP4 无论是低值易耗品、一般非生产性采购、固定资产的采购都属于杂项采购财务公司：451 为 EAGLE，452 为 ANSUL订单日期：为当前日期交货日期：供应商送货日期确认的交货日期：（同上）参考 A，参考 B：如有必要可输入请购单号（此

30、项输入可在 P/O 上反映）如有第二交货地点，可点击 键，出现如下图例：图例 18：维护特定交货地址（采购订单）填入所需填的项后，单击 存盘退出。单击左上角的 键，出现以下图例：交货地址继续（C）End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21图例 19：维护采购订单行表格 1：物料：Z9999001 固定资产采购物料号，Z9999101 低值易耗品采购物料号，Z9999102 研发部开发新产品所需采购物料号仓库：无仓库文本：点击菜单行上的 键，出现如下对话框：单击 键，出现如下图例：图例 20：

31、文本编辑器此处所填的文本是为之前所购买的物料做说明，列明具体的采购件。订货数量：按请购报告或请购单上的需求数输入价格：输入扣除 17%之后的不含税价其它为默认项创建End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21表格 2：税务代码：输入相应的税务类别，根据供应商实际开的发票来确认2Print Purchase Orders 打印采购订单（如前 52 第 4 步）3Print Goods Received Notes to Warehouse 打印收货票据（如前 52 第 5 步） 4Print C

32、laims 打印索赔单仓库处理5Print Purchase Orders 打印采购发票（如前 52 第 10 步）6Close Purchase Orders 处理已交货的采购订单（如前 52 第 11 步）5.4 订单更正，退货 P/O 的输入（26，29；46，49）已收货或已完结的 P/O 如数据有误，须输入 26（46）类型的订单更正，再重新输入正确数据，退货 P/O 是在仓库已收货后需输入的订单。1Maintain Purchase Orders 维护采购订单图例 21：Maintain Purchase Orders 维护采购订单目的：输入采购订单路径：Manage Purcha

33、se Orders Processing Business Flow/Maintain Purchase Orders程序：（见图例 21）输入：操作如(5.3 第 1 步)*注意：采购订单：序列号输入前两位（26，29；46，49）订单类型：TP5 退货订单采购订单行物料：根据相关单据仓库：B05（A05） 退货订单使用 29（49） ；更正订单使用原有仓库代码订货数量：输入数字后显示为负数，总金额也为负数。2Print Purchase Orders 打印采购订单（如前 52 第 4 步）End User Training Material (Purchase Control)Update

34、d 07/03/2005 Pageof 21因退货，更正订单其收货票据无法打印，须交一份采购订单给仓库。3Print Purchase Orders 打印采购发票（如前 52 第 10 步）4Close Purchase Orders 处理已交货的采购订单（如前 52 第 11 步）5.5 外协采购订单的输入1Maintain Purchase Orders 维护采购订单图例 22：Maintain Purchase Orders 维护采购订单目的：输入采购订单路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Maintain Purchas

35、e Orders程序：（见图例 22）输入：操作如(5.3 第 1 步)*注意：采购订单：序列号前两位是（15、43）订单类型：TP3 外协订单外协订单只需确定交货日期，以及输入 PR 计划日期于参考 A，不能手工插外协订单。2Print Purchase Orders 打印采购订单（如前 52 第 4 步）3Print Goods Received Notes to Warehouse 打印收货票据（如前 52 第 5 步） 4Print Purchase Orders 打印采购发票（如前 52 第 10 步）5Close Purchase Orders 处理已交货的采购订单（如前 52 第

36、 11 步）6.0 其它数据的查询End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 216.1 查询供应商信息路径：Supplier Master Data Business Flow/Display/Print Supplier Master Data方法：点击 ，出现如下图例：图例 23：查找供应商信息可按不同的需求来查找相对应的信息。6.2 查询物料信息路径：Maintain/Modify Purchase Item Data Business Flow/Display Item Data方法：点击图框进入，出现如下图例图例 24：显示物料数据End User Training Material (Purchase Control)Updated 07/03/2005 Pageof 21单击工具栏 键，输入需查找的物料代码。6.3 查询系统采购订单信息路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Maintain Purchase Orders方法：点击 ，出现如下图例：图例 25：查找采购订单信息可按不同的需求来查找相对应的信息。