第3章+Excel操作与应用.ppt

1、1,第3章 Excel操作与应用,Microsoft Excel 2003是处理数据的电子表格程序，具有强大的表格处理功能。Excel应用程序可以协助我们轻松地输入数据、处理数据，并通过它提供的函数进行自动计算，实现制表自动化，利用Excel程序可以很方便地由表格数据生成各种类型的图表，用户可以通过图表进行数据分析。该程序广泛用于财务、预算、统计、各种报表、数据跟踪、数据汇总等工作中。本章将系统介绍Excel 2003的主要操作，包括工作簿和工作表的各种基本操作，以及公式、函数、图表等应用。,2,第3章 Excel操作与应用,本章主要内容如下： 3-1 Excel的基本操作 3-2 管理工作表

2、 3-3 单元格的操作 3-4 公式与函数的使用 3-5 Excel中的数据处理操作 3-6 Excel 的高级操作,3,3-1 Excel的基本操作,任务1 了解Excel 2003程序窗口 （1）启动Excel 2003 （2） Excel窗口简介 （3）定制Excel窗口 （4） Excel的三要素 工作簿 工作表 单元格,4,3-1 Excel的基本操作,任务2 手工输入工作表的数据 在完成本任务的操作中，我们应当抓住Excel与Word在输入数据时的区别，加以比较，从而掌握Excel的特点。 在Word文档中，对键入的内容是不区分类型的，都被当作文本来处理。Excel将键入的内容分成

3、不同的类型，每种类型的数据都有自己的默认格式，这是二者的很大区别。 在Word中只有当一段结束时才按回车键，而Excel中向单元格输入数据的时候，当输入完毕后一定要按回车键（或光标移动键），否则Excel认为输入未结束，插入点还会在该单元格中，这时许多操作无法进行。,5,3-1 Excel的基本操作,任务3 自动填充工作表的数据除了可以手工输入数据外，还可以使用Excel提供的自动填充功能向工作表中快速输入数据。实现自动填充数据是有条件的，只有相邻单元格的数据相同或具有某种变化规律时才可以使用。本任务主要讨论三种常见情况，首先讨论当相邻单元格的数据相同时如何快速地复制数据；然后讨论向相邻单元格

4、填充序列的操作；最后介绍向相邻单元格中填充具有某种规律数据的操作方法。,6,3-1 Excel的基本操作,任务3 自动填充工作表的数据 本任务分三种情况系统讨论了自动填充工作表数据的操作方法，可以看出填充句柄在数据填充操作中起着重要的作用。 如果起始单元格输入的不是序列数据，拖动填充柄可以实现相邻单元格的数据复制 如果起始单元格输入的是序列数据，拖动填充柄可以实现序列数据的自动填充 对于具有某种规律（如等差、等比）的数据填充，我们只介绍了等差序列的填充操作，对于其他类型的序列填充可以仿照等差序列填充的操作方法，本任务种不再详述,7,3-2 管理工作表,任务1 工作表的选定、插入与删除 （1）选

5、定多个工作表的目的，是为了可以对成组的工作表进行编辑和格式设置，从而提高工作效率。 （2）工作表的插入与删除，是日常工作中经常使用的操作。本任务介绍了两种相关的操作方法：使用命令菜单和使用快捷菜单。 （3）在实际工作中，如果你总是需要大于三个工作表的工作簿，此时可以提前预设好一个工作簿中包含的工作表数目，这样每次启动Excel后就不用再插入工作表了。,8,3-2 管理工作表,任务2 移动或复制工作表 （1）两种情况 在同一工作簿中 移动或复制工作表 跨工作簿移动或复制工作表 （2）两种操作方法 使用鼠标拖动实现移动或复制工作表 使用菜单命令实现移动或复制工作表,9,3-2 管理工作表,任务3

6、工作表的拆分及重命名 （1）工作表的拆分 拆分窗口的含义是指将一个大工作表不同位置的两部分分别显示在两个窗格中，这种操作经常用来处理大型表格。 （2）工作表的重命名 为了使工作表的名字更为直观用户可以对工作表重命名，为工作表重命名时，在输入新名称完毕后，一定要按回车键，否则Excel认为输入未结束，这时许多操作无法进行。,10,3-2 管理工作表,任务4 工作表的保护 与2-1节任务9 Word对文档的保护操作相比较，我们可以发现Excel的操作更加复杂。如前所述，Excel中有三个非常重要的概念即工作簿、工作表和单元格，而Excel的保护功能不仅仅针对工作簿（相当于Word中的文档），它也可

7、以保护工作表和单元格，有关对单元格的保护操作我们将在下一节介绍。,11,3-3 单元格的操作,任务1 单元格的选定 选定一个单元格 选定单元格区域 选定整行、整列 选定整个工作表 使用鼠标做选定操作方便直观，但是对于较大区域的选定使用鼠标就不方便了，此时可以通过名称框来进行选定操作。,12,3-3 单元格的操作,任务2 单元格数据的移动、复制和清除与Word中文本的移动或复制相比，单元格数据的移动或复制具有更多的内容。用户可以移动或复制选定单元格的全部内容（数值、公式、格式和批注等），还可以使用选择性粘贴复制单元格内容的部分选项。在移动或复制单元格数据的过程中，如果目标位置的单元格有数据，其数

8、据将被移动或复制的数据所覆盖。 使用剪贴板不仅可以实现单元格数据在同一个工作表中移动或复制，还可以实现跨工作表、跨工作簿甚至跨程序的移动或复制。,13,3-3 单元格的操作,任务3 单元格、行或列的插入与删除 在选定插入位置的时候要注意，无论是插入行或列，还是插入单元格，都是在选定位置的前面（上边或左边）插入，这一点是和Word中的规定一致的。 一定要正确区分清除操作与删除操作的区别，清除操作仅仅是清除单元格中的内容、格式或批注，单元格本身并没有被删除；而删除操作是将单元格本身从工作表中去处，两种操作有本质上的区别。,14,3-3 单元格的操作,任务4 单元格或单元格区域的保护 Excel的保

9、护功能具有层次性，它可以针对工作簿、工作表和单元格分别进行保护，应当将3-1节任务4、3-2节任务5和本任务结合起来，对Excel的保护功能进行一下总结。,15,3-3 单元格的操作,任务5 设置单元格数据的显示格式 单元格中的数据可以有不同的类型，如字符、数字、日期和时间等，这些数据有不同的显示格式，“单元格格式”对话框是一个非常重要的对话框，它不但能够设置单元格数据的显示格式，还可以设置单元格本身的格式，对此对话框一定要熟练掌握 。只有设置数字的显示格式时才能使用“格式”工具栏上的按钮，设置其他类型的数据显示格式要使用“单元格格式”对话框，对于其他类型数据的格式设置，可仿照本次操作的过程自

10、己练习。,16,3-3 单元格的操作,任务6 单元格的格式化 设置单元格中字符的格式和对齐方式 行高列宽的调整 为单元格或区域添加边框和底纹 单元格及单元格区域的格式化操作中，也可以借助“格式刷”实现单元格格式的复制，关于“格式刷”的使用问题，可参见2-2节任务5的操作。,17,3-4 公式与函数的使用,任务1 输入公式Excel中输入公式时要注意以下事项： 输入公式的时候，一定要以一个等号“=”开头，这是输入公式与输入其他数据的重要区别。输入的公式形式为：=表达式，其中表达式由运算符、常量、其他单元格或区域的引用地址、名称、Excel内置函数等组成，不能有空格。 运算符是为了对公式中的元素进

11、行某种运算而规定的符号，Excel中的运算符共有四种类型。 算术运算符 文本运算符 比较运算符 引用运算符,18,3-4 公式与函数的使用,任务2 相对引用与绝对引用 所谓相对引用是指在复制公式的过程中公式所包含的单元格地址会发生变化 。 绝对引用是指在复制公式的过程中公式所包含的单元格地址保持不变。,19,3-4 公式与函数的使用,任务3 了解Excel中的函数 (1)什么是函数 函数可以理解为是一种Excel已定义好的复杂公式，也可以认为是公式的简写形式。函数可以单独使用，也可以在公式中调用函数。(2)函数的语法规定 函数使用一些被称为参数的数据按规定的顺序或结构进行计算，参数可以是数字、

12、常量、逻辑值或单元格引用等。函数执行后一般给出一个结果，这个结果称为返回值。函数的结构为：函数名（参数1，参数2，参数3）,以函数名称开始，后面是左圆括号，以逗号分隔的参数和右圆括号。如：SUM（A1，B1：B5），函数名称是SUM，参数有两个（共6个数据），返回值是单元格区域中所有数值的和。,20,3-4 公式与函数的使用,任务3 了解Excel中的函数 (3)手工输入函数 对于简单的函数的输入，可以采用手工的方法。首先单击选定要输入函数的单元格，键入一个等号“=”，此时单元格进入公式编辑状态，在等号后输入函数语句，按回车键即可。 (2)粘贴函数 对于较复杂的函数，手工输入时容易出错，可以采

13、用粘贴函数的方法输入函数。,21,3-4 公式与函数的使用,任务4 使用函数完成表格的计算 下图所示的是一个学生成绩统计表，本任务要通过函数的使用计算出每个学生的总成绩和平均成绩以及各门课程的最高分和最低分。,22,3-4 公式与函数的使用,任务4 使用函数完成表格的计算 完成本任务需要使用不同的函数： 计算学生的总分要使用SUM函数 计算学生的平均分要使用AVERAGE函数 求各门课程的最高分要使用MAX函数 求各门课程的最低分要使用MIN函数 在输入函数时，可以使用手工输入函数也可以使用粘贴函数的方法。,23,3-4 公式与函数的使用,任务5 IF函数的使用 IF函数是一个常用的逻辑函数，

14、它具有判断的能力，通过对逻辑表达式进行判断，选择不同的操作，返回不同的结果，掌握好IF函数的关键是要正确理解其语法规定。它的语法如下： IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)，共有三个参数。第一参数：Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的逻辑表达式。第二参数：Value_if_true，当logical_test为TRUE时返回的值。第三参数：Value_if_false，当logical_test为FALSE时返回的值。,24,3-4 公式与函数的使用,任务6 COUNT和COUNTIF函数的使用 COUNT和COUN

15、TIF函数是两个常用的统计函数。 函数COUNT的语法如下： COUNT(value1,value2,)，返回值为参数中数字项的个数 。 Value1,value2, 是包含或引用各种类型数据的参数（130个），但只有数字类型的数据才被计数。 如果参数是直接输入的数字、空白、日期、逻辑值（TREU或FALSE），执行时都可以被计算，如果参数是文本将被忽略。 如果参数是单元格或区域的引用，则只统计引用中的数字和日期项个数 。,25,3-4 公式与函数的使用,任务6 COUNT和COUNTIF函数的使用 COUNT和COUNTIF函数是两个常用的统计函数。 函数COUNTIF的语法如下： COUN

16、TIF(range,criteria)，函数返回值为给定区域内满足特定条件的单元格的数目。 Range：需要计算满足条件的单元格数目的单元格区域。 Criteria：确定哪些单元格将被计算在内的条件，如：”=10”、”10”（要使用半角的引号）。例如：A3：A6区域中的内容分别为28、54、89、76，函数COUNTIF(A3：A6,“55“)的返回值为2。,26,3-5 Excel中的数据处理操作,任务1 数据排序 对某些工作表有时需要把数据按一定的顺序重新排列，工作表的排序操作，可以使用工具栏上的按钮，也可以使用菜单命令。排序时依据的列标题称为主关键字，如果遇到主关键字的值相同时，可以确定

17、次要关键字，将主关键字值相同的记录按次要关键字排序。注意：只有当主关键字的值相同时，次要关键字才能起作用。,27,3-5 Excel中的数据处理操作,任务2 数据筛选 有时用户只需要查看工作表中的部分记录，这时可以应用Excel提供的数据筛选功能，暂时将无用的数据隐藏起来，以加快操作速度。 筛选数据的操作有两种方式，一种是自动筛选另一种是高级筛选。 自动筛选操作简单，一般情况下可以满足用户的需要，对于复杂的情况可以使用高级筛选。,28,3-5 Excel中的数据处理操作,任务2 数据筛选 高级筛选的关键是正确地建立条件区域，条件区域的第一行要输入需要设置筛选条件的列标题，在列标题的下方输入筛选

18、条件，“与”关系的条件要在同一行输入，“或”关系的条件不能在同一行输入。 如要筛选出数学和语文的成绩都大于90的记录，条件区域设置如左图所示，如要筛选出数学或语文成绩大于90的记录，条件区域的设置如右图所示。,29,3-5 Excel中的数据处理操作,任务3 分类汇总数据 分类汇总是对数据清单的数据进行分析的一种常用方法，在对数据分类汇总之前，我们要明确三个问题，第一个问题：分类的依据（也称为分类字段）是什么？第二个问题：汇总的对象是什么？第三个问题：汇总的方式是什么？ 在分类汇总操作之前，首先要以分类的依据（分类字段）为主关键字对数据表进行排序操作（升序降序都可以），否则分类汇总操作无法正确

19、执行。,30,3-5 Excel中的数据处理操作,任务4 创建图表 图表就是将工作表中的数据以图形的方式表达出来的一个对象，也可以说它是一种图形化的工作表。图表可以嵌入在工作表中，也可以单独占一个工作表。 创建图表的方法主要有： 用图表向导逐步创建图表 使用F11功能键快速地创建图表 使用工具栏快速地创建图表,31,3-5 Excel中的数据处理操作,任务4 创建图表 本任务中我们介绍了三种创建图表的操作方法，他们各有自己的特点： 图表向导以交互方式引导用户一步一步地创建图表，创建过程中允许用户定义图表的类型并决定图表是嵌入到已有的工作表中还是建立在新的工作表中。 使用工具栏上的按钮和F11功

20、能键，可以快捷地创建图表，但是这两种操作方法只能创建柱形图表，使用工具栏可以创建一个柱形图表嵌入到当前工作表中，使用F11功能键创建的柱形图表不能嵌入到当前工作表中，而是建立在一张新的工作表中。,32,3-5 Excel中的数据处理操作,任务5 图表的修饰与编辑 图表创建后，需要进行修饰，如：改变大小尺寸和位置、添加图表区背景、设置图表中文字的字体等，除此之外，还要对图表进行编辑修改，如：改变图表的类型、修改数据、添加删除或改变系列等。 本任务主要介绍与图表的修饰、编辑有关的操作。,33,3-5 Excel中的数据处理操作,任务5 图表的修饰与编辑 对图表进行修饰和编辑之前，一定要了解图表所包

21、含的各种元素，这是我们能够进行正确操作的前提条件。 图表是以对象的形式出现在工作表中的，它具有其他对象所共有的特征，关于这方面的内容可查看本教材2-5节任务6的归纳分析部分。,34,3-6 Excel的高级操作 *,任务1 在Word与Excel之间共享数据 Word与Excel作为Office的组件，他们并不是彼此独立的，他们之间可以进行数据的复制、移动，可以在二者之间建立数据的共享，使数据在两个程序之间关联起来。 本任务主要介绍如何利用Office提供的链接与嵌入功能，在Word和Excel之间实现数据的共享。,35,3-6 Excel的高级操作 *,任务1 在Word与Excel之间共享

22、数据 在Word与Excel之间共享的数据是以两种形态存在的：链接对象和嵌入对象 。 链接对象是指在源文件创建并插入到目标文件中的信息，同时还保持了这两个文件之间的链接。如果对源文件进行更新则目标文件中的链接对象会自动更新。链接对象不会成为目标文件的一部分。 嵌入对象是指在源文件创建并插入到目标文件中的信息，嵌入之后，对象会变成目标文件的一部分。双击嵌入的对象会在创建它的源文件中打开此对象。,36,3-6 Excel的高级操作 *,任务2 Excel的打印技巧 Excel工作表在很多情况下需要打印出来，其打印操作与2.3节介绍的Word文档的打印操作基本相同。本任务主要解决如下问题：如何将一个大的表格打印成若干个小的表格，并使每个小的表格都带有表格的列标题或行标题。 完成本任务的关键在于正确地插入分页符，不论是插入水平分页符还是垂直分页符，一定要选定新页左上角的单元格作为插入位置。对于插入垂直分页符的情况，一般将表格的行标题作为打印标题。,