Excel在经济管理中的应用 第一章.ppt

1、1,Excel在经济管理中的应用,唐小毅、吴立青、杨钰琳编著,2,第1章 Excel基础,3,1.1 Excel基本操作,1.1.1 工作簿操作 工作簿的操作包括新建、保存、关闭、打开和保护等操作 一个Excel文件（扩展名：“.xls”）即为一个“工作薄” 工作薄、工作表、单元格、单元格区域及其之间的关系 一个工作薄最多包含255张工作表 一个工作表最多有65536行和256列 新建工作簿 在Excel中新建工作簿，可建空白工作簿或带有各种样式的工作簿。Excel中自带有许多表格模板，通过这些模板，可以快速新建各种具有专业表格样式的工作簿。 操作方式： 在Excel中，单击“文件”菜单的“新

2、建”命令，Excel将打开“新建工作簿”任务窗格，在任务窗格中单击“本机上的模板”，即可打开“模板”对话框，如图11所示。 在选择模板时，如果计算机处于联网状态，还可单击“Office Online模板”，在“Office Online”网站上获取模板。,4,图11“模板”对话框,5,1.1 Excel基本操作,保存工作簿 在创建工作簿时，如果不及时保存，会因为断电或死机造成工作簿数据的丢失，因此，在工作簿创建时，需要保存工作簿。 工作簿的保存，可通过单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在对话框中指定工作簿的保存位置和工作簿名称。 Excel提供的自动保存工作簿的功能（见

3、图12），可在每隔一段时间自动保存正在编辑的工作簿，以免有时忘记及时保存所作修改而丢失一些重要的数据。设置自动保存的操作方式如下：单击“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框，选中“保存自动恢复信息”，并设置间隔时间。,6,图12“选项”对话框,7,1.1 Excel基本操作,保护工作簿 为了防止他人随意对重要工作簿中的工作表进行复制、移动和删除等操作，可利用Excel提供的保护功能为工作簿设置保护。具体的操作方式如下：单击“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“保护工作簿”命令，打开“保护工作簿”对话框，如图13所示。可在对话框中设置要保护的内容，包括结构和窗口，并可设置保护密码。 选中“

4、结构”，即可禁止对工作簿（内所有的工作表）进行复制、移动和删除等操作(注意：右击工作表标签后出现的快捷菜单)； 选中“窗口”，则可禁止改变工作簿（内所有工作表）的窗口大小。,图13“保护工作簿”对话框,8,1.1 Excel基本操作,1.1.2工作表操作 工作表的基本操作包括：选定、切换、插入、重命名、删除、移动、复制、隐藏、显示和保护等。 选定和切换工作表 工作表标签是操作工作表的一个快捷方法，对工作表的操作基本上都是通过这个标签来完成。 工作簿中有多个工作表，但只有一个工作表是当前工作表，切换工作表可通过单击该工作表标签来实现，同时，该工作表出现在Excel工作窗口中。 选定工作表，通过单

5、击该工作表的标签来实现；如果要选定多个不相邻的工作表，可在先选中第一个工作表时，按住Ctrl键的同时，用鼠标去单击其他要选定的工作表标签，即可选中多个工作表。,9,1.1 Excel基本操作,插入和删除工作表 在新建的Excel工作簿中，有3个工作表，如果工作表不够，可通过单击“插入”菜单的“工作表”命令，在当前工作表之前插入一个新工作表。同时，新工作表也将成为当前工作表。 如果工作簿中存在多余的工作表，可将它们删除掉，具体的操作方式是单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，即可将当前工作表删除掉（注意：删除工作表的操作是不可逆的，操作时一定要谨慎）。,10,1.1 Excel基本操作,重命名工

6、作表与设置标签颜色工作簿中的不同工作表之间需要明确的区分，可采用给工作表命名和改变标签的颜色来实现。 工作表命名的操作方式 将鼠标指针指向工作表标签，单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“重命名”命令，即标签名变成反选状态，输入新的标签名，即可完成标签更名； 也可通过双击标签名称，使标签名反选，即可输入新的标签名。 设置标签颜色的操作方式 将鼠标指针指向要设置的标签，单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“工作表标签颜色”命令，在打开的“设置工作表标签颜色”对话框中，选中要设置的颜色，确定即可。,11,1.1 Excel基本操作,移动与复制工作表 在同一工作簿中 要进行工作表位置的移动操作，可将鼠标左键指向

7、要移动的标签，按下鼠标左键拖动标签到要移动的位置，松开鼠标即完成移动。 如果在拖动鼠标指针的同时，按住Ctrl键，则拖动的结果是在同一工作簿中建立被拖工作表的副本（等同复制）。 在不同的工作簿之间 进行工作表的移动或复制，则可通过“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，在打开的“移动或复制工作表”对话框中进行设置，如图14所示(此对话框也可实现在同一工作簿中工作表的移动或复制)。 实现工作簿之间工作表的移动或复制，首先要在“工作簿”框中选中目标工作簿，如果完成的是复制，则需选中下方的“建立副本”复选框，否则，完成的是移动操作。,图14“移动或复制工作表”对话框,12,1.1 Excel基本操作

8、,隐藏和显示工作表 在工作簿中，如果希望某几张工作表不显示出来，则可采用隐藏工作表的方式来实现。隐藏工作表的操作： 是通过单击“格式”菜单“工作表”级联菜单中的“隐藏”命令来隐藏当前工作表。 要取消被隐藏的工作表，可通过相同的操作，单击“取消隐藏”命令在打开的对话框中选择要取消隐藏的工作表完成工作表的显示操作。,13,1.1 Excel基本操作,保护工作表 为工作表设置密码是保护工作表的一种有效的方法。保护工作表的操作方式是，单击“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“保护工作表”命令，在打开的“保护工作表”对话框（如图15所示）中，设置密码，并对要保护的内容进行相应的设置，然后单击“确定”按钮，

9、完成工作表的设置。 要取消工作表的保护状态，可选择“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“取消工作表保护”命令，在打开的“撤消工作表保护”对话框中输入设置保护时的密码，然后单击“确定”按钮即可。,图15“保护工作表” 对话框,14,1.1 Excel基本操作,1.1.3 单元格操作 在对工作表的操作中，均是先选择单元格。 选择单元格或单元格区域 选择单个单元格：用鼠标指针单击要选择的单元格，此时，单元格的名称将出现在编辑栏的名称框中。 选择一个连续的单元格区域：(方法1)首先选择需选择范围内左上角的一个单元格，然后按下鼠标左键不放，拖动至要选择区域的右下角单元格，松开鼠标左键，即可选中指定的单元格

10、区域；（方法2）选择连续区域的操作还可采用先选中左上角单元格，再按住Shift键，用鼠标左键单击单元格区域的右下角的单元格，通过这样的操作即可完成单元格区域的选择。 选择整行或整列单元格：用鼠标指针单击列标题或行标题的方式选中整个列或行。如果要选中多个连续的列或连续的行，可利用按下鼠标左键不放拖过这些列标题或行标题的方式来完成。 选择不连续单元格及单元格区域：先选中第一个单元格或单元格区域，再按住Ctrl键，去选择其他要选择的单元格或单元格区域。,15,1.1 Excel基本操作,快速选中特定单元格 选中当前工作表中的任意一个单元格，单击“编辑”菜单下的“定位”命令,打开“定位”对话框。 如果

11、仅仅是要简单定位到某一单元格，则只需在“引用位置”文本框输入被定位单元格的坐标。 如果要有条件定位，则可单击“定位条件”按钮，根据要选中的区域类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型。例如“常量”，此时可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮以后，符合条件的所有单元格均被选中。 快速选中数据区域 如果想选中活动单元格所在的数据区域，可以单击“编辑”菜单中的“定位”命令打开对话框。然后单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。选中“当前区域”复选框，“确定”后活动单元格所在的连续数据区域就会被选中（如右两图）。 如果要选中某行或某列中含有数据的区域，可以选中该区域

12、中的某个单元格。然后按住Shift键，双击活动单元格在待选中方向上的边线即可。,16,1.1 Excel基本操作,快速选中单元格、区域、行或列 鼠标单击可以将当前单元格选中； 单击待选中区域的第一个单元格，然后拖动鼠标至最后一个单元格，可以将两者之间的区域选中； 单击工作表的全选按钮，可以将当前工作表选中； 按住Ctrl单击或使用鼠标拖动，可以选中不相邻的多个单元格或区域； 单击行号可将对应的整行选中，或单击列号可将对应的整列选中； 沿行号或列号拖动鼠标（或者先选中第一行或第一列，按住Shift键选中结束行或列），就可以选中相邻的多个行或列； 先选中第一行或第一列，然后按住Ctrl键选中其他不

13、相邻的行或列； 选中某区域的第一个单元格，按住Shift键单击区域对角的单元格，可以将两者之间的矩形区域选中； 如果想增加或减少活动区域中的单元格，可以按住Shift键单击选中区域右下角的最后一个单元格，活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域就会成为新的选中区域。,17,1.1 Excel基本操作,快速选中特定区域 按F5可以快速选中特定的单元格区域。如果要选中A1:C10区域，最为快捷的方法是按F5，打开“定位”对话框，在“引用”栏内输入“A1:C10”回车即可。 选中超链接单元格 Excel单元格如果存放的是超链接，就不能采用直接单击的方法选中，否则会打开超链接目标。此时可以采用以下两种

14、方法： 一是单击并按住鼠标左键，可选中这个含有超链接的单元格。 二是先选中超链接单元格周围的某个单元格，用、将光标移到含有超链接的单元格，也可以将其选中。,18,1.1Excel基本操作,固定活动单元格 选中某一单元格后按住Ctrl键，用鼠标再次单击这个单元格，其中将会出现一个实线框。输入数据以后敲回车，活动单元格不会发生移动，仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进行试算的场合非常有用。 单元格快速定位 如果要在大型工作表中定位到特定单元格，可以采用以下两种方法： 按F5打开“定位”对话框，在“引用”栏中输入待定位的单元格地址，单击“确定”按钮即可。 用鼠标单击编辑栏左侧的名称框，在其中输入待

15、定位的单元格地址，再按回车。,19,1.1 Excel基本操作,插入或删除单元格 当编辑好一个表格后，如果需要在原有表格中插入单元格以添加遗漏的数据，则可在表格中插入单元格以添加数据。 插入单元格的操作 是单击“插入”菜单的“单元格”命令，在打开的“插入”对话框中选择插入单元格时活动单元格的处理方式。这样，以保证单元格的插入不影响原数据表的内容和布局。 如果需要插入行或列，也可用“插入”菜单的“行”或“列”命令来实现。 删除单元格的操作方法 单击“编辑”菜单的“删除”命令，在打开的“删除”对话框中，可选择各种不同的删除方式来对删除对象进行相应的设置。,20,1.1 Excel基本操作,合并和拆

16、分单元格 合并单元格，即是选中要合并的单元格区域 单击“常用”工具栏上的“合并及居中”按钮，即可将选定的区域合并为一个单元格。 也可单击“格式”菜单的“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡上，如图16所示，选中“文本控制”栏中的“合并单元格”选项，即可完成单元格区域的合并。 注意：如果要合并的单元格区域中有多个单元格有内容，合并操作时只能保留左上角的单元格的内容，其他单元格内容将会丢失。 拆分单元格，即是取消合并的单元格 用格式刷将普通单元格的格式去刷合并的单元格，即可取消单元格的合并。 也可利用“单元格格式”对话框，取消“文本控制”栏中的“合并单元格”选项，即可完成单元

17、格的拆分，同时，单元格中的内容将保留在拆分后的单元格区域的左上角。,21,图16“对齐”选项卡,22,1.1 Excel基本操作,单元格命名 在有许多数据的工作表中，涉及的单元格数量非常多，这时可以将其中一些单元格进行命名，以使表格的结构更加清晰。为单元格命名的操作方式是： 选择要命名的单元格，用鼠标单击编辑栏中的名称框，选中单元格名称，即可输入新的单元格名称，按回车即可。 也可选中要命名的单元格或区域，单击“插入”菜单的“名称”级联菜单中的“定义”，在打开的对话框中对单元格或单元格区域进行命名。,23,1.1 Excel基本操作,隐藏或显示单元格 在Excel中，对单元格的隐藏只能采用隐藏整

18、行或整列的方式来实现。操作方式是，单击“格式”菜单的“行”或“列”级联菜单中的“隐藏”命令，即可隐藏当前单元格所在的整行或整列。 如果要显示，可拖动鼠标将隐藏的行或列显示出来，也可利用“格式”菜单的“行”或“列”级联菜单中相应的“取消隐藏”命令，便可重新显示被隐藏的行或列。,24,1.1 Excel基本操作,保护单元格 为了防止别人擅自修改单元格中的数据，可将重要的单元格进行锁定，同样，也可将单元格中的计算公式进行隐藏，只显示计算结果，以隐藏数据的计算方式等操作，以保证数据的安全性。这些操作，均可通过保护单元格的方式来实现。 保护单元格的操作方式是，先选定要保护的单元格或区域，单击“格式”菜单

19、的“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中的“保护”选项卡中进行设置，即可实现单元格或区域的保护设置，如图17所示。这里，选中“锁定”是禁止单元格内容的修改，而选中“隐藏”则将隐藏单元格中的公式。 注意：这些操作均是以保护工作表为前提的，如果没有保护工作表，则单元格的保护设置将不起任何作用。,25,图17“保护”选项卡,26,1.1 Excel基本操作,隐藏单元格数值 如果需要隐藏单元格中的数值，可以选中包含待隐藏数值的单元格。单击“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框的“数字”选项卡，选择“分类”列表下的“自定义”选项，将“类型”框中已有的代码删除，输入“；”（三个西

20、文分号）后“确定”即可。此后，只要选中数值已被隐藏的单元格，就可以在编辑栏中看到被隐藏的数值。,27,1.1 Excel基本操作,1.1.4窗口操作 拆分窗口 双击垂直滚动条上方的折叠按钮，可将当前窗口上下一分为二；若双击水平滚动条右侧的折叠按钮，可将当前窗口左右一分为二。 拆分窗口，除了可用上述的快捷方法来实现以外，还可利用“窗口”菜单的“拆分”命令，将窗口拆分为左右两个窗口，拖动中间的拆分条，可调整左右窗口的大小。,28,1.1 Excel基本操作,冻结窗口 在对大工作表进行操作时，常常希望上方的列标题或左侧的行标题保留在窗口中，以方便数据的查看。被冻结的行或列将一直保留在窗口中，不论如何

21、移动滚动条，它们均在窗口中显示。操作方法是： 如果要冻结某个单元格区域，需将当前单元格置于需冻结区域的右下角，即假设要在窗口中保存A1:B2单元格区域，则选中右下角的C3单元格，单击“窗口”菜单的“冻结窗格”命令，即可将左上角的区域冻结在窗口中。 若要冻结某一行或列，则需要选中其下方的行或右侧的列，再单击“冻结窗格”命令，实现窗格的冻结。 如果要取消冻结，只需要单击“窗口”菜单的“取消冻结窗格”命令即可。,29,1.1 Excel基本操作,图18“重排窗口”对话框,3重排窗口 如果当前打开了多个Excel工作簿，希望将各个工作簿都显示出来，可采用“重排”的方式来实现。操作方式是： 单击“窗口”

22、菜单的“重排”命令，在打开的对话框中选择排列方式，即可实现多工作簿的显示。如图18所示。,30,1.2 数据操作,1.2.1输入数据Excel数据的输入，即是在单元格中输入相应的数据。Excel数据通常包括三种类型：文本型、数据型和日期型。 输入数值型数据 （1）普通数据 选中目标单元格，输入数据即可，数值型数据在单元格中右对齐。 注意： 如果输入的数据整数位数超过11位时，单元格将自动以科学计数法的形式显示数据； 若整数位数小于11位，但单元格的宽度不能容纳其中的数字位数时，单元格中将显示“#”，将单元格加宽，即可将数字正常显示。,31,1.2 数据操作,输入数值型数据 （2）输入小数型数据

23、 在输入小数型数据时，如果需要数据精确到小数点后两位，如“18.00”等，即小数位的数值为零时，为了输入时不输入后面的“00”而达到相同的输入效果，可将要输入数据的单元格区域选中，再单击“格式”菜单的“单元格”命令，在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中对数值的格式进行设置，即设置数值的小数位数为2位，如图19所示。 如果需要设置千分位、货币或会计专用数值格式，也可在该选项卡中进行设置。,32,图19“数字”选项卡,33,1.2 数据操作,输入文本型数据（1）普通字符 在单元格中直接输入要输入的字符，即可完成字符串的输入，文本在单元格中自动居左显示。 注意： 如果输入的符号串长度超过单元格的

24、宽度，字符串将会覆盖其他单元格显示，但如果后面的单元格中有数据，则超长的字符将会隐藏起来不显示。将单元格加宽，隐藏的文字将会自动显示。,34,1.2 数据操作,（2）输入长文本 在单元格中输入长文本时，需要在单元格中换行，以使文本在同一单元格中多行显示，可采用如下两种方法： 在输入文本的过程中，需要换行时，按Alt+Enter组合键即可完成换行，此时，后续输入的内容仍然在同一单元格中进行。 在输入内容之前，先选中单元格区域，然后利用“格式”菜单的“单元格”命令，再打开的“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡，在选项卡的“文本控制”栏中选中“自动换行”选项，此时输入的长文本，若内容超过单元格宽度，

25、将自动在单元格中换行。如图110所示。,图110“对齐”选项卡,35,1.2 数据操作,（3）输入数字符号串 在数据输入的过程中，常常有一些特殊的文本符号串，它们是由数值符号构成的，如身份证号、邮政编码、工号等内容，或符号的位数长，或符号串的前面有“0”等，这类数据必须以文本的形式输入才能保证数据的准确性和完整性。为了防止Excel将数字符号串当成数值型数据处理，可采用如下两种方法： 首先选中要输入数值符号串的单元格区域，再单击“格式”菜单的“单元格”命令，在“数字”选项卡的“分类”列表中选中“文本”，即将所选定的单元格区域格式设置为文本型，再在这些单元格区域中输入数字符号时，系统也会将它们处

26、理成数值符号，这样就能够保证输入的符号均能完整地保留下来。例如，在单元格中输入“012”，则显示 ，此时，单元格的左上角将显示一个绿色的三角形，此标记不用管，这样，即可将特殊的数字符号串准确地保留下来。 还可在输入数字符号串时，先输入一个西文的单引号“ ”，再接着输入数字符号串，系统也会将此数字符号串当成文本来处理，单元格中的显示也与设置文本格式的效果相同。,36,1.2 数据操作,输入日期型数据 (1)日期型数据，是一种特殊的数据类型，在Excel中输入日期型数据时，可以按照日期数据的默认格式进行输入，例如，要输入2009年10月1日，即可在单元格中输入“2009-10-01”，此时，单元格

27、中的格式即自动设置为日期型，在单元格中自动居右显示。 (2)如果希望日期格式显示为 ，则可利用“单元格格式”对话框的“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“日期”，在类型中选择需要的显示格式即可完成格式的设置。如图111所示。,37,图111“数字”选项卡,38,1.2 数据操作,(3)在Excel中，日期型数据单元格中实际保存的是数值和日期型格式，如果选中单元格，单击“编辑”菜单的“清除”级联菜单中的“格式”命令，将日期型格式清除，此时，单元格中将显示“40087”，即日期型数据存放的是该日期距“1900年1月1日”多少天。 (4)使用快捷键可以快速插入当前日期或时间： Ctrl+；（分号）在

28、单元格内插入当前日期； Ctrl+Shift+；（分号）插入当前时间； 按Ctrl+；（分号）以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；（分号），可以插入当前日期和时间。,39,1.2 数据操作,1.2.2快速填充 行或列重复填充 如果要在同一行（或同一列）的单元格内重复填充数据，其方法为： 首先选中包含原始数据的单元格（或区域），然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄上。当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要填充的单元格，完成后松开鼠标。,40,1.2 数据操作,周围数据填充 如果当前单元格要填充的数据与周围单元格（或区域）中的数据相同，可用以下方法填充： 按Ctrl+D键，可以将

29、上方的数据填入当前单元格； 按Ctrl+R键，将左侧的数据填入当前单元格； 单击“编辑填充”子菜单中的“向上填充”命令，可将下方的数据填入当前单元格； 单击“编辑填充”子菜单中的“向左填充”命令，可将右侧的数据填入当前单元格。 如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按类似方法操作即可(如右面的图)。,Ctrl+D,41,1.2 数据操作,简单序列填充 数字、日期等简单序列可按以下步骤填充： 在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长； 选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠

30、标左键沿表格行或列拖动（若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动；反之，则应由下而上或由右至左拖动）。,42,1.2 数据操作,自定义序列填充 如果输入的序列比较特殊，可以事先加以定义，就能像内置序列那样使用了。自定义序列的方法： 单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡，如图112所示。在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下回车键，完成后单击“添加”按钮。 此后，只要输入自定义序列中的一项，就可以拖动填充柄将整个序列填入单元格中。 自定义序列还可以用于排序,43,图112“自定义序列”选项卡,44,1.2 数据操作,其他序列填

31、充 等差、等比等序列可以用以下方法填充： 将光标放置在需要填充的行或列的起始位置。单击“编辑填充”子菜单下的“序列”命令，打开“序列”对话框。选中“序列产生在”、“类型”等项目，输入“步长值”和“终止值”后单击“确定”按钮。如图113所示。,图113“序列”对话框,45,1.2 数据操作,记忆填充 如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据，可采用“记忆式键入”的方法进行填充：在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要输入的头几个字符（其中必须含有文本）与已输入的相同，Excel就会自动完成剩余的部分。回车表示接受，否则可继续输入其他内容，修改自动填充的部分内容。 如果记忆式填充功能

32、失效，只需将“选项编辑”选项卡中的“记忆式键入”选中即可。,46,1.2 数据操作,选择填充 若需要填充前面已经输入过的文本（或文本与数字混合）。可以采用以下方法： 选中需要填充数据的单元格按Alt+键打开填充内容列表（或者用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”命令，即可打开填充内容列表）。 用“”或“”键选中列表中需要的内容回车（或直接用鼠标单击需要的内容），它就被填入内容列表上方的单元格。,Alt+,单击“的聚集地”,47,1.2 数据操作,快捷填充 使用此方法可将选中内容以多种方式填充到行或列。操作方法是： 在起始单元格中输入数据的初值，再在其下方或右侧的单元格中输

33、入数据的其他值，然后将它们选中； 将鼠标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标右键沿表格行或列拖动； 选中需要填充的单元格区域后松开鼠标，在快捷菜单中选择合适的命令单击。,48,1.2 数据操作,重复填充 如果要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据，可使用以下方法： 选中需要使用公式或填充数据的所有单元格（如果某些单元格不相邻，可以按住Ctrl键逐个选中）； 单击编辑栏，按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住Ctrl+键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。,Ctrl+键回车,49,1.2 数据操作,移动填充 使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任

34、意位置，操作方法是： 首先选中需要移动的数据区域； 然后按下Shift键，再将鼠标移到数据区域的边框（注意：不是填充柄）； 按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。,50,1.2 数据操作,复制填充 使用此法可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置，操作方法是： 选中需要复制数据的单元格区域。 按下Ctrl键，再将鼠标移到数据区域的边界; 按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间Excel会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。,51,1.2 数据操作,并列内容填充 Excel工作表内容通常采用鼠标拖动的方法填充

35、。如果待填充列的左侧或右侧有内容，可以采用下面的方法快速填充内容： 首先在待填充列的第一个单元格内输入,然后将这个单元格选中; 将光标指向选中标记右下角的填充柄，待空心十字光标变成黑色十字光标以后双击鼠标,所选中的内容就会向下填充到左侧或右侧数据列的截止位置。,52,1.2 数据操作,记录单填充 如果Excel工作表中的列项目超过了屏幕宽度，填充数据时就需要上下左右滚动表格。使用“记录单”可以避免此类不便，具体做法是： 选中工作表中的列标题; 单击“数据”菜单下的“记录单”命令，打开一个以工作表标签命名的对话框，就可以在其中填充数据了（按Tab键换行）。,单击“确定”,输入数据后 单击“新建”

36、,53,1.2 数据操作,1.2.3获取外部数据 从文本文件中导入数据 如果手头有纯文本的数据源文件，我们可以直接利用导入外部数据的方式将这些数据导入到工作表中。 具体的操作方法是：利用“数据”菜单的“导入外部数据”命令的级联菜单中的“导入数据”命令，根据操作提示一步一步地操作，即可将数据导入到数据表中(操作步骤详见教材P15图114所示)。,54,1.2 数据操作,导入Web数据 Excel可以从网页中导入数据进行分析。操作时，只需选择“数据”、“导入外部数据”子菜单下的“导入数据”，在“选取数据源”对话框中找到Web页，单击“打开”按钮就可以将其导入Excel。当进行过一次数据导入后，用鼠

37、标右键单击打开的网页，可以看到快捷菜单中增添了“导出到Microsoft Excel”命令。如果希望从远程数据源导入数据，则应使用“数据连接向导”，它可以从Microsoft SQL Server、开放式数据库连接（ODBC）以及联机分析处理（OLAP）等数据源中查找并导入数据。 此外，Excel可以直接粘贴Word表格，从而共享其中的数据，这就进一步扩大了两者协同工作的范围。,55,1.2 数据操作,1.2.4数据有效性 在输入数据时，有一些数据需要具有一定的范围限制，还有一些数据，为了保证数据统计时的准确性，往往希望输入规范的数据，以防输入时的不规范造成数据统计的不准确，为此，我们可通过数

38、据有效性来保证数据输入的准确性。 设置数值范围 在输入部分数据时，往往对数据的值范围有一定的要求，为了减少不必要的输入错误，我们可以通过设置单元格区域的数据有效性来验证数据输入是否符合要求范围。 设置有效性的操作方法是：选中要设置数据有效性的单元格区域，单击“数据”菜单的“有效性”命令，在打开的“数据有效性”对话框中通过“设置”选项卡进行有效性条件的设置；可通过“输入信息”选项卡，设置在选中该单元格时希望看到的提示信息；通过“出错信息”选项卡设置输入数据不满足设定的范围时所希望看到的出错警告信息；在“输入法模式”选项卡中可设置单元格输入时的输入法状态，通过该选项卡的设置可控制输入时单元格的输入

39、法状态。图115显示了为单元格设置有效输入日期的操作方法。,56,1.2 数据操作,设置文本长度 在单元格中输入文本数据时，如果需要对输入的文本长度进行限定，也可通过设置单元格的“数据有效性”来完成。操作方法与设置数值范围相同。 当我们在数据输入时，如果需要输入定长的编码时，就可用该方法来限定输入符号的长度，以减少由于丢失数据而造成的数据输入错误。,57,1.2 数据操作,设置输入列表 在输入数据时，对于一些规范的数据，往往希望通过选择而不是自己输入来完成，自主输入既影响输入速度，又不能保证数据输入的准确性。因此，Excel提供了通过数据有效性设置输入列表的功能。 设置数据输入列表的操作方法是

40、：先在一个无关的区域将要设置的列表依次输入在相邻的单元格区域，再选中要设置输入列表的单元格区域，单击“数据”菜单的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“允许”列表中选择“序列”，在“来源”中设置预先输入的数据列表值的单元格区域地址，单击“确定”按钮，完成序列设置。用鼠标单击已经设置有效性的单元格区域时，单元格的右侧将会出现一个倒三角按钮，单击该按钮，即在单元格下方出现一个序列列表，用鼠标单击其中的某一个值，则可将该值填入到该单元格中。图116显示了设置输入列表的具体操作方法。 同样，单元格的有效性可以通过拖动填充柄来进行填充。,58,1.2 数据操作,1.2.5快速操作 复制和粘贴图片

41、 按住Shift键打开Excel的“编辑”菜单，会看到原来的“复制”、“粘贴”和“选择性粘贴”命令，已经变为“复制图片”和“粘贴图片”、“粘贴链接图片”命令。当选中需要复制的单元格或区域时，单击“复制图片”命令，Excel会弹出“复制图片”对话框，将选中的内容以图片形式放入剪贴板。而“粘贴图片”命令可以将剪贴板内容以图片形式放入工作表，这在不希望他人修改重要数据的情况下很有用。 快速粘贴 如果在Excel中执行了剪切或复制操作，只要选中待粘贴的单元格，敲回车就可以将数据粘贴到单元格中。 数值粘贴 如果需要复制单元格中的公式结果，而不包括公式本身；或者复制单元格中的数值，但不包括字体、字号等格式

42、，可以在执行复制操作后单击“粘贴”下拉按钮，打开“粘贴”下拉菜单，选择其中的“值”就可以了。,59,1.2 数据操作,选择性粘贴 此法可将多种对象有选择地粘贴到一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要粘贴的对象复制到剪贴板，然后选中需要粘贴该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目（例如，粘贴通过公式计算出的数值时应选“数值”），单击“确定”按钮即可完成粘贴。 定制剪贴板 Excel的剪贴板可以保存很多的内容，还有较灵活的使用方式。打开剪贴板，单击左下角的“选项”按钮，可以看到有关剪贴板使用的

43、四个选项。如果想让它执行两次操作后自动弹出，可以将“自动显示Office剪贴板”选中；如果选中了“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”，就可以在系统时钟区看到“Office剪贴板”图标，鼠标右键单击它可以执行多种任务；若选中“复制时在任务栏附近显示状态”，就可以在执行复制操作时使用动画图标。,60,1.2 数据操作,跳过空单元格 如果只对大块区域中的数据单元格进行粘贴，可以复选“选择性粘贴”对话框下面的“跳过空单元格”。此后，所执行的粘贴操作对与源区域空单元格对应的目标单元格无效，这在需要改写数据的场合非常有用。 快速删除特定数据行 假如一个Excel工作表含有大量数据。如果想将含有“男”

44、的数据行删除，可以对该工作表进行“自动筛选”，将含有“男”的行筛选出来并选中。然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“删除行”命令即可。 快速撤销输入 若数据输入结束后发现了错误，只要没有敲回车键（即光标没有跳至其他单元格），按Esc就可以撤销刚才的输入。,61,1.2 数据操作,行列快速转换 选中需要转换行列的区域，单击工具栏中的“复制”按钮。选中转换后行列所在区域左上角的单元格（注意它不能位于转换前的区域内），单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框内选中“转置”复选项，单击“确定”即可完成行列的快速转换。 快速修改显示比例 如果使用滚轮鼠标，只要将光标放到垂直或水平滚动

45、条上，按住Ctrl向下或向上拨动垂直滚轮，即可任意改变工作表的显示比例。,62,1.2 数据操作,11快速插入光标 如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格，然后按F2键，光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。 如果想对单元格中间的内容进行编辑，只需用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点。 12快速分解数据列 如果有一列数据需要分解为多列，可以采用下面的技巧：首先将需要分解的列选中，单击“数据”菜单中的“分列”命令，即可打开“文本分列向导”对话框；然后选中其中的“分隔符号”或“固定列宽”（前者适用于数据列中带有逗号或制表符等分隔符的情况，后者适用于手工分隔数据的

46、情况），就可以在向导的提示下完成数据列的分解。 13快速删除行或列 如果要删除行或列中的数据、格式等全部内容，可以将需要的行或列选中。然后按下Shift键，将鼠标移到“填充柄”处。待双向光标出现后，向上拖动一行（删除行内容时），或者向左拖动一列（删除列内容时）就可以了。,63,1.2 数据操作,14快速设置格式 要想将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于其他区域，可将上述单元格（或区域）选中。单击“格式”工具栏中的“格式刷”按钮，然后拖过要设置格式的单元格（或区域）。如果要将所选单元格（或区域）的格式应用到多个地方，可双击“格式刷”按钮，然后按上面介绍的方法操作，完成后

47、再次单击“格式刷”退出操作。 此外，还可以使用“选择性粘贴”，具体操作方法是：选中作为样本的单元格或区域，按Ctrl+C将其放入剪贴板。然后按下Ctrl键选中要套用格式的全部单元格，打开“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴”下的“格式”并单击“确定”按钮，则所选单元格就会使用所复制的格式。 15快速拆分窗口技巧 鼠标指向Excel垂直滚动条顶端的拆分块，看到双向光标出现后双击，可以将当前工作窗口拆分为上、下两个窗口。鼠标双击窗口分隔线，可以将其清除。 同理，双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左、右两个窗口，分隔线的清除方法同上。,64,1.2 数据操作,16快速设置列宽（行高） 如

48、果要将工作表的某一列设置为“最合适的列宽”，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线即可。若想将工作表中的所有列设置为“最合适的列宽”，只需选中工作表中的所有列，然后将光标放到任意一列列标右侧的边线处，使用双向光标双击边线即可。 设置工作表的某一行或所有行为“最合适的行高”的方法与列相似，只是需要将光标放至行号下面的边线处，待光标变成双向光标后双击边线就可以了。 17快速确认选项的技巧 Excel对话框中有很多选项设置，通常都是先选中某个选项，然后再单击“确定”按钮开始执行。利用鼠标双击可以简化这一操作步骤，双击某个选项可以做到既选中又执行。 18快速插入时间（日期）

49、Excel “插入”菜单没有提供插入时间和日期的命令，使用一些快捷键可以快速插入当前日期或时间（详见1.2.1）。,65,1.2 数据操作,19快速输入引用 单元格引用是Excel公式的组成部分，它的作用是确定计算范围。采用鼠标拖动的方法输入引用准确快捷，以SUM函数为例：当打开“函数参数”对话框以后，可让光标停留在“Number”框内，鼠标拖过要引用的单元格。若这些单元格是不连续的，就应该按住Ctrl键拖动，被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中。如果SUM函数在编辑栏内直接输入，可以将光标放入SUM函数后面的括号，然后按上面介绍的方法操作。 如果公式引用的单元格或区域来自多个工作表

50、，可以按住Ctrl将它们逐个打开，然后按照上述方法引用其中的单元格。 20快速保留列宽 在Excel中粘贴数据以后，粘贴位置会显示一个智能标记，它可以实现许多有用的功能：如果源数据所在的单元格比较宽，粘贴到目标单元格以后需要保留列宽，此时可以在粘贴完成后单击粘贴智能标记，选择菜单中的“保留源列宽”即可。使用这种方法，还可以执行“匹配目标区域格式”、“链接单元格”等操作。,66,1.2 数据操作,21重复执行操作 要想将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于多个地点，可以将上述单元格（或区域）选中，然后双击工具栏中的“格式刷”，将光标拖过待设置格式的所有区域，完成后单击“格式刷”退出。 除此以外，双击Excel “绘图”工具栏上的“直线”、“椭圆形”等按钮，就可以连续绘制多个“直线”或“椭圆形”，中间无需任何停顿，可以提高操作效率。再次单击该工具按钮或按下Esc键即可取消该功能状态。 22限定区域输入 如果Excel工作表输入的数据限定在一个区域内,可以采用以下方法实现快速输入，无须使用鼠标进行单元格切换：用鼠标选中要输入数据的区域，敲击键盘即可在区域左上角输入数据，完成后按Tab键光标左移，到达区域右边界以后自动折入所选区域的第二行。如果需要光标向右移动，按Shift+Tab就可以了。,