1、第三章 字处理软件 Word 20031 教学内容 字处理软件概述 Word 2003 概述 Word 2003 的基本操作 文档格式化与排版 表 格 制 作 对象的插入与处理 文档的打印 Word 2003 的高级应用中文 Office 2003 简介1. Microsoft Office 2003 是微软公司推出的新一代办公自动化软件。我们常用的Microsoft Office Professional Edition 2003 有着开放而又充满活力的新外观、丰富而方便实用的各种功能，包含了日常办公事务处理的七大常用组件，分别是：字处理软件 Word 2003、电子表格处理软件 Excel
2、 2003、演示文稿软件 PowerPoint 2003、数据库管理软件 Access 2003、动态表单软件 InfoPath 2003、电子邮件管理软件 Outlook 2003、桌面排版软件Publisher 2003。其他版本的 Office 2003 还包含网页制作软件 FrontPage 2003、电子记事本软件 OneNote 2003、项目管理软件 Project 2003、流程图管理软件 Visio 2003 等不同组件。2. 本书将为大家详细介绍字处理软件 Word 2003、电子表格处理软件 Excel 2003、演示文稿软件 PowerPoint 2003、数据库管理软
3、件 Access 2003、网页制作软件 Frontpage 2003 等组件的使用方法和操作技巧。字处理软件的发展1. 20 世纪 80 年代初出现了大量的字处理软件，使用比较广泛的有文字处理系统 WPS、字表编辑软件 CCED、文书编辑系统 Word Star 等。这些字处理软件是基于 DOS 环境下的，操作命令复杂，且排版效果不能直观地显示在屏幕上。2. Word 是 Microsoft 公司推出的 Windows 环境下的字处理软件，它充分利用 Windows良好的图形界面特点，将文字处理和图片、表格处理功能结合起来，先后推出了很多版本，成为最流行的文字处理软件之一。金山公司也相继推出
4、了 Windows 环境下的国产 WPS 系列版本的字处理软件，由于深得政府的支持和帮助，发展势头也很迅猛。 典型字处理软件概述 字处理软件 Word 字处理软件 WPS 永中集成 Office 字处理软件 Word1. Word 是微软公司推出的 Office 办公套件中的重要组件，是全球通用的字处理软件，是日常办公使用频率最高的文字处理软件，适于制作各种文档，如信函、传真、公文、报刊、书刊、论文和简历。2. 1990 年，Microsoft 公司推出了 Windows 3.0，它是一种全新的图形化用户界面的操作环境，随后，微软公司陆续推出了不同版本的文字处理软件。1999 年，微软公司推出
5、了Microsoft Word 2000，Word 2000 以其强大的功能、新颖的设计、清新的风格、友好的界面、简单易学的使用方法，博得了使用者的一致好评。3. 2003 年，微软公司推出了 Microsoft Word 2003，Word 2003 将微软的.net 战略体现得更为全面和彻底，在协同工作、信息交流、提高工作效率等方面都有明显的改进。字处理软件 WPS1. WPS 系列软件是金山公司推出的国产品牌办公软件。1989 年，金山公司首次推出了DOS 平台下的 WPS 1.0，随着 Windows 操作系统逐步取代 DOS，WPS 1.0 随 DOS 一起渐渐地退出了历史舞台。2.
6、 经过潜心研发，金山公司于 1997 年推出可运行在 Windows 3.X、Windows 95 环境下的 WPS 97，支持“ 所见即所得 ”的文字处理方式。 1999 年又推出了 WPS 2000，WPS 2000 集多种功能于一体，拓展了办公软件的功能。2001 年 5 月，WPS 正式更名为 WPS Office。在产品功能上，WPS Office 从单纯的文字处理软件升级为以文字处理、电子表格、多媒体演示制作、电子邮件和网页制作等一系列产品为核心的多模块组件式产品。3. WPS Office 2003 采用 XML 数据中间层技术，与以前的 WPS 系列产品相比，更加体现了开放、高
7、效的办公理念，从使用习惯到文件格式都可以完全兼容微软 Office 软件。永中集成 Office2000 年 1 月，无锡永中科技有限公司成立，专注于新一代跨平台的集成办公软件永中 Office 的研发、商品化和销售。2002 年 4 月，永中 Office 推广版发布;2002 年 10 月，永中 Office V1.0 版正式发布; 2003年 8 月，永中 Office 2003 中文简体版正式发布; 2004 年 5 月，永中 Office 2004 中、英、日文版全球同日发布;2004 年 8 月，永中 Office 2004 增强版推出;2006 年 5 月，永中 Office 2
8、007 版发布。至今，永中 Office 已推出 6 个版本，每一个版本都是集先进性、稳定性、兼容性、可扩展性于一体的优秀产品。永中 Office 的每个版本都提供了中文简体版、中文繁体版和英文版。永中采用自主研发的创新技术数据对象储藏库系统彻底解决了 OLE 技术导致的数据链接更新慢、错误和不一致等问题，在一套标准的用户界面下集成了文字处理、电子表格和简报制作三大应用，有效解决了 Office 各应用程序之间的数据集成与共享问题，是 “第一个真正的 Office”，可以运行在 Windows、Linux 和 Mac OS 等多个不同操作系统上。2 Word 2003 的主要功能 创建、编辑和
9、格式化文档 图文混排 表格处理 版式设计与打印 Word 2003 新增功能 创建、编辑和格式化文档完成空白文档、XML 文档、网页的创建、打开、保存与关闭 等。可以输入中、英文文字，并对输入的文字进行编辑操作，如复制、移动、删除、查找与替换等；对文档进行字符、段落的格式化以及边框与底纹的设置等操作。图文混排可以在文档中插入精美的剪贴画、图片、艺术字、自选图形、组织结构图等，并对这些图形进行编辑处理，实现图文混排，美化文档。 表格处理Word 2003 提供了丰富的表格功能，可以建立、编辑、格式化、嵌套表格，还可以进行表格内数字的计算，以及表格与文字、表格与图表间的转换。 版式设计与打印格式化
10、、编辑好一篇文档后，还要进行版式设计和打印工作。版式设计是一项重要的工作，它包括页面设置、页码、分栏排版、页眉和页脚的设置等。 Word 2003 新增功能 支持 XML 文档，在文档中显示和应用 XML 元素。 版式视图使阅读变得轻松愉快。 支持手写设备，可以手写批注和注释标记文档或者将手写内容写入 Word 文档。 改进的文档保护可以限制格式设置和有选择地允许编辑受限制内容。 并排比较文档功能可以同时查看多个用户对同一篇文档的更改。 文档工作区可以使多人简化、实时地共同写作、编辑和审阅文档。 信息版权管理 IRM 有助于避免敏感信息落入没有权限的用户手中。 增强的国际功能为创建和使用其他语
11、言编辑的文档提供了便利。 “信息检索 ”可提供一系列参考信息和扩充资源。Word 2003 的窗口 标题栏位于窗口的最上方，默认为蓝色。它包含应用程序名、文档名和控制按钮。当窗口非最大化时，用鼠标按住标题栏拖动，可以改变窗体在屏幕上的位置。双击标题栏可以使窗口在最大化与非最大化间切换。 菜单栏1. Word 2003 的菜单栏包含九项系统菜单。单击菜单项，可以弹出下拉式菜单，用户可以通过单击选择相应的命令来执行 Word 的某项操作。不常用的命令被自动隐藏起来，并在菜单的下方出现下拉按钮，单击此按钮，将展开所有的命令。2. 为了方便用户使用，有些菜单命令后还有快捷键。如“打开” 命令后有 Ct
12、rl+O 快捷键，使用时按一下 Ctrl+O 快捷键，就会弹出 “打开”对话框，方便快捷。记住一些常用快捷键将大大提高工作效率。 工具栏 1. 工具栏位于菜单栏的下方，工具栏上以图标的形式显示常用的工具按钮，用户不用通过菜单命令，直接单击工具按钮即可执行某项操作，更加方便、快捷。2. 用鼠标拖动工具栏左侧的虚线，可以改变工具栏在窗口中的位置。工具栏占用屏幕的空间，所以不宜显示太多，通常只显示“常用” 工具栏和 “格式”工具栏就基本可以满足用户的需要。3. 工具栏的显示或隐藏的方法1)单击 “视图” 菜单中的“工具栏”命令，从其级联菜单中选择需要的工具栏。2)右击工具栏或菜单栏的任意位置，从弹出
13、的快捷菜单中选择需要的工具栏。 标尺 标尺有水平标尺和垂直标尺两种，用来确定文档在屏幕及纸张上的位置。也可以利用水平标尺上的缩进按钮进行段落缩进和边界调整。还可以利用标尺上制表符来设置制表位。标尺的显示或隐藏可以通过单击“视图” 菜单中的“标尺” 命令来实现。 编辑区1. 编辑区就是窗口中间的大块空白区域，是用户输入、编辑和排版文本的位置，是我们的工作区域,在编辑区里，你可以尽情发挥你的聪明才智和丰富的想像力，编辑出图文并茂的作品。2. 闪烁的“I”形光标为插入点，可以接受键盘的输入。 滚动条 如果文本内容过多，无法完全显示在文档窗口中，则可以利用滚动条来查看文档。滚动条分垂直滚动条和水平滚动
14、条。用鼠标拖动滚动条可以快速定位文档在窗口中的位置。 视图切换按钮位于编辑区的左下角，水平滚动条的左端，单击各按钮可以切换文档的五种不同的视图显示方式。 状态栏位于窗口的底部，显示当前窗体的状态，如当前的页号、节号、当前页及总页数、光标插入点位置、改写/插入状态、当前使用的语言等信息。Word 2003 的联机帮助在我们的工作中，难免会遇到各种各样的问题，用户可以通过系统帮助解决遇到的难题。1. 通过 Office 助手提供帮助2. 从“帮助”菜单获取帮助3. 从 Microsoft Office Online 网站获取联机帮助 通过 Office 助手提供帮助Office 2003 为我们提
15、供了 11 个可爱的小助手，会根据你的需要出现或隐藏，在用户操作遇到困难的时候，随时提醒用户并提供帮助。1）选择 Office 助手单击“帮助”菜单中的“显示 Office 助手” 命令，即可在屏幕上显示小助手。鼠标右击小助手图标，单击“ 选择助手”命令，将弹出“Office 助手” 对话框，用户可以从“ 助手之家”选项卡中选择自己喜欢的助手。2）使用 Office 助手的帮助功能如果用户在实际操作过程中遇到问题，可以求助 Office 助手。通过鼠标单击 Office 助手图标或“常用 ”工具栏上的按钮，均可以显示 Office 助手帮助对话框。在提示键入关键字的位置键入要查找内容的关键字，
16、然后单击“搜索” 按钮即可查找到一系列相关内容主题。 从“帮助”菜单获取帮助单击“帮助”菜单，选择 “Microsoft Office Word 帮助”命令或者按 F1 键，均会出现“Word帮助”任务窗格，在搜索框中输入你要寻求帮助内容的关键字，系统会进行搜索并显示搜索到的相关内容，你可以从中找到自己需要的信息。 从 Microsoft Office Online 网站获取联机帮助Microsoft Office Online 是一个定期更新的 Web 网站，为涉及 Office 产品的问题提供信息和答案，还可获取最新 Office 提示信息、模板、剪贴画、已经更新的帮助文件及对高级技术支持
17、问题的解答。通过单击“帮助” 菜单中的“Microsoft Office Online”或者单击任务窗格中的链接“连接到 Microsoft Office Online”均可以进入该网站。 3 Word 2003 的基本操作 Word 2003 的启动与退出 文档的建立与保存 文档的打开与关闭 文档的输入 文档的编辑 查找与替换 撤消与恢复 拼写和语法检查 自动更正 文档的查看方式Word 2003 的启动与退出 1. 启动 Word 2003 的常用方法有以下几种：（1）单击“开始 ”“程序”“Microsoft office” “Microsoft Office Word 2003”。（2
18、）双击桌面已建立的 Word 快捷方式图标。（3）双击已建立的 Word 文档。2. 退出 Word 2003 的常用方法主要有以下几种：（1）单击 Word 窗口右上角的 “关闭”按钮。（2）单击“文件 ”菜单中的 “退出”命令。（3）双击 Word 窗口左上角的控制图标或使用快捷键 Alt+F4。文档的建立与保存1. 创建文档1）新建空白文档2）利用模板和向导创建文档2. 文档的保存1）保存新建文档2）保存修改的旧文档3）另存文档4）全部保存5）自动保存文档的建立与保存 新建空白文档1. 直接单击“ 常用” 工具栏的 “新建”按钮。2. 使用快捷键 Ctrl+N。 利用模板和向导创建文档单
19、击“文件”菜单中的“新建”命令，单击下方“本机上的模板”链接，打开“ 模板”对话框。单击一个文档类别选项卡，从中选择需要的模板样式。有些模板中还带有向导，可以根据向导的提示完成文档的建立。 文档的保存1）保存新建文档如果新建的文档未经过保存，单击“文件” 菜单中的 “保存”命令，或者单击“ 常用”工具栏上的“保存”按钮，系统会弹出 “另存为”对话框，在对话框中 设定保存的位置和文件名及文件类型，然后单击对话框右下角的“保存” 按钮。2）保存修改的旧文档单击工具栏上的“ 保存” 按钮或单击 “文件”菜单中的 “保存”命令，不需要设定路径和文件名，以原路径和原文件名存盘，不再弹出“另存为 ”对话框
20、。3）另存文档Word 2003 允许打开后的文件保存到其他位置，而原来位置的文件不受影响。单击“文件”菜单中的 “另存为”命令，在出现的“另存为”对话框中重新设定保存的路径、文件名及类型即可。4）全部保存在按下 Shift 键的同时单击“文件”菜单， “文件”菜单下将增加一个“全部保存” 命令。单击“全部保存”命令，可以将所有已经打开的 Word 文档逐一进行保存。5）自动保存Word 2003 提供了一种定时自动保存文档的功能，可以根据设定的时间间隔定时自动地保存文档。这样可以避免因“死机” 、意外停电、意外关机造成文档的损失。单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的对话框中单击 “保存
21、”选项卡，选中“ 自动保存时间间隔”复选框并设定自动保存时间间隔，就可以高枕无忧地编辑你的作品了。 文档的打开与关闭1. 打开文档（1）单击“文件 ”菜单中的 “打开”命令（2）单击“常用 ”工具栏上的 “打开”工具按钮（3）使用 Ctrl+O 快捷键。（4）单击 “文件”菜单下方通常会列出最近使用过的 4 个文档之一（选择“ 工具”菜单中的“选项”命令，在对话框中单击 “常规”选项卡，在 “列出最近所用文件”文本框中可以设置“ 文件”菜单下列出的文档个数） 。（5）单击“开始 ”按钮， “开始”菜单中的“文档” 子菜单下列出了最近使用的 15 个文档，可以选择并打开使用。2. 关闭文档（1）
22、单击“文件 ”菜单中的 “关闭”命令可以关闭当前正编辑的文档。（2）单击文档窗口右上方的“关闭” 按钮，可以关闭当前正编辑的文档。（3）Windows 任务管理器关闭应用程序。 文档的输入 选择合适的输入法 全角、半角字符的输入 键盘常见符号的输入 特殊符号和难检字的输入（1）单击“插入 ”菜单中的 “符号”命令（2）使用软键盘。 （3）插入特殊符号。 文档的定位 录入状态 选择合适的输入法1）通过鼠标单击任务栏右边的输入法指示器 进行选择。2）利用 Ctrl+Shift 快捷键在安装的各种输入法之间进行切换。 全角、半角字符的输入1）鼠标单击输入法指示栏上的半角按钮 和全角按钮 进行切换。2
23、）使用 Shift+空格键在全角 /半角之间进行切换。 键盘常见符号的输入1）使用 Ctrl+.（句号）组合键切换。2）单击输入法指示栏上的按钮 进行切换。 特殊符号和难检字的输入1）单击“插入 ”菜单中的“符号”命令，在弹出的“符号”对话框中选择需要的字体以及相应的符号，单击“ 插入” 按钮或者直接双击要插入的符号即可。2）使用软键盘。Office 2003 提供了 13 种软键盘符号项，通过这些符号项可以方便地输入各种符号。右击输入法指示栏上的软键盘按钮，弹出如图所示的软键盘菜单，单击需要的符号项，软键盘显示该项的所有符号。用户可以使用键盘或鼠标单击屏幕上软键盘的各按钮。3）插入特殊符号。
24、单击“插入” 菜单中的“特殊符号”命令，弹出“ 插入特殊符号”对话框，如图所示，系统提供了六大类几百种符号供用户选择使用。 文档的定位1)使用鼠标进行定位：用鼠标在任意位置单击，可将插入点定位在该处。2)使用滚动条定位：可以用鼠标拖动垂直滚动条或水平滚动条来上、下、左、右快速移动文档的位置。3)使用菜单命令定位:使用“编辑” 菜单中的“定位”命令来进行文档相关目标的定位。4)使用键盘命令或快捷键：按 Home 键和 End 键可以快速将插入点移动到文档行首、行尾；按 Ctrl+Home 快捷键和 Ctrl+End 快捷键可以快速将插入点移动到文档开头和结尾。 录入状态Word 2003 提供了
25、两种录入状态：“插入” 和“改写”状态。 “插入”状态是指键入的文本将插入到当前光标所在的位置，光标后面的文字将按顺序后移；“改写” 状态是指键入的文本将光标后的文字按顺序覆盖掉。 “插入” 和“改写”状态的切换可以通过以下方法来实现：（1）按键盘上的“Insert”键，可以在两种方式间进行切换。（2）双击状态栏上的“ 改写 ”标记，可以在两种方式间进行切换。文档的编辑 选定文本 撤消文本的选定 删除文本 移动文本 复制文本 选择性粘贴选定文本1）用鼠标选定文本小块文本的选定：按住鼠标左键从起始位置拖动到终止位置，鼠标拖过的文本即被选中。这种方法适合选定小块的、不跨页的文本。大块文本的选定：先
26、用鼠标在起始位置单击一下，然后按住 Shift 键的同时，单击终止位置，起始位置与终止位置之间的文本就被选中。这种方法适合选定大块的、尤其是跨页的文档，使用起来既快捷又准确。选定一行：鼠标移至页左选定栏，鼠标指针变成向右的箭头，单击可以选定所在的一行。选定一句：按住 Ctrl 键的同时，单击句中的任意位置，可选定一句。选定一段：鼠标移至页面左选定栏双击可以选定所在的一段，在段落内的任意位置快速三击可以选定所在的段落。选定整篇文档：鼠标移至页面左选定栏，快速三击；鼠标移至页面左选定栏，按住 Ctrl键的同时单击鼠标；使用 Ctrl+A 组合键。选定矩形块：按住 Alt 键的同时，按住鼠标向下拖动
27、可以纵向选定矩形文本块。2）用键盘选定文本Shift + 左右方向键：分别向左（右）扩展选定一个字符。Shift + 上下方向键：分别扩展选定由插入点处向上（下）一行。Ctrl + Shift + Home：从当前位置扩展选定到文档开头。Ctrl + Shift + End：从当前位置扩展选定到文档结尾。Ctrl +A：选定整篇文档。撤消文本的选定要撤消选定的文本，用鼠标单击文档中的任意置即可。 删除文本1. 可以通过以下方法来实现文本的删除：按 BackSpace 键，向前删除光标前的字符；按 Delete 键，向后删除光标后的字符。2. 如果要删除大块文本，可采用以下方法：（1）选定文本后
28、，按 Delete 键删除或选择“编辑”菜单中的“ 清除”命令。（2）选定文本后，单击“常用” 工具栏上的“剪切”按钮或单击右键从快捷菜单中选择“剪切”命令，还可以使用 Ctrl+X 快捷键。移动文本1）使用鼠标拖放移动文本 选定要移动的文本； 鼠标指针指向选定的文本，鼠标指针变成向左的箭头，按住鼠标左键，鼠标指针尾部出现虚线方框，指针前出现一条竖直虚线； 拖动鼠标到目标位置，即虚线指向的位置，松开鼠标左键即可。2）使用剪贴板移动文本 选定要移动的文本； 将选定的文本移动到剪贴板上（可使用“编辑”菜单中的“剪切”命令，或单击“ 常用”工具栏的“剪切 ”按钮，或使用 Ctrl+X 组合键） ；
29、将鼠标指针定位到目标位置，从剪贴板复制文本到目标位置（使用“ 编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击“常用”工具栏的“粘贴” 按钮，或使用 Ctrl+V 组合键） 。 复制文本1）用鼠标拖放复制文本 选定要复制的文本； 鼠标指针指向选定的文本，鼠标指针变成向左的箭头，按住 Ctrl 键的同时，按住鼠标左键，鼠标指针尾部出现虚线方框和一个“+” 号，指针前出现一条竖直虚线； 拖动鼠标到目标位置，松开鼠标左键即可。2）使用剪贴板复制文本 选定要复制的文本； 将选定的文本复制到剪贴板上（可使用“编辑”菜单中的“复制”命令，或单击“ 常用”工具栏的“复制 ”按钮，或使用 Ctrl+C 组合键中的任意一种）
30、 ； 将鼠标指针定位到目标位置，从剪贴板复制文本到目标位置（可使用“ 编辑”菜单中的“粘贴”命令，或单击 “常用”工具栏的“粘贴” 按钮，或使用 Ctrl+V 组合键） 。选择性粘贴进行一般性粘贴操作时，会对原文本及所有包含的格式进行粘贴。如果只想复制不带格式的文本或表格中的纯文字，就需要用到选择性粘贴。使用方法如下：（1）选定要复制的网页内容或其他多格式文本，按 Ctrl+C 快捷键将其复制到剪贴板中；（2）定位到目标位置，单击“编辑” 菜单中的“选择性粘贴”命令，弹出“ 选择性粘贴”对话框，如图所示，从中选择“无格式文本” 项，单击 “确定”按钮即可。 查找与替换查找:如果我们要在文档中搜
31、索某字符串，可以单击 “编辑”菜单中的“ 查找”命令，或使用快捷键 Ctrl+F，在弹出的对话框中的 “查找内容” 文本框内输入相应字符串，然后单击“查找下一处 ”按钮，Word 2003 会帮助你逐个地找到要搜索的内容。替换:如果在编辑文档的过程中，需要将文中所有的 “Word”替换为“Word 2003”，一个一个地手动改写，不但浪费时间，而且容易遗漏。Word 2003 为我们提供了“ 替换”功能，可以轻松地解决这个问题。在文档中替换字符串的操作步骤如下： 单击“编辑”菜单中的“替换” 命令，或使用 Ctrl+H 快捷键，弹出“ 查找和替换”对话框，如图所示； 在“ 查找内容” 文本框中
32、输入“Word” ，在“替换为”文本框中输入“Word 2003”，然后单击“全部替换 ”按钮，就可以将文档中的全部 “Word” 替换为“Word 2003”；如果使用“查找下一处 ”按钮，可以有选择地替换其中的部分。“撤消”与“恢复”撤消:如果你后悔了刚才的操作，可使用以下方法之一来撤消刚才的操作：（1）单击“编辑 ”菜单中的 “撤消键入”命令。（2）单击“常用 ”工具栏上的 “撤消” 按钮。（3）使用 Ctrl+Z 组合键。 恢复:在经过撤消操作后， “撤消” 按钮右边的“恢复”按钮将被置亮。恢复是对撤消的否定，如果认为不应该撤消刚才的操作，可以通过下列方法之一来恢复：（1）单击“编辑
33、”菜单中的 “恢复”命令。（2）单击“常用 ”工具栏上的 “恢复” 按钮。（3）使用 Ctrl+Y 组合键。单击工具栏上的“ 撤消” 或 “恢复”按钮右边的下拉箭头，系统将显示最近执行的可撤消或恢复操作的列表，撤消某项操作的同时，也将撤消列表中该项操作之上的所有操作。拼写和语法检查拼写和语法检查功能设置的方法是：单击“工具” 菜单中的 “选项”命令，打开“ 选项”对话框，在“ 拼写和语法”选项卡中（如图所示）分别进行拼写检查和语法检查的设置，选中“键入时检查拼写 ”和 “键入时检查语法”后，单击 “确定”按钮即可。当 Word 2003 检查到拼写和语法错误时，就会用红色波浪线标出拼写的错误，
34、用绿色的波浪线标出语法的错误。这些标出的波浪线不影响文档的打印，属于非打印字符。当然，有些特殊写法，如“Ctrl+N”也会被 Word 2003 认为是错误的，可以不用理会。单击“工具”菜单中的“拼写和语法”命令或单击工具栏上的 “拼写和语法”按钮或按 F7键，均可打开“ 拼写和语法 ”对话框，如图所示，对话框中会 标出系统认为错误的地方并提出修改建议。自动更正 设置“自动更正 “功能选项 创建自动更正词条 修改和删除自动更正词条 设置自动更正的例外项设置“自动更正“功能选项（1）单击“工具 ”菜单中的 “自动更正选项”命令，打开如图所示的 “自动更正”对话框；（2）根据需要选定“ 自动更正
35、”选项卡下的选项。创建自动更正词条创建自动更正词条的方法很多，一般在如上图所示的“自动更正” 对话框中的“自动更正”选项卡中创建。Word 不但可以自动替换为词条，还可以替换为图片或 MP3 乐曲。即可以将一幅图片或一首乐曲作为自动更正的词条，然后赋予几个简单的字符作为词条名，以后插入该图片或乐曲时，只需输入这几个简单的字符即可。下面以插入一首 MP3 乐曲为例进行介绍。（1）单击“插入 ”菜单中的 “对象”命令，打开“对象”对话框，选择“ 由文件创建”选项卡，如图所示。在对话框中通过“浏览” 选择一首乐曲，单击 “确定”按钮即可。注意：将“ 链接到文件”和 “显示为图标 ”选中。 （2）选中
36、插入到文中的乐曲图标后，单击“工具”菜单中的“自动更正选项”命令，乐曲图标自动出现在“ 替换为”文本框中，如图所示；在 “替换”文本框中输入“ 魂曲”，单击“ 添加”和“确定”按钮即可。注意：乐曲是带格式的，所以“替换为” 后面的“带格式文本” 单选项会自动选中，一定不要更改为“纯文本” ，否则将替换为 “*”。（3）当你感到工作枯燥时，在文档中输入“魂曲”文字时，乐曲图标便会自动插入到文档中，双击乐曲图标就可以播放你该乐曲了。修改和删除自动更正词条如果需要对原有的自动更正词条进行重新定义，可以对原有词条进行修改。方法如下：（1）打开“自动更正 ”对话框并选择 “自动更正”选项卡，在 “键入时
37、自动替换”选项组的列表框中选择需要修改的自动更正词条，在“替换” 框中输入新的自动更正词条名；（2）单击“添加 ”按钮，这样就添加了一个新的自动更正词条名；（3）选中原来的词条，单击“删除” 按钮即可把原来的词条删除。设置自动更正的例外项如果有例外项不需要更正，如某些字母需要句首小写，有些单词术语需要前两个字母连续大写，希望 Word 能够予以辨认和忽略，此时可以单击 “例外项”按钮，打开“自动更正例外项” 对话框，在该对话框中输入不需要更正的词条，单击“ 添加”按钮即可。文档的查看方式 普通视图 页面视图 Web 版式视图 大纲视图 阅读版式视图 文档结构图 缩略图可以通过下列方式选择不同的
38、视图方式：（1）单击“视图 ”菜单，选择 “普通”、 “Web 版式” 、 “页面”、 “阅读版式”、 “大纲” 、 “文档结构图”或“缩略图”等不同的视图方式。（2）在 Word 应用程序窗口的左下角有五个控制按钮 ，单击这五个按钮也可以快速实现视图之间的切换。普通视图适合文本录入和编辑的视图方式，占用计算机内存少、处理速度快。页与页之间用一条虚线（分页符）分隔，节与节之间用双行虚线表示，虚线中间注明分节符的类型，在这种视图方式下不显示页边距、页眉和页脚、背景等信息。页面视图文档的显示效果与打印机打印输出的结果完全一样。在这种视图方式下，页与页之间是不相连的，可以看到文档在纸张上的确切位置。
39、页面视图可正确显示页眉和页脚、分栏、批注等各种信息及位置，是 Word 默认的视图方式 ，也是使用最多的视图方式。Web 版式视图可以创建能显示在屏幕上的 Web 页或文档，可看到背景和为适应窗口大小而自动换行显示的文本，且图形位置与在 Web 浏览器中的位置一致，即模拟该文档在 Web 浏览器上浏览的效果。大纲视图编辑几十页乃至几百页的长文档是一件很令人头疼的事情，而在大纲视图下，编辑长文档就变得轻松简单了。大纲视图中增加了“大纲 ”工具栏，可以利用工具按钮方便地编辑和查看文档的大纲，也可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织大纲。大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、分页和背景等文档信息。阅读
40、版式视图单击“常用”工具栏上的“阅读”按钮 或在任意视图下按 Alt+R 组合键，就可以切换到阅读版式视图下。阅读版式视图是新增的视图方式，优化了阅读体验，隐藏了除“阅读版式”和“审阅” 工具栏以外的所有工具栏，使文档窗口变得简洁明朗，特别适合阅读。阅读版式视图增加了文档的可读性，文本采用 Microsoft ClearType 技术自动显示，可以方便地增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中实际字体的大小。阅读版式视图中显示的页面设计是为适合用户的屏幕，并不代表在打印文档时所看到的页面。要停止阅读文档时，单击“阅读版式” 工具栏上的“关闭”按钮或按 Alt+C 组合键，均可以从阅读版式
41、视图切换回来。文档结构图单击“视图”菜单中的“文档结构图”命令，显示出该文档的结构图。文档结构图分为左、右两栏，左栏显示文档的大纲结构，右栏显示文档的内容。当单击左栏中某个大纲标题时，右栏自动显示出该标题下的内容。在右窗口修改大纲结构，左窗口会马上进行大纲调整。使用该功能，可以快速浏览、编辑长文档。需要说明的是：在文档结构图中只能显示文档大纲，不能编辑文档大纲，要编辑文档大纲必须切换到大纲视图下。缩略图单击“视图”菜单中的“缩略图”命令，进入缩略图视图方式。在这种视图方式下，文档分为左、右两栏，左栏显示文档的缩略图，右栏显示文档的具体内容。当单击左栏中某缩略图页面时，右栏自动显示出该页的内容。
42、左栏每屏同时显示 5 页缩略图，可以方便用户调整文档结构或浏览长文档。4 文档格式化与排版 设置字符格式 设置段落格式 制表符和制表位 项目符号和编号 分节、分页和分栏 边框和底纹 样式与模板 使用脚注和尾注 版面设计设置字符格式 字体的设置 字 符 间 距 文 字 效 果字体的设置使用菜单命令格式化（1）选定要进行格式化的文本；（2）单击“格式 ”菜单中的 “字体”命令，打开“字体”对话框；（3）在“字体 ”选项卡中可以设置字体、字形、字号、颜色、下划线、特殊效果等。特殊效果可以直接单击效果前面的复选框即可，允许同时使用多种文字效果。使用“格式”工具栏格式化选定要格式化的文本块后，可以直接单
43、击“格式” 工具栏上的工具按钮 ,来设置文本的颜色、字体、字形、字号、加粗、倾斜、下划线等。字号大小有两种表示方式，分别用“号” 和“磅”为单位。以 “号”为单位的字号中，初号字最大，八号字最小；以“ 磅 ”为单位的字体中，72 磅最大， 5 磅最小。当然我们还可以输入比初号字和 72 磅字更大的特大字，根据页面的大小，文字的磅值最大可以达到 1638 磅。格式化特大字的方法是：选定要格式化的文本，在“格式” 工具栏的“字号”文本框中输入磅值后，按回车键即可。字符间距1）用菜单命令调整 单击“格式 ”菜单中的“字体”命令； 在弹出的“字体”对话框中选“字符间距” 选项卡，可以根据实际需要进行缩
44、放、间距、位置的设置。2）使用“格式 ”工具栏调整使用“格式”工具栏上的工具按钮 ，可以设置字符的缩放比例。方法是：单击右边的下拉按钮，弹出的下拉列表，可以直接选择合适的比例，或者单击“其他” 按钮，会弹出上页图所示的对话框，根据需要进行缩放、间距等设置。文字效果 选定要格式化的文本；单击“格式” 菜单中的 “字体”命令； 在弹出的“字体”对话框中选“文字效果” 选项卡，从中选择需要的动态效果，在对话框的下方可以看到预览的效果。除此之外， “格式 ”菜单中还有 “首字下沉”、 “文字方向”、 “更改大小写”、 “中文版式” 等各种格式。设置段落格式所谓的段落是指文档中两次回车键之间的所有字符，
45、包括段后的回车键。设置不同的段落格式，可以使文档布局合理、层次分明。段落格式主要是指段落中行距的大小、段落的缩进、换行和分页、对齐方式等。设置段落格式的方法是：单击“格式” 菜单的“段落”命令，打开“ 段落”对话框，对话框中的三个选项卡分别是：缩进和间距、换行和分页、中文版式。缩进和间距1. 用菜单命令调整缩进和间距2. 使用“格式”工具栏调整3. 格式刷用菜单命令调整缩进和间距:在“缩进和间距” 选项卡中，可以进行缩进、间距和对齐方式等多项设置。缩进的度量单位主要有三种：厘米、磅和字符。度量单位的设定可以通过“工具”菜单中的“ 选项”命令，选择“常规” 选项卡，在度量单位下拉列表中设定。（1
46、）缩进：可以将选定的段落左、右边距缩进一定的量。（2）特殊格式：特殊格式中有“无” 、 “悬挂缩进”和 “首行缩进”三种形式：无，是指无缩进形式；悬挂缩进，是指段落中除了第一行之外，其余所有行缩进一定值；首行缩进，是指段落中的第一行缩进一定值，其余行不缩进。 （3）间距：可以在段前、段后分别设置一定的空白间距，通常以“行” 或“磅”为单位。（4）对齐方式：设置段落或文本左对齐、居中对齐、右对齐、两端对齐、分散对齐等。使用“格式”工具栏:可以快速进行格式化操作，方便快捷。对齐方式可以使用 “格式”工具栏上的工具按钮进行设置，这些按钮从左到右分别是：两端对齐、居中、右对齐和分散对齐。可以使用“ 格
47、式” 工具栏上的工具按钮 或 来减少和增加缩进量，每按一次减少或增加一个字符。格式刷:格式刷是实现快速格式化的重要工具。格式刷可以将字符和段落的格式复制到其他文本上。使用方法是： 先将鼠标指针定位在格式化好的标准文本块中； 单击“常用 ”工具栏上的 “格式刷”工具按钮 ，鼠标指针变成一个“带 I 字的小刷子” ； 按住鼠标左键刷过要格式化的文本，所刷过的文本就被格式化成标准文本的格式。同时，鼠标指针恢复原样。双击“常用”工具栏上的“格式刷”工具按钮，就可以在 多处反复使用。要停止使用格式刷，可单击 “格式刷 ”工具按钮或按 Esc 键取消。制表符和制表位所谓制表位，是指按下键盘上的 Tab 键
48、后光标向右移动的位置。常见制表符有：左对齐式制表符、右对齐式制表符、居中式制表符、小数点对齐式制表符和竖线对齐式制表符。Word 中默认的制表位是两个字符。设置制表位的方法是： 单击水平标尺左端的制表符可以切换各种制表符，直到出现所需要的制表符类型。 例如选择小数点对齐制表符，在水平标尺上，单击要插入制表位的位置，水平标尺上就会出现小数点对齐制表符。按照这种方法依次在标尺上相应位置设定其他需要的制表符。 在文档中输入需要设置小数点对齐的数据，该数据要有小数点，否则就要按最后面的字符对齐。把光标移到数值的前面，按下 Tab 键，这时该数值就会在设置的制表符处以小数点为准对齐。 按下 Enter
49、键进入下一行，再输入下一行数据，在每个数据前按 Tab 键，数据就会按照所设置的制表位对齐了。先按 Tab 键，再输入数据也可以得到同样的结果。如果想移动制表位的位置，可以选择使用该制表位的文本，拖动制表位可以在文档的标尺范围内移动。 若要设置精确的度量值，可以通过“格式” 菜单中“制表位”命令或者双击标尺上制表位符号，在打开的“ 制表位” 对话框中进行精确的设置。要删除制表位，用鼠标按住制表位，拖离标尺栏释放鼠标即可。 项目符号和编号使用项目符号和编号，可以使文档有条理、层次清晰、可读性强。项目符号使用的是符号，而编号使用的是一组连续的数字或字母，出现在段落前。项目符号和编号的使用方法是： 将鼠标定位在要插入项目符号或编号的位置； 单击“格式 ”菜单中“项目符号和编号”命令，弹出 “项目符号和编号”对话框； 使用不同的选项卡，选择合适的项目符号或编号后，单击“ 确定”按钮。也可以通过“自定义”对话框进行个性化项目符号或编号设置
