1、行政专员岗位职责展示行政专员岗位职责展示目录日常行政工作行政工作职责行政工作重要性行政职业素质行政工作能力行政一、行政工作能力沟通能力观 察能力 写作能力领 悟能力组织能力交 际能力分析能力操作能力行政工作能力观 察能力写作能力观 是看，察是想。进 行 观 察 时 ，必 须 勤做 记录 。通知、公告、会 议纪 要、新 闻 、 请 示等沟通能力 倾 听、表达；全神 贯 注、耐心思 维 清晰、表达 贴 切领 悟能力 发现问题 、勤思考、 发挥 想象力交 际能力分析能力操作能力组织能力正确 处 理上下左右关系的 能力分解、分 类 、排序、演 绎 思 维 、事物联 系运用方法， 合理地 协调 和 组织
2、 各种力量各种知 识 、能力的 实 践二、行政 职业素质职业形象六要素：仪容仪表仪态表情语言接人待物职业形象二、行政 职业素质仪容 的 修饰方面要注意五点事项 ：其一 ，是 仪容干净其二 ，是 仪容整洁其 三，是 仪容卫生其 四，是 仪容简约其 五，是 仪容端庄仪 表 发型文雅、庄重，梳理齐整、长发可用发卡等梳好化淡妆、面带微笑正规服装，要大方、得体指甲不宜过长，并保持清洁，涂指甲油时须自然色裙子长度适宜肤色丝袜，无洞鞋子光亮、清洁仪态站 ： 挺拔自然 不过于随便走： 谦让有礼貌勿从谈话的人中间过速度适中行走中的尊位坐：切忌将双腿分开有气势但谦虚谈：态度诚恳 表情自然 语言和蔼 表达得体握手：
3、 握姿力度时间三、行政工作重要性行政行政重要性影响性利润形象发展接待来访接打电话书面信函 （ 1）以接打电话为例，说明行政工作对树立单位形象的影响 接打电话是每个单位最常用的对外交流方法，常给对方留下深刻的第一印象，也直接树立单位良好的对外形象。接打电话要注意： 以友善的帮助对方的态度； 尽快接听，显示单位的高效率； 用令人愉快的、礼貌的语言讲话； 迅速、正确回答内部电话号码和姓名； 如果需要对方等待，不要让对方等太久； 电话机旁备好笔、便笺或留言卡。留言要仔细，重复重要细节 。规范 拨打 电话的流程：确认对方自报家门先说大概内容（对方感兴趣）大约需要占用对方多长时间记录（详细记录）叙述、谢谢
4、、再见报出公司名称、姓名、职务询问对方公司名称、姓名、职务详细记录通话内容复述通话内容，以便得到确认整理记录，提出拟办意见呈送上司批阅直接转上司接听根据具体情况判断是否直接转上司接听规范 接听 重要电话的 流程： （ 2）、以接待为例，说明哪些行为有损单位的对外形象 外界对单位的第一接触常常通过接待来体现，在处理时稍有疏忽，就会有损单位的对外形象。接待访客时要注意： 本人形象欠佳或接待区乱七八糟； 对待来访者态度不热情友善，让来访者感到门难进，脸难看； 对来访者讲话粗鲁，不礼貌； 不能迅速与被访人联络，延误来访者时间； 在接待中不使来访者感到舒适，如没有提供座椅和饮料； 不愿或不能为来访者解答
5、问题； 在处理来访者问题时没有耐心，甚至与其争吵； 接待中，违反单位接待访客的规定。 （ 3）、 以收发函件为例，说明哪些行为有损单位的对外形象 收发的函件时要注意： 收到的函件不迅速、准确地传递和处理，拖拖拉拉或传错延误； 外发的函件不按照单位统一规定的格式、用纸，过于随意； 外发的函件不做审查，内容出现错误，甚至违背原意； 外发的函件文字或地址有错误甚至延误收到时间；四、行政工作职责12345678收 发 信函、 邮 件、快 递 、 报纸接打、 转 接 电话 、接待 来 访 者ERP工作 计 划与 总结 工作会 议 准 备 及会 议纪 要办 公用品、固定 资产 的管理办 公 费 用管理公司
6、 卫 生管理证 件的 办 理ERP工作计划与总结工作检查时间 月工作 计 划 月工作 总结 周工作 计 划 周工作 总结 日工作 计 划 日工作 总结检查时间 每月第一个工作日 9:00 每月第一个工作日 9:00 每周一 9:00 每周五6： 00 每日 9:00 第二日 9:00备 注 日程 ERP“月 报 ” 日程 ERP“月 报 ” 日程 ERP“周 报 ” 日程 ERP“周 报 ” 日程 日程每日早上九点检查各部门完成 ERP工作计划与总结完成情况，对未按时完成的同事予以记录并按照公司相关规定处理。会务工作会 务 工作架构 图会前筹 备 会 议进 行 会 议结 束制作会议签到表布置会
7、场调试设备报到与签到工作分发会议材料会议记录与管理清理会场整理会议记录编写会议纪要会议时间地点人员通知办公用品管理采 购存放发 放办 公用品采 购单办 公用品入 库单办 公用品 领 用 单每月底，各部门提交物品申购单，经审核后 ， 下月初，行政购买办公用品。办公用品采购后，进行登记，并统计库存和存放各部门主管按照提交的申购单领取所需办公用品固定资产管理固定资产 是指企业为生产产品、提供劳务、出租或者经营管理而持有的、使用时间超过 12个月的，价值达到一定标准的非货币性资产，包括房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。购 置 领 用 盘 点 归还 维 修
8、 报废按需采 购设 置 编码入 库 登 记按需 领 用领 用登 记分 类盘 点季度 盘 点离 职归还归还 登 记交接 盘 点维 修登 记问题统计折旧盘 盈 处 理盘 亏 处 理申 请报废行政费用费 用名称 缴费时间 费 用 备 注每季度初 11500*3=34500元 按季度 缴纳每月初 不定 确保不因停水停 电 而影响日常工作不定 时 不定 保持每部 电话 不因欠 费 而停机；确保 办 公室 饮 用水不断每月初 不定 中通和 顺 丰月 结每月初 不定 费 用根据每月 购买 的 办 公用品而定房租物 业 、水电话费 、水费快 递费办 公用品费公司卫生管理部 门 卫 生区域 卫 生 标 准公共区
9、域 办公室 主任办公室 +接待室 1、各部门要保持 地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净。2、办公室内办公用品、书籍、电脑等摆放整齐有序，不得存放与工作无关的物品，个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。 3、 各部门的 的垃圾须每天进行清理。4、保持个人工作间和公共区域的卫生干净、整洁。商务部 大厅 +打印室销售部 走道（接待室 销售部）信息安全部 走道（男厕 大会议室）系统集成部 大会议室软件开发部 小会议室部 门 区域 由各部 门员 工自行打 扫证照的管理年检公司 营业执 照组织 机构代 码单位： 澄 迈县工商行政管理 局地址： 澄迈县金江镇金马
10、 大道电话： 0898-67623939 67627838单位：澄迈县质量技术监督局（质监局）地址：文明路机关大院南 17幢电话： 0898-67628022一、日常行政工作时间 地点 工作 备 注每天 8:20前 主任 办 公室 整理 总经 理 办 公桌、沙 发 椅、会 议桌；倒垃圾、清洗水杯、打 扫 地板每天 8:30 小会 议 室 部 门 例会每天 9:00 办 公室 检查 各部 门员 工工作 计 划与 总结 完成情况， 记录 并提醒未完成的 员 工每天 6:00后 主任 办 公室 检查 空 调 、灯等是否关 闭 ，垃圾是否需要及 时 清理每周五 6:00后 各部 门 检查 各部 门 的
11、 卫 生是否符合公司 卫生 标 准， 检查 合格者，才予以离开。每周六 （每月前三周） 大会 议 室会前准 备 ：打开灯、空 调 、 电脑 和投影 仪 ，并 调试 好角度， 摆 放好椅子。时间 地点 工作 备 注每周一 10:00前 大 厅 编 写会 议纪 要并送交 经 理核稿每天 大 厅 收 发 快 递 、包裹，并 进 行登 记 。每天 大 厅 接听 电话 并 进 行 转 接每月初 大 厅 物 业 水 电费 用的 缴纳 和 报销每月初 大 厅 顺 丰和中通的月 结单费 用的 报销时间 地点 工作 备 注每月初 大 厅 打 电话 定 饮 用水每月初 大 厅 发 放各部 门 所需的 办 公用品每季度初 大 厅 房租 费 用的 缴纳每年 3-6月 澄 迈 澄迈工商行政管理局 办 理 营业执 照年 检现 改 为 企 业 年 报，由于系 统 升 级具体 时间 未定每年 9月 30前 澄迈县质量技术监督局 办 理 组织 机构代 码 年 检时间 地点 工作 备 注不定期 不定 固定 资产 的 维 修、保养不定期 不定 组织 公司 员 工活 动不定期 大 厅 预订 餐 厅 、机票、酒店等不定期 大 厅 /联 通 营业厅 公司五部 电话费 用的 缴纳 和 报销不定期 大 厅 定日常 饮 用水和 费 用 报销不定期 不定 领导临时 安排的工作谢谢谢谢
