1、来宾接待办法“外交无小事”,接待作为外交工作的重要组成部分,是展示公司形象,反映企业精神、企业文化的一项重要内容,为了规范接待工作,达到诚迎公司客人,让客人有宾至如归的感觉,特对办公室接待工作的程序细化如下：一、办公室来客接待1、 来客接待1) 遇到有访客来时，立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找哪位？” “有预约吗？” ，知道找谁，并确认是预约之人，请来访者稍等，即帮其联系。2) 来宾来访，由前台与办公室对接，请来宾在大厅稍事休息等候，由秘书通知总经理或经理，接见来宾。3) 遇到来宾要访问的经理以上领导外出，或遇领导在回忆中或其他特殊情况，不便接待来宾时，由秘书向来宾说明缘
2、由，并请来宾在联络单上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候，由秘书通知来宾，再次来访。4) 来访结束后，由接待人员或秘书将来宾送在电梯处，并欢迎来宾再次来访。2、 来电管理1) 电话铃声在响第二声到第三声之间必须接起来。接电话时，要勤说“请问” 、 “对不起” 、 “请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了” 。2) 接电话要使用规范用语。接起电话：“您好！我们是江苏惠海旅游公司，我是*，请问您找哪位？” 。通话结束后， “感谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快！再见！”3) 来电为一般事项，由接听人员电话告知相关部门即可。对要求转向具体人姓名的电话，可以礼
3、貌地说“请稍等” ，并马上告知。4) 来电为重要事项，则由接听人员将来电内容转相关负责人，有领导回复来电。5) 如果来电要求询问临到电话，对方知道领导姓名，但不知道电话，就要礼貌地询问对方是谁、那个单位，或直接转办公室。如果是如广告、变相广告之类的电话， 礼貌接口挡驾，或者转到相关部门处理。二、办公室接待流程细则（一） 办公室接待来宾规范用语1、当客人进入办公室时接待人员请说：“你好，先生/小姐，请往这边走-请坐（如果被拜访人不在的情况下）”2、当客人坐下时接待人员则说：先生/小姐，麻烦您等一下，我们*经理马上过来3、当接待人员给客人上茶时则说：先生/小姐，请用茶4、当公司负责人来临时，接待人
4、员则说：先生/小姐，您请这边(引领客人进入领导办公室)5、当客人离开时，接待人员把客人送出办公室门口并说：先生/小姐，请慢走，欢迎下次来我们公司做客,并把客人引领到楼梯处。（二） 办公室接待人员行为准则1、接待礼仪：仪表：面容清洁，衣着得体。举止：稳重端庄，从容大方。言语：语气温和、礼貌文雅。态度：诚恳热情，不卑不亢。2、客人来公司拜访时，恰遇被拜访人不在，应把客人引导入座并立即通知被拜访人。3、客人过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸 右手示意，并说“这边请”。4、座谈时，客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。 5、当客人落坐与拜访人进行交
5、谈时，接待人员应退出，并每隔一小时进入交谈区域对客人的茶杯进行蓄水。如遇特殊时间来客，例如：中午或者下班后，接待人员需等客人离开公司后方可下班。三、接待流程安排1) 办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾的接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、来本地逗留日期、目的和要求等。再拟定接待计划，排除日程安排表。 （需公司领导出面、办公室协调的重要接待，应提前 2 天告知办公室。 ）2) 通知参加会晤的领导、陪同人员、落实时间及场所。3) 办公室根据客人需要和按接待标准预约好来宾下榻酒店安排入住地点,预定房间,并将预定的时间、房号和对方工作人员姓名作详细的记录。若当天确
6、定不了房号,由需在客人来访的前一天确定房号,并告知接车司机。酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等。(负责人:#)4) 在客人到访公司前一天挂好欢迎横幅或欢迎站牌,同时要求保安、清洁人员做好相应工作。(负责人:#5) )安排来宾游览路线、购物商场、娱乐项目。6) 因特殊会议需要、办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。7) 根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从办公室主任和住接待人员协调安排，统一调度。在客人来的前一天,确定接车时间、地点、客人的联系方式
7、,负责接车司机必须提前半小时到达接车地点。若客人为首次来司,需打印好接车牌。(负责人:#)8) 根据实际情况提前购买车票及机票。9) 工作餐每人 30 元标准，酒席一般人员 60 元标准，贵宾 100 元每客等。四、会议1) 办公室应在客人来的前一天备好相关资料、鲜花、水果、茶叶、矿泉水、笔、纸等,打印好会议列席人员的席位牌,茶杯、矿泉水、笔、纸要摆放整齐,成一条直线,笔头方向放置一致,每人放 2 张纸。若属国外客人,则席位牌对应客人的一面打上英文名,另一面打上中文名。2) 客人开会时的加水间隔时间为 152530(分钟),加水一般以茶杯 7 分满为标准。3) 若同一批客人有几天会议,则需更换
8、水果品种。4) 若客人中途参观公司等离开会议室,则需清洗茶杯和烟缸。 (负责人:#)5) 就餐安排根据办公室通知确定来访客人人数、饮食口味等要求备好茶叶、酒水等安排到酒店就餐。(负责人:#)6) 返程安排：根据客人需要,帮客人预定好机票或火车票,并送至出发地点,由送车司机将酒店钥匙负责收回。(负责人:#)办公室物品领用办法为节约办公费用，规范办公用品领用手续，规范办公用品的管理，提高工作效率，更好地控制办公消耗成本，结合本公司实际情况，决定实行“办公用品领用”制度。凡需领用办公用品的部门及人员，必须先填写办公用品领用单，由部门领导签字，然后上交办公室，由办公室办办理。请各部门认真执行，并给予积
9、极配合。一、订立办公用品申领制度本着以下原则：1、厉行节俭，反对浪费；2、合理申请，从工作角度出发； 3、加强保管，责任到个人；4、手续简便，易操作。二、办公用品领取规定：1、办公用品包括耐用办公用品和低值易耗品。易耗品包括：A4、A3 纸、水笔、笔芯、圆珠笔、铅笔、胶水、固体胶、橡皮擦、垃圾袋、一次性杯子、卫生纸、抽纸、烟灰缸等。耐用办公用品包括：订书机、垃圾桶、水桶、剪刀、电话机、计算器、直尺、插座、U 盘、票夹、文件夹、热水瓶、拖把等。2、易耗办公用品中对以下有特殊规定：每个员工三个月内限领水笔一支、水笔笔芯 3 支、圆珠笔 1 支、铅笔 1 支；每个部门六个月内限领胶水 2 瓶、固体胶
10、 2 支；每个员工一年内限领橡皮 1 块；一次性杯子、抽纸、烟灰缸仅限领导办公室领用。此标准为暂定数，可依据每月平均用量进行合理调整，但超过此标准领用，必须由办公室主任签字方可再领。3、耐用办公用品已于此制度规定前领取，在今后正常使用发生的损坏时，要及时向办公室报告，由办公室安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。4、对于报废的办公用品，要做好登记，在报废单上填写用品名称、数量及报废处理的其他有关事项，并由部门领导同意签字后，到办公室办理报废手续，再凭办公用品领用单申领新用品，否则不予领用。办公用品的领用时间定于每周二下午进行，因此，各部门需在周五下班
11、前将需领用的办公用品上报办公室。如因工作原因或特殊情况急需时，办公室尽量配合。3、为能给每位员工提供满意的服务，需领用大量或较贵重的物品时，经请示领导，将所需用品名称、规格、数量、使用时间提前一周告知办公室，以便及时添置。4、办公用品须经领用人签字方可予以发放。5、各部门指定专人填写办公用品申请单经部门领导签字后，上交到办公室，每周二下午领取，使用办公用品的员工到该部门指定人处领取并签字回馈办公室。6、部门指定专人领取物品时必须到办公室在办公用品领用单上一一列明并签字，使用保管人一栏必须注明由谁使用保管，使用保管人负责保管并承担责任。三、办公室每月汇总出各部门办公用品领用清单及单价一览表，并结算出各部门办公用品费用。该表一式三份，一份交财务，一份交领导，一份归办公室存档。 本制度自即日起执行。
