1、酒店文员专题培训,文员,令人羡慕的职业.文员,部门经理的助手.,文化的素质要求,口严、耳灵、心细、,思维严谨,文字功底,沟通能力,电脑熟练,懂得电话礼仪,先天的潜质,后天的学习,文员素质,内涵：在公司、企业从事文件处理、档案归类等文字工作的所有人员的总称。 外延：文员的种类，如人事文员、财务文员、工程文员等。 性别要求：女性心细，一般以女性为主。,文员的定义,文员岗位职责,职责概括：主要负责会议记录、文件起草、收发与归档、接待、宣传栏、文件报纸收发。 具体职责： 1.接听、转接电话；接待来访人员。 2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3.做好部门会议纪要
2、。 4.负责部门公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 5.负责传真、文件的收发工作。 6.其它日常工作、计划外工作。,.(一)请示 请上级指示和批准，用“请示”。 .(二)报告 向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。 .(三)指示 对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。 .(四)布告、公告、通告 对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。(法院判决) 向国内外宣布重大事件，“用公告“。 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告“。 .(五)批复 答复请示事项，用“批复”。企业一般另外发文,采用签批形式批复.,公文的文种,公文的文种,(六)通知传达上级的指示，要求下级
3、办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用 “通知“。 (七)通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报“。 (八)决定、决议对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定“。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议“。 (九)函平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，用 “函”。 (十)会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要“。,1、根据内容秘密的程序，公文分为普通、秘密、机密、绝密四类。2、根据公文的行文方向，公文分为上行文、下行文、平行文三类。3、根据内容的性质，公文可分为规范性
4、、指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性文件等。4、根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。5、根据公文来源，公文分为外部公文、内部公文两类。,公文的分类,Crisis Management Planning,X酒店公文样本,为统一酒店内部行文的规范要求,现将具体操作规范规定如下： 内部公文主要分为上行文、平行文和下行文三种。上行文，主要是下级向上级发出的请示、报告类公文。平行文，主要是各部门之间往来的文件，如通知等。(各部相互知会的文件)下行文，主要用于上级向下级下达工作任务和指示。 tips:1.对内的公文,尽量使用可重复利用的纸张.2.现无纸化办公系统已开通,尽量使用为
5、节约成本.,对内的公文需设置编号，其组成如下： 上行文编号：部门英文代码.(缩写要加点)+Dept.+年.月.日.+序号例如:人资部于2005年8月1日发出的第3份请示：H.R. Dept.20050801003 平/下行文编号:部门英文代码.+ Memo.+年月日+序号(3位数)例如:工程部于2005年8月1日发出的第2份通知:ENG. Memo.20050801002,内部公文格式说明 1、字体、字号见具体举例 2、页边距、行距、字距（1）上、下、左、右边距2cm、页眉1 cm、页脚1.5cm（2）行距为固定值14-16磅(若页面空间较大.可适当放大.)（3）字符间距缩放比例为100%，间
6、距和位置皆为“标准” 3、正文（1）在文头的划线部分空一行后开始打印正文。正文按传统书写格式，首行“空两字格”（2）正文的结束语部分为“结束语”， 上行文则使用“特此呈报，请批示！”、“特此请示，请指示！”、“妥否，请指示！”等中性和表明意图的话语，平/下行文一般使用“特此知会，多谢合作！”（3）签署分为签名、职称和姓名三个部分，需董事长签批的文件，下方无需写董事长的全名，只写董事长即可。 4、页码文件需编辑页码、页脚，居中，统一格式为“第 页, 共 页”,内部公文格式说明,5、备注（1）编辑文件时，可视其内容，适当调整行间距及字体，使版面具有美观性：若文件内容较少，可选用小四号字，并将行间距
7、调整至1.5倍。若文件为一页多一行或两行，则要调小行间距，可调整至固定值12磅，以节约纸张。（2）所有内部公文的收件人、抄报、抄送人不可只写董事会或总经办，要写明董事长、总经理。抄送部门不可只写“相关部门”，要列明具体部门名称（抄送“各部门”除外，无须列明所有部门的名称）。,酒店文员岗位职责,文员岗位职责 职责概括：主要负责会议记录、文件起草、收发与归档、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 做好部门会议纪要。 4、负责部门公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 5、 负责传真、文件的收发工作。 6、其它日常工作、计划外工作。,
