1、外贸英语函电,English Correspondence For International Trade,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,2,本课程是国际经济与贸易专业高年级的核心业务课程之一，是一门将英语与外贸业务相结合的课程。通过介绍外贸实务中各种英文业务函件、电传和传真以及其它方式的写作格式、商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，使学生在提高英语水平的同时，熟练掌握对外贸易业务中常用的基本术语及表达技能，培养和提高学生的外贸业务工作能力。,课程简介,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,3,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,4,教
2、学内容,信函格式 建立业务关系 询盘与答复 发盘与还盘 交易达成 支付条件 信用证 包装、唛头、装运 保险 抱怨与索赔,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,5,1.学习、模仿格式 2.归纳、诵记句式 3.操练、撰写形式,How to learn this course（怎样学）,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,6,考核方式,平时成绩（30%）= 出勤+作业 期末考试 （70%）请保持课堂纪律 无作业，无平时成绩 请课后复习,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,7,商务书信的构成 商务书信的要求 商务书信的格式 传真与电邮,Chapter1 Business Lett
3、ers,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,8,Part 1 Structure of a Business Letter,Essential Parts 必要部分 1. The letterhead 信头 2. The date line 日期 3. The inside name and address 收信人名称地址 4. The salutation 称呼 5. The body of the letter 信文 6. The complimentary close 结尾敬语 7. The signature 签名,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,9,Optiona
4、l Parts 附加部分8. The attention line 具体收信人 9. The subject line 事由 10. The reference notation 参考号 11. The enclosure 附件 12. The carbon copy notation 抄送 13. The postscript 附言,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,10,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,11,Structure -Letterhead,信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、何时，也便于复信时参考。 内容
5、包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目 ，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。 写法一般印在信纸上端的中间，但也可印在信笺的左上方或右上方,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,12,英语：名称在上，地址在下地址先小后大中文：地址在上，名称在下地址先大后小,名称与地址的写法,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,13,地址：1.门牌号码和街名（或邮箱号），如 151 Gower Street 但有些不写门牌号与街名，而写出信箱号，如P.O.Box 1079,既Post Office Box 1079的缩写，第1079号信箱。2.城市、
6、邮政编码、国家名例如，London,Swg250Y, England 美国地址在城市名称后应写州名和邮区号，例如， Columbus, Ohio 43210 ，U.S.A.（ 哥伦布，俄亥俄州）城市名与国家名之间用逗号隔开,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,14,名称、地址,A UK address: Air Environmental Mechanical Equipment Limited207 Cilfford Street London, Sw4631IY, U.K.,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,15,中国地址名称用英文写,Singche Jiangsu Im
7、port and Export CorporationJiangsu International Business Mansion, 50 Zhonghua Road, Nanjing 210001, P.R. China,单位名称,门牌号,大楼名称,街道,邮编,城市,国家,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,16,平头式Richard Thomas & Baldwins Ltd.151 Gower StreetLondon, SCT 6DY, Englond缩行式 Richard Thomas & Baldwins Ltd.151 Gower StreetLondon, SCT 6D
8、Y, Englond,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,17,Structure -Reference,参考号(编号）：为便于存档与查阅，有的信头下方编有参考号，参考号是供参考用的档案编号(a file number)、部门代号（departmental code)，有时还可以使口述人和打字人的名字缩写，即辨认代号。 编号又分：你方编号（Your Reference No.),我方编号（Our Reference No.), 例如：Your Ref. : B-1549 Our Ref.: A-3450,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,18,辨认代号，又叫主办人代号 Ind
9、entification以便日后查对这封信是由何人主稿，由何人速记打字。一般的写法是把主稿人、速记员的姓名的第一个字母连续打出，两者之间加一斜划,或加冒号。例如一个名叫Willian L.Rich的人向一位名叫Margaret Davis 的秘书口授一封信，他们可以缩写成WLR/MD WLR:MD mlr/md,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,19,位置： 美式：在信头和收信人名称地址之间 英式：通常在收信人名称地址之下写法： 美式：月-日-年 September 16,2012 英式：日-月-年 16th September,2012,Structure - Date,2007年
10、4月,荆州职业技术学院工商管理系,20,日期写法注意事项,“月份”最好用文字，如：1. 2nd May, 20-2. 2 May, 20-3. September 21st, 20-4. September 21,20- 避免月份用数字，如 11/12/20-,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,21,1.日期可按“日、月、年”的次序排（英国），也可按“月、日、年”的次序排 2.年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000） 3.月份名称可用缩写，如Aug.代替August; Oct.代替October，但May，June ，July本身很短，不再减缩。 4.日期可用基数词(常用），
11、也可用序数词。 5.月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,22,1. Beijing Textiles Imp & Exp Corp. 8 Jianguomen Nei Dajie Beijing 10005, China Telephone: 86-10-6526-8888 Fax: 86-10-6527-6028 E-mail: Our Ref.Your Ref.2 . Date: November 15, 20-,信头,参考号,日期,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,23,Structure - Inside nam
12、e and Address,封内名称和地址主要列明收信人的姓名和地址，一般列在信笺的左上方，在信头的下方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。 信内把收信人名称地址写明对工作有便利。1）发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误2）收信人读信时可以相互对照3）便于查阅特：天窗式封内信封,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,24,转交,最终收信人,转交人,转交人地址,Mr. Brian Tories,c/o Overseas Trading Co.,153 Market Street London,c/o=care of 表示由其转交,2007年4月,荆州职业技术学院工商管
13、理系,25,Structure -Attention Line,如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面（或右边）加Attention 或Attention of Richard Thomas & Baldwins Ltd.,151 Gower Street London,SC7 6DY,England Attention(:) Mr.Caveor Attention of Manager,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,26,Structure -The Salutation,是写信人对收信人的称呼用语。位置在信内地址下方一、二行的地方，从该行的顶
14、格写起，在称呼后面一般用逗号（英国式），美加来信中Gentlemen后用冒号： Dear Sir , Dear Madam, Dear Sir or Madam, Dear Sirs, Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数)： 写给收信人的信，也可用头衔、职位、职称、学位等再加姓氏或姓氏和名字。 Dear Dr.John Smith , 对关系密切的商业伙伴：Dear Jack,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,27,Structure -Subject Line or Caption Line,事由:写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间位置或顶格，一般要加下
15、划线,可在前冠以Subject或Re：的字样。 事由表示的是该信函的主题，要简单扼要，说明商品名称，数量，信用证或合同号等即可。 e.g.Re: Your Order No.111,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,28,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,29,Structure -Body of the Letter,这是书信的主体，表达发信人的意见。因此要求正文层次分明、简单易懂。 开头语 (opening sentence)首次通信自我介绍回复说明来信已收到。正文 (body)结尾语 (closing sentence)Awaiting your good news,
16、we are,We hope to receive your reply.,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,30,注意事项：如果信文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页最后一行右边打“待续”（to be continued),并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。用联页时不要用已有信头的信纸，这时名称可尽量缩写，样式如下：-page2- The UniversalTradingCo.,Ltd.Jan.7,2000 正文的联页至少有两、三行内容,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,31,Struct
17、ure -Complimentary Close,结束敬语是一种客套用语，它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。如： Dear Sir(s)，- Yours faithfully, or Faithfully yours, Gentlemen：- Truly yours, or Yours truly, Dear Mr.xx，- Yours sincerely, or Sincerely yours,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,32,注意：1）结束语写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起2）只有第一个字母大写，后面加逗号3）欧洲信函把Yours放前，美国则把副词放前4）用Your
18、s而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,33,Structure -The Signature,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,34,Yours faithfully,（P.P.）THE NATIONAL TRANSPORT CO.，T.M.WhiteT.M.WhiteManager 注意： 在公司行号前写上P.P.( Per Procuration)或Per Pro.,说明签字人是正式代表组织，不是以个人身份签字，也有用for代替p.p.的。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,35,5. We thank
19、you for your enquiry of 5 November.In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference.All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would sug
20、gest that you advise us by a fax in case of interest.We await your early favorable reply.6. Yours truly,7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.Sig. _(Manager),结尾敬语,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,36,Structure -Enclosure,如信中有附件时，应在签名之下，左对齐注明：1. Enclosure2. Enc.3. Encl. As Stated4. Enclos
21、ure: Brochure（小册子）如附件不止一件应注明2 Encls or 3 Encls,或详细列明如下： Encls: 2 Invoices Enc 1: 1 B/L Enc 2: 1 Photo Enc 3: 1 Certificate,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,37,Carbon Copy（抄送）,位置：附件之下，左对齐 表示该信件同时抄送给他人1. 明抄：cc（to)Marketing Department2. 暗抄：bcc Mr. Simth,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,38,副本抄送（Carbon Copy)：如果写信人希望信件内容为更多人的知
22、晓，那么在Enclosure的下方必须注明c.c.的字样，然后打上抄送单位的名称。 c.c .可以大写，也可以小写，其后跟冒号。c.c.:Mr. Bruce PatcoC.C.: Public Relation Department,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,39,Structure -Postscript,一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时用P.S.表示，再写上遗漏的话即可，要长话短说。通常在信末签名下面几行的左方，应于正文齐头。 注意：在正式的信函中，应避免使用附言。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,40,Part 2 Principles,7C原则 C
23、onsideration 体贴 Correctness 正确 Completeness 完整 Concreteness 具体 Conciseness 简练 Clarity 清楚 Courtesy 谦恭,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,41,Dear Mr. Hua:We are in receipt of and would like to thank you for your letter and catalogue of July 14, 2011. After close examination we have come to the conclusion that your
24、 products are of no interest to us but we wish you every success in your future endeavors.Sincerely,Dear Mr. Hua: Thank you for your letter and catalogue sent on July 14, 2011. We appreciate your interest in our company though your products fall out of our line for the time being. We wish you every
25、success in your future endeavors. Sincerely,哪封信更好？,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,42,7”C”原则 1.体谅Consideration 体谅的重点在于要注重多站在对方立场上考虑问题。“We”- attitude e.g. I am in receipt of your order for 1,000 tons of Black Tea. 我已收到你的1000吨红茶订单。“U”-attitudeThank you for your order for 1,000 tons of Black Tea. 感谢您的1000吨红茶订单。,
26、2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,43,2.谦恭 Courtesy 撰写商务函电时的恭谦不仅仅意味着礼貌，同时应真挚，机敏，缜密，注重时常表达对阅信者的欣赏与感激。 e.g. You are requested to send me a price list for your T-shirts.Would you please send me a price list for your T-shirts?,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,44,3.清晰Clarity 写信者应尽量清晰地表达自己的意思，避免读信人产生误解。 4.简要 Conciseness 简要和清楚经常是
27、相辅而成的。既要简明扼要又不失礼貌。 e.gWe acknowledge the receipt of a letter dated August 27 from you.We acknowledge the receipt of your letter of August 27 with thanks.Thank you for your letter of August 27.,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,45,5.正确 Correctness 正确意味着适当的语言、准确的语法、真实的信息和精确可靠的数据。 单词位置的问题 Only we can supply this k
28、ind of product. 只有本公司提供此类产品。 We only can supply this kind of product. 本公司只能提供此类产品。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,46,介词的表达(1) The price has been increased to $ 20. 价格提高到20美元。 (2) The price has been increased by $ 20. 价格提高了20美元。 (3) The price has been increased from $ 20 价格从20美元提高。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,47,6.
29、完整 Completeness 内容完整、结构完善。 一封商务函电应包括所有必要的信息。诸如收信人、发信人，写信的目的、时间、地点。7.具体Concreteness避免笼统含糊夸大，应该让收信人得到准确信息。e.g. It is the lowest price available to you. It is the lowest price that we can offer you now.On or before July 10. 5% up to 10% both inclusive For 15 days exclusive of Sunday.,2007年4月,荆州职业技术学院工商
30、管理系,48,Part 3 Form 格式,完全平头式 Full Block Form 简化式 Simplified Form 改良平头式 Modified Block Form 缩行式 Indented Form 混合式 Modified Block Form with Indented Style,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,49,完全平头式： 凡是用打字机打上去的每一行字，包括日期、封内地址、事由、结尾礼词和签名。都是从左边的空白边缘打起。这一格式简单，易于打字，是商业信函中最常用的格式，在美国很盛行，而且在欧洲，使用的人也越来越多。,2007年4月,荆州职业技术学院工商
31、管理系,50,Huaqiang Company 200 Beijing Road， Changchun, Jilin, 130001，China Our Ref. Your Ref. Sept. 12, 2006 ABC Company 5688 Sussex St. Buffalo, NY 14384 U.S.A. Dear Sirs, Re: Leather Jackets We thank you for your letter of March 28. As requested, we are sending your herewith a copy of our latest pri
32、ce-list for your information. We look forward to your specific enquiry. Yours faithfully, Signature,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,51,简化式：类似完全平头式，省略称呼与结尾礼词。 改良平头式： 这种格式，除日期，结尾礼词和签名部分外，其他部分每行开头都与左边空白看齐。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,52,Huaqiang Company 200 Beijing Road， Changchun, Jilin, 130001，China Our Ref. Your Re
33、f. Sept. 12, 2006 ABC Company 5688 Sussex St. Buffalo, NY 14384 U.S.A. Dear Sirs, Re: Leather Jackets We thank you for your letter of March 28. As requested, we are sending your herewith a copy of our latest price-list for your information. We look forward to your specific enquiry. Yours faithfully,
34、 Signature,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,53,缩行式：,封内地址和其需要分行的地方的后一行，都比前一行缩进2-3格，信的正文每一段开始都缩进。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,54,Huaqiang Company 200 Beijing Road， Changchun, Jilin, 130001，China Our Ref. Your Ref. Sept. 12, 2006 ABC Company 5688 Sussex St. Buffalo, NY 14384 U.S.A. Dear Sirs, Re: Leather Jackets We tha
35、nk you for your letter of March 28. As requested, we are sending your herewith a copy of our latest price-list for your information.We look forward to your specific enquiry. Yours faithfully, Signature,后行缩进,事由居中,段首缩进,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,55,混合式： 又称为带有缩行式分段的半平头式。 封内地址及其他需要分行的部分，采用平头式，而第一段开始一行采用缩行式。两
36、种格式的混合采用所以称之为混合式。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,56,Huaqiang Company 200 Beijing Road， Changchun, Jilin, 130001，China Our Ref. Your Ref. Sept. 12, 2006 ABC Company 5688 Sussex St. Buffalo, NY 14384 U.S.A. Dear Sirs, Re: Leather Jackets We thank you for your letter of May 28. As requested, we are sending your
37、 herewith a copy of our latest price-list for your information.We look forward to your specific enquiry. Yours faithfully, Signature,平头式,事由居中,段首缩进,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,57,原则：写信人在上，收信人在下 根据收信人名称地址的写法分两种格式：缩行式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对齐,Envelope Addressing,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,58,缩行式举例,收信人名称地址：逐行右缩,
38、写信人名称地址,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,59,齐头式举例,写信人名称地址,收信人名称地址：左端对齐,荆州职业技术学院工商管理系,60,发信人的名称和地址应打印在信封的左上角 收信人的名称和地址一般打印在信封的中部或略偏右。 邮票贴在信封的右上角。,商务信封的写法,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,61,如必须收信人亲自开启，可在信封的左下角注明：Private or Personal（私人信） or Confidential(机密）,如需要特别说明信笺类型，可在信封左下角注明：Registered 挂号信Express 快递Ordinary Mail 平信Imme
39、diate (Urgent) 急件Printed Matter 印刷品Sample 样品Par Avion/ Air Mail 航空信,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,62,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,63,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,64,信托某人转交（非邮寄）,信封上不写收信人的地址,在收信人名称下写: By Politeness of, By Kindness of, Through the Courtesy of, Per Kindness of, Forwarded by, Per Favour of, By (with) Favour o
40、f, Favoured by, 加上带信人（转交人）的姓名 Dr. William BrownBy Kindness of Prof. Walter Snow,收信人名称,转交人名称,转交,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,65,如果不写出转交人的姓名,则只需要在收信人姓名之上写: Please Forward Please ForwardMr. James,收信人名称,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,66,如果信件通过邮局寄给第三者转交给收信人,要在收信人姓名下面写名转交人姓名,其前面加c/o (= care of 由转交)Mr. Park Davisc/o Mr. H
41、arold Wood218 Doswell Ave.Fort Atkinson, Wisconsin,转交人名称,收信人名称,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,67,Part 4 传真与电邮,传真 Fax 传真是传真通讯的简称，是由传真机发送的，传真机是通过电话线传送信息的机器。 传真是一种方便、快捷的通讯方式，运用广泛。它有如下几个优点： 1）传递速度同国际电话一样快捷。 2）收费比国际电话便宜。 3）图片、图表也可快捷发送。 4）24小时服务，无人值班时仍能收录传真信息。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,68,传真实例：文稿格式简单，内容与书信完全相同。,Smith
42、Bros.co.Ltd 120 Estover Road,Playmouth,UK 信头 Tel: 5482203 Fax:5482673Date: May 20,2004 FAX To: Shanghai Jinxi Imp.&Exp.Corp Attn: Wu Ying, Manager 收件人 Fax NO: 0086-21-54206786 FM: Bert Wallegie Fax NO：5482637 传件人,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,69,Dear Miss Sun，Thank you for your offer of September 12 for 300
43、0 sets of computers.We regret being unable to entertain your offer as quick deliveries from Korea are much favorably priced.We will work harder to secure orders if you assist us with lower prices.Yours faithfully, Susan Lewis,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,70,电传 Telex 通过电传机发出的电报，即传真电报（又叫电文）。,小百科,2007年4月,荆州职业
44、技术学院工商管理系,71,电传有如下特点： 1）方便迅速。 电传打印机可安装在办公室内，无须到电报局去发电传，而且在给国外客户发电传时，可以即时得到对方的回和答，就像进行电话交谈一样方便。 2）手续简便。 惟一要做的事情是，将欲发出的电文转对成一系列孔眼并打制到纸带上，再通过电磁波将电文发往目的地。 3）自动收发。 即使你不在办公室里，打印机也可在无人状态下自动收发电文。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,72,由于传真不仅可以传递文字信息，还可以用来传递图纸单证等，在当前的国际贸易业务中，传真已在很大程度上取代了电传，但传真不如电传的保密性能好，因此电传仍被外交和一些商务机构使用。
45、,Fax and Telex,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,73,E-mail(电子邮件）是当今最先进的通讯方式，它可在很短的时间内向世界上任何一个拥有电邮网址的人传递信息。 电邮有以下特点： 1）传递速度与电传和传真一样快捷。 2）收费比国际长途和传真及电传低廉。 3）信息和图片发送简便。 4）24小时服务，在无人操作时照样接收邮件。,电子邮件 E-mail,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,74,电子邮件 E-mail,电子邮件的书写 电子邮件的正文与一般书信写作要求一致。但发送电子邮件时，还需填入以下信息： 1、收信人：这部分应填写收信人的Email地址。 2、抄
46、送:这里可以填入需要收取副本的其他人的Email地址，这样电子邮件能同时传送到不同的Email地址。 3、主题：应按邮件的主要内容填写。,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,75,外发的邮件,收件人,被抄送人,被暗抄人,事由,主体部分,添加附件处,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,76,接收的邮件,主体部分,发件人,收件人,被抄送人,事由,日期,附件,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,77,Exercise,P24 请将书上的信息用改良平头式写成一封信函。 补充条件： Senders Ref. SE/DY Receivers Ref. DT/FW 经办人：Impor
47、t Dept. 签字人：Tom Smith Export Manager 抄送：Chamber of Commerce (商会）思考：如果换成混合式呢?,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,78,China Import&Export Corporation,Shanghai Branch128 Huchiu Road,Shanghai,ChinaE-mail: Our Ref.:SE/DY Your Ref:DT/FWMarch 23,2010 H.G.Wilkinson Company,Limited 245Lombart Street,Lagos,Nigeria Attentio
48、n:Import Dept. Dear Sirs, Re:Sewing Machines We thank you for your letter of March 16 enquiring for the captioned goods. The enclosed booklet contains details of all our Sewing Machines and will enable you to make a suitable selection.Yours faithfully,China Import&Export Corporation,Shanghai BranchTom Smith Export Manager Encl. as stated cc: The Chamber of Commerce,2007年4月,荆州职业技术学院工商管理系,79,谢 谢！,
