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美国管理协会培训教材:时间管理.ppt

上传人:j35w19 文档编号:4783705 上传时间:2019-01-12 格式:PPT 页数:59 大小:803KB
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1、按一下以編輯母片標題樣式按一下以編輯母片副標題樣式1時 間 管 理 II日月光集團 GRP 菁英團隊 管理 課程 中国最庞大的数据库下载*中国最庞大的数据库下载按一下以編輯母片標題樣式按一下以編輯母片副標題樣式2如果您的餘生只剩下三天 ,您會做那三件事情 ?請閉目一分鐘思考這個問題時間管理不是什麼 ? 時間本身不是問題 . 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間 , 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間時間管理 是 什麼 ? 時間管理就是自我管理 自我管理即是 改變習慣 , 以令自己更富績效 , 更富效能 把事情很快地做完 , 叫做效率 把事情很快又很對地做

2、完 , 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃人 , 為何安於現狀 ? 為何你我都不滿意現狀 , 但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時 , 表示會有新的事物發生在你的身上 但是要用對 “新的思考方式 ”請架設一座橋 ,使 A至 B距離最短 , 但是橋不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水有三片木條 , 如何將它們圍成封閉三角形2 cm10 cm4 cm你可知道為何會畫不出來 ? 因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你畫了出來 . 恭喜你 , 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題 . 改變時間管理的第一步 , 從你自覺需要時間管理

3、開始 中国最庞大的数据库下载緊迫的事 不緊迫的事重要的事 1 st 急 2 nd重不重要的事 3 rd輕 4 th緩請排出正確的行事優先順序? ?ABCD緊迫的事 不緊迫的事重要的事 1 st 急 2 nd重不重要的事 3 rd輕 4 th緩正確的行事優先順序緊迫的事 不緊迫的事重要的事設備故障 ,生 產 停擺重傷害急救員工 產 生肢體衝突顧客抱怨停電計劃之研擬技能之提升公關之促進問題之調 查健康檢 查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請託有些臨時的邀約有些交際應酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個人嗜好的沈迷陷阱一 :時間的配置不對 Reaction消極回應 v

4、s Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是 預防 預防勝於處理不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置III1.重要的事情著重在 PlanPlan 著重在 DoDo 著重在 CheckCheck 著重在 Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬 , 這叫 “灌能 ”陷阱二 : 拖延 除了第四項以外 , 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情緊迫的事 不緊迫的事重要的事 1 st 2 nd不重要的事 3 rd 4 th克服 1.成本 /效益分析法成本 . . . . . .好處 . . . .

5、. .克服 2.思維習慣的改變 這件事令人感到為難 , 但是它非做不可 , 因此我將立即做完它 , 以便儘早忘掉它 . 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務 , 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份 , 讓事情看起來像做完 80% 一般陷阱三 : 事必親躬 韓非子 .八經 下君 ,盡已之能 中君 ,盡人之力 上君 ,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬 , 後來過勞而死 . 為何事必親躬 ? 因為怕部屬取代 不放心部屬 , 不信任部屬 要求標準過高陷阱四 : 有求必應 會花太多時間 , 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要 , 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心

6、觸怒請託者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友 , 叫 “施小惠 ”, 可以適當地拒絕 .1.捨得2.勇於拒絕3.交待1.怡情養性2.輕鬆一下Conclusions: 時間管理架構1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻1.決勝於廟堂之上2.灌能均 衡緊迫的事 不緊迫的事重要的事不重 要的事按一下以編輯母片標題樣式按一下以編輯母片副標題樣式24如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性 , 善用之 .2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質 .3.保持良好的體力 ; 養成運動的習慣4.身心均衡地發展 ; 培養良好的嗜好1.工作時段分配法則早上 中午

7、13:0015:00下午 晚上活力充沛 , 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓 , 適合散心 , 放鬆(Check)冷靜 , 溝通(Action, Plan) Relax, 人文 , Thinking1.發球 : EMail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向 / 畫架構4.執行進行中專案1.面對面 Follow Up2.Go Around3.溝通與協調1.思考問題2.寫計劃 / Update Follow up進度 (1hr)3.Update/Modify 進行中專案1.花 1 小時寫作2.每週工作性質分配法則禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日 備註活力充沛 , 衝勁與勇氣兼俱(Do

8、)思考遲頓 , 放鬆 , 溝通(Check)冷靜 , 思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組 內 專案丟球3.給予組員做事方向 /做事重點4.創造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調整 , Update 計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想目的是什麼 ? 意義何在 ?2.有沒有辦法提昇自己的價 值 ?3.計劃 / 規劃先問自己以下這幾個問題1.你一天花多少時間在看 Email?2.你進 Email 會不會看小品 ?3.你看 Email 的時間是連續的 , 還是片斷的 ?4.你的 Email 有沒有做分類 ?5.你回信時是邊看邊回 , 還是分類後集中回信 ?6.你進 Email 信箱 , 是先看信還是先發信 ?如何提高 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍 , 然後做分類的動作 養成習慣 , 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外 , 集中時段回信

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