1、2019年1月7日5时34分,1,第十九章 电子文件管理,,南京晓庄学院文秘专业,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,2,第十九章 电子文件管理,第一节 电子文件的概念和技术特点 第二节 电子文件管理的目标和方法要点 第三节 电子文件的形成与分类 第四节 电子文件的鉴定与归档 第五节 电子文件的著录和开发利用 第六节 电子文件的保管与移交,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,3,第一节 电子文件的概念和技术特点,电子文件归档与管理规范 一、概念 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送
2、的文件。 电子文件与其他类型文件： 区别在于记录方式和载体形式的不同， 两者在支撑业务活动和传承社会记忆方面的功能是一样的。 电子文件是内容、结构、背景三个要素的统一体。 内容：文件中所包含的信息。 结构：文件内容信息的组织表达方式，包括物理结构和逻辑结构。 背景：能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,4,电子档案,是指有保存价值的电子文件。 档案界较多采用电子文件而较少采用电子档案的概念。 原因1：电子文件形成初期，不能确定能否作为档案保存。如今可能性已得到验证，但电子文件的称谓沿用。 原因2：电子环境中，现
3、行文件和档案之间的界限不明显。 采用大文件观，将电子文件和电子档案统称为电子文件。,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,5,电子文件种类多样,按照信息存在形式，可分为 文本文件、数据文件、图像文件、影像文件、声音文件、程序文件、多媒体文件、超文本文件、超媒体文件。,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,6,二、电子文件的技术特点,电子文件的出现改变了人与文件的关系,形成者,管理者,利用者,文件,文件,传统环境中人与文件的关系,形成者,管理者,利用者,文件系统,文件,文件,文件,电子环境中人与文件的关系,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,7,电子文
4、件的技术特点,(一)信息的非人工识读性 (二)信息的系统依赖性 (三)载体的可转换性 (四)信息的易变性 (五)信息存储的分散性 (六)信息存储的高密度性 (七)信息的可靠性 (八)信息的可共享性,（R）,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,8,第二节 电子文件管理的目标和方法要点,一、电子文件管理的目标 (一)保证电子文件的真实性 (二)保证电子文件的完整性 (三)保证电子文件的可读性 (四)保证电子文件的可用性,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,9,二、电子文件管理的方法要点,(一)对电子文件生命周期全过程实施持续管理 (二)自电子文件形成阶段开始便实现档
5、案管理功能 (三)对电子文件管理流程加以优化 (四)以电子文件管理软件为中心实施管理 (五)将元数据作为电子文件管理的基本工具 元数据：描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据 (六)采用基于职能的管理方法,（R）,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,10,第三节 电子文件的形成与分类,一、电子文件的形成 (一)创建 1、为文件命名 2、确定文件的存储格式 3、对电子文件进行分类 4、对电子文件进行价值鉴定 5、将电子文件保存在适宜的位置 6、形成元数据 (二)流转 流转中应加强版本控制，保证归档的是最终版本，并保有必要的修改痕迹。 (三)传输 安全控制 软件兼容问题,
6、2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,11,二、电子文件的分类,(一)实体分类 如载体类型、存储信息的媒体类型 (二)信息分类 职能分类法步骤： 1、建立职能分类方案，制定电子文件分类方案 2、在业务系统和电子文件管理系统中配置职能分类方案和文件分类方案 3、对电子文件进行分类 依据组织机构、时间、媒体类型等分类,（R）,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,12,第四节 电子文件的鉴定与归档,一、电子文件的鉴定 (一)鉴定的内容 1、鉴别：确定哪些信息构成一份文件 2、双重鉴定：内容鉴定+技术鉴定 3、处置 4、监控 (二)内容鉴定的方法 职能鉴定法是电子文件鉴定
7、的主要方法，文件价值的大小取决于职能活动的重要程度。 表现为“批处理”方式，鉴定效率较高。 职能鉴定法的实施以职能分类法为前提。 特殊情况下仍用直接鉴定法。,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,13,内容鉴定的步骤,1、制定电子文件保管期限表 2、将电子文件保管期限表纳入管理系统并予以维护 3、归档鉴定 4、期满鉴定 5、进馆鉴定,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,14,(三)技术鉴定的方法,在电子文件生命周期中多次开展： 内容鉴定的同时也要开展技术鉴定。 每次技术环境变换要开展。 还要定期开展。 过程 1、分析影响文件技术状况的因素以及采取的相应措施 2、检
8、查保障措施的实施结果 3、根据检查结果，判断文件技术状况,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,15,二、电子文件的归档,(一)归档范围 1、支持软件 2、元数据以及相关管理信息 3、其他载体形式的文件 4、纸质或缩微拷贝 (二)归档方式 1、物理归档 2、逻辑归档 (三)归档时间 实时归档、定期归档 (四)归档要求 齐全完整、真实有效、格式规范、多套保存、经过分类 (五)归档手续,（R）,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,16,第五节 电子文件的著录和开发利用,一、电子文件的著录 电子文件的著录是指获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景、和管理过
9、程的信息，以准确描述电子文件的过程。 (一)电子文件著录的特点 全面性、全程性、综合性,电子文件著录与传统著录,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,17,(二)电子文件的著录项目,档案著录规则 2008年电子文件元数据标准(征求意见稿),2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,18,二、电子文件的开发利用,电子文件开发利用的内容较之手工管理并无明显区别，但可借助的手段更多，信息表现形式更灵活，效率更高。 (一)处理好几对关系 1、方便利用与安全保护的关系 2、利用成本与利用效益的关系 (二)电子文件的检索 1、实现目录体系的标准化 2、提供多种检索途径 3、展现文件
10、层级结构,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,19,（R）,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,20,第六节 电子文件的保管与移交,一、电子文件的保管 (一)电子文件的存储管理 1、存储设备 硬磁盘和磁盘阵列 磁带盒磁带库 光盘和光盘塔 2、存储方式 在线存储 离线存储 近线存储 3、存储系统结构 4、存储设备的维护 (二)电子文件的信息维护,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,21,(二)电子文件的信息维护,1、电子文件信息维护体系 涵盖制度、人员、管理、技术在内的全面的信息维护体系 2、电子文件信息维护的关键技术 加密、身份认证 3、权限控制 4、长期可存取 5、备份 6、物理隔离 7、防火墙 8、入侵检测,2019年1月7日5时34分,南京晓庄学院文秘专业,22,二、电子文件的移交进馆,(一)移交方式：介质移交/网络移交 (二)移交时间：定期移交/实时移交 (三)移交要求：格式、载体规格、元数据 (四)移交手续,（R）,
