1、1,第三章 总账系统 3.1 总账系统功能概述 3.2 总账系统的初始设置 3.3 日常处理,2,3.1 总账系统功能概述,3,3.1.1 总账系统功能结构及操作流程,一、总账系统功能结构 1.系统初始化 2.凭证管理 3.账簿管理 4.辅助管理 5.出纳管理 6.月末处理 二、总账系统操作流程 总账系统的操作流程如图3-1所示。,4,3.1.1 总账系统功能结构及操作流程,图3-1 总账系统操作流程,5,3.1.2 总账系统与其他系统间数据传递关系,总账系统是会计电算化信息系统的核心系统. 一方面，各专项业务核算子系统生成的记账凭证均需传递到总账系统中进行进一步处理； 另一方面，各专项业务核
2、算子系统也可从总账系统中提取相关数据。 总账系统与其他专项业务核算系统间的数据传递关系如图3-2所示。,6,3.1.2 总账系统与其他系统间数据传递关系,图3-2 总账系统与其他子系统的数据传递关系,7,3.2 总账系统的初始设置,8,3.2.1 系统选项设置,在会计软件的各子系统中一般均设有系统选项设置功能，其作用有两个： 一是定义本子系统与其他子系统的功能应用模式和数据传递内容； 二是定义本子系统内重要的应用参数，其作用将会具体体现在该子系统的各项操作中，从而有效实现软件的控制功能。,9,3.2.1 系统选项设置,系统选项的设置可以在两个环节进行： 1.在每一子系统启用时，会要求对必要的系
3、统选项进行设置，如第一次使用总账系统，会出现启用提示界面，如图3-3所示。 其中“客户往来款项”和“供应商往来款项”选项设置决定了用户采用的往来款项核算模式。 其他选项为总账系统内的应用控制参数，包括： （1）启用月份。 （2）凭证控制。凭证审核控制到操作员。出纳凭证必须经由出纳签字。 （3）凭证编号方式。 （4）外币核算。,10,3.2.1 系统选项设置,图3-3总账系统启用选项设置,11,3.2.1 系统选项设置,2.在启用子系统后，通过在总账系统菜单“设置”下拉项中，选择“选项”，进入总账选项设置窗口，如图3-4所示。 用户可以根据需要对系统选项进行设置和调整，包括： （1）凭证。 制单
4、控制。 A.制单序时控制。 B.资金及往来赤字控制。 C.可以使用其他系统受控科目。 D.允许修改他人填制的凭证。 E.支票控制。 F.制单权限控制到科目。 凭证控制。,12,3.2.1 系统选项设置,图3-4 总账选项设置,13,3.2.1 系统选项设置,（2）账簿。 打印位数宽度。 明细账（日记账、多栏账）打印输出方式。 正式账每页打印行数。 凭证打印行数。 凭证、账簿套打。 明细账查询权限控制到科目。,14,3.2.1 系统选项设置,（3）会计日历。 总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。 已录入汇率后不能修改总账启用日期。 总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日
5、期。 总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。 第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。 （4）其他。,15,3.2.2 会计科目设置,1整理会计科目 （1）会计科目编码设计与整理 编码主要包括会计科目、客户、供应商、部门、职员等，在运用会计信息系统进行账务处理之前，必须确定系统中各类编码的编码方案，并按规定的方法对会计科目等进行编码整理。 在设置会计科目结构时应注意两点： 一是合理的各级编码长度； 二是考虑会计软件的功能设计对会计科目设置的影响，充分发挥系统的辅助核算功能。,16,3.2.2 会计科目设置,（2）辅助核算 辅助核算:该科目之下按
6、照辅助核算项目进行明细核算。 辅助核算的优势： 辅助核算项目的内容一般均可按辅助核算项目归类放置，可以对核算项目在不同会计科目下的明细资料汇总反映，一目了然，便于管理和控制。 核算项目的编码灵活方便，可采用独立的编码方法，不受会计科目编码结构和长度的限制，编码中可以使用汉字、字符、数字等，便于记忆和使用。 采用明细科目核算时，每个会计科目下只能按一个细分标准下设明细科目，但在一个会计科目下允许同时设置多种辅助核算。,17,3.2.2 会计科目设置,会计软件一般可提供以下五种辅助核算功能：部门、个人往来、客户往来、供应商往来和项目辅助核算。 按以下步骤设置项目辅助核算： A.在会计科目中选择设置
7、项目辅助核算。 B.定义项目大类。 C.指定核算科目。 D.定义项目。,18,3.2.2 会计科目设置,2会计科目设置 在总账系统菜单“设置”中，选择“会计科目”选项，进入会计科目列表窗口，该处列出已设置的所有会计科目，在此，可以单击相应按钮对会计科目进行增加、删除、修改的工作。单击“增加”按钮，进入新增会计科目窗口，如图3-5。,19,3.2.2 会计科目设置,图3-5会计科目设置,20,3.2.2 会计科目设置,在设置会计科目时，需要特别注意该科目是否进行： （1）辅助核算。设定该科目在总账中的明细核算方式，企业根据实际需要选择。 （2）外币核算。设定该科目核算是否进行外币核算，以及核算的
8、外币名称。 （3）受控系统。设定总账系统与专项业务核算子系统的关联关系。 一个会计科目只能选定唯一的受控系统，但一个专项核算子系统可有多个受控科目。 并不是所有的专项核算子系统都可进行受控系统设置。,21,3.2.3 基础资料设置,1外币设置 在总账系统菜单“设置”中，选择“外币及汇率”选项，进入外币汇率设置维护窗口，如图3-6。 单击“增加”按钮，可以增加新的外币币种，其各栏目中需说明的是： （1）折算方式。 （2）固定汇率与浮动汇率。 （3）记账汇率。 （4）调整汇率。,22,3.2.3 基础资料设置,图3-6 外币设置,23,3.2.3 基础资料设置,2凭证类别设置 在总账系统菜单“设置
9、”中，选择“凭证类别”选项，进入凭证类别设置窗口，如图3-7。 用户可以根据需要只设置“记账凭证”一类，或将记账凭证分为“收、付、转”三类等。 对某些类别的凭证所涉及的会计科目进行一定的限制，其中限制类型分为“借方必有”、“借方必无”、“贷方必有”、“贷方必无”、“无限制”等五种，对有限制条件的，还必须输入具体限制科目，科目间用逗号隔开，数量不限，限制科目可为非末级科目，其所有下级科目同样受限。 已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字。,24,3.2.3 基础资料设置,图3-7 凭证类别设置,25,3.2.3 基础资料设置,3结算方式设置 在总账系统菜单“设置”中，选择“结算方式”选项，进
10、入结算方式设置窗口，如图3-8。 用户可以单击相应按钮进行结算方式的增加、修改、删除操作。 在各类结算方式设置项目中，“票据管理标志”是指该结算方式下的票据是否在总账系统出纳管理中的票据登记簿中进行票据管理。 结算方式除编码外，其他项目允许修改，被引用过的结算方式不能删除。,26,3.2.3 基础资料设置,图3-8 结算方式设置,27,3.2.3 基础资料设置,4部门档案设置 在总账系统菜单“设置”中，选择“编码档案”中“部门档案”选项，进入部门档案设置窗口，如图3-9。 用户可以单击相应按钮进行部门的增加、修改和删除操作。 注意：部门编码必须符合建账时设定的编码原则，此处以“*”方式显示，表
11、示部门档案有三级编码，每级编码长度都为2。 部门除编码外，其他项目允许修改，被引用的部门不能删除。,28,3.2.3 基础资料设置,图3-9 部门档案设置,29,3.2.3 基础资料设置,5职员档案 在总账系统菜单“设置”中，选择“编码档案”中“职员档案”选项，进入职员档案设置窗口，如图3-10。 用户可以单击相应按钮进行职员的增加、修改和删除操作。 职员信息可以修改，当变更职员所属部门时，系统会询问“是否真的要调整明细账与总账部门信息”，如选择“否”，则职员部门调整只对修改后的调用起作用；如选择“是”，则系统会同时自动在后台调整系统内相关明细账和总账部门信息。,30,3.2.3 基础资料设置,图3-10 职员档案设置,31,3.2.4 期初余额输入,期初余额的录入方式有两种： 一是年初启用总账系统，则可以直接录入年初余额； 二是在年中启用总账系统，则需录入启用期的期初余额以及年初至启用期的借贷方累计发生额。 在总账系统菜单“设置”中，选择“期初余额”选项，进入期初余额录入窗口，如图3-11。 录入期初余额时，注意以下几点： 1期初余额只能录入在最明细科目上。 2有外币核算的科目，应录入其原币期初余额，系统根据汇率自动计算本位币的期初余额。,
