1、 ERP 系统解决方案二零一零二月整体 ERP 项目解决方案 第 2 页 共 32 页目 录目 录 .21 前言 .31.1 方案应用目标 .31.2 方案应用业务范围 .4二、关键业务需求分析 .42.1 业务管理难点分析 .42.2 关键需求功能分析 .4三、业务应用方案和流程图 .63.1. 总体流程图 .63.2. 业务流程 .103.2.1 采购管理 .103.2.1.1 普通材料采购 103.2.1.2 材料采购发票流程图 .123.2.1.3 大宗采购 .133.2.1.4 大宗采购发票流程图 .163.2.1.5 付款处理流程图 .183. 2.2 库存管理 1932.2.1
2、总流程图 1932.2.2 材料入库 213.2.2.2.1 普通材料入库业务流程图 .2132.2.3 材料出库 223.2.2.3.1 材料出库业务流程图 .223.2.2.4 产成品入库 243.2.2.4.1 产成品入库业务流程图 .243.2.2.4.2 产成品出库业务处理 253. 2.3 销售管理 .2632.3.1 总流程图 263.2.32 销售合同 27销售合同维护流程图 273.2.3.3 销售发货 .283.2.3.3.1 发货出库流程图 .283.2.7. 存货核算 .303.2.8. 财务核算 .313.2.8.2 总账 .323.2.5.1 总流程图 .323.2
3、.9. 固定资产 .333.2.9.1 总流程图 .33整体 ERP 项目解决方案 第 3 页 共 32 页一 前言1.1 方案应用目标 以企业局域网为技术平台，通过“用友 ERP-U8 软件”系统加强生产物流的协同，实现企业内外资源的集成。借助于“用友 ERP-U8 软件”的管理系统性、数据共享性、动态应变性、模拟预见性等特点适时提供合同、销售、采购、计量、仓库物资、材料成本核算等管理数据及信息，以助公司各级管理人员随时掌握各方面的运行状况，不断改善经营决策，提高公司的应变能力。 借助大宗物料管理系统业务插件规范合同、销售、采购、出入库、核算流程。 最终达到降低企业运营成本，增加利润的目的。
4、1.2 方案应用业务范围业务种类 业务范围 模块名称销售 销售订货、发货、开票 销售管理采购 采购订货、收货、发票录入 采购管理仓库 入库、出库、盘点、调拨 库存管理司磅 合同、计量、质检、结算 大宗物料管理系统出库成本 材料成本的计算 存货核算财务管理 帐务管理、固定资产管理 总帐、应收应付、固定资产管理整体 ERP 项目解决方案 第 4 页 共 32 页二、基础资料设置2.1 存货分类编码2.2 存货编码方案2.3 仓库编码2.4 客户分类2.5 供应商分类整体 ERP 项目解决方案 第 5 页 共 32 页三、业务应用方案和流程图3.1. 总体流程图总体流程图财务部仓库销售部 供应部接到
5、客户需求是否新产品签定合同下达给供应商的采购订单传真 、 E M A I L 或电话通知到货单到货拒收单查询库存销售发货单满足销售订单销售出库单发货签回单采购发票审核销售出库单审核材料出库单按单发料采购计划维护与生效通 知 生 产 部 接 到 了新 订 单 ， 需 要 进 行M R P 运 算采购订单配额生单采购入库单到货单产成品入库单代管挂帐确认单与供应商对帐 、 供应商开票代管库出库单代管库出库单采购发票应付业务处理流程与客户对帐 、 开具销售发票应收业务处理流程销售发票客户提供消耗对帐单月末各类出入库单据记帐 ， 统计材料成本产品成品计算其他财务业务处理 、 财务报表统计制作审核整体 E
6、RP 项目解决方案 第 6 页 共 32 页系统应用流程说明： 1) 销售系统开具销售订单、销售发货单及销售发票，在应收系统核算该发票的款项；2) 采购系统录入采购发票，系统自动登记相应的采购账簿； 3) 采购入库单与采购发票做结算； 4) 库存系统中审核采购入库单,销售出库单，对该入库单进行审核并登记出入库台帐，在存货核算系统核算采购成本；5) 存货系统生成暂估处理和存货成本的凭证（物流凭证）传递到总帐系统；6) 固定资产系统提供折旧资料，生成计提折旧凭证传入总帐； 7) 应付款管理系统生成采购应付款以及支付款项或转帐凭证传递到总帐系统；8) 应收款管理系统生成销售应收款以及款项收回或转帐的
7、记帐凭证传递到总帐系统；9) 总帐系统录入除外部系统传递过来以外的业务凭证；10)UFO 报表系统可以定义查询资产负债表、损益表等财务报表和其它报表，同时，还可以在报表中联查到账簿信息；整体 ERP 项目解决方案 第 7 页 共 32 页11)电子衡软件进行合同管理，收发货过磅，质检管理，材料结算。整体 ERP 项目解决方案 第 8 页 共 32 页部门 岗位 岗位职能 姓名 职务 ERP 工作权限采购部长负责采购部门全面业务管理 经理对采购业务进行审核采购部 采购计划员负责采购内勤业务 职员制作本部门采购请购单，根据各部门发出的采购请购单填制采购订单，根据入库单生成采购发票，并结算。销售部销
8、售经理负责销售部门全面业务管理 经理 对销售业务进行审核销售员负责销售内情业务 职员在系统中录入销售订单，并根据销售订单录入销售发货单，开具发票时在系统中录入销售发票。主、辅材料保管员负责材料的出入库业务办理 职员根据采购统计员制作的采购订单，生成采购入库单；根据车间统计员制作的领料申请单，生成材料出库单。并掌握库存变化情况。半成品保管员负责半成品的出入库业务办理 职员根据采购统计员制作的采购订单，生成采购入库单；根据车间统计员制作的领料申请单，生成材料出库单。并掌握库存变化情况。仓库产成品保管员负责产成品的出入库业务办理 职员 车间主任对车间领料申请进行确认审批 职员 生产部车间统计员负责车
9、间消耗与完工入库的统计 职员根据车间提出的需求制作采购请购单，物料到厂入库后办理领料申请单财务部长负责财务全面工作 部长财务部 会计负责日常财务核算工作 职员填制凭证；审核采购发票并生成凭证；根据付款单生成付款凭证；原材料暂估业务处理，材料成本处理，产成品成本计算，销售成本核算。整体 ERP 项目解决方案 第 9 页 共 32 页3.2. 业务流程3.2.1 采购管理3.2.1.1 普通材料采购普通材料采购流程图流程说明1) 当使用部门所需要领用的物资制作采购计划送交物资储运处物资管理员,经过管理员核实:仓库的现存量不足时，需要填制材料请购单(指明采购业务员名称);如果仓库还有足够的现存量，直
10、接领用；2) 首先领料人应该将填制好的申请单递交本部门的领导进行审批；3) 其次领料人应该将审批后的材料请购单转交给仓储部的负责人进行签字确认作业；4) 保管将仓储部确认后的材料请购单报送给物资储运领导安排采购；5) 采购员收到材料请购单，将其汇总形成材料采购计划表，必须通过打电话给仓储部保管或者直接通过【库存管理】模块查询相关材料的现存量的方式再次确认采购的必要性；6) 材料采购计划表经过采购员再次确认后，应该报送物资储运领导进行采购审批；整体 ERP 项目解决方案 第 10 页 共 32 页7) 审批通过后，采购员开始进行询价、比价采购作业；8) 采购员在商务谈判最后应该制作相关的采购计划
11、报价单，而且必须经过部门领导的审批才能够进行采购；9) 采购业务员将领导审批后的采购计划报价单录入【采购管理】模块中，作为系统的订单处理；整体 ERP 项目解决方案 第 11 页 共 32 页3.2.1.2 材料采购发票流程图流程说明1) 在每个月下旬采购员必须及时跟催供应商及时的开具采购发票、以便进行采购结算以及财务记账处理；2) 采购员收到供应商开具采购发票后，应该及时交接给仓库管理员,管理员应及时的核对相关的暂估入库单，进行采购结算作业；整体 ERP 项目解决方案 第 12 页 共 32 页3) 仓库管理员进行采购结算时，可以先进行手工核对，再进行电脑结算，也可以直接在【采购管理】模块中
12、进行电脑采购结算作业；4) 采购员在结算无误的采购发票后附入库单据，转交给财务部；5) 财务部往来会计收到已结算的采购发票后，首先在【应付款管理】模块中核实此供应商是否已经预付款；6) 对于没有进行预付款的发票及时的进行发票制证作业，生成相关的应付款凭证；7) 对于已经进行预付款的发票及时的进行发票核销作业，生成相关的核销转账凭证；3.2.1.3 大宗采购整体 ERP 项目解决方案 第 13 页 共 32 页流程说明1) 煤焦公司经手人填制原煤采购计划，并且必须经过本部门领导的审批；2) 采购员接到领导审批后的原煤采购计划后，及时的进行采购询价、比价作业；3) 所有的原煤采购都要求签订原煤采购
13、质量合同，采购员将拟草的合同递交主管进行签字审核；合同上的数量和金额若当时无法确认,可预计录入但在划价前需要按实际条款录入系统4) 业务员在【磅房管理】模块中填制原煤采购质量合同后，主管需及时的进行电脑审核作业；5) 在合同执行的过程中涉及到质量指标以及原煤价格变动需要变更合同时，采购员应该首先作废原合同未执行的部分，重新签订新的购销合同，原合同进行封存。6) 当该原煤采购合同全部付款、全部开票、全部到货验收后可以对其进行关闭作业；整体 ERP 项目解决方案 第 14 页 共 32 页7) 当业务员通知物资储运处收货后, 物资储运处确认实际到场时间船车次并通知质检.整体 ERP 项目解决方案
14、第 15 页 共 32 页3.2.1.4 大宗采购发票流程图流程说明1) 仓库管理员收到供应商开具原煤采购发票后，应该及时的核对相关的原煤采购入库单，进行采购结算作业；2) 统计员在在【采购管理】模块中进行原煤采购发票登记时，必须参照原煤采购入库单进行填制，按照原煤入库单的日期从前往后的核销方式；若发票数量大于暂估入库的数量,那么需要手工填制蓝字采购入库单; 若发票数量小于暂估入库的数量,那么需要手工填制红字采购入库单;然后在一起结算数量相同的发票和入库单.值得注意的是结算时需准确判断发票和对应暂整体 ERP 项目解决方案 第 16 页 共 32 页估入库单为一个采购合同的业务,并准确计算合同
15、数量与实际到货数量的差值.3) 对于登记完成的原煤采购发票，统计员必须及时的点击采购结算功能，进行发票和入库单的核销、结算作业；4) 最后统计员需要将采购发票以及相关的过磅单转交给财务部进行帐务处理5) 财务部往来会计收到已结算的采购发票后，首先进行采购发票的审核（主要辨别发票的真伪），对于审核无误的发票必须及时的在【总账】模块中填制相关的发票核销凭证；6) 月末根据盘点数量(需财务核准的数据),按实际领用数量计算差额,当发生差额时开红字或蓝字材料出库单.整体 ERP 项目解决方案 第 17 页 共 32 页3.2.1.5 付款处理流程图流程说明1) 采购业务员收到供应商的付款请求之后，必须核
16、实对应的采购合同有关的付款条件，判断是否应该支付货款；2) 对于满足合同付款条件的供应商，采购业务员必须填制付款申请表首先转整体 ERP 项目解决方案 第 18 页 共 32 页交给部门主管审批；3) 财务主管收到付款申请后，需要对其进行再次复核，确保无误后再办理付款结算业务；4) 往来会计根据财务主管确认信息,办理付款后的相关单据，及时在【总账】模块中填制相关的预付款凭证；采购单据传递流程3. 2.2 库存管理32.2.1 总流程图1库存管理系统外部流程图整体 ERP 项目解决方案 第 19 页 共 32 页1库存管理系统内部部流程图说明：1、仓库计价方式:综合库采用移动平均法,其他采用全月
17、平均法. 2、如果用户认为目前的现存量与单据不一致，则在月末结帐处理时要“整理现存量” ；3、库存管理系统结帐要以“采购管理系统”和“销售管理系统”结帐为条件。库存管理系统执行结帐和取消结帐功能之前，必须先关闭采购管理、销售管理和存货核算系统。材料产成品出入库单入库单其他入库单 其他出库单 来自销售系统的销售出库单盘点业务库存的帐表查询月末结帐对帐整体 ERP 项目解决方案 第 20 页 共 32 页32.2.2 材料入库3.2.2.2.1普通材料入库业务流程图材 料 验 收 入 库 流 程 材 料 会 计材 料 统 计 员采 购 员供 应 商开 始根 据 订 单 送 货 至仓 库交 货 清
18、单 查 询 采 购订 单 质 量 和 数 量 符 合订 单 的 要 求 ？负 责 人 审 批审 批 通 过拒 绝 收 货 ， 与 供应 商 谈 判交 货 清 单 签 字确 认填 制 暂 估 入 库 单审 核 暂 估 入 库 单暂 估 入 库 单 进 行 暂 估 入 库 凭证 处 理生 成 暂 估入 库 凭 证YNNY结 束财 务 主 管 审 核流程说明1) 供应商根据订货的要求将物资运送到仓库；2) 采购员应该负责全程的物资验收管理，一方面核对相关的交货清单，与到货的物资数量是否一致；另一方面对于物资的质量方面如果需要专门的技术支持，应该负责相关的协调工作；整体 ERP 项目解决方案 第 21
19、 页 共 32 页3) 如果物资的数量和质量都没有问题，采购员应该在对方提供的交货清单上进行签字确认作业；4) 在物资到货验收的同时，材料统计员应该配合清点物资的数量，并且在【库存管理】模块中参照系统采购订单生成相关的采购入库单；如果材料采购没有签订合同，材料统计员就直接填制材料采购入库单；5) 材料会计每个月底对其保管填制的采购入库单进行审核、记账，生成采购入库方面的凭证；6) 如果月底之前采购入库单对应的采购发票也同时收到，参见采购发票处理流程；对应的会计凭证1根据采购发票生成如下凭证：借：原材料 应交税金应交增值税进项税 贷：应付账款采购款 供应商 2根据付款单生成如下凭证：借：应付账款
20、采购款 供应商 贷：结算科目 32.2.3 材料出库3.2.2.3.1材料出库业务流程图流程说明1) 各生产车间根据具体的生产情况，需要领料时，首先填写领料单；2) 领料单必须经过车间主任或者部门领导签字审批；3) 领料人将审批过的领料单再转交给仓储部领导进行二次审核；4) 开单员跟具复核过的领料单进行系统现存量的查询，来判断目前仓库是否有足够的材料供领用；5) 如果现存量不足时，则通知物资储运进行采购，详细过程参见材料采购维护流程；6) 如果现存量足够，则根据领料单的内容在【库存管理】模块中填制材料领用出库单，同时打印出库单；整体 ERP 项目解决方案 第 22 页 共 32 页7) 保管根
21、据打印出的材料出库单，办理出库业务，同时领料人及保管应该分别在出库单上进行签字确认工作；8) 月底之前材料会计应该将所有的材料出库单进行记账、划价处理，同时生成相关的出库凭证；9) 对于废品回收流程系统只是做备查登记处理，不需要财务做帐务处理；对应的会计凭证根据材料出库单生成如下凭证：借：基本生产成本-材料 贷：原材料 整体 ERP 项目解决方案 第 23 页 共 32 页3.2.2.4 产成品入库3.2.2.4.1 产成品入库业务流程图产 成 品 入 库 业 务 流 程 图存货核算总账库存管理 财 务 室仓 储产 成 品 入 库 单 输 入 产 成 品 入 库 成本对 产 成 品 记 账并
22、生 成 凭 证会 计 凭 证流程说明1) 产成品生产完工后，在库存管理中做产成品入库单，入库类别是生产完工入库，保存并审核产成品入库单。2) 财务室在核算好产成品的成本后，在存货核算中产成品入库单上输入对应存货入库成本，在存货核算中把产成品入库单制单，生成凭证到总帐中去。对应的会计凭证产成品入库单对应的会计凭证：借：库存商品 贷：生产成本产成品 整体 ERP 项目解决方案 第 24 页 共 32 页3.2.2.4.2 产成品出库业务处理产 成 品 销 售 及 出 库 业 务 流 程库存管理应收款总账存货核算销售管理 财 务 室技 术 室销 售销 售 订 单销 售 发 货销 售 发 票销 售 出
23、 库 审 核 生 成 应收 款记 账 核 算 出库 成 本会 计 凭 证流程说明1) 在销售管理中输入并审核销售订单，参照销售订单生成销售发货单，并审核销售发货单，在销售管理中参照发货单开销售发票。可以把相同客户的几张发货单生成一张发票。发票生成后复核该发票。2) 在库存管理中参照该发货单生成销售出库单，并在销售出库单上填写运输整体 ERP 项目解决方案 第 25 页 共 32 页单位和运输金额，审核销售出库单。3) 财务室在存货核算中对销售出库单进行记账，对成品仓库进行期末处理，核算产品的销售成本。在存货中生成凭证到总帐系统中。3. 2.3 销售管理32.3.1 总流程图整体 ERP 项目解
24、决方案 第 26 页 共 32 页3.2.32 销售合同销售合同维护流程图流程说明1) 根据客户的需求，业务员制作销售合同在司磅中；2) 业务员将合同递交给主管审批（主要针对合同价款进行审批）；3) 业务员应将审批过的合同同时转交给财务部、档案室进行备案；4) 业务员参照对应的销售合同，在 U8【销售管理】模块中分别输入销售订单信息整体 ERP 项目解决方案 第 27 页 共 32 页与合同一样，包括使用共同的合同编号，以便相对应；5) 订单输入完毕后，需要马上对已收款的销售订单进行电脑审核，准备后续的发货处理；6) 当该订单全部收款、全部开票、全部发货后可以对该合同进行关闭处理；3.2.3.
25、3 销售发货3.2.3.3.1 发货出库流程图财务部生产部成品库 程序销售部销售订单维护通 知 生 产 部 接 到 了新 订 单开具发货单满足核对销售出库单 ，产品发出 ， 销售出库单审核审核发货单销售订单维护 、 审核销售发货单新增 、 审核 、 打印销售出库单拿到客户待检单销售订单查询 销售订单执行统计表查询库存销售现存量查询发货签回单录入客户签收数录入系统发货单开票收款勾对表与客户对账开具发票参照发货单录入销售发票 、 发票复核发货统计表发货统计发货签回单列表客户收货数量查询流程说明1) 业务员每天根据根据客户的提货需求，参照已审核销售订单在【销售模块】开整体 ERP 项目解决方案 第
26、28 页 共 32 页具当天的销售发货单,注明（现金开票现金出库赊销开票赊销出库）来指导开票员是开发票还是开出库单.2) 业务为:赊销开出库单.业务员对发货单进行一级审核后,财务计划处在核对过信用或帐款支付情况无误后进行二级审核,在发货单上盖章交客户至成品库提货.业务员依据计量单发货单结算单至财务处开票,分别在 U8 和金税中开票并盖章.业务为:现销出库单换发票客户持已经财务盖章的发货单提货,后客户持计量单发货单至财务开发票,若发货单与计量单数量有差异,财务处变更发货单数量.并生成销售发票.业务为:赊销开发票发货单审核完毕,业务员需提交开票数给相关主管审核,财务处完成销售发票制作,盖章后交客户
27、,客户用其中(代分提单)一联提货.物资储运按客户单次提货数量制成发货通知单,控制磅房单次发货.3) 司磅员凭物资储运确认的销售发货通知单进行过磅计量，然后打印焦炭过磅单；并在司磅系统中生成销售出库单4) 仓储部可以在【库存模块】对销售出库单进行浏览、审核作业；5) 当月的成品数,每月末物资储运依据当月的销售出库数,销售出库的数量依据销售开票数保持一致.当月入库数若与发票数有差额,则录入红蓝产成品入库单调整.整体 ERP 项目解决方案 第 29 页 共 32 页3.2.7. 存货核算存货核算系统内部流程图3.2.8. 财务核算 因财务部分焦化应用安易系统长达十几年，有较好的应用基础；加上为年中上
28、线，科目初应收帐款、应付帐款改为往来核算其他科目保持不变。采购入库单其他入库单销售出库单其他出库单出入库调整单单据记帐存货明细帐 生成凭证期末处理月末结帐我的帐表达式出入库流水帐出库汇总表 入库汇总表存货汇总表 收发存汇总表周转率分析 ABC 分析入库成本分析 暂估余额表存货总帐整体 ERP 项目解决方案 第 30 页 共 32 页部门编码和组织结构发生变化，入帐明细略有差异。应收、应付系统整体描述：1. 应付系统通过采购发票和其他应付单据的录入，在应付系统核算所有应付单的款项，并生成采购以及支付款项或转帐的相应类别的凭证传递到总帐系统。2. 应收系统录入销售发票和其他应收单，在应收系统核算所
29、有应收单据的款项，并生成销售收入以及款项收回或转帐的相应类别的凭证传递到总帐系统。3. 根据调研了解到企业在实际业务手工处理时，有供应商之间款项合并的业务发生，并且同时也会发生已审核的采购发票或其他应付单据中供应商错了，这时财务人员可通过应付系统的“应付冲应付”功能将应付款业务在供应商之间进行转入、转出，实现应付业务的调整，解决应付款业务在不同供应商间入错户或合并问题。4. 与本系统“应付冲应付”类似，可通过“应付冲应收“功能将应付款业务在供应商和客户之间进行转帐，实现应付业务的调整，解决应付债务与应收债权的冲抵。5. 同理可通过应收系统对企业往来客户的相关应收帐款进行转帐处理。6. 企业收到客户支付的货款，不是以现金、支票或汇票等形式支付，而是用银行承兑汇票或商业承兑汇票进行支付。在这种情况下，可通过应收系统的票据管理功能将应收票据进行处理，或结算、或贴现、或背书等。
