1、内 容 提 要在库管理是生产销售企业物流管理工作中的重要内容，在库管理的情况是否良好直接影响着企业形象和客户之间的合作关系。笔者通过走访调查 A 公司下属仓库的在库管理工作情况和操作流程的落实情况，通过访谈、实际现场直观和参加培训的方式了解仓库的在库管理操作流程。仓库拥有操作流程，规范了从产品入库、在库流转到产品出库的操作标准，调查中发现一些操作标准与实际需求不符，如：入库信息的采集需要进一步的完善，需加强在库流转中对产品状态的掌握与及时反馈，出货的准确率存在急需改善的必要性。提出了更新系统信息录入凭证、增加产品在库流转的状态情况、同时增加出货环节的复核力度的改善建议，希望能改善在库管理中目前
2、存在的问题，实际解决仓库和A 公司目前的困境。提 纲一、调查对象概况二、调查内容（一） 、入库管理（二） 、在库流转（三） 、出库管理三、调查结果（一） 、入库信息采集不全，系统信息不能准确体现（二） 、在库流转不能实时掌控产品状态，不同状态下的产品存在混放情况，容易造成出货差错（三） 、出货环节无重复复核，细节问题不能重点把握四、调查结论（一） 、更新系统信息录入凭证（二） 、增加在库品移仓中的状态情况（三） 、增加出货环节的复核力度第 1 页 共 11 页关 于 A 公 司 进 口 产 品 在 库 管 理 的 调 查一、 调查对象概况A 公司致力于开发、生产和销售挽救和延续患者生命的产品，
3、包括血友病、免疫紊乱、传染性疾病、肾脏疾病、外伤，以及其他危重症和慢性病症患者。A 公司拥有独立的仓库管理团队，仓库储位 3200 个，利用 EXE Technologies系统进行在库管理。据 06 年到 07 年的数据资料显示，仓库对产品的管理，收发货物的准确率是 98%，库存准确率达 99%，产品破损率是 3%，公司满意度有95%以上。但最近的情况是，截至 09 年 3 月，收发货物的准确率仅 95%，库存准确率仅 96%，产品破损率高达 6%，相同产品批号混乱、在库产品外箱屡屡破损但在系统中却均未能准确标识的问题相当严重，由于库存产品信息的紊乱导致产品出货过程也是漏洞百出，客户投诉率达
4、到了一定的比例。二、调查内容为了了解情况查明原因，本人于 09 年 4 月 10 日对该公司的产品在库管理情况进行了调查，该公司目前的在库管理可以分三部分内容，介绍如下： （一） 、入库管理1、收货准备仓库单证接收到公司 SUPPLY CHAIN 部门提供的 PACKING LIST（附表 1），复核相关品名、规格、批号、数量、状态等数据是否齐全有效，若数据有误则联系 SUPPLY CHAIN 相关部门重新提供；仓库保管员根据 PACKING LIST 条款进行收货。（表 1）第 2 页 共 11 页 Packing Lst1 百 特 公 司传 真 、 EMAIL次日 货 物 入 库 计划3
5、仓 务 管 理 员根 据 单 证 员 通知 准 备 好 叉 车2 单 证 员对 Packing List 审 核 ，并 通 知 仓 务 管理 员 、 劳 务 工做 好 准 备 4 劳 务 工根 据 单 证 员 通知 做 好 准 备表 12、收货、上架 承运商携带Packing List送货到现场码头，将Packing List交仓务管理员。仓务管理员核对实物是否与Packing List相符，若实物与单据不符则应先放入置留区并及时反馈部门主管，由部门主管通知白菜相关部门，等待指示。仓务管理员点数*收货，填写白菜（贸易）收货记录（附表 2）。仓管员在送货单上签字确认，将商品上架，在白菜（贸易）收
6、货记录上填写实际上架库位，仓库单证员制作 ASN，将入库信息录入系统。（表 2）1.货 到 仓 库百 特 Packing List 2.仓 管 员 根 据 Packing List现 场 验 收判 断 与 PICKNGLIST 是 否 相 符放 置 留 区 ， 等 确 认通 知 单 证 员 将 百 特 收货 记 录 内 容 录 入系 统仓 管 员 将 产 品 上 架并 在 百 特 收 货 记录 中 填 写 上 架 库位确 认 上 架否 填 写 百 特 收 货 记录 表 2第 3 页 共 11 页（二） 、在库流转部门主管发出移库指令。仓库单证员查询系统后，手工编制库存调整表（附表 3）查询需要
7、移库的货物库位及数量。仓务管理员根据库存调整表使用平衡式或前移式叉车（依据来源货位及目标货位层数）将货物移动到目标货位。（表 3）1 部 门 主 管发 出 移 库 指 令 4 仓 务 管 理 员使 用 平 衡 式 或 前 移式 叉 车 （ 依 据 来 源货 位 及 目 标 货 位 层数 ） 将 货 物 移 动 到目 标 货 位 。2 单 证 员查 询 系 统 后 ， 手 工编 制 库 存 调 整表 。表 3（三） 、出库管理1、 出货准备仓库单证员依据白菜 SUPPLY CHAIN 提供的出库单传真在信息系统中输入 SO，并打印拣货单。承运商将提货单据出库单交给仓库单证员办理提货手续。仓库单证
8、员验证承运商提货单据的合法有效性、验证发货日期、品名、型号、批号、规格、数量、收货单位、地址是否齐全有效，是否有合法印鉴，如单据非法，则退回承运商，审核完毕，单据退回，通知劳务工到达现场，将拣货单、出门证和相应货物的检验报告交给仓务管理员到现场第 4 页 共 11 页配货、出货。仓务管理员持拣货单和出门证到达现场，准备好叉车准备配货。劳务工接仓库单证员通知到达现场，协助配货。（表 4） 2 承 运 商持 出 库 单 到 达 指定 码 头 ， 将 上 述 单 证交 给 单 证 员 。百 特 传 真 出 库 单 3 单 证 员验 证 承 运 商 交 来 单 证的 合 法 有 效 性 。 审 核完
9、毕 退 回 承 运 商单 证 有 效 ？1 单 证 员在 信 息 系 统 中 输 入 该笔 SO， 由 系 统 分 配 库存 ， 打 印 拣 货 单 和 出 门 证 。 4 单 证 员通 知 劳 务 工 到 达 现场 ， 并 将 拣 货 单 和 出 门 证 交 给 仓务 管 理 员 。是 5 仓 务 管 理 员持 拣 货 单 和 出门 证 准 备 好 叉 车 到达 现 场 6 劳 务 工接 到 单 证 员 通 知 ， 立即 到 达 现 场 。暂 停 发 货 ， 联 系 百特 ， 等 待 指 示 否3 单 证 员表 42、配货/拣货仓务管理员（前移式叉车驾驶员）根据拣货单拣货，将商品放在货架底部
10、后由仓务管理员（平衡式叉车驾驶员）将放置在货架底部货物运送到理货区。第 5 页 共 11 页3、出货仓务管理员与承运商进行交接，并记录出库所用时间。承运商进行外观验收（品名、批号、数量），劳务工将货物从托盘上装到车辆上。仓务管理员对于承运商验收不合格的货物必须查明原因，并报部门主管与客户协调解决。承运商或客户在仓务管理员的出库单和时间记录单上签字确认，领取检验报告、出库单、出门证。若客户自提，应由客户或司机签字，并记录车牌号码。仓务管理员将经承运商签字的出库单交给单证员。单证员根据仓务管理员交来的出库单在系统中做 SO 确认。（表 5）5 仓 务 管 理 员查 明 原 因 ， 如 货物 有 问
11、 题 及 时 反馈 给 百 特2 仓 务 管 理 员审 核 装 车 货 物 品名 、 数 量 、 批 号与 出 库 单 是 否 相符 ， 并 记 录 装 车所 耗 时 间 。3 承 运 商进 行 外 观 验 收（ 品 名 、 批 号 、数 量 ）验 收 相 符 ？6 承 运 商 或 客 户在 出 库 单 和 时 间 记 录 单 上 签 字 确 认 。7 仓 务 管 理 员在 出 门 证 上 签字 ， 写 明 实 发 数量 。 再 将 经 承 运商 签 字 的 出 库单 交 给 单 证 员8 单 证 员根 据 仓 务 管 理 员交 来 的 出 库单 做 SO确 认否是1 仓 务 管 理 员检 查
12、 承 运 的 车 辆符 合 百 特 的 车辆 要 求 ？是否仓 务 管 理 员拒 绝 装 车 ， 并 通知 百 特 物 流 部 。 4 劳 务 工装 车 。是验 收 相 符 ？否仓 务 管 理 员参 考 换 货 流 程 ，并 将 有 问 题 货 物放 入 置 留 区 ， 填写 “异 常 报 告 ”发 送 给 百 特 质 量部 和 物 流 部 。表 5第 6 页 共 11 页二、 调查结果通过以上调查，发现该公司在在库管理上存在一些问题，表现在以下三方面：（一） 、入库信息采集不全，系统信息不能准确体现在在库管理的入库、上架过程中，该公司操作人员仅仅进行了点数、收货、上架的工作，并未对产品进行质
13、量检验和相应的信息采集，由于入库时未能系统采集产品各类状态和基础信息，货物上架完成、单证员在系统中收货确认完成之后对在库产品的质量情况仍一无所知，造成批号混乱、外箱糟糕的货物仍以正常状态出货。（二） 、在库流转不能实时掌控产品状态，不同状态下的产品存在混放情况，容易造成出货差错产品入库之后在库流转中仅对流转库位进行了实时掌握和系统更新，但是对入库之后和流转过程中产品是否发生质量变化的情况未能反馈给单证，系统对产品的状态不能及时掌握导致正常产品与次等品仍放在一处，出货过程中两者混为一谈导致客户收到次等品而投诉不断。（三） 、出货环节无重复复核，细节问题不能重点把握出货过程中涉及仓务管理员（平衡式
14、叉车驾驶员）、仓务管理员（前移式叉车驾驶员）和仓务主管，但该公司的操作人员仅仓务管理员（前移式叉车驾驶员）对产品进行复核，后产品到交接处承运商核对提货信息，承运商对产品的了解程度又参差不齐，前期对信息采集不全、产品状态掌握不佳；后期出货符合不严谨的情况下大量出现产品批号不对、次等品等情况导致客户反复投诉。三、 调查结论通过调查发现，收发货物的低准确率，库存低准确率，产品高破损率与产品入库过程中信息不全、在库移转过程中产品质量状态不明、出库过程中复查不严谨息息相关。通过调查也发现，在出货过程中发现的坏箱必须经过质量部门判定之后才能做相关处理，即使能按照正常产品出库，但是期间造成的时间第 7 页
15、共 11 页差对 A 公司回笼资金成本及客户的迫切需求都造成相当大的影响，为此客户的投诉率也使居高不下。如果 A 公司想扭转目前的窘况，维护好公司的品牌形象的话，改善下列操作过程势在必行。 （一） 、更新系统信息录入凭证仓库单证接收到公司 SUPPLY CHAIN 部门提供的 PACKING LIST，根据品名、规格、批号、数量做入库凭证(附表 4)，仓务管理员根据入库凭证进行收货、验证各类产品信息，并标注产品入库状态，检验货物外观是否有破损，部分产品须开箱查看说明书、中文标签是否齐全，如发现产品有破损、污迹或变形则立即拒收并拍照取证通知白菜相关部门；若实物与单据不符则应先放入置留区并及时反馈
16、部门主管，由部门主管通知白菜相关部门，等待指示。仓管员在送货单上签字确认，如有包装破损则在备注中注明，留底归档保存，仓务管理员将商品上架，在入库凭证上填写实际上架库位，仓库单证员制作 ASN，将入库凭证内容录入系统。部门主管收货完成后，向白菜 SUPPLY CHAIN 提交入库报告及相关异常说明。（表 6）1.货 到 仓 库百 特 Packing List 2.仓 管 员 根 据 入库 凭 证 现 场 验 收外 观 完 好3.仓 管 员 手 工 点 数*收 货 ， 确 认 入库 凭 证 破 损 产 品 记 录 在 收货 报 告 内 ， 产 品 存放 在 置 留 区 7.收 货 完 成 后 ，
17、部门 主 管 向 百 特 提 交 入 库 报 告 及 相 关的 异 常 说 明 6.单 证 员 制 作ASN， 将 入 库 凭证 内 容 录 入 系 统5.仓 管 员 将 商 品 上 架 ，在 入 库 凭 证 上 填 写实 际 上 架 库 位 并 记 录 相关 状 态 信 息直 接 上 架是否4.双 方 签 字 确 认 ，单 证 将 单 据 归 档 保存拍 下 照 片 ， 以email方 式 通 知 百特 ， 根 据 百 特 指 示操 作第 8 页 共 11 页表 6（二） 、增加在库品移仓中的状态情况仓库单证员在使用库存调整表除了查询需要移库的货物库位及数量之外，还需要时刻关注货物的状态情况
18、，一旦发现变形或者破损必须及时报备仓库主管（附表 5）。由仓库主管及时将商品信息上报至白菜 SUPPLY CHAIN 和质量部门，等待最终的产品处理信息Check Result，同时单证更改系统内商品的相关信息，等产品处理信息有了最终定论之后再做处理。（三） 、增加出货环节的复核力度仓务管理员（前移式叉车）应在自收到订单 4 小时内完成备货并自行检验，仓务管理员根据拣货单所示品名、数量对所拣货物进行核对并检查货物是否有破损与变形，查看商品外箱的中文标签是否已贴好，若未贴好则通知部门主管，等待处理；如发现拣货单上的货物有破损或变形，应把货物放入置留区，并立即填写“异常报告”发送白菜质量部和物流部
19、等待处理劳务工如果货物正确，由常务管理员（平衡式叉车）将货物运送到月台并进行再次检验。期间，仓务管理员（前移式叉车）如果拣货失败，对拣货单所示来源货位进行核对。虽然 A 公司已经有一套指导操作流程，但是目前收发货物的低准确率、低库存准确率和高产品破损率，可见其指导操作流程需与时俱进、贴切实际的必要性。在库存管理工作对于企业的物流管理工作十分重要，通过此次调查总结的一些内容，希望能为 A 公司的在库管理操作流程提供借鉴，相信实际操作之后对之前存在的问题会有所改善。第 9 页 共 11 页附 表 1白菜贸易收货记录品名 批号 有效期 数量 库位收货人 上架人 附 表 2库位调整表日期 型号 状态 原库位 调整库位 数量第 10 页 共 11 页附 表 3白菜贸易入库凭证品名 批号 有效期 数量 中文名称 是否冻结 库位收货人 上架人 附 表 4库位调整表日期 型号 批号 状态 原库位 调整库位 数量第 11 页 共 11 页
