1、昆 明 长 水 国 际 机 场 文 秘 工 作 培 训,发文 流程,公文格式,收文办理,OA 操作,交流 答疑,理 解 电 子 公 文,电子公文是指有别于纸制公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和贮存工具，以计算机网络以及其它数据通信介质为传递渠道的新的公文形式。,集团公司办公自动化系统（OA）是实现集团公司电子公文的工具。,电子公文与原纸质公文具有同等效力。,涉密文电不适用于电子公文。,电子公文传递是将传统纸质公文传递过程抽象化，同时达到提高效率、准确率，节约资源的目的。,理解电子公文,办公自动化系统(OA) 基本操作,进入OA方法,1.集团主页,办公自动化系统,2.在浏览器直接输入
2、：“”,技巧：可以将“”放入收藏夹。,3.外网进入OA,（1）VPN登录：用OA用户名密码即可，需要输入验证码。,（2）点击“集团OA系统”,3.如遇浏览器安全拦截，请点击“继续访问”并在弹出 对话框全部选“是”。,OA桌面,注意查看便笺、会议通知等待办事项提示，在办文过程中，经常回OA桌面查看。,进入办文界面,办文界面,显示全部待办工作,待阅公文,无承办单，只能看到文件正文和文件信息,无需填写意见,阅后点击“已阅”自动归档,已阅公文,在待阅公文中点击“已阅”后，该文件转至已阅公文。,可以查看之前已阅的公文。,未完公文,显示还在办理过程中的公文。,可以查看办理状态。,技巧：鼠标指针放在文件标题
3、上会自动显示当前办理人。,新建正文,单击要新建的公文种类后，右侧会显示办理流程，实线流程在OA系统中不能省略，虚线流程根据办文实际可以跳过。,单击页面下“确定”方可新建公文。,新建正文,查询页面,查询条件丰富，支持模糊查询，无时间限制。,经手公文查询,支持模糊查询,必须选择经手时间，方便查找,技巧：可以不用关键字查询，结果为选定时间段内所有经手文件。,会议通知,新建会议通知,注意使用存草稿，确认无误后方可发送。,会议通知一般采用打印办理方法，按领导批示流转，落实完毕后归档,会议通知发出时会有短信通知，请完善电话号码,智能手机用户注意不要拦截会议通知短信,提醒参会,会议通知,公司黄页,可以查询O
4、A覆盖单位（部门）机构、人员和联系方式。,便笺,新建便笺,单个附件体积原则要求10M以内，超过会报错。,默认可以上传3个附件。,便笺查询,只能以发件人或标题查询。,完善个人信息,添加的个人信息会在“公司黄页”中查询到。,手机号码用来接收OA系统短信，如会议通知。,个人群组设置,群组设置,1.选择部门群组或个人群组。,2.点击“确定”。,2.填写名称，选择成员。,群组的使用,在流转公文时，可以快捷地选取办理人。,为避免错误，在系统预读出群组信息后再选取办理人。,判断方法：,1.个人群组时，在不进行任何操作下“可选人员列表”显示办理人所在科室人员，而不是“正在加载数据。”,2.部门群组时，左下角显
5、示“反选”按钮而不是空白。,发 文 流 程,一、部门发文,拟稿,科室审核,部门文秘 审核,部门领导 签发,编号,套红,盖章,校对,封发,部门发文（包括中心下属部门）,拟稿人,部门 文秘,中心发文：（属于部门发文，总工办适用）,拟稿,科室审核,部门文秘 审核,部门领导 审核,编号,套红,盖章,校对,封发,中心文秘核稿,中心总监签发,拟稿人,中心 文秘,中心 文秘,二、行政发文,部门代机场行文（行政发文）,拟稿,科室审核,部门文秘 审核,部门领导 审核,编号,套红,盖章,校对,封发,总经办核稿,机场领导 签发,总助、总师 审批,会签,拟稿人,机场 文秘,机场 文秘,中心代机场行文（行政发文）,拟稿
6、,科室审核,部门文秘 审核,部门领导 审核,编号,套红,盖章,校对,封发,中心文秘核稿,中心总监审核,总经办核稿,机场领导 签发,总助、总师 审批,会签,拟稿人,中心 文秘,机场 文秘,机场 文秘,拟稿,3.主题词：参照集团公司规章制度汇编。,4.抄送：根据实际需要填写，并在“收 文单位”里选中，未在OA覆盖范围内的单位（部门）以纸制文件传递。,要求,1.公文格式要规范。,2.内容属实，观点明确、条理清楚、层次分明、文字简练。,拟稿,2.核对发文稿纸是否正确，注意区分行政发 文与部门发文。,3.先“新建正文”，之后再填写发文稿纸上“电话”、“标题”和“主题词”等信息。,注意事项：,1.核对拟稿
7、时身份角色。,科室审核,要求：,1.审核文稿内容是否准确。,2.审核文稿格式是否符合公文要求。,3.审核文体、主送和抄送单位是否正确。,科室审核,操作：拟稿人选择“科室审核”，需要选择办理人核稿人签写意见,注意事项：,1.要对文件全面把关。,2.可采取先审草稿再上OA方式进行。,3.无论上OA前草稿是否审过，在正式OA行文时，必须审查。,部门文秘审核,要求：,1.重点审查文稿格式和行文规范，无错别字。,2.发现问题及时与拟稿人沟通，改正错误。,3.部门文秘必须认真审核，不得跳步，杜绝“只 看不审，只转不核”,部门文秘审核,注意事项：,1.在发文时，拟稿人操作选项中无“部门文秘审核”。因此，统一
8、部门文秘审核在发文稿纸“科室审核”处签字。,操作：拟稿人选择“科室核稿”，办理人选择部门文秘,2.部门文秘审核后须在发文稿纸上落“部门文秘已核稿”或其它同义字样。,部门领导签发,1.审查重点是公文内容是否与所事实相符合。,2.确保文件中涉及的数据表格准确。,3.签发意见明确并落实在发文稿纸上。,要求：,部门领导签发,注意事项：,1.签发人为所在部门二级机构副职以上管理人员。,2.根据签发领导的意见可以进行多位领导签发，签发意见中必须要有同意发文的明确批示意见才可发文。,3.若无明确发文意见，提醒签发领导。,操作：拟稿人选择“签发”，办理人选择相应部门领导。,部门领导审核,1.审核人一般为拟稿人
9、所在部门二 级机构管理人员（特殊要求情况 除外）,要求：,2.对文件进行全面审核,3.提出审核意见，并落实在发文稿纸上.,部门领导审核,操作：拟稿人选择“部门审核”，办理人选择部门相应领导,1.部门领导审核意见中要明确呈给某位中心领导批示，不能直接签发.,注意事项：,2.根据签发领导的意见可以进行多位部门领导审核.,中心文秘核稿,要求：同部门文秘核稿。,操作：拟稿人选择“变换经办人”，办理人选择所在中心文秘。,注意事项：,1.核稿后可不在发文稿纸上落实核 稿意见。,2.如无法修改正文，联系拟稿人更改。,中心总监签发,同部门领导签发。,注意事项：,操作：中心文秘选择“签发”，办理人选择相应中心领
10、导。,会签,会签是撰拟公文的过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序。,要求：,当公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。,会签,操作：拟稿人选择“会签”，需要选择办理人,注意事项：,1.选择办理人时根据领导意见直接选择需会签的领导。,2.会签人一般为平行部门的领导，可以多人会签。,3.会签意见与发文各级审核意见有出入时，及时请示领导。,收 文 办 理,办文的实质是办事,区分部门收文与行政收文,发起收文三种途径,1,2,3,收文分类,阅知类（不需要办理具体事务，对于文件中的信息阅知即可）,一般事务类（需要承办部门具体办理事务或从事某项工作，需要将办理结果以
11、公文或其它形式反馈至相关部门）,等待意见返回类（需承办部门提出处理或解决问题的方案、方法的拟办意见供领导参考）,收文流程,收文承办单,登记,将文件标题、来文单位、来文号、收文日期等信息填写按收文登记表（三标表单，便于查找文件和记录）,编号：部门内定义字段分类编号。编号时注意选择年份（一般默认当年和上一年两年都在）编号字段可由文秘设定,注重时效性（收文不过夜）,登记,技巧：,1.按承办单顺序来做可以降低错误。,2.一定要看正文和“上级承办单”。,3.当前部门承办单中无法查看流程相 邻上级、下级承办单的备注。,根据需要添加正文和附件，添加的正文和附件只有添加人可以删除，发文稿纸同理。,文件传递,根
12、据流程和批示意见选择下一步办理方式和办理人员。,落实完承办单领导批示和文件上内容后方可归档。,一般事务类文件,必须有明确承办人具体承办。,承办人应以公文或其它方式在要求的办理时限内反馈办理结果。,建议办理结果反馈后再归档，方便查找。,等待意见返回类,多级承办单,目前OA当前部门承办单只能看到流程相邻的上级、下级承办单，而无法看到多级承办。例如：总经办承办单看不到集团公司承办单。,中心收文办理等待意见返回类文件办理方法：将部门承办单下载后，通过添加附件方式添加到中心文件承办单，同时注重加强沟通。,特点：,1.部门文秘在上级承办单“承办”状态 发起收文。,2.需要承办部门提出具体办理意见供领导参考
13、。,等待意见返回类,1.如无明确办理时限要求，则三个工作日内完成拟办意见提交。,要求：,2.具体拟办意见提出后，再将原始文件（上级承办单）提交，并在承办填写办理情况。,3.在提交原始文件（上级承办单）后，部门文件暂不归档，待机场领导具体批示意见后，视情况办理后归档。,等待意见返回类,注意事项：,1.提出的意见是“拟办”意见，而不是直接办理或阅处。,2.要在明确上级承办单领导要求的情况下办理。,3.所提拟办意见必须是明确、确定的。,等待意见返回类,4.承办部门不能越级办理（提交给机场领导），如有必要，须事先与来文单位（总经办）沟通。,5.严格办理时限，无明确要求的办理时限为三个工作日。,6.若确
14、不能在时限内提交拟办意见的，要主动与来文单位（总经办）取得联系，说明原因并明确提交时间。,注意事项：,等待意见返回类,办理情况按钮,本部门意见记录,记录文件到承办部门发起收文后所有的办理、流转过程及每一步办理时间。,记录内容不可更改。,记录内容包括误操作，记录是线性不可逆记录。,本部门意见记录,各单位办理情况,在各单位办理情况页面上，可以查看所有公文经手单位的办理承办单。,如果文件是OA发文，则可以查看发文单位的发文稿纸所有信息。,可以用来查看多级承办单。,为保证所有用户流转公文顺畅，此功能有使用时间限制。,各单位办理情况,意外处理：收回文件,任何状态文件经此步后均会回到“办理（经办人）”。,
15、无论公文办理到哪里，传递到哪里，所有公文经手人都可以对文件进行收回。,收回文件只能进行最近一次操作的逆操作，收回后，文件回到最近办理人。,本部门办理情况会记录收回文件操作。,意外处理：收回文件,打印按钮,在新窗口中弹出承办单打印预览,在承办单打印预览页面上，上、下级承办单默认关闭，打印时不会展开，在打印前根据需要展开打印。,打印按钮有时不显示，但是实际存在的，按钮位于承办单右边线上约1厘米处，当鼠标划过时，指针形状会变成手形，即可打印。,打印按钮,完整保存承办单,目前多数采用截图方式保存承办单。,巧用打印功能完整保存承办单。,点击打印按钮后弹出选择打印机对话框中选择虚拟打印机Microsoft
16、 Office Document Image Writer或Adobe PDF。,Office打印机所保存格式为mdi,因此，推荐使用Adobe PDF，可以直接保存为PDF格式，方便查看。,Office打印机所保存格式为mdi,因此，推荐使用Adobe PDF，可以直接保存为PDF格式，方便查看。,选择保存位置后点确定即可保。,获得Adobe PDF方法：推荐安装Adobe Acrobat。,关于收文技巧,航信替换正文后重进浏览器,点提交后一定要看回执,公 文 写 作,基本要求,符合党和国家的路线方针政策和法律法现,符合上级机关的有关指示,同现行有关公文相衔接,完整准确地体现发文机关的意图,
17、全面准确地反映客观实际信况,提出的政策、措施切实可行,表述准确严密,文字精确简练,文种使用恰当,公文结构和格式规范,公文常用表达方式,叙述：陈述事物发生、发展和变化过程或 人物活动、经历等的表达方法，在公文写作中使用最广泛。基本要求是线索清楚、详略得到、中心突出。时间、地点、人物、事件、原因、结果等要素均应交待清楚，但力求简炼。,三种：叙述、说明、议论,说明: 用简要的文字解说事物、阐明事理，即对事物的形态、成因、性质、种类、功能，或对事物的概念、特点、来源、演变等作明白的介绍、解说的表达方法。基本要求要客观、准确（按事物的本来面目作介绍）。,议论: 对客观事物或问题进行分析、评论，提出看法和
18、措施，表明观点和态度的表达方法。阐明立场观点、政策原则和决策主张时使用；配合叙述、说明两种文体使用，从叙到议，要做到从事实中直接作出符合逻辑的结论。,公文常用表达方式,上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。,平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如：函。,下行文：下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。如：通知、批复、通报等。,公文分类,按作用和行文关系划分,适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。 通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知
19、性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。,通知,适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。通报多限在机关或单位内部使用，属于限知性公文。,通报,适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。包括情况报告、工作报告、答复报告。格式包括标题、原由、事项、结语（用“特此报告”、“专此报告”字样结尾）。如：昆明机场关于机坪秩序专项检查情况的报告。,报告,适用于向上级机关请求指示、批准。写作请示必须符合的规则：一文一事、单头请示、事先请示、不得越级请示、不得抄送下级机关、不得用“请示报告”字眼作标题。原由应有理有据、具体明白。事项应具体，如
20、需要多少钱、多少人等。结尾应写上“妥否，请批示。” 等专用公文术语。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,请示,适用于答复下级机关的请示事项。批复必须针对请示予以答复。,批复,适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，须经上级批转。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。,意见,适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力
21、。函有商洽函、问答函、审批函、答复函。函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻等。,函,适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要不加盖印章。会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下，形成文章，作为会议的一种文件，属于议决性公文，也叫会议文件。有些重要会议，可以用决议、决定等公文郑重发布议决的问题。有些较为一般的会议，可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端。,会议纪要,发文机关标识（版头、红头）,昆明长水国际机场关于规范文件红头内容的通知,为表示尊重，平行文一般采用上行文红头格式,区分上行文与下行文红头格式,编写发文字号
22、原则：包括机关代字、年份、序号。注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位（“0”），不加“第”。误：云机场昆长水发（2011）第02号 正：云机场昆长水发20112号,发文字号,昆明长水国际机场关于规范发文字号的通知,标准式：发文机关+发文事由+文种，凡是有红色版头的文件，因已标明发文机关名称，故发文机关名称可省略。,标题居中，注意是否有缩进。,公文标题,除特殊称谓以外尽量避免使用标点符号。正：昆明长水国际机场关于下发公文管理办法的通知 误：关于下发昆明长水国际机场公文管理办法的通知,字体：方正小标宋简体，二号字。,回行时不能断词，行数多则采用倒三角或正三角排列。,公文标题,主送机关,
23、用对方单位或部门的全称。,左顶格，后标冒号。,字体与正文相同。,正文,字体：仿宋GB-2312 ，三号字字间距为“标准”（默认），无缩放，不能因凑齐行数调整字间距和缩放值。,表数量的数字采用阿拉伯数字。,时间书写要规范如：3时20分或3：20。,正文行间距为28磅到32磅，一般用1.5倍行距，,正文中表格格式（请示）,公文用词要规范，尽量避免使用口头语代替专有名词，如：飞机要写成航空器。,正文,技巧：横版表格页面设置方法，复杂表格推 荐用excel做附件。,层次要求：,第一层，用汉字的一二三四每个序数后用顿号（占一格）。黑体三号字。,第二层用半圆括号的汉字（一）（二）（三）（四）后面不加标点。
24、楷体GB-2312三号字。,第三层，用阿拉伯字1 2 3 4，后加“.”，不是“、”，仿宋GB-2312 ，三号字,第四层，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4），后不加标点，仿宋GB-2312 ，三号字。,四层序码的顺序不能颠倒，也不能混用。,层次要求：,层级注意事项,不推荐用自动格式套用，会引起字符间距离有差异；修改时易引起序号错误。,活用孤行控制，一级标题不能在页的最后一行。,附件名称折行后与附件名称第一个字对齐，多个附件间以序数对齐。,附件,与正文间隔一行。,“附件”二字缩进两汉字距离，后接冒号，再接附件名称。,附件中不能使用书名号等标点符号。,在多于一个附件的情况下，用阿拉伯数字
25、表示各附件序数。,附件,（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。 （2）领导签发的公文，以签发日期为准。 （3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。 （4）法规性文件以文件批准日期为准。 （5）一般信函、电文以实际发出日期为准。,成文日期,成文日期确定原则：,成文日期,成文日期必须写年月日，且要用汉字。,最后“日”字，与正文整行的倒数第四个字对齐。,正：二一一年十二月八日 误：2011年12月8日 误：二0一一年十二月八日,一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。日期与印章所不能单占页面，必须有正文或附件不得采取标“此页无正文”方法。,正文日期下方空1行居左空2字加圆括号标识，字体
26、与正文相同。,电子印章大小:长水机场章直径4.5CM，长水机场部门章直径4.2CM,附注：,用印,标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。,主题词,以云南机场集团有限责任公司主题词表为标引范本。,一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。主题词应用三号黑体字标示，词间空一格。,如昆明机场关于做好防汛工作的通知，先标类别词“安全”，再标反映公文内容的类属词“防汛”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。,主题词,对于词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可在类别词中选择适当的词标引，并于词后加“”。,抄报与抄送,若文件只抄报某几位领导，在版记中分别注明。,注意抄报与抄送多家单位时的排序。,收文单位不在OA系统覆盖范围内的，则需制作纸质文件传递，抄送单位须体现在正文版记中。,关于套红技巧,下载文件到电脑上利用模板套红,Office版本建议使用2003（多版本共存）,本地（机）模板制作,7091111 Q:32107430 便：长水机场总经办文秘档案室,交 流 答 疑,谢 谢 大 家,
