1、新中大协同工作管理软件教材目 录第一章 概述 31.1 业务功能构架 31.2 产品优势 41.3 功能简介 51.4 应用配置建议 7第二章 公共信息管理 92.1 设置公共信息类型 .102.2 新增公共信息 .112.3 公共信息送审 .132.4 公共信息审核 .14第三章 公文管理 163.1 收文登记 .173.2 收文登记确认 .203.3 收文拟办 .203.4 拟办审核 .233.5 收文分发 .243.6 收文归档 .243.7 发文拟稿 .273.8 发文审批 .283.9 发文分发归档 .28第四章 会议管理 304.1 制定会议 .304.2 会议通知 .314.3
2、与会人员回复 .324.4 会议召开 .334.5 会议纪要处理 .35第五章 文档管理 375.1 文档库管理 .375.2 文档管理 .39第六章 车辆管理 426.1 车辆借用 .426.2 派车 .436.3 车辆归还 .43第七章 项目管理 457.1 项目立项 .457.2 项目跟踪 .467.3 项目关闭 .487.4 项目管理与 Intfi 合同的集成 48第八章 工作流管理 538.1 工作流建模的环境 548.2 定义表单 558.3 流程定义 628.4 工作流管理 68新中大协同工作管理软件教材第九章 合同评审管理 709.1 评审流程设置 719.2 合同模版设置 7
3、69.3 合同起草及评审 78第九章 基础 设置 879.1 设置编码规则 .879.2 设置编码方案 .879.3 设置用户编码规则 .889.4 设置系统参数 .899.5 审核条件设置 .909.6 审核流程设置 .91新中大协同工作管理软件教材第一章 概述新中大工作管理系统（i6/WM）是一套全面基于联盟体资源计划(Union Resource planning ，URP）管理理念的新一代工作事务处理软件，它主要将建立起整个企业协同运作的工作平台，帮助企业建立一种高效的日常工作处理模式，并在统一的企业工作平台上实现跨组织和跨业务的文档、资源、项目、工作流的业务处理，最大限度消除企业内部
4、的各种信息孤岛，让所有员工在统一平台上协同工作。i6/WM 系统以项目管理业务为主线，以知识管理为核心，是新中大 URP 解决方案互动管理 i6 系统中的工作管理解决方案。 i6/WM 系统充分借鉴了国内外众多软件产品的优秀品质，并充分考虑了国内企业的信息化特点，采用了最为前沿的技术，为客户提供充分适应国情的新一代协同工作的软件，同时与 ERP 系统的无缝集成为企业提供信息化全面的解决方案。主要功能涵盖了互动工作平台、办公管理、项目管理、知识管理、资源管理等几大方面。i6/WM 产品突出工作空间的概念，使企业内部的工作由手工或半手工状态向信息化状态转变；在 WM 产品中，通过互动工作平台模块，
5、支持个人工作台的自定义功能；各个业务功能点作为工作台上的一个插件，可由系统应用人员自行调整，充分体现个性化定制所带来的工作乐趣。1.1 业务功能构架新中大 i6/WM 系统根据对用户需求的理解，结合国内外产品的功能架构，以模块化的思路架构产品，从企业日常行政办公、项目、知识、资源入手，帮助企业解决最为棘手的问题。下图是 i6/WM 系统的业务功能整体框架图：新中大协同工作管理软件教材企业知识库、基础信息库、协同控制、企业应用接口、自定义 UI其他业务应用系统与其他套件集成，如订单处理、账务处理等公文管理接待管理项目管理知识管理资源管理会议管理个人办公应用平台（IMS 、DMC、DCP 、Ale
6、rt 、BI、MQ、Mail、UIC）企业门户（EP） 信 息 发 布 任 务 日 历 待 办 事 宜 个人工作空 间图 1-11.2 产品优势 全面基于 URP 理念i6/WM 产品是全面基于联盟体资源计划(Union Resource Planning，URP)理论的工作事务管理系统，URP 理念的先进性，确定了 i6/WM 系统在管理理念上的领先程度。同时，i6/WM 系统又是 URP 理念中协同工作管理的有效佐证。 柔性工作流程i6/WM 系统为用户提供了一个非常柔性化的工作流程管理工具，可以通过 i6/WM 柔性工作流程，随时调整企业内的各种工作流程，如审批流程、会议流程、计划流程、
7、公文流等等，实现同步、异步方式的工作流程。 随时随地移动商务移动商务使用企业应用扩展到了随时随地的境界，在 i6/WM 系统中，可以通过各种移动终端实现对各业务单元的不间断运作，使得企业能够保持 24 小时持续运作，而不会因时间、地点的变化而受到影响。 项目管理技术以项目管理为核心的协同办公项目管理日渐成为企业日常工作中不可缺少的工作方法，在 i6/WM 产品中，特有的以项目管理为核心的协同办公功能，能够帮助你的企业加速内部新中大协同工作管理软件教材信息的共享、分析，加快你的决策流程；能够实时的掌握到企业内现有资源的使用负荷状况，涉及到企业的销售、服务、办公、人力资源管理等方面，大大提高工作效
8、率与生产力；可以对各种事务以项目管理的方式进行运作，并以图形化的方式展示项目进度计划的执行情况。 完全基于 UP 平台技术UP 平台是新中大公司独创的基础开发柔性应用平台， UP 平台为 i6/WM 系统提供了优秀的系统性能和柔性的流程应用。 无缝集成 URP/ERP 系统，为用户提供全面解决方案i6/WM 系统是新中大 URP 软件 i6 系统的一个重要组成部分，i6/WM 系统与其他 i6 套件之间是一体化的，能为用户提供全面的解决方案。同时，借助新中大万向接口平台，i6/WM 系统能够与其应用系统进行集成，消除企业内部信息孤岛，实现企业内信息系统之间的统一。1.3 功能简介新中大工作管理
9、软件 i6/WM 系统主要包括了以下几大业务模块：互动工作中心（IWP） ，办公管理（WM） ，知识管理（KM ） ，项目管理（PJM） ，资源管理（RM ） ；各模块相辅相成，帮助用户形成高效、集成的轻松工作空间。1、互动工作中心作为一个基于业务的企业级办公平台，需要一个高效率，高协作化的基础平台，互动工作中心就是提供系统应用人员在业务应用过程中以最优化的办公支持。在互动工作中心，应用系统的操作人员首先能够在平台上直观的看到与个人有关的各类预警信息、业务信息、短信息、邮件信息等，使自己能在第一时间了解到自己所关注的信息内容。作为沟通和控制的基础平台，i6/WM 的互动工作平台中主要包括了邮件
10、平台、预警平台、消息平台、互动交流平台（BBS ） 、公共信息发布平台、短信通讯平台等相关内容。2、办公事务管理办公管理模块主要是对企业中日常的行政办公业务进行管理。相关的办公业务包含了个人的和公共的相关事务。本模块是 i6/WM 系统应用的重点模块。模块中主要功能包含待办事宜、工作日历、工作计划、日程安排、工作日志、收文管理、发文管理、接待管理、会议管理等功能。3、 文档管理新中大协同工作管理软件教材信息时代的到来，知识和信息目前已经成为一个企业越来越重要的资源。文档管理作为企业整体知识管理体系的一个组成部分，WM 需要为企业提供一个归纳、储存的企业文档信息的管理平台，从而形成属于企业自己的
11、信息积累，文档管理模块主要是为用户提供一个管理企业各方面规章制度、法律法规、工作计划、会议纪要等文件的平台，从而有效的积累、管理、共享企业管理信息。 4、项目管理项目管理正日益成为企业进行事务组织、战术运作的方法。越来越多的企业使用项目管理工具来进行事务处理，在建筑施工、大型设备制造、项目实施、团队销售、研发等领域项目管理被普遍应用。项目管理知识体系（PMBOK）的教育与研究也越来越被企业界关注并被运用。i6/WM 系统中的项目管理模块，主要履行项目的基础事务管理，侧重点在于实现项目的工作结构分解与进度管理；为项目进度管理提供了强有力的支持工具，本模块可以提供从进度计划制定开始，一直到进度完成
12、结束时的全过程管理( 包括跟踪、计算和报告能力) 。同时考虑到现代项目管理中多组织、多项目、多任务的协同管理的特点，系统通过强大的权限管理功能，使整个组织参与的项目管理得以更加轻松的实现。系统可以根据相关的业务直接形成或建立相应的项目，以适用项目管理方法；在创建项目计划的关联资源时可以直接从操作员、角色、团队、其他资源中选取，直接进行分布式资源管理；对于项目经理、销售经理或客服经理可以直接查看和监控每个项目（权限范围内）的进展情况，并对项目管理和项目实施提出自己的意见；可以输出相应的项目甘特图和网络图，可以非常直接地进行项目管理和监控，查找项目实施的关键任务。本模块是从项目开始到项目结束的全过
13、程管理，主要包括了项目立项、项目 WBS 管理、项目进度管理、项目风险管理、项目问题管理、项目类型设置等功能。5、资源管理企业各种资源是企业的宝贵财富。它分散在企业的各个部门，甚至是世界的不同角落。尤其是对大型的企业，企业资源消耗非常大，如何将企业的各种资源有效合理的利用起来，是每个决策者不得不考虑的事情。如：车辆、投影仪、会议室等；从广义上认为，企业中的一切有形物品和无形资产都可以作为企业的一种资源信息。而从狭义上认为，企业的资源管理主要是将企业的有关业务开展过程中所需要使用的物品和人员作为一种资源进行管理。如项目资源、接待资源、培训资源、会议资源等。新中大协同工作管理软件教材1.4 应用配
14、置建议服务器的配置建议1、数据库服务器的硬件建议： 内存 2G 以上可扩展。 硬盘 SCSI 72G 可用空间。 CPU 至双强 CPU2.4GHz 以上。 服务器须配备安装系统用的 CD-ROM 光驱，用于系统备份的磁带机或可读写光驱。 网卡 100-1000M2、数据库服务器的系统软件要求： 应用服务器的操作系统要求：WindowsNT/2000/XP/2003。 数据库管理系统的要求： Oracle8i/9i 或 Microsoft SQL Server7.0/2000 数据库系统。Web 应用服务器的软件和硬件配置建议1、Web 应用服务器的硬件建议： 内存 2G 以上可扩展。 硬盘
15、SCSI 36G 可用空间。 CPU 至双强 CPU2.4GHz 以上。 服务器须配备安装系统用的 CD-ROM 光驱，用于系统备份的磁带机或可读写光驱。 网卡 100-1000M USB 2.0 口2、Web 应用服务器的系统软件要求： 应用服务器的操作系统要求：带有 Service Pack 3.0 及以上补丁包 的 Microsoft Windows 2000 Professional 带有 Service Pack 3.0 及以上补丁包的 Microsoft Windows 2000 Server带有 Service Pack 3.0 及以上补丁包的 Microsoft Windows
16、 2000 Advanced ServerMicrosoft Windows XP ProfessionalMicrosoft Windows Server 2003 注意，以上系统可能会有网络连接数的限制，如果需要更多的网络连接数，请查看操作系统的相关文档。 数据库管理系统的要求：装有 Microsoft SQL SERVER7.0/2000 和 ORACLE 8i/9i 数据库的客户端； IIS 6.0(具体设置操作请参见本手册中的“20.1.2 IIS 安装详细说明 ”。 .NET FrameWork v1.0 正式版(具体安装操作请参见本手册中的“20.1.2 .net 运行环境安装详
17、细说明”)。 IE 6.1 加载所有补丁程序。3、Web 应用服务器的网络要求(客户端远程使用) ：服务器端的网络带宽按客户端接入情况一般要有专线带宽。新中大协同工作管理软件教材服务器端配置一个固定 IP 地址。注：Web 应用服务器可与数据库服务器使用同一台服务器。工作站的配置建议1、工作站的硬件建议： 内存大于 128M。 硬盘最少 10G，可用的连续空间 5G 以上。 CPU 速度大于 1GHz。2、工作站的系统软件要求： 工作站应用服务器的操作系统要求：Windows2000 SP2/XP/2003/ NT SP6。 Internet Explorer6.0 以上。3、工作站的网络要求
18、(远程连接) 工作站需使用宽带连接服务端，一般带宽要求大于 1M。其它硬件需求网卡 10M 以上。新中大协同工作管理软件教材第二章 公共信息管理公共信息管理用于发布企业的内部公告。信息发布的内容非常广泛，可以是企业外部的公司环境、市场动态、行业信息，也包括公司办公部门公布的各种办公文件、通知公告、企办信息、规章制度等。系统既可用于发布单位的公共信息（所有用户都能阅读） ，也可用于发布需要进行阅读权限控制的信息。在公共信息栏中所发布的最新信息能够按比较明显的方式，使公共的信息能够在最大的范围内让相应的人员接收到。在公共信息的发布平台中一些重要的信息发布需经过审批后才能正确发布。公共信息发布的流程
19、如下：新增公共信息类型新增公共信息是否送审公共信息送审公共信息审核公共信息发布YN是否通过YN图 2-1新中大协同工作管理软件教材2.1 设置公共信息类型例 3-1，无限集团新增“公司活动通知 ”信息类型，用以通知员工公司即将举行的重大活动，该信息在发布前需要经过集团人力资源及行政总监审批。1、 双击桌面快捷方式，输入用户名称与密码点登陆按钮即可登陆系统。图 2-22、 登陆系统后将列出能进入的组织,勾上工作管理部分,点击确认后进入具体业务模块.3、 点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“互动工作平台”菜单项，再点击“公共信息”下的“公共信息类型”菜单项，进入“公共信息
20、类型列表” 窗口。图 2-3新中大协同工作管理软件教材4、 点击“新增”按钮，弹出“公共信息类型维护”窗口。图 2-45、 录入类型编号“02” ，类型名称“公司活动通知” ， “是否需要审批”项选择是。注：如果公共信息需要经过审批后才能发布“是否需要审批”项选择是，否则选择否。6、 点击“提交”按钮，保存刚才维护的公共信息类型。2.2 新增公共信息例 3-2，无限集团新增“公司将于 2005 年 12 月 31 日举行迎新晚会”公共信息，该信息类型为“公司活动通知”需要发布给公司所有成员。1、 点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“互动工作平台”菜单项，再点击“公共信
21、息”下的“公共信息”菜单项，进入“公共信息列表”窗口。图 2-52、 点击“新增”按钮，弹出“公共信息维护页面”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 2-63、 信息编码自动生成，选择信息类型“公司活动通知” ，录入信息发布结束时间，录入信息标题及正文。4、点击“提交”按钮，保存刚才维护的公共信息。注意：公共信息可以发布给所有人员也可以发布给指定人员。如果要让所有人看到将公共信息属性选择公有，如果要让指定人员看到公共信息属性选择私有，并单击选择人员按钮选择需要看到的人员。新中大协同工作管理软件教材图 2-72.3 公共信息送审公共信息录入结束后，需要将该通知送至人力资源及行政总监处审核，只有审核
22、通过的信息才能发布。1、选择上一节中已录入的公共信息“公司将于 2005 年 12 月 31 日举行迎新晚会” ，点击“发布（送审） ”按钮。图 2-82、点击“提交”按钮将此公共信息送至人力资源及行政总监处审核。新中大协同工作管理软件教材图 2-92.4 公共信息审核人力资源及行政总监李敏登录新中大 URP 系统，看到需要审批公共信息的提示，打开该公共信息并审核通过。1、 人力资源及行政总监登录系统，点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“互动工作平台”菜单项，再点击“经理自助服务”下“审批管理”下的“待办审批任务”菜单项，进入“送审件列表”窗口。图 2-10也可以点击
23、系统桌面右边“待审批文件”下“公共信息 审批”提示进入“送审件列表”窗口。图 2-112、选中上一节中送审的公共信息，点击“处理”按钮，出现“送审件处理”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 2-123、点击“查看”按钮，出现“公共信息维护页面” ，可以看到该公共信息的全部信息。图 2-134、点击“退出”按钮，结束查看，退回到“送审件处理”窗口。5、点击“审核”按钮，通过该公共信息的审核，审核完成。注：如果不同意发布该公共信息点击“拒绝”按钮。新中大协同工作管理软件教材第三章 公文管理企业行政公文作为企业内部一种非常重要的知识资源，企业需要对它进行行之有效的规范化管理，其内容主要有收文管理和发
24、文管理。“收文管理”主要处理各级来文，包括政府、媒体、客户、合作伙伴等单位所发的正式文档，解决收到文件的登记、拟办、传阅、转办、反馈等的电子化处理。“发文管理”是一套可自定义流程、可监控的智能型公文流转系统；它能对本单位或部门的发文从拟稿到文件的形成进行有效、及时、轻松的管理，包括拟稿、核稿、会签、复核、签发、成文、印发、归档等一系列操作，使发文的起草、发送、传阅、批示、审阅等工作变得非常简单。收文管理流程如下：收文登记登记确认收文拟办拟办送审归档注销分发 注销 归档图 3-1发文管理流程如下：新中大协同工作管理软件教材发文拟稿文件审批文件登记文件归档图 3-23.1 收文登记例 3-1，无限
25、集团收到某公司邀请函，邀请相关部门人员参加该公司举办的投资研讨会。无限集团文秘登记该收文，并将该文转人力资源及行政总监处拟办，人力资源及行政总监拟办意见“转投资管理部”并提交集团总经理审批。总经理审批通过，文秘将此文转发投资管理部负责人。1、点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“办公事务管理”菜单项，再点击“收发文管理”下的“收文管理”菜单项，进入“收文管理列表”窗口。图 3-32、 点击“登记”按钮，弹出“收文管理维护页面”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 3-43、 录入“公文标题” 、 “正文” ，选择拟办人为人力资源及行政部总监李敏。图 3-54、 选择“收文
26、对象”页面，在此页面中单击“增行”按钮增加需要收文的投资管理部经理吕良。5、 点击“附件”按钮增加附件，出现“附件管理”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 3-66、 点击“浏览”按钮，出现“选择文件”窗口，选择“投资邀请函” ，点击“打开”按钮。退回到“附件管理”窗口。注：也可将内容直接录入正文栏。图 3-77、点击“新增”按钮，增加附件成功，单击“退出”按钮，返回“收文管理维护页面”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 3-87、 点击“提交”按钮，收文登记成功。3.2 收文登记确认点击“登记确认”按钮，确认登记。图 3-93.3 收文拟办1、拟办人人力资源及行政总监李敏登录系统，查看需要拟
27、办的文件。点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“办公事务管理”菜单项，再点击“待办工作任务”下的“拟办公文”菜单项，进入“收文管理列表”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 3-10也可以点击系统桌面右边“待办事宜”下“拟办任务（1） ”提示进入“收文管理列表”窗口。图 3-112、选择“邀请贵公司参加投资研讨会”记录，点击“拟办”按钮，弹出“收文管理维护页面”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 3-123、在“下一步”选项选择分发，在拟办意见中录入“转投资管理部处理” ，点击“提交”按钮，拟办完成。4、拟办完成后，点击“送审”按钮，弹出“送审管理”窗口。图 3-135、
28、点击“提交”按钮，将该收文送至集团总经理处审核。新中大协同工作管理软件教材图 3-143.4 拟办审核1、总经理登录新中大 URP 系统，点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“互动工作平台”菜单项，再点击“经理自助服务”下“审批管理”下的“待办审批任务”菜单项，进入“送审件列表”窗口。图 3-15也可以点击系统桌面右边“待办事宜”下“待办审批任务（1） ”提示，或“待审批文件”下“ 收文审批”进入“送审件列表”窗口。图 3-162、选择该收文，点击“处理”按钮，弹出“送审件处理”窗口，点击“查看”按钮，查看该送审文件的具体内容，点击“审核”按钮，同意拟办意见。新中大协同
29、工作管理软件教材图 3-173.5 收文分发1、文秘人员登录新中大 URP 系统，点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“办公事务管理”菜单项，再点击“收发文管理”下的“收文管理”菜单项，进入“收文管理列表”窗口。图 3-182、文秘按照拟办建议将该收文转发至投资管理部，点击“分发”按钮即可实现。3.6 收文归档例 3-2，无限集团文秘将“邀请贵公司参加投资研讨会 ”收文转发投资管理部后将其存入人力资源及行政部所有的收文库。1、文秘人员登录新中大 URP 系统，点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“办公事务管理”菜单项，再点击“收发文管理”下的“收
30、文管理”菜单项，进入“收文管理列表”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 3-192、点击“归档”按钮，弹出“收文管理维护页面”窗口。图 3-203、点击“导入”按钮，弹出“导入文档库”窗口。新中大协同工作管理软件教材图 3-214、选择“无限集团文档库”下“人力资源及行政部文档库”下的“收文库” ，点击“确认”按钮，文档归档完成。5、点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“文档知识管理”菜单项，再点击“文档信息管理”下的“文档管理”菜单项，进入“文档列表”窗口，在“无限集团文档库”下“人力资源及行政部文档库”下的“收文库” ，可以看到刚才导入的“邀请贵公司参加投资研讨会”
31、收文。图 3-22新中大协同工作管理软件教材3.7 发文拟稿例 3-3，无限集团人力资源及行政部拟文“关于工作期间必须穿正装的通知” ，之后交由总经理审批，总经理审批通过，人力资源及行政部将此文发给集团所有部门负责人。1、点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“办公事务管理”菜单项，再点击“收发文管理”下的“发文管理”菜单项，进入“发文管理列表”窗口。图 3-232、点击“拟稿”按钮，录入发文标题、主题及正文。点击发文对象页，选择发文对象，具体操作同收文登记。点击“提交”按钮发文拟稿结束。图 3-24新中大协同工作管理软件教材3.8 发文审批1、选择上一步骤中已拟稿的发文
32、，点击“送审”按钮，弹出“送审管理”窗口。图 3-252、点击“提交”按钮，将该发文送至总经理处审核。图 3-263、总经理登录新中大 URP 系统，审批通过该文，具体操作与收文审批相同。3.9 发文分发归档1、文秘人员登录新中大 URP 系统，点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“办公事务管理”菜单项，再点击“收发文管理”下的“发文管理”菜单项，进入“发文管理列表”窗口。图 3-27新中大协同工作管理软件教材2、点击“登记/发送”按钮将该文件分发相关人员。3、发文完成后，人力资源及行政部人员将此文件归入本部门的发文库，具体操作与收文归档相同。新中大协同工作管理软件教材
33、第四章 会议管理会议管理实现会议审批、计划、准备、记录、查询等功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，并下达会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要。制定会议会议通知与会人员回复会议召开会议纪要处理会议取消会议延期图 4-14.1 制定会议例 4-1，无限集团将与 2005 年 11 月 2 日举行月度工作会议，人力资源及行政部负责安排此次会议，并通知集团领导各部门负责人出席此次会议。1、点击套件“工作管理”菜单项右边的下拉按钮，弹出下拉菜单，点击“办公事务管理”菜单项，再点击“组织会议管理”下的“会议管理”菜单项，进入“会议管理列表”窗口。
