1、第六讲 公文处理 （办公室工作实务之六）,四川大学 黄存勋 2009.2,国家行政机关公文处理办法.htm 公文处理条例.htm 公文格式.doc 四川公文处理.doc 归档文件整理规则.doc 06新保管期限.doc 0712改进文风会风.doc,公文处理有关规定,第一节 公文处理的含义和原则 第二节 发文办理 第三节 收文办理 第四节 公文归档,第一节 公文处理的含义和原则 一、什么是公文 二、什么是公文处理 三、公文处理的原则,行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。,一、什么是公文,党的机关的公文，是党的机关实施
2、领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。,公文处理指公文的办理、管理、整理、(立卷) 、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,二、什么是公文处理,公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。,三、公文处理的原则,要控制文件规格、减少文件数量、压缩文件篇幅、提高文件质量、精简简报、提高公文传输效率。0712改进文风会风.doc,关于精简文件、改进文风,第二节 发文办理一、行文规则 二、发文办理的基本程序 三、发文办理的相关规范,第十三条 行文应当确有必要,注重效用。 第十四条
3、 行文关系根据隶属关系和职权范围 确定,一般不得越级请示和报告。 第十五条 政府各部门依据部门职权可以相互 行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅(室) 外不得对外正式行文。,一、行文规则,第十六条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。,第十七条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部
4、门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。第十八条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。,第十九条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当 责令纠正或撤销。第二十条 向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。,第二十一条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。第二十二条 除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。,第二十三条 受双重领导的
5、机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。,发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、 登记、分发等程序。,二、 发文办理的基本程序,发文办理是指各种社会组织为制发公务文书所进行的拟制、处置与管理活动。它是公务文书形成的重要阶段。根据国务院发布的国家行政机关公文处理办法规定，发文处理程序包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。这些环节，又可大致分为拟稿与签发、制作、发送与公布、已发出文件管理等四个阶段。,（一）拟稿与签发 拟稿 拟稿即撰拟文件草稿，即公文写作或应用文写
6、作。它是发文处理程序的起点，是一项创造性活动。 会商 当文件内容涉及同级或不相隶属的其他机关或部门的职权范围时，发文机关应征得这些机关或部门的同意或配合。为此而进行的协商活动就叫会商。 有利于维护政令的一致性、合法性和权威性。,会商中应注意的问题,第一，会商的范围，首先，为使公文合法有效，力争做到“涉权必会”，取得联系，征求意见，争取肯定和配合。其次，为控制文书运转速度，提高办文效率，除涉权者外，尽量避免会商对象。 第二，协商未果不得行文。 第三，会商可以采取多种方式。,审核 审核又称核稿。指草拟的文件初稿在送交有关领导核准签发之前，由部门负责人或有关人员所做的全面核查工作。 意义：审核是控制
7、公文数量，保证公文质量的关键环节，也是为各级领导人审阅批改公文做好准备，节省时间和精力的重要工作。 内容：文稿的内容、文字、文种使用、格式、生成程序和手续，要作全面审核。,签发 即由机关领导人或被授权的有关部门负责人对文稿终审后，批注定稿和发出意见，并签注职务、姓名及日期的活动。 、 除按有关规定由会议批准的公文外，签发是绝大多数公文生效的法定程序，因为公文草稿一经签发即成定稿，具备正式公文的效用，成为缮印正式文本的标准稿本。 签发分正签、代签、核签和会签。 签发不能越权。,（二）发文的制作 这是一个以定稿为依据，以各种技术环节与手段制成公文正式文本的过程。 注发 即在签发之后由文书人员在定稿
8、上批注缮印制发要求的活动。 内容：文件的发授及阅读范围，缓急程度，密级、印数及印发时限，发文字号，板式设计等。 注发由单位的综合办公部门的专兼职文秘人员负责。,缮印 即根据定稿缮写、印刷公文正本的活动。 手工缮写、机械缮写、印刷。 校对 即以定稿和格式设计要求为基准，对缮印的文书校样或印本进行全面核对检查，并纠正错漏的活动。 主要任务：纠正打字和排版的错误，统一字号、格式和版式，进一步发现和校正原定稿中的疏漏。 校对的方法：对校、折校、读校,用印或签署 用印，即在文件上加盖印章，是我国大多数公文生效的凭证。 签署，即签发文件的领导人亲笔在公文正本落款处签注职务和姓名，是“命令”等以领导人名义发
9、出的文件生效的标志。 合同等文件既要用印又要签署。,（三）发送与公布 发送 包括分装和发出两个阶段的工作。 分装 即按照有关规定和要求，拣配和分装文书，进行发文登记和装封，以备正式对外发出的活动。 发出 普通邮寄，机要通信，机要交通，文件交换，电信传输。 政府信息公开条例.doc 084施行信息公开条例意见.doc,（四）已发出文件管理 两个方面的工作： 对发出文件文稿和存本的管理； 一些重要文件的对外催办和查办等督查工作。,第二十六条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时
10、,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部 门会签后报请上级机关协调或裁定。,三、 发文办理的相关规范,第二十七条 公文送负责人签发前,应当由办公厅(室) 进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定等。,第二十八条 以本机关名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。,第二十九条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核,重点是:审核、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行
11、实质性修改的,应按程序复审。,第三节 收文办理 一、收文办理的基本程序 二、收文办理的有关规范,收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等 程序。,一、 收文办理的基本程序,收文处理是指对来自本组织外部的公务文书所实施的接收、处置和管理的活动。各单位情况不一，因此，包含的程序也稍有差别，但是基本步骤都差不多，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等环节（这是国家行政机关处理办法上的规定，实际工作中比这个要多一些）。这些环节，大致可划分为签收与登记、分发与传阅、办理与督查、办结文件管理等四个阶段。,（一）签收与登记签收 签收是指收文单位的内外收发人员收
12、取文件，并对这些文件进行确认、清点 、核对、检查以及履行签字或盖章手续。 签收是公文进入组织内运转程序的第一道关口，事关公文能否迅速进入运转处理程序并及时生效。,拆封与登记 拆封又叫启封，指文件送达文秘部门后，由指定人员开启封皮。 拆封工作要注意：,拆封的范围：凡标明送本单位、本单位办公室或本部门收启的文件，均可由单位或部门的文书人员拆封；送领导的私人信件和“亲启”件，交领导本人或领导委托的秘书拆封；密件，交机要室或机要人员拆封。领导的亲启件中如有需要办理的公文，应交文书人员按规定程序办理。,拆封的具体要求：要注意保持原封的完好，不要损坏公文；宜用剪刀；一般信封无保存必要，但在特殊情况下，如上
13、访信件、初次发生联系的单位的来件，应将信封别在来件上一并处理。,拆封后的检查重点： 检查来文内容是否属于本机关职权范围，对误送件应立即退回发文机关，切勿搁置一旁或擅自处理。 按照信封上的注明或信内所附的“发文通知单”逐一核对内装文件，看份数是否相符，正件与附件是否齐全完整，如发现缺漏和差错，要及时与发文单位联系、查询。,登记 收文登记的方法主要有以下几种： 按收文时间顺序登记； 按发文机关登记； 按收文内容性质登记； 按文书类型登记：如阅件与办件，急件与平件，密件与一般件等登记。,登记的形式有：薄式、卡片式、联单式、电脑登记 内收发登记中要注意的问题 除一般事务性的便函、请柬、介绍信和与本单位
14、关联较少的简报、资料、抄送件外，凡与本单位生产、工作活动有密切关系的文件，均应登记。要防止帐外文件的产生； 登记项目要齐全、完整、清晰； 保密文件与一般文件应分别登记。,（二）分发与传阅分发 分发，又称分送，分办。即文书部门对收文筛选分类后，根据规定或常规，分送有关部门或人员办理或阅知。 分发可分为两大类情况 一是文秘人员不能或不便直接判定发送对象的，先送有关领导批办或者秘书部门负责人拟办，再根据批办或拟办意见发送。 二是一般情况下，可按各部门职能分工或按惯例分发。,分发注意事项,分发文件要注意分清主次（先送机关主要领导、主管负责人和主管部门），分清缓急，分清阅件与办件，优先分发主要的、重要的
15、、紧急的、需直接办理的文件。,传阅 意义：正确组织公文传阅可使文件得到及时有效的运转处理，避免延误时机，浪费时间和精力，从而提高公文的效率。 顺序：一般来讲，有关者先阅，无关者不阅，参与办理者在先，单纯知晓者在后。 注意事项 ：传阅要注意阅办分开，主次分清。要尽量避免“横传”，,（三）办理与督查 拟办 拟办即由综合办公部门或业务部门负责人及有关人员对部分需要办理的文件提出建议性意见，供有关领导者批办时参考的活动。 写拟办意见，思想性、政策性强，对秘书人员的素质要求很高。 拟办人员要认真研读文件，吃透有关情况，使拟办意见合法合理，切实可行。拟办意见文字应简明、得体，并工整，清晰地书写在文件处理单
16、上，还要签注拟办人的姓名与日期。如果同时提出两个以上的方案供领导定夺，应表明拟办人的倾向性意见。,批办 批办即由组织的领导人或部门负责人对公文办理提出批示意见的决策性活动。 意义：通过对拟办意见的审阅、认可或修正，体现和实现组织的领导人或负责人对办文工作的具体指导和集中领导，保证公文的质量。 范围：无既定办理方案的业务性文书；需领导行使决断权、处置权的重要文书和非常规性文书。 注意：批办应实行合理分工，分层负责的制度，不得 越权，也不得推诿。批办意见务求明确、具体，肯定，前后一致，切实可行，避免摸棱两可，似是而非的语言。,承办 承办即通过对公文的阅读、贯彻执行与办复，具体办理和解决其内容所针对
17、的事务和问题的活动。 通过承办，文件才产生实际效用。承办是文件处理的中心环节。 承办的方式,第一，领导明确批示要综合部门办理的，综合部门直接承担办理。 第二，领导批示不再办理的公文，由秘书注明办结情况，作为办理完毕公文处理。 第三，需要转交有关部门办理的公文，要及时登记转出，即转办。,注办 即承办人在公文办理完毕之后，在“文件处理单”的有关栏目内，签注文件办理经过与结果。 作用：主要是备忘待查，避免重复和混乱。 注办的内容：发文承办的，注明其是否办复，复文号及复文的日期；会议承办的，注明会议名称，与会范围，决议与结果；传阅承办的，注明主要阅件人姓名和日期。,催办 即根据承办时限和内容要求对部分
18、公文的承办情况进行督促检查，以防积压的活动。 催办是文书处理程序中具有监督、反馈功能的环节 （四）办结文件管理 办结文件管理，主要指整理（分类或立卷）、归档、销毁三个环节。,第三十一条 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。,二、收文办理的有关规范,第三十二条 经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办
19、理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公厅(室) 负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。,第三十三条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要 求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。,第三十四条 收到上级机关下发或交办的公文,由文秘部门提出拟办意见,送负责人批示后办理。第三十五条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。,第三十六条 审批公文时,对有具体请示事
20、项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。第三十七条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。,国企归档办法.doc 06新保管期限.doc 杨冬权局长签署国家档案局第八号令 发布机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.htm 归档文件整理规则.doc 电子文件归档与管理规范1.doc 电子公文暂行办法.doc 电子文件管理教程5.ppt,第四节 公文归档,第三条 企业应建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统。 第四条 企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制。 第六条 企业应建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的应由有关单位追究当事人或部门的责任。 国企归档办法.doc,纸质档案数字化技术规范.doc,电子文件的双套制和纸质档案的数字化,
