1、 Excel 中的表格通常有很多项目，比如一张表格中包含姓名、性别、职务、年龄、文化程度、工资等等，我们做数据分析时，常常要用到各种函数来进行统计，比较麻烦。有没有一个“模子”，对复杂的数据进行方便地汇总分析呢？有人说“不动透视表，就不懂 Excel”，可见其功能的强大。它的操作极为简单，关键在于一个字：拖，然后神奇的运用就看你的了。首先把光标定位在表中的数据区任意位置，然后点击菜单中的“数据数据透视表和数据透视图向导”，指定数据源类型和报表类型（一般选默认的即可），接下来点“下一步”，选定区域中要自动显示的数据区，再点“下一步”，选择“新建工作表”或“现有工作表”（一般选默认的前者），点“完
2、成”，“模子”就出现了。下面开始尽情地“拖”吧。把“部门”拖到左上角，“职务”拖到行字段，把“文化程度”拖到列字段与中间的数据项处。好了，看出现了什么惊人的结果（见图 1）！双击数据区中的字段，在弹出的“数据透视表字段”对话框中，可选择汇总方式（记数、求和、平均等项）。交叉的单元格，显示了需要的累计数据，如果想尝试别的选项，可以随时把要删除的字段拖出，重新按需要进行设置。不同的组合（2 项以上）有不同的结果，经过大量实践，你就可以根据不同情况熟练进行拖动了，也许以前 2 天的汇总工作，现在 2 分钟就能轻松完成。成绩分析 Excel 软件来帮忙分分分，学生的命根，作为教学管理者，分数的统计与管
3、理也是一件消耗教师大量精力的事。快请来一个好帮手“绿色中小学成绩分析软件”(下载地址:http:/ 按总分、名次分段统计各班人数，计算各班各科及格人数、及格率、优秀人数、优秀率、平均分、总分 ，计算该年级所有教师成绩（平均分、优秀率），可以自动统计 excel 中出现的科目，可自由设置及格、优秀分数线，可以分学科分段统计各班在各分数线的人数，并对原始分进行查错，消除输入错误（负值、非数字格式、超过满分），最后分析结果会以 Excel 输出，方便自己对结果进行编辑和使用（见图 2）。插入分节符 同一文档不同版式对 Word 文档进行排版时，可能同一个文档中的不同部分需要采用不同的版面设置，比如要
4、设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚，或重新分栏排版等，最棘手的是又要求统一编排页码。如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变。 利用 Word 的“分节”功能，可以轻易地解决这个问题（“节”是文档格式化的最大单位，默认方式下 Word 将整个文档视为一“节”）。比如以文字为主的 A 文档页面要纵向打印、以表格、图形为主的 B 文档要横向打印，需要把二者合成一个长文档。首先打开文档 B，光标定位在文档末尾，单击“插入分隔符”，在对话框中选择分节符类型“下一页”，全选，复制。再打开文档 A，在其倒数第二页也插入一个分节符。再将光标定位在 A 文档尾页的开
5、始部分，执行“粘贴”操作。这样，文档 B 就完整地插入到了文档 A 中，并且二者都保持了原来的页面设置信息。分节符类型中，“下一页”表示分节符后的文本从新的一页开始；“连续”表示新节与其前面一节同处于当前页中；“偶数页”表示分节符后面的内容转入下一个偶数页；“奇数页”相反（见图 3）。插入“分节符”后，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项，当前“节”的页面设置便与其他“节”不同了。框中打钩 Word 工具好实现我们在制作调查表或数据报告时，有时会遇到需要在方框中打对钩。难道选一个方行然后再手工打钩吗？Word 中就有让二者配套出现的方法。先在工具栏上
6、点击“插入符号”，在字体里选“普通文本”，子集里选“数学符号”，看到对钩了吗？插入到文档中后，选中这个钩，再到工具栏上点击“格式中文版式带圈字符”，在右边的圈上选方框图形，确定，就可以了。如果选择“放大”模式，效果会更好（见图 4）。还有一个方法能打出更漂亮的对钩：选择“插入符号”，选择字体为“wingdings”，仔细在找一下，这里有方框中有对号的特殊字符，选中就 OK 了。PPT 对象 无论多少排整齐我们在一张幻灯片中，常常要插入图片、图形、文本框等多个对象。如果让它们整齐排列，手工调节太麻烦，有别的办法吗？ 进入“视图工具栏绘图”命令，展开“绘图”工具栏，同时选中多个需要对齐的对象，在“
7、绘图”工具栏上按下“绘图”按钮，在随后弹出的快捷菜单中，展开“对齐或分布”级联菜单，选中其中一种对齐方式即可，比如选定了“右对齐”，其余三个对象立即向“最右边”的对象 “看齐”了，即多个对象向其中一个对象“看齐”（见图 5）。选中要对齐的对象，还可以按住鼠标左键，在幻灯片中多个对象外围拖拉出一个虚线框或者按住 Shift 键，然后用鼠标分别点击对象（这样对象可以不是连续的）。 PPT 转 Word 快捷汇总好轻松开完部门总结会议，每个人的 PPT 需要汇总到一起，便于领导查看。或者自己在制作 PPT的时候，希望有更清楚的大纲显示在 Word 上来进行检查或确保顺序的正确性，或者打印出来便于携带
8、随时查看。是否需要把每个 PPT 页面的内容复制粘贴出来？当然不是！在 PPT 中，进入“文件Microsoft Office Word”，会弹出一个对话框，需要我们选择要创建的 Word 文档版式（“批注在幻灯片旁/下”、“空行在幻灯片旁/下”以及“只使用大纲”），此外再在下方选择“粘贴”或“粘贴链接”即可（见图 6），这样，PPT 就飞速把文字地搬过来了，样式是“第*页：一个框”。还有一个不错的方法：选择“文件另存为”，“保存类型”选最下面的“大纲/RTF 文件”，确定，纯文字就全转到Word 文档中了，这次没有框，每个幻灯片的内容基本能根据空行分开。但唯一不足的是文字有一种特殊格式，也许不太适合阅读习惯，可以再进入“编辑选择性粘贴”，选“无格式文本”即可，还是很快的。
