1、 专 科 生 毕 业 论 文学 院 职业技术学院 专 业 计算机应用技术 届 别 2011 届 题 目 浅谈现代中小型企业办公自动化的新特点 学生姓名 汤智莉 学 号 20081630227 指导教师 林洪 教 务 处 制I云南民族大学毕业论文(设计)原创性声明本人郑重声明：所呈交的毕业论文(设计)，是本人在指导教师的指导下进行研究工作所取得的成果。除论文中已经注明引用的内容外，本论文没有抄袭、剽窃他人已经发表的研究成果。本声明的法律结果由本人承担。毕业论文(设计) 作者签名：日 期： 年 月 日关于毕业论文(设计) 使用授权的说明本人完全了解云南民族大学有关保留、使用毕业论文(设计) 的规定
2、，即：学校有权保留、送交论文的复印件，允许论文被查阅，学校可以公布论文( 设计) 的全部或部分内容，可以采用影印或其他复制手段保存论文( 设计) 。（保密论文在解密后应遵守）指导教师签名： 论文(设计) 作者签名： 日期： 年 月 日注：此页放在封面后，目录前。II目录前言 .1一、研究概念界定 .21.1 中小型企业 21.2 办公自动化 2二、 中小企业办公自动化的建设现状与存在问题 32.1 现状 32.2 存在问题 3三、中小企业办公自动化建设应具备的功能 .43.1 行政管理功能 53.2 人事管理功能 63.3 文档管理功能 63.4 生产管理功能 63.5 电子邮箱功能 63.6
3、 公告板功能 73.7 图像处理功能 73.8 系统维护功能 7四、中小企业办公自动化建设的新特点 .74.1 设计的先进性 74.2 界面个性化、系统简单实用 74.3 系统的安全性 84.4 系统通用性 84.5 提醒机制 84.6 综合办公 8五、我国中小型企业办公自动化的对策 .95.1 企业决策层必须高度重视 95.2 选择成熟、易学的开发平台 95.3 自行开发，动态应用 .105.4 不断提高员工对实施办公自动化的认知水平 .105.5 预防计算机病毒，保证系统安全 .10六、中小企业办公自动化未来发展趋势 106.1 人性化 .106.2 无线化 .106.3 智能化 .116
4、.4 协同化 .116.5 通用化 .116.6 门户化 .116.7 网络化 .11小结 11致谢： 12参考文献: .120谈现代中小型企业办公自动化的新特点汤智莉云南民族大学职业技术学院摘要：在经济全球化和信息一体化步伐日益加快的背景下，中小企业若能适应信息时代的要求，提高自身竞争力，就必须建立符合自身特色的办公自动化信息系统。由于自身信息化基础比较薄弱，计算机软、硬件配置较差，而且员工的素质参差不齐，经济实力不雄厚等因素的制约，中小企业不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。中小企业建设办公自动化信息系统除了遵循共同的规律之外，还呈现出自身特点。本文试结合中小企业自身
5、的特色和需求，谈谈其办公自动化系统建设的要求、特点、功能等问题，并提出可行的建设措施和方案。关键词：中小型企业；办公自动化；Web 模式前 言当今世界，经济全球化和信息一体化步伐日益加快，网络技术和软件技术飞速发展，信息系统在人们的经济生活、政治生活、社会生活、文化生活中的作用也越来越大。无论是政府、公司、还是社会组织，都借助资金和人才优势，加快信息化建设的步伐，建立高质量、高效率的办公自动化信息系统，从而提高效率，增强竞争力。在这种背景下，越来越多的中小企业若能适应信息时代的要求，提高自身竞争力，就必须建立符合自身特色的办公自动化信息系统。相比之下，中小企业由于自身信息化基础比较薄弱，计算机
6、软、硬件配置较差，而且员工的素质也参差不齐，经济实力也不雄厚，不可能像政府或大公司、大企业那样进行大量投资建设信息系统。所以中小企业建设办公自动化信息系统除了遵循共同的规律之外，还呈现出了自身特点，而办公自动化是使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息、提高工作效率，为企业的管理和决策的提供科学的依据。办公自动化可以充分有效地利用信息资源，以提高生产效率、工作效率和工作质量、辅助决策，保证办公活动规范化和制度化，以达到既定的目标，获取更好的效果，全面实现数字化办公是企业办公自动化发展的必然趋势。本文试结合中小企业自身的特色和需求，浅谈其办公自动化信息系
7、统建设中特点、功能，提出可行的建设措施和方案。一、研究概念界定1.1 中小型企业中小企业是与所处行业的大企业相比人员规模、资产规模与经营规模都比较小的经济单1位。不同国家、不同经济发展的阶段、不同行业对中小企业界定的标准不尽相同，且随着经济的发展而动态变化。各国一般从质和量两个方面对中小企业进行定义，质的指标主要包括企业的组织形式、融资方式及所处行业地位等，量的指标则主要包括雇员人数、实收资本、资产总值等。量的指标较质的指标更为直观，数据选取容易，大多数国家都以量的标准进行划分，如美国国会 2001 年出台的美国小企业法对中小企业的界定标准为雇员人数不超过 500 人，英国、欧盟等在采取量的指
8、标的同时，也以质的指标作为辅助。我国不同行业的中小企业的认定标准如下：工业中小型企业须符合以下条件：职工人数 2000 人以下，或销售额 30000 万元以下，或资产总额为 40000 万元以下。其中，中型企业须同时满足职工人数 300 人及以上，销售额 3000 万元及以上，资产总额 4000 万元及以上；其余为小型企业。建筑业中小型企业须符合以下条件：职工人数 3000 人以下，或销售额 30000 万元以下，或资产总额 40000 万元以下。其中，中型企业须同时满足职工人数 600 人及以上，销售额3000 万元及以上，资产总额 4000 万元及以上；其余为小型企业。批发和零售业中小型企
9、业须符合以下条件：职工人 500 人以下，或销售额 15000 万元以下。其中，中型企业须同时满足职工人数 100 人及以上，销售额 1000 万元及以上；其余为小型企业。1.2 办公自动化办公自动化是从 20 世纪 50 年代开始，美国的部分企业开始用机器来处理办公业务，当时美国人就把这种手段叫做办公自动化（office automation，一般根据英文首写字母简称为OA） 。办公自动化是当前国际上飞速发展的学科，它是一门综合了电子、通信、文秘、行政等多种技术的新型学科，涉及到文秘、行政管理、电子机械、物理等十多个学科，办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、人机工程学等。它从生
10、产经营单位和行政部门的办公事务处理开始，进入到各类的信息控制管理，进而发展到领导决策。办公自动化通常是指采用 Internet/Intranet 技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。中小企业办公自动化信息系统是一个以企业办公业务为核心的信息集成系统。它利用先进的计算机和网络技术实现企业办公自动化，通过对大量办公数据分析处理实现企业现代化管理，提高企业的竞争能力，以实现办公自动化、信息资源化、传
11、输网络化和决策科学化的总体目标。二、 中小企业办公自动化的建设现状与存在问题2.1 现状目前中小企业的办公自动化受自身经济实力、人力资源、经营业务等因素影响，实现程度不同，主要分为高、中、低三类企业。第一类中小企业信息技术化水平较高，基本具备了建设办公自动化系统的能力。这类企2业.已经建立了自己的 Intranet 网络；使用经二次开发的通用办公自动化系统；能较好得支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过 Internet 发布、宣传企业的产品、技术、服务；Intranet 网络已经对企业的经营产生了积极的效益，实现科学的管理和决策，增强企业的竞争能力，使企业不断发展壮大。第二类
12、中小企业信息技术化水平一般，虽然已经建立 Intranet 网络，但没有相关应用系统支持协同工作，只是使用常用的 MS Office 系列、WPS 系列应用软件以提高个人办公效率。员工利用 Intranet 网络实现信息收集、邮件交流等事务，仍然属个人办公。第三类企业由于资金、技术和人才等的制约，还停留在使用没有联网的计算机，没有从根本上改变过去复杂、低效的手工办公方式，办公方式远没有实现规范化和制度化。2.2 存在问题2.2.1 落后的管理模式与先进的计算机网络化管理不相适应在企业办公过程中引入计算机管理系统，必然会对现行的机制产生影响，原已习惯了的“看得见、触得到”的办公方式，一下子改变原
13、有的工作方式和习惯，确实会在一部分企业管理者和工作人员之间产生疑问和抵触情绪，妨碍办公管理系统的应用，这就造成了企业办公自动化与手工操作的矛盾。此外，部分的管理人员和办公人员的计算机水平跟不上，网络管理混乱，基础数据不完整，在这种落后的管理模式下，即使有先进的计算机网络，也会造成办公自动化的效果不明显。2.2.2 定位不准确，仍局限于传统观念许多企业管理者对办公自动化的理解不深，仍局限于传统观念，认为办公自动化“远水解不了近渴” ；“说起来重要，做起来次要” 。认为仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字和表格处理，或者利用网络进行简单的邮件交换，这并不能大幅度提高企业的工作效率。2.2.3 企
14、业的软件应用与硬件平台不相适应许多企业开发的办公软件功能过于单一。软件应用相对滞后于硬件平台，导致“有路无车”现象。软件应用过于庞大，软件功能与单位需求相差甚远，尽管硬件系统比较完善，仍导致“有路坏车”现象严重。2.2.4 企业缺乏复合型人才，人员素质亟待提高企业办公自动化工作与其它工作不同之处就在于所有环节工作之和相当于环形链条，只有所有工作都同步做好了，所有链条都接起来了，系统才能全面运转起来。必需要有综合协调能力、综合管理能力和综合知识的复合型人才。这样才能有效地实施企业办公自动化，提高工作效率。目前仍有很多的办公人员还不适应办公自动化的要求，其素质与办公自动化技术的要求仍有差距。32.
15、2.5 基础设施尚不完善，系统安全难以保障目前，应用办公自动化产品的多数企业的计算机和网络基础设施建设尚不完善，缺乏先进的设备支撑，系统安全难以保证。2.2.6 规章制度不健全企业办公自动化管理问题是所有办公自动化工作的重中之重，俗话说”没有规矩，不成方圆” 。企业没有成文的“办公自动化管理条例” 、 “办公自动化安全方案”和“办公自动化档案” ，人员培训没有方案。特别是在网络开通后，没有管理的网络后果是极其严重的。要注重培养具备计算机专业技能的管理人员来规范管理，建立责任、诚信制度。三、中小企业办公自动化建设应具备的功能中小企业办公自动化信息系统的用户主要是本公司的员工,但公司内的员工又分为
16、一般员工、中层干部、公司领导和系统管理员。由于中小企业员工相对较少,一名员工经常要担任数种职位,甚至在日常办公和业务办公中的职位往往也不相同,同时中小企业员工的流动性特别大;因此,中小企业办公自动化信息系统应能够实现面向不同职位的用户,为不同职位的用户提供不同的功能模块和不同的操作界面。中小企业由于员工较少、规模较小，其办公自动化信息系统的功能也有其自身的特色，不仅包括企业日常办公的常用功能，,还包括日常办公中的许多小功能；同时还包括部分业务办公功能，主要表现在以下几个方面：3.1 行政管理功能企业行政方面的各种功能，包括图表生成、日程安排、工作计划、会议管理、传真、复印管理、财务管理、考勤管
17、理、用车管理、物资管理等。该功能是实现办公自动化的主要内容，包括综合行政管理系统、财务工资管理系统、仓库进销存管理系统、电脑监控综合信息系统、生产调度管理系统、档案管理信息系统、车辆管理系统等组成，依靠计算机的图形系统、数据库和各种应用软件来实现。3.1.1 综合行政管理系统应实现企业行政管理方面的各种功能。3.1.2 财务工资管理系统财务工资管理系统是一个企业不可缺少的部分，它的内容对于企业的决策者和管理者来说都至关重要，利用计算机实现企业财务工资的管理势在必行。根据现有财务制度，利用计算机进行财务管理工作，并服务于财务部门其他核算和财务处理工作。提高财务工资管理的效率，也是企业的科学化、正
18、规化管理的重要条件。43.3.3 仓库进销存管理系统随着企业规模的不断扩大，产品数量的急剧增加，所生产产品的种类也会不断地更新与发展，有关产品的各种信息量也会成倍增长。有效利用现行的条码信息技术等，实施产品的进销存管理。通过仓库管理系统登记各个产品的明细账，对原料、产成品、五金、办公用品、设备备件等进行分类管理，便于库管员定期对实物及明细账的数量进行核对，验证账本与仓库库存一致性。3.3.4 电脑监控综合信息系统把门禁系统（IC 卡开门） 、考勤打卡系统、环境监控系统、报警控制系统和实时监控数据处理系统结合在一起，既能通过音频、视频以及红外线、雷达、震动等传感器实时监控对仓库的开门、取物、检修
19、、防盗等操作，又能对防区内的警报信号立即处理或自动上报。构成一个安全、主动和综合的人事管理、仓库管理系统。3.3.5 生产调度管理系统企业生产调度管理工作多数仍是手工作业，安排专人进行车间作业的调度管理工作，效率低下，出错率高。计算机进行生产调度的作业计划，作业拆解，作业排序及分配，作业工序监控等管理，可以大大节约人力，物力，提高产品作业的效率，并能随时跟踪产品作业的实时状态。3.3.6 档案管理信息系统包括人事档案管理、各种业务信息管理、企业图书资料管理、质量管理资料、客户信息资料管理等。3.3.7 车辆管理系统车辆管理系统可以实现企业对车辆的实时管理，改变车辆的档案及日常运行调度靠手工记录
20、或人工记忆管理的现状，使企业车辆管理更规范、更能及时掌握车辆信息，简化业务操作，降低车辆使用费用。主要包括车辆信息管理、行驶管理、消耗管理、提醒预警、查询管理等。3.2 人事管理功能实现企业人事方面的各种功能，包括员工调动管理、晋升管理、培训招聘管理、个人日志、个人工作报表和员工考核等。结合企业实际的人事制度和需求，完成人事、考勤管理的过程控制，包括员工调动管理、晋升管理、培训管理、人事档案的建立、信息的修改、员工信息查询、统计等人事管理工作以及员工考勤加班出差管理、员工工资查询、修改、工资表打印等人事管理的日常事务。53.3 文档管理功能3.3.1 文字处理包括文件的输入、编辑、修改、合并、
21、生成、存储、打印、复印等。3.3.2 文件管理包括文件的登记、存档、分类、检索、保密、制表等，一般通过建立公用的或专用的分布式关系数据库系统来实现各种档案管理、业务信息管理和图书资料管理等。该功能由文档管理系统实现。3. 4 生产管理功能包括生产计划、生产调度安排、产品实时监控等。3.5 电子邮箱功能收发企业内部电子邮件等，进行内部信息交流沟通。OA 系统通过电子邮件和电子会议等方式实现信息交流。3.6 公告板功能企业内部的论坛和通知等信息发布。3.7 图像处理功能包括用光电扫描仪或数字化仪将图形文字输入计算机和安防监控系统采集的图像进行图像识别、声光报警、GPS 定位查询等功能。3.8 系统
22、维护功能包括用户基本信息维护、权限管理和重要数据的安全性的维护。以上在功能模块的使用上相对较灵活，可以根据企业不同业务及企业内部员工的不同职位授权开启相应功能。通过各个功能模块配合运行，使中小企业的内部管理完全规范化和制度化。简洁明了的登录界面增强了系统的安全性；特别是综合行政管理系统中的各项子系统功能大大提高了工作效率；安防监控系统可以实现人员考勤管理、库房收发货、防盗、安全预警、在线监控等综合服务；而特色功能内部电子邮件功能和公告板功能增进了员工之间的交流与合作，活跃了企业的文化氛围。6四、中小企业办公自动化建设的新特点中小企业有许多与政府、大公司、大企业不同之处,特别是经济实力、企业规模
23、和企业特色,因此要求其办公自动化信息系统也应有自身突出特色。4.1 设计的先进性办公自动化信息系统开发出来时在技术上应具有一定的先进性,代表当时办公自动化信息系统的先进水平,这样才能使系统在建成后一段时间内不会因技术的落后而需要大规模地调整,并且能跟随着逐步的升级而保持整个系统的先进性。同时系统对计算机硬件要求不能太高、运行速度太快。因为中小企业从经济实力上无法大量投资去购置高档硬、软件,短时间内也不能对系统进行全面升级;另外,大多数中小企业目前还处于规模不断扩大的过程中。4.2 界面个性化、系统简单实用一般中、小企业都有其企业特色、企业文化氛围,其系统界面应个性化,体现企业的文化氛围,充分反
24、映企业的经营宗旨、经营理念。另外,企业员工的计算机应用水平往往参差不齐,大多数员工计算机应用水平还较低,如果系统在使用上过于复杂,将加大使用培训的难度和工作量,增加系统维护和整体应用的开销,而且减低业务人员使用热情,从而影响系统使用效果。办公自动化信息系统应本着尽量降低业务人员的工作量、提高工作效率的原则为用户提供简捷、明了的操作界面,通常只需点击按钮即可由系统完成相应的工作,而不应在一些华而不实的功能上做文章。4.3 系统的安全性系统应建立强大的安全机制以保证企业信息的安全。中小企业由于经济实力和经营规模的原因,往往不能保证每个员工都有一台计算机,经常是几个人共用一台计算机;而且多数员工往往
25、身兼数职,各种职务的工作性质和工作内容又并不相同。为了保证企业信息的安全,应通过身份认证来实现对使用者的安全性控制;通过系统设置及用户权限设置实现用户对信息操作、功能操作的控制,超出其权限,业务的信息和越出权限的功能将无法看到,更谈不上越权执行操作。而且系统对所有信息的操作、信息的流向、被访问的时间等应有记录,可供系统管理员、公司领导查阅。4.4 系统通用性为了适应中小企业经营规模的经常变化、人员的经常流动,方便未来的推广应用,在设计信息系统时,应将通用性作为系统实现的基本标准来考虑。因为中小企业本身就含有很大的变数,其经营范围随着市场的变化会发生变化,而随着经营规模的变化和经营范围的变化,其
26、企业员工也会经常性地发生流动。为了适应这种经常性的变化,系统的功能对企业本身的变化要有通用性。一方面系统应具有较强的可配置性,在人员、系统管理方面提供较完备的配置功能,使系统能够适应不同的应用环境;另一方面,系统提供各种模板,同时也提供灵活的模板配置功7能,针对不同的业务人员提供不同的功能模板,而模板本身也应具有很强的可扩充性,容易地实现功能升级。4.5 提醒机制中小企业办公自动化信息系统应具有强大的提醒功能。因为中小企业的业务人员在企业内往往从事几份性质不同的职务,其工作往往比较杂乱,如果没有强大的提醒功能,很难保证业务人员能够顺利完成其工作。提醒功能应包括员工本人对自己的提醒,也包括上级对
27、员工的提醒。员工只要进入系统,会看到系统提示,如“XXX 今天上午 X 点出席 XX 会议”;而且当系统时间到了 X 点时,可以用系统声音进行声音提醒。这样 ,使用户在多种形式的提醒下一目了然,统筹安排工作。4.6 综合办公值班安排、会议管理、办公用品管理、图书资料管理、办公设备管理、公司车辆管理等等功能，让企业的日常管理变得紧紧有条，让企业的资源分配变得合理有效。4.6.1 人力资源模块协助人力部门做好员工日常信息、员工档案管理，通过培训计划合理规划员工的成长过程，自定义的工资奖金项、详细的工资报表，打造符合企业标准的工资管理。4.6.2 客户关系模板从对客户资源的发现到对客户的电话访问、客
28、户拜访、给客户的方案书、报价书和合同等联络信息的管理，完整的实现了销售的每一个环节的管理，将客户不同阶段的信息汇总成报表，让企业员工真正获得对客户 360 度的观察。各种详细的客户报表、业绩报表 让老板真正实时掌握公司销售、让销售经理及时了解每一位销售人员的销售动作。4.6.3 信息沟通与处理电子公告、公司新闻、公司调查、公司论坛，多方位多途径的增加公司与员工的信息共享与沟通。电子邮件、即时聊天（办公通） 、知识管理、外出备案、我的文件柜等等功能，让员工与员工之间的沟通、信息资源共享变得轻松、简单、多样。协同办公不仅是个企业办公平台也是一个优秀的个人桌面工具，他的便签、文件柜、通讯录、邮箱、日
29、程安排、计划管理、任务管理、工作日志、十几个常用工具等等功能给员工每天的工作带来方便。内部邮箱加上外部邮箱管理，整合员工的所有邮箱，让邮件管理不再混乱。8五、我国中小型企业办公自动化的对策5.1 企业决策层必须高度重视作为中小型企业，在资金不宽裕的情况下，自筹资金进行办公自动化建设，需要决策层高瞻远瞩、运筹帷惺、有胆识、有魄力，遇到困难不动摇，对瞬息万变的信息及相关领域技术有一定的了解。为了更好地推动企业的信息化建设，有必要在管理层面设立信息化工作小组，有企业主要负责人领导担任组长，与普通员工一起参加培训、答题及测试，使系统开发、维护人员及广大职工增强应用办公自动化的信心，并变成自觉行动。5.
30、2 选择成熟、易学的开发平台目前办公自动化系统较成熟的模式是 C/S（Client/Server 客户机/服务器）模式又称 C/S结构，是软件系统体系结构的一种，C/S 模式适用于小范围模式，服务器要求不高，客户机也可以存放数据，但是客户的软件要求比较高，比较专业，客户机与服务器数据交互较多。C/S 模式简单地讲就是基于企业内部网络的应用系统。与 C/S 模式相比更先进的办公自动化系统则是 Web 模式。Web 模式又称B/S（Browser/Server ，浏览器/ 服务器）结构 Internet/Intranet 方式的办公自动化系统是基于WEB 的办公自动化系统，其运作模式不同于 C/S
31、 模式，它由客户在客户端工作站通过浏览器从服务器下载 WEB 方式的办公自动化应用程序后实现。这种方式的系统具有下列的好处：第一，对客户端机器的硬件要求较低，而且目前流行的浏览器支持各种操作系统，使用户可以在保留原有的软件和硬件的基础上运行新的应用系统，保护现有投资。第二，基于 WEB 的办公自动化系统只需在服务器上作配置和维护，大大降低了用户用于软件系统维护和升级的难度和费用，使办公自动化更加容易实施。第三，基于 WEB 的办公自动化系统通过浏览器这个简单易用统一的界面来访问，其界面相当友好，操作十分简单，易学易用，用户易于接受，从而节省用户的培训时间和费用。这对减少实施办公自动化的阻力来说
32、，有相当重要的意义。第四，系统安全、可靠、可扩展。C/S 模式与 B/S 模式相比， C/S 模式的应用系统最大的好处是不依赖企业外网环境，即无论企业是否能够上网，都不影响应用。如果中小企业办公自动化系统采用 Web 和 C/S 相结合的方式开发,在功能模块的使用上则相对较灵活,可以针对员工的不同职位及员工所从事的不同业务提供不同的功能。比如,客户信息管理功能只提供给人事经理和总经理,项目管理功能只提供给经常参与项目运作的项目小组成员等等。这种方式既方便了员工对于应用系统的使用,又有利于系统的安全性,保证员工不能越权操作。5.3 自行开发，动态应用随着企业的生产、经营不断发展，与之相关的各项管
33、理需做相应调整，由开发商设计的系统随着企业的发展和时间的推移有些功能不再适推动以 Web 与 C/S 结合模式的中小型企业办公自动化实施策略用，企业拥有自主开发能力就显得尤为重要，既能节省昂贵的开发费用，软件设计更能符合企业的实际需求，不致于给企业造成经济与使用上的负担，真正做到了不9搞“花架子” 、不赶潮流，用起来、有实效，使企业的办公自动化始终处于动态应用，随着企业发展、管理上的要求而进行不断的开发、扩充，使企业的办公自动化应用充满活力。5.4 不断提高员工对实施办公自动化的认知水平企业员工是应用办公自动化的主力军，要想使在企业应用办公自动化持久、达到预期效果，不断提高员工对实施办公自动化
34、的认知水平非常重要。应用软件切实符合企业需求，有效弥补应用办公自动化前的管理上的不足，操作简便、易学，才能让广大员工自觉学习、应用。通过应用，员工会主动将软件需要完善或需要增加新功能的需求与企业领导或开发人员沟通，使为企业量身定做的办公自动化信息系统在应用中不断改进、日趋完善。5.5 预防计算机病毒，保证系统安全计算机病毒严重威胁着企业办公自动化系统的安全运行，必须寻求一种科学的解决途径来战胜病毒的侵扰。一是健全管理制度，加强组织建设和人的思想教育；二是从技术上、使用上、操作上来预防。具体措施有三：第一，普遍分发能检测病毒的软件，依靠用户来群防；第二，从外单位来的软件或数据盘，一定要先进行有无
35、病毒的检查后方可使用；第三，加强对计算机专业人员的职业道德教育。六、中小企业办公自动化未来发展趋势6.1 人性化传统的 OA 系统的功能比较单一，员工容易使用，但随着功能的不断扩展，云阿公的需求不尽相同，这就要求系统必须具有人性化的设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在何时的位置给何时的员工访问，实现真正的人本管理。6.2 无线化利用新技术，使移动 OA 协同应用成为未来发展的主要方向。信息终端应用正在全面推进融合，3G 无限移动技术的应用使融合计算机技术、通信技术、互联网技术的移动设备将成为个人办公设备信息终端，在此载体上的移动 OA 协同应用将是管理的巨大亮点，实现组织
36、管理者无处不在、无时不在的实时动态管理，这将给传统 OA 带来重大的飞跃。6.3 智能化随着网络和信息技术的发展，用户在进行业务数据处理时，面对越来越多的数据，如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能分析工作，帮助用户快速的从这些数据中发现一些潜在的商业规律与机会，提高用户的工作绩效，将对用户产生巨大的吸引力。106.4 协同化几年来不少企事业单位都建立自己的办公系统，运用财务管理软件，并陆续引入进销存、ERP、SCM、HR、CRM 等系统，这些系统在提升组织管理效率的同时，也会形成组织的信息孤岛，无法形成整合效应来帮助组织更高效管理和决策，因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件
37、成了大势所趋，而且愈来愈受企事业单位的欢迎。6.5 通用化通用 OA 系统是 OA 技术不断发展进步的结果，正如 Windows 最终替代了 DOS 系统，其更强的通用性、适应性以及适中的价格，更符合用户的广泛需求，创造了大规模普及的充分条件，通用 OA 系统显然是符合未来软件技术发展潮流。6.6 门户化OA 是一种企业级跨部门运作的基础信息系统，可以连接企业各个岗位上的各个工作人员，可以连接企业各类信息系统和信息资源。6.7 网络化网络和信息时代的日新月异，如何能将现有的 OA 系统与互联网轻松的衔接是 OA 未来主要发展趋势。小结办公自动化建设是一个系统工程，涉及多个学科和专业。中小企业在
38、建设办公自动化信息系统时，一定从实际出发，结合自身现状、行业特点以及区域经济特点等，对办公自动化信息系统环境、实现技术、公自动化信息系统的功能与实现、软件产品等方面进行充分的研究和分析，不要盲目地追求公自动化信息系统的先进性和超前性，要合理地选择和使用公自动化信息系统所需要的软件产品和技术，保证办公自动化信息系统的实用性、稳定性、安全性和经济性。同时保证建设的办公自动化信息系统贴近中小企业的实际需求，符合中小企业的实际情况，能满足中小企业对日常办公的需要和业务办公的部分需求，具有良好的扩充升级功能及长久的活力和生命力，能够适应中小企业未来发展的需要。总之，务实建设中小企业的办公自动化信息系统，
39、促进企业管理的科学化、规范化，提高中小企业的工作效率和经济效益，为中小企业的建设和发展服务，是当前我国中小企业管理的一项重要内容。致谢：毕业论文暂告收尾，这也意味着我在云南民族大学三年的学习生活既将结束。回首既往，11自己一生最宝贵的时光能于这样的校园之中，能在众多学富五车、才华横溢的老师们的熏陶下度过，实是荣幸之极。在这三年的时间里，我在学习上和思想上都受益非浅，这除了自身努力外，与各位老师、同学和朋友的关心、支持和鼓励是分不开的论文的写作是枯燥艰辛而又富有挑战的。现代办公自动化是目前业内人士一直探讨的热门话题，老师的谆谆诱导、同学的出谋划策及家长的支持鼓励，是我坚持完成论文的动力源泉。在此
40、，我特别要感谢我的导师林洪老师。从论文的选题、文献的采集、框架的设计、结构的布局到最终的论文定稿，从内容到格式，从标题到标点，他都费尽心血。没有林洪老师的辛勤栽培、孜孜教诲，就没有我论文的顺利完成。感谢我的同学们，与你们的交流使我受益颇多。最后要感谢我的家人以及我的朋友们对我的理解、支持、鼓励和帮助，正是因为有了你们，我所做的一切才更有意义；也正是因为有了你们，我才有了追求进步的勇气和信心。时间的仓促及自身专业水平的不足，整篇论文肯定存在尚未发现的缺点和错误。恳请阅读此篇论文的老师、同学，予以指正，不胜感激！参考文献:1 邝孔武,王晓敏.信息系统分析与设计M.北京:清华大学出版社, 1999.2 曾华.论信息系统集成的实施.计算机应用, 1997: 3-5.3 李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略J.计算机应用研究会, 2000(7): 47-50.
