1、公文写作与处理,淮南师范学院 廖锦亮,第一章 绪论,人类自从有了 文字，就有了社会需 求的写作活动。人类 有文字记载的历史， 就是写作活动的产物， 可以说，写作活动创 造了人类文明的历史。公文写作是文章写作的组成部分，在国家政务管理和促进人类的物质文明、精神文明和政治文明的社会实践中发挥着重要的作用。,第一节 写作与公 文写作,一、写作与公文写作 的概念 （一）写作的含义 写作是一种从事智能性、 生产性、社会性的文字、文章的撰写工作的统称。 这个定义主要说明了两点： 第一，写作是一种文字和文章的撰写，它有别于其他的社会活动，离开了文字，就不成其为写作。 第二，写作是一种智能性、生产性、社会性的
2、行为活动。,（二）写作的种类 写作按其社会功能 划分，大致有两种 类型： 一是供欣赏阅读的文艺性文体的写作； 二是应用性文体的写作，即应用写作。,达到实际应用的目的。应用写作是应用性文章的写作，应用性文章是文章中的一大类别，具有很强的实用性. （三）公文写作 公文写作是一种公务性、管理性很强的写作活动和写作形式，它自身作为一种实践活动，又直接服务和作用于社会的物质生产和精神生产，作用于社会的管理活动和公务事项的处理，是一种十分重要的写作活动。,二、文章、应用文、公文 （一）文章所谓文章，它是以一定的语言文 字符号为媒介，反映客观事物和 生活，表达情感和思想，传递信息，具备一定文字组织结构和篇章
3、的书面语言形式。 我们可以简单的定义为：文章是反映客观事物的组成篇章的书面语言，是社会信息传播与社会发展的工具。这个定义说明三点：一是文章的内容反映的是客观事物；二是文章的形式是组成篇章，它的上位概念是书面语言；三是文章,的作用是社会信息传播和社会发展的工具。 “文章”最早是文采的意思。 “文”字有彩画纹饰之意。“章”的本义是雕出文彩、花纹的玉器，所以，“章”字有光彩，彰明之意。 文章一词与语言文字发生联系，大概就是始于论语。论语泰伯亦有：“大哉！尧之为君也。魏魏乎，其有成功也。焕乎！其有文章”。其中最后一句是说尧的文章多么光辉呀！ 大约在汉代以后，文章逐步有了文辞、篇章之意，即将语言文字称为
4、文章。,魏晋南北朝、直至唐代，虽然出现了文、笔之分，但文章一词仍然使用很宽泛，无韵之“笔”称文章，有韵之“文”也称文章。 论衡正说：“句有数以连章，章有体以成篇”已经谈到篇章构成。 。真正给文章从语言方面下定义的是清代的阮元，他在与友人论古文书一文中说：“属辞成篇，故曰文章”。即，联结缀辞成为篇，叫文章。阮元只是从语言角度下定义，毛泽东同志从唯物主义的反映论出发，认为文章是客观事物的反映。,由此推论，我们又可以说，文章是具有一定结构形式的反映客观事物的组成篇章的文字材料。 （二）应用文 “应用文”一词最早出现于汉代。 应用文作为文体概念是清代学者 刘熙载最早提出来的，他在艺 概文概中指出：“辞
5、命体，推之即可为一切应用之文。应用文有上行、有平行、有下行，重其辞乃所以重其实也”。 新中国成立以后的辞海将应用文定义为“是日常生活或工作中经常应用的文体”。,综上所述，说明应用文是行为主体在社会生活中为处理事务和进行交际需要而形成并使用的具有约定俗成的体式和普遍通行的实用性文体。这个定义说明了以下四点： 第一，应用文是行为主体，即使用者形成和使用的。一般说，使用者应具有一定的文字修养，会写、会用应用文。行文主体包括组织和个人，即凡是具有需要者及会使用应用文章的都可使用。,第二， 使用应用文的目的是为处理各类事务和进行人际之间的往来交际，同时也说明应用文在事务处理和人际交往中发挥着重要的作用，
6、它是人们处理事务和进行交际的一种工具。 第三， 应用文是一种具有约定俗成体式的文章体裁形式，具有普遍通行性。这也是同文艺性文体相区别的重要特征之一。 第四， 应用文重在应用，“重其辞乃所以重其实也”，其本质是其应用性。,（三）公文 公文，即处理公务事项的文章，是公务文书的简称。公文是文章中的三级层次，是应用文中的一个类别和重要组成部分，具有十分重要的地位和作用。 公文的概念比应用文的概念出现的要早，它同“文书”的概念相联系。“文书”一词大约出现在汉代，西汉初贾谊新书过秦下：“禁文书而酷刑罚，先诈力而后仁义。”东汉班固汉书刑法志：“文书盈与几阁，典者不能遍目者”。即当时的文章可统称为文书。,三国
7、以后，出现了“公文”这个概念，以示同一般文书的区别。后汉书刘陶传：“州即忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。” 现今公文的概念可以定义为：公文是指党政机关、企事业单位、群众团体等法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中为处理公务而形成并使用的具有规范程式和格式的应用性文章和文字材料。 这个定义说明了六点含义： 第一,公文首先是一种文字材料，是能够表达一定的意思而成篇的一种书面材料和文章。,第二，公文是在处理公务活动中形成和使用的。 第三，公文具有规范的程式和特定的文面格式。 第四，公文具有应用性。 第五、公文具有具体的目的性、针对性。 第六，使用公文的主体必须是党政机关、企事业单位、群众
8、团体等法定的机关与社会组织。 私人文书，指的是个人、家庭（或家族）根据社会交往活动的需要，为处理私人事务而形成和使用的文书。,（四）文书、公文、文件的联系与区别 公文通常也成为文书和文件，三者又是可以互为通用。一般情况下，文书、公文、文件的基本含义是一致的，都是指公务文书。 区别主要在于可以根据不同情况来分别使用这三个概念。 文书：主要作为所有公文材料的总称，它是一个集合概念，如“文书材料”、“文书工作”、“文书处理”等；除作为文字材料的含义以外，文书也可以指一种职业或职务的名称，如“机关文书工作人员”、“机关文书”；另外，文书还可以指,私人文书，这里的“文书”就不能与“公文”通用，只有在公文
9、范围内的文书才可以同公文通用。 公文：公文的本质是“公”，所以，所有在公务活动中形成的文字材料都可以叫公文，如介绍信、便函、会议记录等，但不能把这些称为文件，只有在泛指的时候才包括在文件之内。 文件：有时可以泛指文书材料的总称，如“文件材料”、“学习文件”；有时特指上级机关的重要来文，如“红头文件”；另外，单份公文通常称为文件。一般说来，文件包括的范围比较狭窄，,主要是指上级机关下发的具有重要执行作用的文件种类，但目前企业使用“文件”一词较为宽泛。对行政机关而言，如函、知照性通知等均不冠以具有“文件”字样的机关文头标识，只标明“机关（单位）”。 1931年又瞿秋白起草、周恩来签批试行的中国共产
10、党第一个文件处置办法，就是用“文件”一词。,（五）应用文、公文的联系与区别 联系是: 公文是应用性的文字材料，因此，它同应用文具有密切的联系，它是应用文的类别和组成部分。 区别是: 第一、公文“姓公”，它无疑是应用文的组成部分,应用文的外延要比公文宽。 第二、应用文包括公文的范围有大有小、有宽有窄，如果是狭义的公文范畴，应用文包括的范围要大、宽一些；如果是广义的范畴，应用文包括的范围要小、窄一些。,第三、在专门研究应用文的时候，公文往往取其狭义的含义，即公文主要是指行政机关规定使用的正式公文文种 .,第二节 公文写作的性质、特点与作用,一、公文写作的性质 世界上任何事物都有一定的性质，即事物的
11、属性。公文写作的成果形式是公文，公文是传达党和国家的路线、方针、政策和实施领导的重要工具，其写作本身也就具有自己的属性。 （一） 写作成果的现实执行性 公文的现实执行性主要具有两个方面的含义：一是说公文有执行性。二是在一定的时间内有执行性。,现实执行性要求公文写作者要遵循及时性的原则。同时，要求公文写作者要有更高的政策理论水平，思维敏捷，善于捕捉新问题、洞察新情况，以强烈的事业心和责任感搞好公文的写作。 (二)写作行为的受命性 对于公文写作的具体写作者来说，其写作行为是受命于具体的机关与组织，受命于机关与组织的领导,(三)写作主体的群体性 写作本是一种个体行为、个体行动，文责自负，但公文写作是
12、一种集体行为，从写作任务的接受到构思、拟稿、修改、定稿等，需要写作者、有关领导、群众、以及秘书部门等许多人的共同参与。 （四）写作内容的政治性、机密性、知识性,二、公文写作的特点 两个最根本性的特点:一是明辨事物在本质上的不同点，这是区别这一事物与另一事物最根本性的特点；其次是表象上的不同点，即差异就是特点。基于这样的考虑，公文的特点可以归纳为五个方面： (一) 实用性或称应用性。这是公文区别于其它文章的本质特点，是区别二者的质的规定性。 （二）法定性。这是公文在形成和使用主体上的特点。,法定的机关或组织，即依据法律和有关的条例、章则依法成立和经有关机关批准成立，并且能够以自己的名义行使法定的
13、职能权利和担负一定的任务、义务的机关与组织。 （三）对象性 。这是公文在处理事务以及进行单位相互联系过程中具体应用上的不同特点。 （四）程式性 。这是公文在形成过程和文面形式上的特点。 （五）简约性 。这是公文在语言文字运用上的特点。,经办用语：经、业经、已经、将、现将、责成、试行、办理、贯彻执行、研究执行、参照执行、切实执行、酌情、酌办、酌定等等。 开端用语：根据、据、按照、遵照、依照、为了、关于、由于、随着、随查、奉、兹等等。 综合用语：为此、据此、对此、鉴于、鉴此、有鉴于此、综上所述等等。 祈请用语：请、希、望、盼、拟请、恳请、切请、提请、报请、希望、切望等。 承启用语：为此根据，特作如
14、下通知（决定、规定）；为此，特提出以下意见；,为了拟采取以下措施，等待。 批转用语：批示、审批、阅、批转、转发、发布等。 表态用语：应、应该、应以、应予、应即、同意、不同意、批准、遵照执行、拟应、拟同意、原则上同意（批转）等。 征询用语：当否、妥否、可否、是否有当、是否同意、是否可行、如无不同意见、如无不妥等。 祈复用语：请批示、请批复、请核示、请指示、请复、请速复等。/,引叙用语：前接、近接、现接、收悉、收妥等。 结束用语：为要、为荷、为感、为谢、特此通知、此致、此复、此据等。 公文的简约性还体现在为了用尽可能少的语言文字来传递尽可能多的信息，常常使用一些简略的手法。如大量使用缩略语；适当地
15、使用文言词语，如兹、兹因、奉、查、基于、鉴于、为荷、此令、此复；惠书、悉、敬请、大安、专案、福祺、福祉、欣逢、赋予、贵国、谢意、下榻等；经常使用富有概括力的成语、熟语，,如廉洁奉公、舍己为人等。当然，这些使用要合体，合乎语言环境和身份。 公文在语言上的特点除了简约性之外，还有诸如准确性、质朴性、平等性、典雅性、委婉性、礼貌性、适切性等，这些都是写作中应注意掌握的。,三、公文写作的功能与作用 （一）公文的功能 文章的功用，古人有四种看法：一是文以杨名；二是文以载道；三是文以致用；四是文以达意。 文以扬名，即文章是个人扬名万世的工具。 文以载道，即文章是载道的工具。 文以致用，强调文章的实用价值。
16、 文以达意。有意识区别载道、尚用 ，强调文章是表达思想感情的工具。,1、管理功能 2、交际功能 3、反映客观现实的功能 （二）公文的作用 具体而言，公文的作用主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各项路线方针政策，管理政务，办理事务，沟通机关、单位之间的一种工具，发挥五个方面的作用。 1、领导指导作用。 2、行为规范作用。,3、公务联系和知照的作用。 4、凭据记载作用。5、 传递信息与宣传教育的作用。,第三节 学习公文写作的意义与方法,一、学习公文写作的意义 公文写作这一概念，可以从两个方面来理解：一是指公文的撰写，二是指对公文写作规律的研究和对公文写法技巧的掌握。 徐望之先生在他的公牍通
17、论一书中指出：“处世之道，必先能做人，然后能做事。若做官，以治公牍”。由于公牍是推行政务的工具，因而在古代作为朝廷的官员，一般都要学会公牍文章的写作，并称为治牍，奏疏公牍是任职者的必备技能。写作公牍文章最好的为后世所推崇的如汉代的贾谊、唐代的陆贽、宋代的苏轼，,其他象白居易、杜甫、元镇等都有大量的公牍文章。唐以前，凡做官的大都能治案牍，唐宋以后，当官找人代笔盛行。这主要是科举考试大多以诗赋、词章见长为官，这样对实际应用的公牍缺少研究，“不暇研求有用之学”，一旦当官，借助幕僚，以致到清代幕也盛行，但幕僚不能一切都代替，很多公牍文章仍需当官者亲自撰写。 今天，我们要从事管理工作或者做机关公务员工作
18、，更离不开公文的写作。公文是管理的工具，是国家行政机关实施管理的一种最主要的方法。,公文是机关的喉舌，它代表了机关的政策水平、业务水平乃至整个领导水平。如果没有公文写作的知识，不会撰写公文，就无法开展工作。从事机关管理工作，不仅要学会写作公文，同时必须保证公文的质量。一份高质量的公文，在内容上，要符合客观实际，能够认真地体现党和国家的有关方针政策，如实地反映工作情况和业务活动，有针对性地及时地提出问题，恰当妥善地解决问题。同时，在文字表达上还要简明通顺，确切得体，说理透彻，叙事清楚。这样的公文，才能重复发挥应有的效用，这就必需掌握公文写作的技巧，提高公文写作的能力。,对行政管理机关来说，更要多
19、培养一些“笔杆子”。在未来的信息社会里，要求越来越多的人要学会公文的写作。列宁在宁肯少些，但要好些一文中指出：凡被录用到工农检查院的职员，必须通过国家机关行政管理、公文处理知识的考试。毛泽东同志亦曾说过：一个革命干部必须能看会写。特别是现代社会，人人都更需要公文的读写技巧。正如美国著名的未来学家约翰比特在他那风行全球的大趋势改变我们生活的十个新方法一书中指出的，在工业,社会向信息社会过渡中，有五件“最重要”的事情应该记住，而其中之一件就是：我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能。这里所说的读写技能，主要是应用文，特别是公文的写作技巧。美国目前就面临着一场公文写作的危机，不少受过高等教育的
20、企业经理，写不出一封条理清楚的业务信函。面对这种情况，美国许多大专院校，特别是一些名牌大学，如哈佛大学、普林斯顿工学院等，都把公文的写作列为必修课，不及格者不能毕业。因为没有此项能力，就难以应付日常工作的需要。我国,教育家叶圣陶先生就曾很有见地的指出：“大学毕业生不一定要能写小说、诗歌，但一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可”。公文，“看似寻常最奇崛，成如容易却艰辛。”写好公文，不仅需要高超的写作技巧，同时还必须具备很高的理论水平和政策水平；必须对日益发展的社会实际生活，对人民群众的愿望、情绪和要求有深刻的了解；必须具备广博的知识（包括社会科学知识和自然科学知识）；必须
21、掌握公文写作的特殊规律和技法要求、撰写,方法。还要学习汉语语法修辞，形式逻辑，标点符号用法等，提高文字表达能力，以较少的文字传达更多的有价值的信息。 现代信息社会对公文的写作提出了更新、更高的要求，这就是： （1）传达信息的准确性。 （2）传达信息的时效性。 （3）传达信息度量的高密性。,总之，写作好公文并非易事，正如徐望之先生所言：“公文之中有品、有学、有识、有文”，“非学识兼者不能胜任。”因此，学好公文写作这门课程，掌握公文的写作规律和技巧，具有重要的意义。 二、学习公文写作课程的方法 （一）认真学习 首先要有正确的学习态度。 二是要把握公文写作的基本原 理和规律。 三是要认真地熟悉和掌握
22、各种不同的文体 。,四是熟悉公文的写作过程 。 五是掌握公文的基本格式和要求 。 （二）刻苦训练 首先是提高自己的文字表达能力 。 其次是多读、多看、多思、多辨。 第三是多练 。,散文、文书的比较 散文： 初识西湖，在一把劣质的摺扇上。那是一位到过杭州的长辈带到乡间来的。折扇上印着一幅西湖游览图，与现今常见的游览图不同，那上面清楚地画着各种景致，就像一个立体模型。图中一一标明各种景致的幽雅名称，凌驾画幅的总标题是“人间天堂”。乡间儿童很少有图画可看，于是日日逼视，竟烂熟于心。年长之后真到了西湖，如游故地，熟门熟路地踏访着一个陈旧的梦境。 明代正德年间一位日本使臣游西湖后写过这样一首诗： 昔年曾
23、见此湖图,不信人间有此湖。 今日打从湖上过,画工还欠费工夫。 可见对许多游客来说，西湖即便是初游，也有旧梦重温的味道。这简直成了中国文化中的一个常用意象，摩挲中国文化一久，心头都会有这个湖。 （摘自余秋雨先生西湖梦）,2、文书： 朱舟海委员： 你提出“西湖西进要与水环境的生态治理相结合”的提案收悉。经研究，现答复如下： 在提案中，你对于西湖西进工程的水生态环境保护工作提出了许多建设性的意见，具有较重要的参考价值。我局领导极为重视，立即要求有关部门对该建议进行专题研究讨论，明确要求西湖西进工程建设始终要将生态环境保护放在首位，并认真贯彻落实到每一个细节。现将有关情况反馈如下： “西湖西进”目前已
24、更名为“西湖湖西综合保护工程”。其目的是提高综合环境质量，创造人与自然和谐相处的休闲旅游环境，实现生态、社会、环境、经济等多方面的效益。在西进方案确定前，我区就景区环境保护问题多次召开座谈会听取专家意见和建议，以科学保护、合理开发为指导思想，以生态工程和生态技术为手段，进一步优化湖西的生态环境、社会环境，从而达到提升西湖风景效果，丰富景观资源，扩大旅游空间等目标。,西湖湖西综合保护工程无论从方案论证、方案确定到每阶段施工过程，都十分重视保护和改善生态环境。在对该工程进行的环境评价论证过程中，就特别强调对该工程区域内的生物多样保护、生态系统的恢复重建、优化生态景观效果等多方面进行详细的评价和论证
25、，并提出了在方案会审、总体规划、工程施工、污水纳管、农居建设、居民搬迁等过程方面的环境保护建议，尽可能避免带来环境污染不良效益，从主体上把握西进工程以生态环境保护为主线。 一、实施区域环境综合整治，削减入湖污染。二、对钱江塘江水进行前处理，改善引入西湖水的水质。三、重建、恢复湿地生态系统，保持芦荡-湿地总体风格。五、根据不同区域的条件，生态系统从岸边到浅水带到深水区不同物种系列有规律的过渡。六、根据生态学原理，有针对性的配植多样化的高等蜜源植物，为鸟类等动物营造良好的自然生境。（内容略） 通过上述多种途径，湖西综合环境质量将会得到进一步提高，区域生态系统功能将发生较明显的改变。相信不久的将来，
26、随着景观环境、水体环境的明显改善，系统服务功能将得到提升，进而促进该区域的可持续发展。 非常感谢你们对杭州西湖风景名胜区工作的关心和支持，希望能一如既往地对我们的工作提出宝贵意见和建议。 （摘自中共人民政治协商会议第八届杭州市委员会第二次会议提案）,第二章 公文写作的种类 与名称,第一节 公文种类的划分及选用 一、公文种类划分的意义 （一）适应组织管辖范围和功能，保证机关工作有序 （二）适应机关不同的行文关系，在选择文种时准确判定本机关与文件接受方的行文关系，保证文件即使迅速处理 （三）适应行文的具体要求，保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理工作的科学、高效,（四）适
27、应不同文书种类要求，以准确把握不同文书的写作规律，实现公文写作的规范化。 二、公文种类的划分 （一）从公文的功用和适用范围分1、行政公文类 这里所说的行政公文是指国家规定的正式公文种类。 2、规章公文类 这类公文主要包括法律、法规、章程、条例、办法、规定、细则及各种制度、规程等。,3、机关日常事务类 主要有计划、总结、调查报告、公示、述职报告、提案、讲话稿、演讲词、解说词、典型材料等。 4、司法公文类 司法类公文主要应用于公安机关、人民法院、人民检察院、公证机关以及公民、法人及其他组织使用的公务文书。 5、经济公文类 6、科技公文类 7、外事公文类,8、礼仪公文类 9、书信公文类 以上九类公文
28、又可以按照使用范围归纳为四种类型；一是通用公文；二是专用公文；三是常用公文；四是杂体类公文。 通用公文是各类机关与组织在工作活动中都可以使用的公文，它具有普通通行的性质，如行政公文类。行政公文通常也称为法定性公文，即国家法律、法规规定的公文种类。 专用公文是相对于通用公文而言，主要是指在,特定的专业部门和业务范围内根据特殊需要才能形成和使用的、具有专用性的公文，如司法类公文，只有司法机关才能使用；又如经济类、科技类、外事类都可称之为专用公文。 常用公文是相对于法定性公文，即国家规定的正式公文种类而言，虽然不是法定性公文，但机关和单位公务活动中经常使用，因而称为常用公文，如规章类、机关日常事务类
29、公文。 杂体类公文主要是指日常应酬性的以及其他事务类公文，如礼仪类、书信类公文等等。,（二）从公文的来源分 从公文的来源分，有收文、发文和内部公文。 收文是收来公文，即指外机关或单位制成的，作为传达自身机关或单位的意图，发送到本机关来的公文。 发文，也称对外公文。 内部公文是指本机关内部使用的公文。 （三）从行文关系上分 从行文关系上分，有上行文、下行文、平行文。,（四）从公文的制发机关和作用来分 从公文的制发机关和作用划分，有法规公文、党的公文、行政公文、群体公文、个人公文。 （五）从机密、缓急程度分 从机密程度分：有绝密、机密、秘密等，通常称“三密”文件。 （六）从公文的性质和作用分 从公
30、文的性质和作用分又可以分为：规范性公文、指挥性公文、决断性公文、报请性公文、知照性公文、契约性公文、记录性公文、礼仪性公文、计划性公文等。,三、公文种类名称的选用 （一）正确选择公文种类名称的意义 不同的公文种类名称，反映着不同的使用目的和要求，反映着不同行文机关的职权范围和行文机关之间的行文关系。因此，划清各种公文种类名称的适用范围和界限，正确的使用公文种类名称，对于公文的写作以及对于公文的处理，都具有十分重要的意义。,（二）公文种类名称的正确选择 1、根据发文机关的职责权限认真恰当选用 2、根据发文机关与收文机关的行文关系正确选用 3、在明确发文的具体目的要求后准确选用,第二节 通用公文种
31、类名称,一、法定公文 （一）命令（令） 命令（令）适用于“依照有关法律规定公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。命令（令）是行政机关及其领导人根据宪法和法律规定，所发布的带有强制性、权威性、指挥性要求的下行公文文种。,（二）决定决定适用于“对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项”。决定是一种具有决策、指挥性质的公文，既可以经会议讨论通过，也可由领导机关根据职权或有关规定作出。,（三）公告公告适用于“向国内外宣布重要事项或法定事项”。它是一种具有广而告之性质的公布性公文，主要用于国家机关向人民群众公布政策法令，说明采
32、取重大行动的目的，宣布禁止妨害国家和公共利益的行为的有关规定和其他需要人民群众了解的重要事项。,（四）通告通告适用于“公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。它是各级机关、团体常用的具有一定约束力和知照性的公布性公文，一般行政机关和有一定指挥权的临时机构均可使用，一经发布，便直接生效，并具有法规作用、执行作用、教育作用。通告必须依法发布，其内容范围不能超过发文机关的权限。,（五）通知 通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知是一种适用广泛的下行公文文种。 (六)通报 通报适用于“表彰先进，批评错
33、误，传达重要精神或者情况”。通报也可以看作是一种下行公文文种，它具有表彰、劝诫、指导、教育和沟通重要信息的作用。,（七）议案议案适用于“各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案是各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会和同级人民代表大会常务委员会提请审议某项法规、规章、条约及人事任免等事项的公文。,（八）报告 报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”，它是一种上行文。报告是上级机关了解掌握下级机关的工作及其情况的主要渠道之一，它对坚持民主集中制的原则起着极其重要的作用。 （九）请示 请示适用于“向上级机关请求指示、批准”
34、，也是一种上行文。,（十）批复 批复适用于“答复下级机关的请示事项”。批复是适用性最为单一的一个文种，它是与请示相对应的下行文。 （十一）意见 意见适用于“对重要问题提出见解和处理办法”。意见是一种重要的领导、指导性下行公文，主要是针对带普遍性、倾向性的问题或急待解决的问题进行具体指导，阐明工作的意义、原则、目的、要求和策略、措施、方法、步骤等。,（十二）函 函，是一种平行文，适用于“不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的特点是灵活简便，平行往复。 （十三）会议纪要 根据国家行政机关公文处理办法规定，会议纪要适用于“记载、传达会议情况和议定事项”。它是一种记录
35、性公文，但具有执行的性质。 1996年5月，中共中央办公厅发布了中国共产党机关公文处理条例，指出：党的机关公文种类主要有：,湖南省长沙市中级人民法院公告,小 车： 湘A03840 湘A04928 湘A06974 湘A08650 湘A16005 湘A19549 湘A22911湘A24327 湘A24350 湘A24480 湘A25079 湘A26913 湘A27133湘A27349湘A27744湘A28009 湘A29321 湘A29457 湘A29727 湘A29874 湘A33346湘A34481湘A34933 无牌号车：车架号为LSHN00H22F008063的长安微型客车，因你车辆欠缴交
36、通规费和拖欠期间滞纳金。现依法公告送达我院行政裁定书。希你自公告发出之日起六十日内，自动履行生效的湖南省长沙市交通规费征稽处行政处理决定书确定的义务，逾期不履行的，本院将滞留车辆依法作价变卖或报废处理，以车款抵付欠款。特此公告湖南省长沙市中级人民法院,（一）决议 用于经会议讨论通过的决议事项。 （二）决定 用于对重要事项作出决策和安排。 （三）指示 用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 （四）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法 （五）通知 用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关机关共同执
37、行或者周知的事项。,（六）通报 用于表彰先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况。 （七）公报 用于公开发布重要决定或者重大事件。 （八）报告 用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。 （九）请示 用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 用于答复下级机关的请示。,（十一）条例 用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 （十二）规定 用于对特定范围内的工作和事务制定具有约力束力的行为规范。 （十三）函 用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 （十四）会议纪要 用于记载会议主要精神和议定事项。,人大机关的公
38、文种类主要有： 公告，适用于发布法津、地方性法规及其他重要事项。 决议，适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。 决定，适用于对重要事项做出的决策和安排。 法、条例、规则、实施办法，适用于人大及其常委会审议通过的法律、地方性法规。 议案，适用于根据法定程序，有关机构向人大及其常委会提请审议的事项。,意见、批评和建议，适用于人大代表向人大及其常委会提出，由常委会的办事机构交由有关机关研究处理并负责答复的事项。 请示，适用于请求指示、批准事项。 批复，适用于答复请示事项。 报告，适用于汇报工作、反映情况、提出建议，或答复询问等。 通知，适用于传达指示，转发公文，传达需要执行或周知的事项等。,通报，适
39、用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流情况。 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门提出请求等。 意见，适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。 会议纪要，适用于记载会议情况和议定事项。,二、机关常用文书 （一）计划 计划是对即将开展的工作所做出的系统化、条理化的安排设想的书面表达形式。 （二）简报 简报是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和问题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。 （三）总结 总结，是指对已经完成或正在进行中的某项实践,活动的效果、作用及其经验教训进行评价，并在此基础上归纳、分析而形成的文字材料。 （四）调查报告 调查
40、报告是以书面报告的形式反映调查研究所获得的信息与结论的一种实用性文体，调查报告是人们对客观事物进行深入调查，认真分析后写成的书面报告。,第三节 专用文书,一、司法文书 司法文书是公安机关、检察院、法院等司法机关及诉讼当事人在办理各种案件的过程中，依法制并使用的、具有法律效力或法律意义的文书。 司法文书的特点是： （1）法律的约束性。 （2）内容的规范性。 （3）形式的程式性。 （4）文字解释的单一性。,二、人事文书 人事文书是指各级机关在人事管理工作中形成的，反映个人自然情况、社会经历和思想品德、业务工作情况等各种材料的总称。 三、会计文书 会计文书是本机关单位在经济活动和财务收支过程中，进行
41、会计核算所形成的各种材料的总称。 1、依据性。 2、凭证性。 3、考核性。,会计文书主要有四类： 1、会计凭证。 2、会计账簿。 3、会计报表。,第四节 杂体类文书,杂体类文书是指人们在处理日常事务中经常使用的一些文书。它既包括用于公务的，也包括用于私务的。 一、迎送类礼仪文书 迎送类礼仪文书是指国内外组织之间在公共关系活动时，在欢迎、欢送和答谢仪式上所用的表示礼节的讲话稿。,迎送类礼仪文书的特点是： 1、礼貌尊敬。这类文书通篇应体现尊敬、亲切、友好的气氛。 2、感情真挚。在迎送告别仪式上的讲稿都应有一种发自内心的真情实意，是内心情怀的自然流露，应真诚接待、真诚相见，感情要真挚。 3、表态委婉
42、。在迎送仪式上的讲话既要坚持自己的原则立场和观点，又要能维护双方的友情，可用比喻、幽默或巧妙的回避等委婉方式表明态度。第四项基本原则，篇幅简短。简洁、明快、热情、友好是迎送礼仪类文书的显著特点。,迎送类礼仪文书主要有： 1、欢迎词。欢迎词是在迎接客人的仪式上或会议开始时对宾客的到来表示热情欢迎的讲话稿。 2、欢送词。欢送词是在欢送宾客的仪式上或会议结束时对宾客的离去表示热情欢送的讲话稿。 3、答谢词。答谢词是宾客对主人热情接待表示感谢的讲话稿。它是向别人表示感谢的一种演讲词，其字字句句都应该是肺腑之言。因此，答谢词的最大特点是情真意切。,二、信函类文书 （一）申请书 申请书是个人向组织（包括组
43、织的领导人）或向某些单位、个人，或某些单位向有关机关，就某些自身不能解决的问题而提出的书面请求的专门书信。 （二）建议书 建议书是机关单位、团体或个人向有关单位提出建设性意见时使用的文书，也称“意见书”。,（三）倡议书 倡议书是某些个人或集体就当前迫切需要提高群众认识从而得到解决的问题，首先向社会或有关方面公开提出号召性建议，以推动某项活动的广泛开展的专用书信。,第三章 公文的历史演进,徐望之先生指出：公文“代有变迁”“循流必究其源”。1了解公文的产生和历史演进，对于公文的写作具有重要的意义。,第一节 公文的产生与秦汉时期的公文,一、公文的产生 公文作为处理事务的一种工具，在我国产生很早。 公
44、文的产生，至少要具备三个条件：一是生产力的发展；二是文字的出现；三是国家的产生。 根据尚书序中记载：“古有伏羲氏之王天下也，始画八卦，造书契，以代结绳之政，由是文籍生焉。” 说明公文至少产生于我国殷商时期。,二、先秦时期的公文 尚书是我国最早的一部记言体的文章总集，所收录的文章多数是公文，所以我们通常也将它称为最早的公文汇编。 典，法也。“典”用于记述典章制度。先秦的法律公文称典，所以尚书有尧典、舜典。周礼：“大宰掌建邦之六典”。 谟，为臣下谋议之词，是议政的策论。尚书有皋陶谟，后世公文无此名称。 训，是进行教诲，凡君主教训其民或以上戒下的言词为训。训，见于尚书盘庚篇，后世,公文无此名称，唯国
45、民党时期以令发布有所训饬的言词称为训令。 诰，即告知性的公文，但古代告上称告，告下称诰。诰，始见于尚书汤诰，秦废不用。汉唐时偶然用之，宋臣下授官多用诰，后世诰敕并用，到民国废除。 誓，古代告诫将士的言辞，一般用于军旅。尚书甘誓序：“启与有扈氏战于甘之野，作甘誓。”秦汉将帅誓师时，有时用之。 命，古者王言谓之命。命始于尚书尧典之命官。秦改命为制，命之名遂废。直到国民党,时期，1942年国民党政府公布新的公文程式条例，开始出现命令公文文种。新中国成立以后，仍延续了命令这个公文文种。 令，始见于尚书冏（jiong）命篇：“发号施令”。秦孝公下令国中，出现令。秦时，王后、太子言称令。汉时，诸侯王言亦称
46、令。民国以后，出现大总统令、院令、部令、委任令、训令、指令等。 贡，是献功之意，是表彰功绩的公文。尚书有禹贡篇。秦以后不用。,教，始见于尚书尧典: “敬服五教”。韦昭国语注：“五教，谓父义、母慈、兄友、弟恭、子孝”。秦制，王后言曰教。汉时，诸侯言曰教。隋制，公侯封郡县者言曰教。民国元年大总统令有教令，1927年8月废除。 春秋战国时期 ： 檄书，为军事公文。 移书，这是春秋战国时，各国官吏或国与国之间的公务书信来往公文。,盟书，为各国诸侯盟会时使用的公文，即诸侯盟会时订立的各种共同遵守的决定。 上书，是臣民用来陈述自己的政治见解或主张的公文，在战国时代及以后曾被大量使用。 玺书，“玺”，印也。
47、玺书为用印之书，国君或卿大夫印封的文书称玺书。 判书，为判决的文书。,三、秦汉时期的公文 秦汉时期是公文的确立时期。 制书，用于皇帝颁发重大制度，也用于告诫，晓谕或谴责大臣。 诏书，皇帝用于颁发一般规章制度，也用于批复臣下秦议以及诏告天下等。 策书，是汉代皇帝用于封赠，罢黜诸侯王以及三公的公文，其名称是因文书写于相连的两编竹简上而得名。,诫书又名“诫赦”，主要用于皇帝对新任的刺史、太守或镇边驻军军官的训诫，后对京外各官诰谕也用诫书。 章，用于大臣受封赠后对皇帝的谢恩，后汉也用于对皇帝庆贺和谏议。 奏用于批评、建议及对某官进行弹劾，其用途较广，凡陈政事、献典仪、上急变、劾衍谬，均可使用。 表，用
48、于陈述下情，以后凡论谏、劝请、陈乞、进献、推荐、慰安、讼理等皆用表。,议，又称驳议，用于讨论政事，大臣对某些重大政事有不同意见可以向皇帝陈述，如李斯又罢封建议。 疏，用于下情上达，同奏相类似，故以称奏疏。唐、宋均有，民国以后废除。 状，用于向上级说明事实的公文。状，种类繁多，唐及五代称牒状，以后称诉状，用于法律文书。 露布，汉初，臣民上书于君主，不封口称露布。,汉末以檄文为露布；北魏时，打胜仗上书奏捷的公文为露布；唐因之，其式首称“尚书兵部”，末称“谨差某官某奉露布以上”。 牒，为平行的信札，有通知某事之意，但各朝用法差异较大，民国废除，但外交公文仍有用的，如“通牒”。通牒，表示以强硬的态度限
49、定时间和行为的通知。文革期间，“红卫兵”常使用“通牒”文种，以荒谬的举动向有关老干部发出通知。,第二节 魏晋南北朝至清代的公文,一、魏晋南北朝时期的公文 魏晋南北朝时期，战争纷繁，政权更迭，公文基本上承袭秦汉之制，同时也增加了一些种类，如“令”和“符”，“启”和“笺”，“牒”和“刺”等。 “令”，本始于战国，秦改“令”为“诏”，南北朝时期的周恢复“令”主要用于皇帝出巡及皇太子所颁发的文书。,“启”本是开的意思，因为魏国文末尾常用“谨启”字样，所以这些文书用“启”称呼，实质同奏、表。 “笺”是大臣给皇后、皇太子的文书，因为这些文书，必须经过门下省和尚书省转达，所以又称“关”“牒”，用于下级官僚对上级官僚。 “刺”用于平行公文的往来。,二、唐宋时期公文 唐宋是我国封建社会最繁盛的时代，官方公文下行文书有：制、赦、册、令、符、批；上行文书有：表、状、骈、启、辞、牒；平行文书有：关、移、刺。另有告身、德音、堂帖、辞、榜等。,
