1、企业常用公文写作知识 市委党校 张宁云 2013年7月6日,课程内容,一、公文写作基本常识二、几种常见应用文的写法,一、 公文写作基本常识,（一）什么是公文 （二）公文的种类 （三）公文的作用 （四）公文的特点 （五）公文的写作要求,（一）什么是公文,广义的公文即是公务文书，也就是我们所说的机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间的公务关系、办理机关事务的文章。简单的说，公文就是公务活动中使用和形成的一切文字材料。狭义的公文指的是党政机关公文。它是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和
2、规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,（二）公文的种类,党政机关公文 ：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要企业常用应用文 ：通知、通告、通报、规定、请示、报告、 批复、函、会议纪要、讲话稿、简报、计划、总结、消息等,（三）公文的作用,1、领导和指导作用2、规范和约束作用3、宣传和教育作用4、联系和沟通作用5、依据和凭证作用,（四）公文的特点,实用性（没有凭空而发的公文） 目的性（与文学写作的不同） 通用性（与其他公务文书写作的不同） 规范性（与私人文书写作的不同）,（五）公文的写作要求,准确：真
3、实反映客观现实(内容) 简洁：以最少的文字包含最多的信息(语言) 得体：适应不同文种的需求(文体) 庄重：严肃的法定文书(文风) 质朴：不以文辞之美为追求(修辞),公文写作中需要明确的几个问题：,1.引用公文应先引标题，后引发文字号 2.公文结构层次序号的使用 3.公文中应当适用国家法定计量单位 4.公文中的数字与数量的表达 5.公文中时间的表达 6.公文中标点符号的使用,公文结构层次序号的使用,序号一般按层次用：“一”、“二”、“三” ，“（一）”、“（二）”、“（三）”，“1.”、“2.”、“3.”，“（1）”、“（2）”、“（3）”,公文中数字与数量的表达,（1）记数与计量（包括正负整数
4、、分数、小数、百分比、约数等），用阿拉伯数字。如415，25，1/16，4.5倍等。 （2）一个用阿拉伯数字书写的多位数，不能移行。 （3）若需用“以上”、“以下”等词表示数字分界时，应注明本数是否包含在内。如“企业不得招录16岁（含16周岁）以下未成年人” （4）表示数量增加时用倍数或分数，表示减少时则只用分数而不用倍数。如“增加了三倍”，而不能说“减少了三倍”。 （5）关于数量的增加和减少，要注意以下概念：增加到过去的二倍（过去为一，现在为二）增加了二倍（过去为一，现在为三）减至过去的三分之一（是过去的三分之一）减少了三分之一（是过去的三分之二）超额60%（原来为100，现为160）降低到
5、80%（原为100，现在只达到80）降低了80%（原来是100，现在是20）,公文中时间的表达,（1）准确选择表示时间的词语： 公文中除了不必或不允许（如出于保密需要）精确表达的之外，必须用有确切语义的词语表达； 日期要标明完整的年、月、日； 尽量避免使用“今年”、“明天”、“本月”、“上月”等需借助其他时间概念才能准确理解其含义的时间代词； 禁绝使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。 （2）年份一律使用公历年份的全称。如需用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。,标点符号的使用,古代小故事：一个财主老年得子，临死之际儿子才几岁，
6、便留了一份遗书，把家产全给了倒插门的女婿，条件是女婿将老财主的亲生子抚养成人。幼子长大成人，被姐夫赶出家门，不名一文，而姐夫坐享全部家产，心里不服气，于是一张状纸将姐夫告上县衙。女婿拿出老丈人留给自己的遗嘱，振振有词： “八十老翁得一子人言非是我子家产田园全归于女婿外人不得相争”县太爷沉吟半晌，当堂将家产全部判给了老财主的儿子。“八十老翁得一子人言非是我子家产田园全归于女婿外人不得相争”你知道这标点符号是怎么点的（古人所谓的“句读”）？,杜牧清明 诗： 清明时节雨纷纷，路上行人欲断魂。借问酒家何处有，牧童遥指杏花村。剧： 清明时节雨纷纷路上行人：（欲断魂）借问酒家何处有？牧童：（遥指）杏花村。
7、,二、几种常见应用文的写法,（一）通知与通告（二）报告与请示（三）计划与总结（四）消息,（一）通知与通告,通知多属下行文，用做转发上级机关指示、传达要求下级机关办理的周知事项、执行事项、人事任免，有时也用做同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项的平行文。一般来说，从通知的内容性质上分类，可分为一般性通知、批示性通知、指示性通知和会议通知几大类。,1、一般性通知：发布要求下级机关、部门人员办理或需要知道的事项。要点是写明白什么事，什么时间、地点，如何办理。 2、批示性通知：针对欲发公文所加的通知。大体有三种情况和相应的三种形式。“转发”，对上级机关、统计机关或不相隶属机关的公文，加按语式通知转发
8、下去。“批转”，是对下级机关的公文加批语式通知下发，通知执行，或通知参照执行等。“颁发”（“印发”），职能机关发布行政法规、印发有关文件，并加说明式通知下发，其附件即要颁发的那个文件。 3、指示性通知：对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可用“通知”发布。 4、会议通知：谁决定的召开什么会议、内容（讨论什么事项）、时间、地点、参加范围等，可用“通知”发布。,通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 。相对于另一告知性公文“公告”的不同之处在于：公告内容是重要事项或法定事项，而通告的内容重要程度不如公告，且多是业务上的，比较具体；相对公告的面对国内外，通告的范围要小
9、，但针对性比较强，告知范围是有关方面；公告多通过电视或广播传播，而通告除了可以文本印发，还可以张贴或登在纸媒上。常见的有知照性通告和遵守性通告。,通知与通告的区别：,通告和通知都属于告知类文书，但二者之间有明显的区别： （1）通告的内容大多简明扼要，而通知的内容要求大多详细具体； （2）告知方式也不尽相同，通告多用于张贴、登报或广播电视播发，而通知一般以文件形式印发 ，仅个别普发性文件由新闻单位公布； （3）通告没有严格的格式，没有文件版头，没有秘密等级、急缓程度等附加标记，而通知的成文必须遵守严格的格式，有的还有文件版头，根据内容划分秘密等级，并标注急缓程度。,通告的一般写法：,知照性通告主
10、要用于在一定范围内公布应当周知的事项，不必强制遵守，只要了解情况即可。此类通告多指具体事项，如供气安排、招标、拍卖等，要求行文通俗明确，便于理解和接受 。 行文的根据或目的；正文 有关消息、情况的具体内容；结语，常用结尾词“特此通告”等表达。,通告的一般写法：,遵守性通告的内容带有法规性和强制性，社会各有关方面必须遵守，一般用于行政日常事务的管理，在写法上要明确严肃。行文根据或目的应遵守事项的具体内容（一般为条文式）正文包括 对遵行有关事项的基本要求和对违反者的处置方法，以及公文正式实施的时间有时也以“特此通告”等结尾语作结,（二）报告与请示,报告向上级汇报工作、反映情况、提出意见、报送材料、
11、答复上级询问时使用的文种，可分为综合性报告、专题性报告和回复性报告,报告的 一般写法,标题：要准确点出报告事项。 报告引据：用简明扼要的语句交待出全文的主要内容。 报告事项,结尾,综合性报告的正文：第一，按时间顺序安排篇章结构，即总结过去、阐述 现在、设想未来；第二，按成绩和经验、问题和教训、设想和措施三大部分安排内容；第三，将全篇的内容加以分解，按不同的事项、不同的方面、不同的论点来设计篇章结构。专题性报告的正文：一般采用“情况、原因、经验（教训）、措施”四步写法。即先交代情况，然后分析情况产生的原因，接着再写总结经验教训，最后提出下一步的工作措施。回复性报告正文：根据上级机关或领导的查询、
12、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。,请示下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，或不属于本单位权限审批范围的事项，需要上级解决、批准或指示时使用的文种。,请示大体上有四种，即要求解决问题请示、求准性请示、 批转性（建议性）请示、解答性请示。,请示,标题：要准确点出请示事项。,正文：,请示缘由 请示事项 结束语,落款,撰写请示要注意以下三点：,1.不越级请示2.不多头请示3.要一文一事,请示和报告的区别,第一，请示对应会有批复；而报告不要求一定有批复。 第二，请示是事前行文，请求上级指导、帮助和决策；而报告多是事情进展中的及时汇报或事后的总结报告。 第三，请示重在对下一步的工作
13、请求指示，而报告重在对现有工作的陈述汇报。,（三）计划与总结,计划为做好某项工作或完成某项任务，根据上级的要求，结合本单位实际情况，确定具体的目标、要求，提出相应的措施和办法而预先作出安排时拟定的一种公文。,计划的种类：根据计划内容的不同，可将其分为工作计划、生产计划、学习计划、财务计划、研发计划、销售计划等 ；根据计划范围的不同， 可将其分为单位计划、部门计划、车间（处室）计划、科室计划、个人计划等；根据计划写作方式的不同，可将其分为文件式计划、表格式计划、条文式计划、条文加表格式计划等； 根据计划时间效应的不同，可以将其分为十年规划、五年规划和年度计划、季度计划、周计划等； 根据企业计划性
14、质不同，可以将其分为综合性计划和专题性计划。根据企业计划用途的不同，可以将其分为规划、要点、方案、意见、安排等 。,计划,标题：一般由单位名称、计划时限、计划内容和文种四部分组成。,正文：,前言，相当于导语，说明为什么这样做和主要依据。主体，计划的主要内容，由目标、措施和步骤组成。,结束语,撰写计划要注意以下三点：,1.从实际出发，量力而行,2.计划中的目标、任务、指标等要写明确,3.使用表格式表达计划内容，表格设计要 简明，不要在一张表格上列过多的项目，必要时，可以把计划内容分成几张表格来体现,总结是对已经完成的工作进行全面回顾，它要对整个工作进行分析、评定和综合，找出经验、教训，提炼出规律
15、性的东西，以便指导今后工作。,总结按照其工作范围的不同，可分为：综合性工作总结和专题性工作总结。,总结,标题：由单位名称、时限、内容、文种四部分组成,正文：,基本情况,成绩和缺点,经验与教训 今后的设想、打算,撰写总结要注意以下四点：,1.收集和占有材料,2.实事求是，一分为二,3.围绕中心，突出重点,4、叙议结合，语言简朴,（四）消息,消息对新近发生或发现的有新闻价值和社会意义事实作迅速及时、简明扼要报道的一种新闻文体。消息一般用“倒金字塔”式结构，即把最重要的事实放在前面。 标题：正题、眉题、副题导语：叙述式、描写式、提问式、议论式 消息 主体：纵式结构和横式结构结尾：总结式、号召式、展望式、抒情式 背景 ：说明性、对比性、注释性,新闻六要素： “5个w、一个H”when （什么时间）where（什么地点）who（谁）what（什么事）why（什么原因）how（结果如何）,消息的写作要求：,（一）报道的事实必须真实可靠（二）要选择有新闻价值的事实（三）要注意文采,谢谢大家！,
