1、文秘管理与应用写作,辅导课授课教师 肖夏,绪 论,学习目标与建议着重掌握实用型文章的基本特征；大致了解应用写作的涵义及提高应用写作水平的途径。学习结论部分，主要是为了明确应用写作及实用型文章的总体状况，把握科学的学习方法。,一、应用写作的涵义及实用型文章的特征,涵义：人们通常把实用型文章的写作称为应用写作，而实用型文章是同欣赏型文章相对而言的，是指为解决实际问题而撰写的各类文章，是在社会生活中有着特定的用途的文章,实用型文章的特征：,（一）主旨单一、集中、明确主旨：是文章的中心思想，是作者的意图、主张或看法在文章中的体现单一，是说一篇文章只能有一个中心，中能围绕着一个主题把问题说清说透即“一文
2、一旨”。集中，是说一篇文章只能有一个中心，而这个中心应是全文的统帅集中是同单一相联系的一个特点。明确，是说文章的中心意思，作者的意图和主张是什么，要使读者一看便知。,（二）材料多样、真实、有力, 材料：是构成文章内容、形成、支撑并表达主旨的各种事实与理论。 从材料本身形态看有两大类：（1）理论材料：方针、政策、规定、概念、 原理、学说等 （2）事实材料：事件与情况 实物与现象 从材料的来源看分为：一手材料 二手材料 真实：是实用型文章的生命。 有力：是实用型 文章的材料所应具备的另一个 特点典型材料，“以一当十”。,（三）结构合理、谨严、固定,结构合理：是指结构的安排符合客观事物的构成 和发展
3、规律。也是指结构的安排真正服从主旨表述的需要。 谨严：指文章的逻辑性，不能流于松散无序。 固定：指文章的构成格式有固定的“模式”，“程式化”是应用写作所不可背离的规律。,二、提高实用型 文章 写作水平的主要途径,（一）要研究问题，把握情况（针对性、实用性。“无本不立，无文不行”。） （二）要领会政策，熟悉规定 （三）要锤炼思维能力，加强语言修养 （四）掌握规律，了解规定（程式化） （五）要善于借鉴，勤于实践。（熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。）,（四）语言准确、简明、平易、庄重,语言准确：指专业用语和行业用语的大量使用；核查无误的数据使用；长句、复句的使用。简明：用尽可能少的语言材料，把尽可能
4、多的信息明明白白地传递给读者。平易：指平实自然、晓畅易懂。庄重：多用严整的句子形式；严格掌握用词的尺度和界限；慎用一些词语。,第一章 行政机关公文,学习目标与建议 着重掌握：行政机关公文的概念、特点、分类及构成要素和写作要素；各类公文的主要用途；某些文种的分类；通知、通报、报告、请示、函、会议纪要的一般写法。对某些使用频率较高，应用范围较广的文种，如通知、通报、报告、请求、函、会议纪要等，必须做到能写会用。行政机关公文又称为“法定公文”，而之所以称之为“法定公文”，主要就是因为对其种类、格式等，国家有关部门都有专门规定，国务院发布的国家行政机关公文处理办法、中华人民共和国国家标准国家行政机关公
5、文格式就是其中最为重要的规定，对此，应当了解和把握。,一、概 述,（一）公文的概念及特点“公文”也即公务文书。广义理解分两大:一类为法定公文（通用公文）：国家有关部门正式规定的公文 文种。(狭义公文-教材的主讲内容) 一类为事务文书（常用文书）：即国家机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法列出的十三类公文：命令、（令）、决定、公告、通告、通知、通报、方案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,公文从内容到形式应当具备的两大特征：,一是从内容上看：公文的内容是公务活动的反映。 二是从形式上看：公文有着固定的格式公文具有
6、以下特点：1、法定性 2、政策性3、实用性 4、时效性5、规范性,（二）公文的基本功用,1、颁发法规，传达指示 2、反映情况，请示工作 3、联系工作，商洽公务 4、宣传教育 5、依据凭证,（三）公文的分类,1、按照行文关系和行文方向分类上行文：指下机关向所属上级机关的公文，主要有报告、请示等。平行文：指向同级机关或不相隶属的机关交的公文，主要有函等。下行文：指上级机关向下级机关，发送的公文，主要有命令（令）、决定、通报、通知、批复、意见等。,2、按照紧急程度分类,特急 紧急公文 急件 普通公文 ,特急,3、按照有无保密要求及机密等级分类,（一）普通文件绝密文件（秘级等级最高） （二）保密文件
7、机密文件（秘级等级较高）秘密文件（秘级等级较低）,4、按照具体职能分类,（1）法规性公文 （2）指挥性公文（一般是下行文） （3）报请性公文（一般是上行文） （4）知照性公文（既有上行文，也有下行文） （5）联系性公文（如“函”） （6）实录性公文（如“会议纪要”）,二、公文的体式,构成要素公文的体式：指公文的 格式印装规格,（一）公文的构成要素和格式,国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为眉首主体版记 例文（应用写作学习参考书P423-425）,1、眉首部分,（1）公文份数序号 （2）秘密等级和保密期限 （3）紧急程度 （4）发文机关标识 （5）发文字号 （6）签发人,2、主体部分,发
8、文机关名称 (1)公文标题的三要素 发文事由公文种类 例：A、国务院关于解决当前供销合作社几个 突出问题的通知（三要素全具备）B、关于开展2005年度科研课题立项的申报 工作的通知（事由、文种）C、广汉市政府公告（发文机关、文种）,（2）主送机关,上行文： 一般只有一个主送机关下行文： 专发性的公文（只一个主送机关）普发性的公文,（多个主送机关、或不写主送机关）,（3）正文,目的式（为了、为、） 1、开头 根据式（根据、遵照、按照、依照）缘由式（事情价绍、问题提出、意义明确） 2、主体（公文的核心部分、写法多种多样）归结式（对全文进行简单总结）说明式（对与正文有关的事项人一个交代） 3、结尾
9、申明式（进一步明发文意义或重申看法）祈请式（上行文用在结尾的祈请意思的语句）期望式（提出的要求和希望）,（4）附件说明,附件：附在主件之后，对文件内容起说明和 补充作用的文字材料。如：1、随文转发、报送的文件2、随文颁发的规章、制度3、文件中的报表、统计数子、人员名单等 附件在公文中的位置举例：,附件在公文中的位置,关于通知省电大20054号 ： 附件1 附件2年 月 日,附件1 年 月 日,附件 2 年 月 日,（5）成文时间（举例说明）,1、以机关负责人签发的日期为准。2、联合发文，以最后签发机关负责人签发日期为准。3、电报、传真、电子邮件以发出日期为准。 （6）公文生效标识1、加盖红色印
10、章2、单一发文、联合发文加盖印章的区别3、务必使印章和正文同处一面 （7）附注指在公文其他部分不便说明的各种事项（如：传达范围、使用方法的规定、名词术语的解释、可否张贴或登报、公文发至哪一级等）,3、版记部分（文尾部分）,（1）主题词标示公文的内容特征和归属类别的关键词 要求： A、要有层次（由小到大、由大到小、由内容到形式） B、一份公文的主题词一般不能超过7个。 C、主题词的字号、位置（举例）,（2）抄送机关,指主送机关之外需要执行或了解公文 内容的其他机关。抄送机关位置及字号（举例）：（3）印发机关和印发的时间指公文开印的具体时间（注：与发文时间不同）。（4）反线版记中各要素之下均应加上
11、一条反线，宽度同版心。 （举例）,（二）公文的印装规格,1、公文用纸的规格：A4型纸。 2、公文版式的规格和要求：正文3号仿宋体 字，一般每面22行，每行排28个字等。 3、印刷要求：公文应双面印，页码要套正，误 差不得超过2。 、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。,三、公文写作的基本要求,（一）要熟悉党和国家的方针政策及有关法规、规定 （二）要了解实际情况 （三）要遵循各项行文规则1、文种的选用要正确2、行文关系的确定要妥当（1）拟稿（公文文稿的草拟）（2）审核（办公厅（室）审核）3、制发程序的安排要合理 （3）签发（发文机关领导）（4）复核（文秘部门复核心）（5）缮印（文件的印制和校对）（
12、6）用印（加盖公章，公文生效）（7）登记、分发（文档管理部门）,四、公文写法示例,（一）命令（令） 用途：适用于依照有关法律发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。强制性 特点：下行文 权威性 分类 （1）发布令：用以发布各种法规和规章的命令。（2）行政令：国务院、各部门和县以上人民政府宣布施行重大强制性行政措施时使用。（3）嘉奖令：宣布奖励事宜时使用的公文。,命令（令）的基本格式,主席令 年 月 日,标题（发文机关+命令或令） 正文签发人 签发日期,3、写作命令（令）的注意事项,一、内容要符合有关法律和政策。 二、态度要鲜明。 三、文字要简练，结构要严谨。 四、发
13、文机关要合乎要求。,（二）决定,1、决定的用途：适用于对重要事项或者重大行动作 出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 2、决定的分类：（1）对重要事项作出安排的决定（2）对重大行动作出安排的决定 3、决定的写法：标题、发文机关、时间、文号（或 会议时间和通过情况）、落款、文 件生效时间等例文：P33-34（教材） P7-11（参考书）,4、决定的基本格式,关于 决定（ 年月 日通过）国发 1998 27号 决定： 一、 。二、 。三、 。 年月 日,标题 （发文机关、时间、 文号）正文发文机关 公文生效时间,（三）公告,1、公告的用途：适用于向国内外宣布重 要事项
14、或者法定事项。 2、公告的写法： （1）标题写法有两种 （2）正文内容一般比较简单，篇幅较短。 3、公告的基本格式 ：,关于公告现将有关事项公告如下：一、 。二、 。 三、 。 举报电话：传真电话：特此公告年 月 日,（4）通告,1、通告的用途： 适用于公布社会各有关方面 应当遵守或者周知的事项。 2、通告的写法： （1）标题有四种形式 （2）正文有目的或根据、通告 的事项、结语 。 3、写公告、通告的注意事项 第一，要写得通俗 第二，要写得具体第三，要写得清楚 通告、命令、指示与通知的区别. 通告与公告的区别.doc,关于的通告 特此通告如下：一、 。二、 。三、 。 年 月 日,（五）通知
15、,1、通知的用途：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属 机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者 执行的事项，任免人员。 2、通知的分类：“颁发”型通知 示例.doc （1）批示性通知 “转发”型通知 示例.doc “批转”型通知 示例.doc（2）指示性通知 示例.doc （3）告知性通知 示例.doc （4）任免性通知 示例.doc,（六）通报（知照类公文）,1、通报的用途：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（1）表彰性通报 2、通报的分类 （2）批评性通报（3）情况性通报 3、通报的特点 （1）严肃性（2）教育性（3）典型性（4）时间性4、通报例文
16、：1、通报与通知的区别 2、通报与处分的区别,通报的一般结构,国务院关于的通报 ： 。 。 。年 月 日,标题（发文机关+事由+文种） 正文（核心内容，一般分条写）落款 生效日期,（七）议案,1、议案的用途：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。2、议案的例文：3、写议案的注意事项：一、要依照国家法律规定的职权范围行文。二、要言之有理。,议案的一般结构,的议案 ： 。年月日附：（草案） （略）,标题（机关+事由+文种）正文 提交议案的缘由提请审议的事项落款 领导签字生效时间 附件,（八）报告,1、报告的用途：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复
17、上级机关的询问。 2、报告的种类： （1）综合报告A按性质分 （2）专题报告B按行文的直接目的 （1）呈报性报告（2）呈转性报告3、报告例文写作分析：,报告的一般结构,关于报告 ： 报告如下：（一） （二） （三） 以上报告如不当，请指示。 年 月 日,标题 （事由+文种） 正文 开头语主体结束语落款（盖章） 时间,（九）请示,1、请示的用途：适用于向上级机关请求指示、批准。（1）请示指示的请求 2、请示的分类 （2）请示批准的请求3、请示例文分析：（1）要正确选用文种 4、请示的注意事项 （2）要做到一文一事（3）要避免多头请示（4）要避免越级请示 5、报告与请示的区别：请示与报告的区别.d
18、oc,请示的一般结构,关于请示 ： 一、 。二、 。 三、 。以上妥否，请指示年 月 日,标题（有三种形式。本文：事由+文种） 正文 请示的上级机关名称请示的核心内容请示的习惯结束语落款（盖章） 生效日期,（十）批复,1、批复的用途：适用于答复下级机关的请示事项。2、批复例文分析：（1）行文方向有所不同。 3、批复同复函的区别 （2）重要程度有所不同（1）要态度鲜明 4、写批复的注意事项 （2）要全面周详（3）要迅速及时,批复的一般结构,国务院关于的批复国函20035号 、： 现批复如下：一、 二、 三、 年 月 日,标题 发文机关+事由+文种事由+文种 正文 开头（发文缘由）主体（表明态度，
19、提出指 示性意见）结尾（总述执行要求等）落款（盖章） 生效日期,（十一）意见,1、意见的用途：适用于对重要问题提出见解和处理办法。2、意见的例文分析：（1）看法要明确 3、写意见的注意事项 （2）办法要具体,意见的一般结构,关于的意见 （二00四年十月三十日） 现就提出如下意见：一、 。二、 。三、 。四、 。,标题 发文机关+事由+文种事由+文种（本文） 发文机关 生效日期 正文 开头（目的根据背景）主体（写明工作意见（核心）结尾（对意见实施作说明）,（十二）函,1、函的用途：适用于不相隶属机关之间商洽公作，询问和 答复问题，请求批准和答复审批事项。 2、函的分类： （1）去函A按行文方向划
20、分 （2）复函（1）知照函B按内容不同划分 （2）催办函（3）邀请函 3、写函的注意事项： （1）文种选用要正确 （2）内容要简洁 （3）措辞要得体,（1）商洽性函写作示例,办公厅关于商请办理 标题牌证的函 省办公厅： 行文机关 正文（事由） 。妥否，请函复。 结束语省办公厅 发文机关年 月 日 生效日期,（2）询问性函写作示例,关于询问 标题比赛的函 市体委： 行文机关全省农民运动 ， 拟让你办 正文 比赛，能否办成，希前答复。委员会 发文机关年 月 日 时间,（3）答复性函写作示例国务院函 标题 人民政府： 行文机关 正文 复函如下：一、 。二、 。国务院厅 发文机关年 月 日 时间,（4
21、）请求性函写作示例,办公厅关于 标题申请拨款的函 财政厅： 行文机关楼年久失 正文 修，。为保证， 请拨费十万元。政府办公厅 发文机关年 月 日 时间,（十三）会议纪要,1、会议纪要的用途：适用于记载和传达会议情况和议定事项。2、会议纪要的分类： （1）指示性会议纪要A按内容和功能划分 （2）通报性会议纪要（3）消息性会议纪要B按照会议性质划分 （1）日常行政工作会议纪要（2）大型专题工作会议纪要 3、会议纪要的特点 （1）纪实性（2）提要性 4、写作会议纪要注意的事项 （1）作好会议记录 （2）要突出会议要点 （3）要善于整理会议意见,第二章事务文书,教学目标和建议着重掌握：简报、调查报告、
22、计划、总结及各 类规章制度的涵义；调查报告的特点；调查报告、 计划、总结及各类规章制度的一般写法；简报、 计划、总结的写作要求。,一、概述,（一）事务文书的特点广义的事务文书指党政机关、企事业单位以及社会团体或个人，在日常工作 或生活中经常使用的各类文书；狭义的事务文书（又称常用文书）指法定公文和专用文书之外的公务文书，是公务文书的一大 类别。（教材的主讲内容）常用的事务文书特点的体现1、对象具体比较 2、格式比较固定3、写法比较实际 4、时限比较紧迫,（二）事务文书的作用,1、贯彻政策，指导工作 2、沟通情况，联系工作 3、积累和提供资料 4、宣传教育、检查督促,二、几类常用事务文书的写法,
23、（一）简报 1、简报的内涵和作用顾名思义，简报即情况的简要报道，是国家机关、 社会团体及企业事业单位内部用来通报情况、交流信息 的一种简短的文字材料。（如简讯、内部参考、情况反 映、情况交流等） 2、简报的种类 从内容上划分 工作简报会议简报动态简报,3、简报的一般写法（例文）, （1）报头部分 编 年 月 日 （2）正文部分 。一、。二、 。三、 。报： （3）报尾部分 送：发：,4、编简报的要求,（1）教材要精当（2）事实要准确（3）编写要迅速（4）内容要简明扼要,（二）调查报告,1、调查报告的涵义和用途调查报告，是对某一个事件或者某一个问题，进行深入细致 的调查研究之后写出的真实地反映情
24、况的书面报告。反映情况、 揭露问题、总结经验、揭示规律，是调查报告的主要功用。 2、调查报告的特点 （1）真实性（2）针对性（3）典型性 3、调查报告的种类 （1）反映情况的调查报告（2）总结经验的调查报告（3）揭露问题的调查报告 4、调查报告的写作要求 （1）认真进行调查研究，充分占有材料（2）以正确立场和方法，认真分析合 理组织材料（3）要讲究结构形式和语言特色,5、调查报告的一般写法,关于调查报告 1、标题（一行；两行；多行） 2、署名 3、正文 开头 （导语、前言） 。 主体（有三种结构） 结尾（一般有四种） 。 。 。年 月 日 成文时间,（三）计划,1、计划的涵义和作用涵义：计划是
25、指某一个单位、部门或个人， 对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成 的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一 种文书。作用：一是有预见性二是有指导性三是有约束性,2、计划的种类,（1）按内容划分阶：有生产计划、工作计划、 建设计划、科研计划、教学计划、学习计划（2）按范围划分：全国计划、地区计划、部门计划、单位计划、班组计划、个人计划（3）按时间分：长期计划、中期计划、短期计划（4）按性质划分：综合计划、专题计划（5）按形式划分： 条文式计划、表格式计划、条文和表格配合计划（6）按作用划分：指令性计划指导性计划,3、计划的写法,计划 一、 标题 二、正文 （1）基本情况 。 （2）目的与要求
26、 一、 （3） 步骤与作法 。 （4） 结语二、 。三、 。四、 。 三、 落款年 月 日,4、制订计划的要求,（1）要符合政策 （2）要从实际出发 （3）要具体明确 （4）要留有余地,（四）总结,1、总结的涵议和作用主要指工作总结，是事后对某一阶段的工作或某项工作的完成 情况，包括取得的成绩、存在的问题用得到的经验和教训加以回顾 和分析，以为今后的工作提供帮助和借鉴的一种书面材料。 2、总结的种类 综合性总结专项性总结 3、写总结的要求 一要充分占有资料，并实事求是地反映情况。二要善于分析材料，并找出规律性的东西。三要合理地取舍内容，以突出重点。四要深入研究问题，以写出特色。,4、总结的写法
27、,总结 （1）标题 （2）正文 前言 。 主体 结语 。 。 （3）落款年 月 日,（五）讲话稿,1、讲话稿的涵义和作用主要指导领导同志在各种会议上或利用广播电视等宣 传工具发表讲话所用的书面材料。这种用于公务活动的讲 话不同于一般的演讲稿，也不同于会议报告。 2、撰写讲话稿的要求第一，针对性要强。第二，主题要集中鲜明。第三，内容要吸引人。第四，语言要通俗生动。,3、讲话稿例文,在上 标题讲话（年 月 日） 时间 ，： 正文（抓住要领、吸引听 众、引发兴趣） 。 。,（六）规章制度,1、规章制度的涵义和作用主要是国家机关、业务主管理部门、社会团体或其他 组织机构所制定的，在一定的范围内要求有关人员共同遵 守的实用文书。2、规章制度的种类：公约、章程、条例、规定、办法、规则、细则、准则、守则、标准、须知等。 3、规章制度的写法（1）章程 （2）条例（3）规定（4）办法,例文, 标题（ 签署（署名） 发布机关 ） 时间第一章 总则 正文 章断条连式（章程、条列、第一条 。 办法）第二条 。 分条列项式 （规定） 。 第 三条 。 第二章 第四条 。第三章 第五条 。第六条 。第七条 。 落款（如果前面有署名，此项删）年 月 日,
