1、湖北经济学院金融学院分团委学生会秘书处工作手册 总则热爱祖国，热爱人民，热爱经院，一切以国家、集体、同学利益为重。待人热情，工作认真，踏实肯干，任 劳任怨。以微笑、耐心面对每一位同学，以高效、快捷奏为工作方式，展现出新时代大学生、新时代经院人积极向上的精神风貌。尊重他人，举止文明，礼待宾客，乐于助人。对领导谦虚礼貌，不卑不亢；对同学真诚热情，主动关心；对校外人士机智敏捷，得体大方。勤俭节约，爱护公物，热爱劳动，热心公益。合理分配，利用学生会有效资源，最大限度为同学服务， 积极参加社会劳动、公益事 业。为在校园内营造良好的气氛起到模范作用。 秘书处章程金融学院分团委学生会秘书处概况秘书处工作性质
2、：金融学院分团委学生会秘书处是院学生会一切日常事物的管理中心，是整个学生会的协调联络中心，也是联系主席团和各职能部门的桥梁和中介。秘书处隶属于金融学院分团委学生会，是学生会开展工作的常设机构，主要负责作好每学期各部工作计划的整理保存及文件的立案、归档工作，同时协助主席团制定的各种学生会内部条例，安排学生会有关会议。秘书处工作宗旨：以努力协调主席团与各部之间的工作，监督、管理学生会日常事务为具体目标；以“为广大同学健康成才服务” 为最终目标。秘书处工作精神：“踏实严谨、锐意进取”开展工作本着认真、谨慎、负责的态度，力求工作的条理、缜密、到位。努力做到“复杂 的工作简单化，简单的工作条理化，条理的
3、工作制度化 ”。秘书处具体工作职责：1 起草、撰写各种学生会内部文件，做好有关会议前的传达工作和准备工作。2 安排好学生会的日常事务，负责各种会议、活 动的记录和档案管理。3 及时把上级对学生会的意见精神等传达给学生会全体成员，并将学生会各个部门的情况及时向上级汇报。4 协助主席团落实学生会各项管理制度的制定和实施。5 定期组织干部干事学习学生会各项规章制度，提高干部队伍的整体素质，实行规范化管理。6 严格依据“ 干部聘用制度 ”，协助主席团对学生会干部进行监督考核，期终进行学生会干部的工作绩效评定。7 统一安排协调各个部门活动，协助各个部门举办活动，确保工作顺利开展。8 严格执行学生会财务管
4、理制度，负责学生会日常财务管理。在规定的报销日期前，及时了解各部门支出情况，并收集 发票、 详细账 目记录，整理汇总后列出明细表，交由分团委老师批阅后予以报销。9 严格执行学生会物品管理制度，负责学生会日常物品管理。10 严格考勤记录，严格执行学生会干部管理条例。11 及时编排学生会办公室值班表，负责办公室及会议室的整理和保洁工作。12 学生会各项活动开展时，秘书处负责计划书、策划书、活 动期间图片和影音资料、活动总结等资料的整理归档。13 建立院学生会干部通讯录，并积极联系外院系，建立良好的合作关系。14 走进同学中间，及时了解同学们各方面的需要，并牵头开展活动。秘书处成员凡是通过招新面试，
5、并遵循学生会章程的湖北经济学院金融学院在校本科生，均可成为秘书处成员。秘书处原则上设主任一名，副主任两名，干事若干。秘书处成员权利与义务：1、秘书处成员具有学生会章程规定的各项权利与义务；2、秘书处成员具有对秘书处及所在小组的工作进行讨论，意见和建议的权利；3、秘书处成员具有参加秘书处组织的各项活动的权利；4、秘书处成员具有按时参加秘书处例会的义务，小组例会时间和地点由各组组长与组员协商确定，秘书处例会在每单周周一晚举行，举行时间地点由主任确定，各组长负责通知组员。5、秘书处成员应热爱学生会工作，工作时应认真负责；6、秘书处成员应履行值班义务，遵守 值班制度， 对 待前来咨询的同学要热情、周到
6、，对外树立好学生会的形象；7、成员有责任协助主席团及其他部门开展好活动，协调各部门之间的关系；8、每组成员必须遵守组内的规章制度，尽心尽力做好本职工作， 对主任及组长安排的工作要发挥个人潜力，争取做到最好。9、秘书处成员不得做出任何有损学生会形象的事。（四）秘书处干部工作要求：本部门工作主要负责人与带头人，对本部门开展的工作和活动起整体策划和协调的作用，并逐步提高活动前的组织策划能力和活动开展过程中间的控制能力；必须具有强烈的人才培养意识，即最大限度的使本部门干事得到锻炼和成长；加强学习，不断提高自身综合素质和工作水平。秘书处干事工作要求：本部门工作主要监督人与执行人，对本部门开展的工作和活动
7、进行具体分工完成，并及时向干部汇报工作进程以及工作中遇到的困难；必须主动培养自信，提高语言表达能力、与人沟通能力以及执行力；应有强烈的主人翁意识，维护秘书处形象；在干部不在时，有自主组织安排秘书处工作的意识。在秘书处每一位成员间提倡工作创新，坚持“ 锐意进取”思想，不断寻求更新更好的工作方式。第三章 秘书处相关的专门制度例会制度1、主席团会议主席团会议参加人员为主席团全体成员，会议定在每周干部例会前召开，平时根据具体需要再 进行召集。会 议内容主要是关于学生会整体工作的规划和决定、各部门的工作进展状况等内容。2、干部会议干部会议的参加人员为各部门部长、副部长和各年级团总支，会议每周一中午 12
8、：30 在金融学院会议室召开，根据具体需要再进行召集。会议主要内容包括：商讨工作计划，布置近期工作具体安排，总体协调调动各个部门工作等。3、学生会全体会议学生会全体会议的参加人员为学生会全体成员，会议原则上每学期召开一次，若有特殊情况也可临时召集并召开。常 规 会议内容包括：联络学生会各部门同学之间的感情，布置下一阶段工作安排等。临时会议的内容包括：布置大型活动的安排， 传达上层重要决议和指导思想，活动策划或总结大会等。（二）财务管理制度1学生会活动经费以及物品由秘书处统一管理。一切工作、活 动经费开支应从“少花钱，多 办事， 办好事” 的原则出发，合理使用。2学生会各种类帐本由专门负责人负责
9、，由主席 团和秘书处进行监督。3各部门开展活动需要经费时， 应以节约为原则制定活动经费预算方案，并认真填写清楚经费申请表，交于主席团审查经主席签字审核，秘书处进行入账、放款签字后，经费由秘书处直接发放至申请人手中，申 请期满后，申请人须持经费开支发票到秘书处注销账目，至此，为一项经费申请结束。“金融学院学生会借款凭条” 见附录。4学生会日常办公开支，在秘书处报帐或报销。5单项活动所需经费超出 100 元的，必 须征得分团委老师同意后，向分 团委预支；低于 100 元的必须征得主席同意签名后，依照以上条例 3 具体操作办法，向秘书处预支，秘书处依据具体活动情况再作安排。6向分团委预支的活动经费，
10、必 须在预支费用的一个月内完成报帐工作：向秘书处预支的活动经费，则必须在活动完成后两周内向秘书处报帐。7向分团委和秘书处报销，必 须使用有效发票，经 批准的正当经费，因特殊情况未能取得发票时，须凭收据及主席证明凭条在秘书处报销。8报销时须在发票、收据和主席证明凭条的背面用黑色笔以下列格式填写有关内容：用 途： （发票用途）经手人： （具体经办这笔经费的干部）证明人： （必须是参与经费开销的干部） 审 核： （主席签名审核）审 核： （老师签名，向分 团委报销时使用）9超出 50 元的费用向秘书处报销时，需提前一天告知秘书处；每学期结束由秘书处清算全部经费的收支情况。10任何人不得挪用公款，凡徇
11、私舞弊者，一经发生，即予以自动退职处理，并如数追回公款。11分团委学生会财产均属学院分团委学生会所有，任何个人不得私自取用或将其外借。12学生会财产由各部门分别管理，秘 书处负责监督，各部开展活动需借用学生会器材的，应先写借条，内容包括部门、所借物品理由、需借用时间。凭借条到秘书处登记后方可取用。登 记内容还应写明经手人、登 记人。 “金融学院学生会物品管理登记表”见附录。（三） 物品管理制度1学院分团委学生会以外单位借用学生会器材时，借条上应加盖公章。由主席团成员签名同意后，方可借用。使用时应妥善保管，如有损坏按价赔偿。2、借用时间一般不超过一周。如情况特殊，可作适当调整。3每学期末，由秘书
12、处重新登记学生会财产，除因公耗损外，若有损坏或遗失，由持有部门折价赔偿。（四） 办公室使用制度1、金融学院学生会办公室暂为金融学院分团委办公室，办公室的使用时间同学生会办公室值班时间一致。2、学生会办公时间内，任何人不得在办公室嬉戏、娱乐、大闹，严禁吃工作餐、零食及喝饮料。3、自觉遵守办公秩序，严肃办公气氛，不高声喧 哗 ，不说脏话，不吹口哨、任何人不得在办公室做有损学生会形象的事。4、自觉维护办公环境，爱护公物，保持 卫生。5、学生会成员在办公室遇到陌生人应主动询问。6、学生会成员离开办公室应注意熄灯锁门并关闭电源，不得留非学生会成员独自在办公室。（五） 会议室使用制度1、金融学院学生会会议
13、室暂为金融学院会议室，会议室为学生会例会或主席团会议时使用。2、应时刻保持会议室内部的干净、整 齐，垃圾当天清理。3、学生会组织的一切非会议活动除特殊需要外，一律不得在会议室内进行。4、会议室由组织部和秘书处负责定期打扫整理，要爱护会议室内的财物、若发现损坏及时上报。（六）值班制度一、值班时间每周一至周五（节假日除外）上午 8:1011:50下午 13:4017:20二、值班安排1、值班地点：群贤楼金融学院 331 分团委办公室。2、每次设两名值班人员，由一位学生会干部与该干部所在部门的一名干事共同值班。3、具体值班安排见“值班安排表”、 “值班到岗登记表 ”。三、值班任务1、认真完成领导、老
14、师等上级布置的任务和工作，对同学反映的有关问题， 作好记录，向老师及有关负责人反馈， 传达，协助学院老 师和分团委学生会各部门工作。2、 值班人员应在“值班到刚登记表“上记录当值期间重要事情，详细记录发生的事情，并全面地解决问题。3、 处理各种突发的事件，值班人员遇到突发事件，对属于自己部门的应按有关规定处理，对自己把握不准的要作好登记，及时向老师或部长请示。4、负责接待工作。遇有老师或者同学来访，值班人 员要热情接待，谦虚地为同学解答问题。5、做好办公室的清洁工作。同时，每周三中午秘 书处 、组织部安排干事打扫金融学院会议室。 。四、值班要求1、爱护办公室一切公共设备，不得随意 动用办公室的
15、物品，损坏公物要赔偿。2、坚守岗位，在规定的值班时间内，不得擅自离 岗 。如有特殊原因不能到岗，须提前向秘书处说明，调整值班日期值班时间，如有特殊原因经主席团批假后要自行请学生会成员代班，不得空岗。3、应具备很强的责任心，认真完成本职工作。4、在值班时间内不得大声喧哗，不允 许在办公室内吸烟、喝酒、吃零食、打牌等做与值班工作无关的事，学生会成员之间互相监督，如有违反规定应立即制止。5、值班完毕后应整理办公室桌椅，保持办公室干净，整 洁。6、值班人员应注意仪表着装。（七）考核制度 一、考核目的：旨在全面了解、掌握学生干部的综合素质，帮助学生干部正确的 认识自己，发扬优点，弥补不足，提高工作效率，
16、确保各项工作顺利的开展二、 考核组组成人员：分团委书记、副 书记、学生会主席、副主席三、 考核对象：学生会全体干部 四、 考核时间：每学期考核两次，在每学期期中和期末进行 。五、 考核内容：思想作 风 、文化水平、工作任务及服务态度、工作能力、工作绩效等方面六、 考核方式：由考核小 组成员每月评分，以平均分记分 ，主席 团接受分团委书记和全体干部的监督考核七、 考核内容的分值及打分 标准详见“金融学院分团委学生会干部考核表“（见附表）（八） 工作证使用管理制度1. 学生会工作证是学生干部干事工作的身份证明，由金融学院分团委学生会主席团根据工作具体职务颁发。工作证须加盖金融学院分团委学生会公章后
17、方可生效。2. 学生干部干事在具体参加学生会工作、组织活动、出席学生会会议时必须佩带工作证。3. 学生会工作证制作费用由个人承担，任期结束后归个人留存纪念。4. 学生会工作证作为学生干部干事工作身份证明，仅限本人使用，不得借出或转让。如工作证遗失须及时报秘书处， 经主席团同意后补办， 费用自理。学生会工作证仅作为工作身份证明，不具备其他效力（九）考勤制度 1. 金融学院学生会干部、干事各项活动、 值班以及会议均在考勤制度范畴。2. 各项考勤由秘书处统一执行，定时向全体学生会成员公开考勤情况。3. 凡金融学院分团委学生会举行会议，干部必须按时到会（干部会议）。会议期间，认真做好工作笔记， 态度认
18、真，积极参与讨论，不无故 迟到早退。针对会议迟到早退者每次扣 0.2 分；有故缺勤者每次扣 0.5 分（因工作时间冲突者除外）；无故缺勤者每次扣 2 分，三次无故缺勤者视为自动退出学生会。4. 凡金融学院分团委学生会召开全体干事会议时，干事必须按时到会。会议期间，认真做好会议纪录，不无故 迟到早退。凡各部召开部门干事例会，其会议考勤制度由各部部长视情况而定。5. 凡金融学院分团委学生会举办活动时，原则上每位干部必须按时到达活动现场，若有活动无须每位干部都到场时，被要求到场组织监督的干部必须按时到达。其考勤标准同干部考勤标准。6. 考勤列入干部干事工作考核，具体依照“干部干事会 议考勤表”“ 干
19、部干事活动考勤表”（见 附录）。（十）办公室电脑使用管理制度1 金融学院分团委学生会电脑放置于金融学院分团委办公室，为学生会成员工作使用。2 该电脑所有权属于金融学院，分团委学生会拥有使用权，学生会宣传部负责管理维护。3 该电脑主要用于学生会各部门干部处理该部门工作文档表格，处理非工作内容禁止使用该电脑。4 该电脑内部资料由秘书处负责主要管理，每周结束后秘书处将一周工作内容在电脑上储存、归档，保证电子资料留存的完整性和规范性。并将整理好的 电子资料转存至分团委高老师电脑上。5 该电脑与打印机相连，遇有紧急文件须处理时经分团委老师同意后可用打印机，一般情况下，普通文件不在办公室使用打印机。6 学
20、生会换届时，新一届学生会干部检查无故障后，该电脑随换届办理使用交接手续。 秘书处工作细则一、信息收集1. 根据需要，充分发挥自己的主观能动性，全力调动自己的关系网（如老师、同学、朋友等），利用手边能够找到的一切工具（如网络），快速准确的找到所需信息并且及时上报。2. 在平时的学习生活中，多加留心身边的各种信息发布媒体，有意识的收集储存信息，以备不时之需。3. 办公室会做一些诸如调查问卷的工作，通 过这种方式来收集一些学生会或者别的部门需要的信息，这就很可能需要各位干事集思广益，出谋划策，制作 问卷、发放问卷、回收问卷、统计问卷、总结结果、得出信息。二、监督管理：1、各部门例会会议记录、活动汇报
21、表的上交；2、各干部值班情况；3、干部的会议、活动签到情况；4、主席团例会（每周）的举行情况；5、各部门活动材料汇总和总结情况。三、档案、材料的管理：1、负责各部门（干部）上交材料（电子版）的整理和归档；2、发放每周各类工作文件以及通知；3、发放和回收各类管理表格，并进行整理和统计。四、活动评估1. 活动时间：根据各具体活动时间安排。2. 人员分派：由主任指定或者组长申请对具体某个活动进行评估，再由组长根据组员时间安排具体人员跟进。一个活动至少两人进行评估，按照以旧带新的原则搭配组员，在实践中培养各干事能力。3. 资料：活动评估人员确定后，将获得由活动组织部门提供的资料（如计划书）以方便工作。
22、主任应及时向活动主办部门相关人员所要资料，评估人员应主动向组长或者主任索取相关资料。4. 总结报告：总结要求打印稿，一式三份，一份上交，一份用于秘书处留档，一份由活动举办部门自己留存。报告内容应于活动进行当周内与同组人员商量后定稿，打印好后最迟于第二周例会时交给组长，如有特殊情况酌情处理。五、每月一学1. 确定每次学习的主题，然后由办公室干事负责联系主讲人，申请活动场地等等。2. 主讲人邀请方式：由秘书处负责组织联系主讲人.3. 场地申请方式：按照学生会室内讲座活动流程审批.4. 每月一学的主要面向对象是整个学生会的全体干部干事，且秘书处作为承办方，须起到对内宣传的作用，同时还要对每次活动进行记录评估。5. 目的:对学生会成员的素质和综合能力进行培训 .六、会议记录1. 每周一中午例会的会议记录工作由秘书处干事轮流进行。2. 记录内容包括：会议考勤表， 时间、地点、主持人、记录人以及主席和各部部长的发言。3. 尽量完整地记录整个会议的内容，但有些内容如与正式工作无关的话不要记录。记录内容根据实际情况合理取舍。4. 记录时要做到字迹工整，保证阅读者能看懂，不会产生误解金融学院分团委秘书处二 OO 六年十一月
