1、- 1 -北林办发2007 20 号关于印发北京林业大学研究生学位与培养档案管理规定的通知各单位：为提高各学院研究生学位与培养档案材料的质量和管理水平，根据教育部普通高等学校档案管理办法及我校档案管理方面的有关规定，特制定北京林业大学研究生学位与培养档案管理规定。现印发给你们，请认真学习，遵照执行。特此通知。附件：北京林业大学研究生学位与培养档案管理规定北京林业大学二七年四月二十日主题词：档案 学位 培养 规定 通知 北京林业大学党政办公室 2007 年 4 月 24 日印 - 2 -附件北京林业大学研究生学位与培养档案管理规定第一章 总 则第一条 研究生档案是衡量学校研究生教育管理水平和教育
2、质量的重要指标之一，是学校档案的重要组成部分，是研究生教育管理的重要内容，也是国务院学位办公室对学校研究生教育质量评估的重要依据。为提高各学院研究生学位与培养档案材料的质量和管理水平，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化，更有效地发挥这些档案材料的作用，根据教育部普通高等学校档案管理办法及我校档案管理方面的有关规定，特制定本办法。第二条 各学院研究生秘书应负责分管本部门的档案工作，负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。第二章 综合档案第三条 立卷的分工研究生院为学位与培养档案的形成、立卷和归档工作的主管部门，负责研究生学位与培养文件材料的统一制发和立卷归档的统一布置与验收工作。第四条
3、 各学院分别为研究生学位与培养档案的二级管理单位，应 根据主管部门的统一布置和要求，负责学位与培养档案的收集、积累、整理、立卷工作。第五条 为确保我校研究生档案的完整、准确和系统性，各学院研究生办公室都应把文件的形成、积累、整理和归档纳入管- 3 -理工作的程序和职责范围。院领导应高度重视档案管理工作，经常关心、过问、定期检查档案的立卷归档工作。院领导将在检查工作的同时对研究生档案工作进行检查和考核，作为办公室业务检查评比内容之一。第六条 研究生学位与培养综合档案的存档范围、保存期限、保存地点及其注意事项分别如下：类 别 归 档 范 围 保存期限 保 存 地 点1上级下达的有关培养工作的文件材
4、料 长 期校档案室（原件）各学院（复印件）2学校、研究生院下发的有关培养工作的文件材料 长 期研究生院（原件）各学院（复印件）3有关培养的规章制度 永 久 校档案室 各学院4研究生培养方案 永 久 校档案室 各学院5研究生课程教学大纲 长 期 校档案室 各学院6研究生课程开设计划 长 期 研究生院 各学院7研究生课程教学任务书 长 期 研究生院 各学院8研究生课程考试、考核材料（1）考试（查）命题表 短 期 各学院（2）研究生课程考试试题 短 期 各学院（3）学位课考试试卷（答卷） 短 期各学院保存至考试结束后5 年（4）选修课考试试卷（答卷） 短 期 任课教师保存至考 试结束后 5 年9研究
5、生课程成绩（1）研究生考试、考查成绩登记表 长 期（2）补录成绩登记表 长 期（3）更改成绩登记表 长 期（4）课程免修申请、证明及成绩 长 期研究生院各学院培养综合档案10自选课题资助基金申请材料 长 期研究生院各学院- 4 -11教学优秀、教材 优秀、教学改革优秀材料 长 期校档案室（原件）各学院（复印件）12有关教材建设材料 长 期 各学院13教学检查、教育 质量评估材料 长 期校档案室（原件）各学院（复印件）14上级下达的有关培养方面的统计报表 永 久校档案室各学院15其他有关培养方面的统计报表研究生院各学院16教师工作量统计表 短 期 各学院按年度分开17外语四、六级报名表 短 期
6、研究生院 各学院18有关培养工作的交流、调研、经验总结 材料 永 久研究生院各学院19其他 自 定 各学院1上级下达的有关学位工作文件材料 长 期校档案室（原件）各学院（复印件）2学校、研究生院下发的有关学位工作的文件材料 短 期研究生院（原件）各学院（复印件）3有关研究生学位的规章制度 永 久校档案室各学院4学位分委员会材料 永 久 各学院按年度分开5学位委员会授予各层次学位名单 永 久校档案室各学院6博士、硕士生导师遴选材料 长 期 校档案室 各学院7博士、硕士生副导师资格认定材料 长 期校档案室各学院8现任博士、硕士生导师情况表 长 期 各学院9研究生转导师申请材料 长 期 研究生院 各
7、学院10研究生副导师聘任审批表 长 期 研究生院 各学院11专家信息库 短 期 各学院12研究生指导工作量统计表 短 期 各学院按年度分开13答辩申请登记本、答辩费领取记录 长 期 各学院14提交论文签字表 永 久 各学院15学位证书领取本 长 期 各学院学位综合档案16其他 自 定 各学院备注：校档案室或校档案室（原件）表示该档案由研究生院有关人- 5 -员负责将相关档案整理并移交到校档案室保存。第三章 个人档案第七条 研究生学位与培养个人档案的存档范围与保存期限各学院需对每一位研究生建立起相应的学位与培养档案，其归档范围、保管期限、保存地点及其注意事项分别如下：类别 归 档 范 围 保管期
8、限 保存地点 备 注1.硕士研究生培养环节档案 培养 计划 短 期 文献 综述 短 期 开 题报告 短 期 中期考核 短 期 硕 士必修环节册 短 期 成 绩单 永 久各学院2.博士研究生培养环节档案 培养 计划 短 期 文献 综述 短 期 开 题报告 短 期 中期考核 短 期 博士生综合考试 短 期 成 绩单 永 久各学院3.提前攻读博士学位研究生培养环节档案 培养 计划 短 期 文献 综述 短 期 开 题报告 短 期 中期考核 短 期 硕 士必修环节册 短 期 博士生综合考试 短 期 成 绩单 永 久各学院4.硕博连读研究生培养环节档案 培养 计划 短 期 文献 综述 短 期 开 题报告
9、短 期 博士 资格综合考核 短 期 必修 环节册 短 期培养个人档案 成 绩单 永 久各学院1.学位论文 学位个人档案 纸质 版、光盘各 1 套 永 久 各学院 不外借- 6 - 全部 硕士学位论文（纸质版 1 套）永 久 国家图书 馆整理完毕后于 9 月将一学年的硕士学位论文上交研究生院学位办未涉密的硕士学位论文（纸质版 1 套） 永 久中国科学技术信息研究所整理完毕后于 9 月将一学年的硕士学位论文上交研究生院学位办 论文同意发表声明复印件+ 硕士学位论文纸质版+ 学位论文电子全文永 久学术期刊CNKI 数字图书馆整理完毕后月 9 月和次年 1 月分别上交研究生院学位办 未涉密的硕士学位论
10、文（纸质版 1 套） 永 久 校图书馆整理完毕后9 月份将一学年的论文上交校图书馆 硕士学位论文题录及摘要汇总 永 久研究生院各学院整理完毕后9 月和次年1 月分别上交研究生院学位办2. 硕士学位授予档案材料（含硕士学位论文 1 套） 永 久 校档案室次年 6 月前提交校档案室3. 论文同意发表声明复印件 永 久 各学院4. 后补发表论文复印件 长 期 各学院提交正式发表论文后收录函作废5. 硕士情况表和成果清单 永 久 各学院用于学位授予信息库的上报- 7 -6学位授予信息库 永 久国务院 学位办各学院下载地址：http:/，要求信息准确，整理完毕后于 9 月 30日前从学位授予信息管理系统
11、中导出 dbf 格式文件，进行数据备份和提交学位办。第四章 档案的立卷归档要求第八条 综合档案立卷要求1.归档的文件材料必须字迹清楚端正，格式统一，签字、盖章手续完备。2.卷内文件排列合理（可按时间、问题排列），不同年度和学年度的文件材料一般不得放在一起立卷。（1） 按年度分开。先将文件材料按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件
12、归入专门年度。总结与计划在一起的文件材料，本单位形成的必须按针对年度分开立卷，外来文件可归入计划年度立卷。- 8 -（2）按问题分开。将文件材料按其所反映的问题分开。短期保管的文件材料，不按作者、文号分类立卷，应按问题分类立卷。（3）按保管期限分开。在有可能的情况下，将文件材料按保管期限分开。3.督促有关人员做到用笔规范，凡属长期和永久保存的文件，严禁使用铅笔、圆珠笔和复写纸。第九条 个人档案立卷要求1.研究生个人档案要求研究生导师和研究生本人应全面了解研究生档案管理有关要求，在规定时间内认真填写上述材料，要求字迹规范、工整、图表清晰。自 2007 级研究生起，所有培养材料一律要求用 A4纸双
13、面打印装订。归档材料用钢笔或签字笔书写或打印。各学院研究生秘书应及时收回研究生所填写的上述归档材料，并注意检查：（1）博士、硕士、提前攻博以及硕博连读研究生各学位与培养材料是否齐全；（2）材料中的各项内容是否完整，各项审核意见及签字、盖章等是否齐全；（3）各环节的完成时间是否符合我校对培养环节完成时间的要求等。2.档案盒的要求和类型对每位研究生的档案材料要求分开、独立用档案盒保存。各学院对每位研究生的档案材料用 31cm23cm2cm 的小号档案盒归档，盒脊处粘贴上打印好的研究生学号和姓名（具体参照研究生院下发的 2003 级档案盒），并按“年度 学科专业学号” 顺- 9 -序依次排架，以便查
14、找时方便、快捷。3.对于各类研究生授予硕士学位档案材料，由各学院二级管理单位按要求完成立卷后，填写移交目录，经研究生院主管部门负责人审核签字后，按期移交至校综合档案室，并办理归档手续。第五章 档案的查阅第十条 凡属保密的文件和材料，要单独保管和存放，不准私自摘抄和外传。第十一条 纸质版的博士、硕士学位论文不对个人开放，只对学院和学校发展服务。查阅时，要履行好登记和签字手续。电子版材料仅用于国务院对我校研究生教育质量评估检查。第十二条 校外人员来院查阅培养档案，必须持有本单位正式介绍信， 经学院领导批准后方可到档案资料室查阅档案。第十三条 校内人员查阅的培养档案须经学院领导同意后方可查阅，并办理
15、好登记手续。第十四条 查阅者必须保守档案的秘密，不得随意查阅他人培养档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得随意涂改、标记、剪裁、拆卷、抽页 、调换、损坏及丢失，违者追究法律责任。第六章 档案材料的保存期限第十五条 本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种：- 10 -1.永久：凡是反映学校或学院主要职能活动和基本历史面貌的，对 本校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期：凡是反映学校或学院一般活动，在较长时间内，对本校工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，其期限为 16至 50 年左右。3.
16、短期：凡在短期内本校需要查考利用的档案，列为短期保管，其期限一般为 15 年之内。如无特别说明，对于各学院的短期保存材料，其期限统一为研究生毕业离校后 5 年。第七章 档案材料的鉴定与销毁第十六条 对保存期限已满的档案应组织人员进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得研究生院有关部门同意，并造册经学校主管领导批准后，由两人以上监销。未经鉴定和批准，不得私自销毁任何档案。第八章 档案材料的管理第十七条 各学院有关人员负责对档案进行分类、编号和排列。第十八条 严格执行安全保密制度，档案不得随意堆放，严防毁损和散失。第十九条 档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料
17、室人员在工作中所用的各种草稿、废纸 等，不得乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。第二十条 档案资料室门窗要加固，要保持整洁、干燥、自然通风、 严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。注意：下- 11 -班前，要切断电源、关好门窗；放假前，要对档案室进行安全检查，柜上锁，门贴封，做好防范工作。第九章 附 则第二十一条 各学院 应建立检查、考核和 评估制度，明确岗位职责。 对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。第二十二条 对于违反中华人民共和国档案法的行为，应按照中华人民共和国档案法实施办法规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。第二十三条 本管理办法自公布之日起施行，由研究生院负责解释。
