1、公 文 知 识 概 述,云南财经大学 李昆峰,公文基础知识,一、关于公文概念1. 文书：指机关团体、企事业单位及个人等行为主体，在工作、生产、学习、生活中形成并使用的，具有惯用格式的文字材料，包括公务文书、私务文书两大范畴。2. 公文：指法定的机关、组织等行为主体，在其公务实践中，依据规范的程序、体式撰制、运行，通过特定渠道向特定对象表述意志，旨在实施管理、处理公务并产生法定效力的文书。3. 文件：指机关团体、企事业单位等行为主体制发的具有红色版头的公文，即人们常说的“红头文件”。具体言之，则指党的机关公文14种，国家行政机关公文13种。,法定文种,党的机关法定文种,决议:用于经会议讨论通过的
2、重要决策事项。决定:用于对重要事项作出决策和安排。指示:用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。意见:用于对重要问题提出见解和处理办法。通知:用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。通报:用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。公报:用于公开发布重要决定或者重大事件。,报告:用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。请示:用于向上级机关请求指示、批准。批复:用于答复下级机关的请示。条例:用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为规范的规章制度。规
3、定:用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。函:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。会议纪要:用于记载会议主要精神和议定事项。,行政机关法定文种,命令:适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告:适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通知:适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知
4、或者执行的事项，任免人员。通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,议案:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。请示:适用于向上级机关请求指示、批准。批复:适用于答复下级机关的请示事项。意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。函:适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。,二、公文的作用1决策与领导作用（最主要的作用）2管理和控制作用3依据和凭证作用4公务联系与沟通作用5宣传与教育作用,三、公文
5、的主要特点1法定性2政策性3实用性4时效性5规范性,四、有关公文的法规1中国共产党机关公文处理条例2国家行政机关公文处理办法3国家行政机关公文格式4中国人民解放军机关公文处理条例5人大机关公文处理办法6人民法院公文处理条例,公文的文体、结构、格式,一、公文的文体 公文的文体是指公文的表达方式。 公文属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性：1公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。 2公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。,二、公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。 一般由版头（党政机关公文称“版头”，行政机关公文称“发文机
6、关”）、份号（党政机关公文称“份号”，行政机关公文称“公文份数序号”）、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（党政机关公文称“发文机关署名”，行政机关公文称“落款”，即公文生效标识）、成文日期、印章、印发传达范围（党政机关公文称“印发传达范围”，行政机关公文称“附注”）、主题词、抄送单位、印制版记（党政机关公文称“印制版记”，行政机关公文称“印发机关和印发日期”） 组成。,三、公文的格式 公文格式专指法定（或称主要）公文文种外形结构的组织与安排，也就是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。,（一）眉首：包括公文份数序号、秘密等级和保密期限
7、、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等。,1.公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,2.秘密等级和保密期限 ，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。,4发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,5.发文字号 ，由发文机关代字、年份和序号组成。,发文字号：,国发 2009 40号,机关代字,年号,序号,6.上报的公文需标识签发人姓名。此时发文字号居左侧。,7.红色反线 。,（二）主体：包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识、附注等。,1.标题：由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关
8、、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。,3.正文，是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。,发文机关，此处的发文机关可以写，也可省略。,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准 。,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,7.附注是指需要说明的其他事项。可有可无。,一般的用印方法是：骑年跨月，上大下小。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，则采用中套方式，即用印
9、章的中心线压在成文年月日上。印泥用红色，印章要端正。,（三）版记：包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线、版记的位置等。版记应置于文件最后。,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。第一个为类别词，后面为类属次，最后一个为文种。一般标注不超过5个。,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,3.印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,4.版记中的反线 。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别 。,公文格式的一些具体要求和注意事项,1公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为
10、60g/m280g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，pH值为7.59.5。2公文用纸幅面及版面尺寸 （1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm）。 （2）公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm 版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）,3公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4排版规格与印制装订要求 （1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排 。正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。 （2）制版要
11、求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。,（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 （4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各14处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm 。,5公文中各要素标识规则 组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。 （1）眉首 公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 秘密等级和保密期限：标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。 紧急程度：紧急文件有“特急”、“急件”，紧急电报有“
12、特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1格；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm（信函为30mm，命令为20mm）。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。联合行文时应使主办机关
13、名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号 。 (演示文件头制作),发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称（2009不能写成09），用六角中括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 注意：用直角中括号“2009”，用小括号“（2009）”都是不规范的。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 签发人：上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空
14、1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,（2）主体 公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，不能断开意群，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行（一个阿拉伯数字、年份不能分成两行）。 附件：公文如有附件
15、，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。,成文时间：以领导人签发的时间为准。联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签。成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准。电报，以发出日期为准。 标法：用汉字将年、月、日标全；零写为“”，如：“二九年三月二十日
16、”。 注意：时间标写为“2009年3月20日”、“二零零九年三月二十日”、“2009.3.20”等都是不正确的。,印章：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。不得标识“此页无正文” 。 附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。如：（此件发至县、团级，传达到全体党员）。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 抄送：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、
17、统称。公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。,印发机关和印发时间：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。 版记中的反线：版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 版记的位置：版记应置于公文最的一页，版记的最后一个要素置于最后一行。 印刷份数：格式没有明文规定，根据约定俗成，一般是在最后一条反线下一行，用3号仿宋体字，置于小括号内，右空
18、1字。,6页码 用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，如“1”、“2”，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。,7公文中表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格（大表） ，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。,8公文中的数字和计量单位结构层次序数，第一层为“一、”，第二
19、层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”，第五层为“”，第六层为“a”。应当使用国家法定计量单位。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,9. 引用人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，如：“根据关于的通知（发20098号）的要求，”。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,10公文的特定格式 信函式格式：发文机关名称上边缘
20、距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。（首页不显示页码）。发文机关名称及双线均印红色。（发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格标识。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识）。,会议纪要格式： 会议纪要标识由“会议纪要”组成。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。 会议纪要不加盖印章。,党的机关公文与行政机关公文的比较,（一）形成不同：党的机关公文，是党的机关为了传达贯彻党的路线、方针、政策，在实施党的领导过程中
21、所形成的。行政机关公文，是行政机关为了依法行政，进行行政公务活动，在行政管理过程中所形成的。 （二）发布机关不同：党的机关公文的有关规定是由中国共产党最高机关的办公部门中共中央办公厅颁布。行政机关公文的有关规定则是由国家的最高行政机关国务院颁布。,（三）使用对象不同：党的机关公文，主要是中共中央、地方各级党委及其所属各部门党的组织系统使用，以行政机关、企事业单位、社会团体里的党委（或党组）名义发布公文时使用。如“中国共产党大学委员会文件”。行政机关公文，则是国务院、地方各级人民政府及其所属各部门使用，企事业单位、社会团体等一系列行政组织系统使用。如“大学文件”。,（四）用纸规格要求不同 党的机
22、关公文，用纸幅面规格采用16开型（也可以使用A4型）。 行政机关公文，用纸一般采用国际标准A4型。 （五）所列文种不同 党的机关公文，条例共列出14个文种。 行政机关公文，办法共列出13个文种。 注意：法定文种可以直接行文，非法定文种应套用法定文种行文。,（六）制作格式、内容写法不同1. 党的机关公文版头与行政机关公文的发文机关标识不完全相同 党的机关公文由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字（如：中国共产党xxx委员会文件）或加园括号标明文种组成，括号标注文种的字不套红印刷（如：中国共产党xxx委员会（批复）。 行政机关公文的发文机关标识（如同党的机关公文的版头），由发文机关全称或规范化简
23、称加“文件”组成（如：xxx大学文件）或加文种而不加“文件”二字（如：xxx大学校长办公会会议纪要” ）。,2. 党的机关公文版头部分、行政机关公文的眉首部分与行文部分之间间隔线不完全相同3. 党的机关公文与行政机关公文的落款中的署名、成文日期书写要求不同。党的机关公文，发文机关署名应使用全称或规范化的简称，成文日期用阿拉伯数字，写明年月日全称，如“2009年3月20日”。行政机关公文，单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，用汉字数码标注，如“二九年三月二十日”。,4. 党的机关公文与行政机关公文的首页、末页正文文字的处理方式不同 党的机关公文，公文首页正文文字应不少于2
24、行。正文无空间署名时，可另加空白页标注，并在该页第2行，左空2字标明“（此页无正文）”字样，即末页可以无正文。 行政机关公文的首页必须显示正文，末页也必须显示正文。即，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距等措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,公文行文制度,行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。,（一）行文方向1上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。2平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。3下行文是上级机关向属下的机关
25、行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。4泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。,（二）行文方式按受文机关或行文对象的范围分类1逐级行文2越级行文3多级行文：发文机关向直接上级并向非直接上级或者向直接下级并向非直接下级的一次性行文。4普发行文：发文机关向所属所有的机关一次性行文。5通行行文：发文机关向隶属机关和非隶属机关、群众一次性泛向行文。,按发文机关的个数分类1单独行文：只有一个机关署名发出的公文。2联合行文：由两个或两个以上平级机关联合署名发出的公文。,按行文对象的主次分类1主送：发文机关直接针对与行文内容关系最密
26、切、需主要负责受理公文的机关单位行文。2抄送：发文机关在主送的同时，向需执行或知晓行文内容的其他机关单位行文。,（三）行文规则1.行文应当确有必要，注重效用：机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。2.行文根据的规则：公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。我国行政机关的组织关系，有上下级关系、平级关系、隶属关系和非隶属关系四种。,3.政府各部门行文规则属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。政府各部门可以互相行文，如省农业厅和省林业厅可以互相行文。政府各部门可以同下一级
27、人民政府的有关业务部门互相行文，如省农业厅和市农业局互相行文。政府各部门一般不得向下一级政府正式行文(除以函的形式)，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。政府各部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 注意：学校党办、校办可代表学校行文，各院系部可在本部门内行文，机关各部门不得制发红头文件，但可以用白纸向校内各单位发工作通知，加盖本部门公章。纪委、工会、共青团组织可以向学校党委、上级组织和下级组织单独制发红头文件。,4.联合行文规则同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委
28、和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。,5.协商一致的规则：部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。6.抄送规则向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。,7.请示规则各级行政机关一
29、般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。请示一般只写一个主送机关 ，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关.请示应当一文一事.除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。,8.报告规则报告中不得夹带请示事项。一般不得越级报告 。如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。,9. 报刊发表应视作正式公文的规则：经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。10.一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”,公文写作,公文标
30、题公文式标题完全型：单位名称+关于+事由+的+文种简缩型：1.关于+事由+的+文种 2.单位名称+文种 3.文种附加型：单位名称+附加词+被发公文标题或题意 +的+文种新闻式标题（多用于非法定公文） 有单标题、双标题等不同形式，如：总结、调查报告、简报、讲话稿等。,依据开头 政策依据惯用模式：根据，据。 事实依据惯用模式：以来，。但是，。目的开头 惯用模式：“为了.”“为.” 等。可将目的与依据结合使用。背景开头：交代基本情况，常用文种有会议纪要、总结、情况报 告、调查报告等。说明开头：用于决议、公报、议案等。如：会议听取并审议或 讨论了报告或议案、提案引文开头：用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如： “你关于的请示（号）收悉。” “已经，现，请执行。” 提问开头：常用于讲话稿、调查报告等。结论开头：常用于总结、决定、请示等。祝贺开头：常用于礼仪性文体，表示祝贺或慰问等。,公文开头,公文主体,层次与段落：条分缕析过渡与照应公文根据需要使用过渡语句，如：“现如下：”，“特如下：”等。,公文结尾,概括或总结要求或希望号召祝贺惯用语句。如“特此”、“当否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转执行”等。自然结尾,公文处理工作的主要环节,发文处理 草拟审核签发复核缮印用印登记分发存档收文处理 签收登记拟办批办承办催办注办存档（清退、销毁）,不当之处，敬请指教。 谢谢！,
