1、攀 钢 集 团 有 限 公 司 管 理 制 度QG/PG00972016档案管理办法2016 10 24发布 20161111 实施攀 钢 集 团 有 限 公 司 发 布QG/PG00972016目 次第一章 总则1第二章 组织机构与职责2第三章 管理流程3第四章 档案管理基本原则与档案分类3第五章 文件材料收集3第六章 档案的整理、保管、利用5第七章 档案的鉴定与销毁6第八章 资产与产权变动档案的处置7第九章 档案的统计与保密管理7第十章 档案的检查与考核8第十一章 附则9附件 1: 档案工作流程图10附件 2: 科技档案管理实施细则11附件 3: 文书档案管理实施细则15附件 4: 会计档
2、案管理实施细则18附件 5: 声像档案管理实施细则26附件 6: 荣誉档案管理实施细则35附件 7: 电子档案管理实施细则36附件 8: 工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则41附件 9: 档案借阅制度 63附件 10: 人事档案管理实施细则66附件 11: 科技档案、文书档案、会计档案归档范围及保管期限表77附件 12: 查阅人事档案审批表 104附件 13: 转递人事档案材料通知单及存根 105附件 14: 工程竣工资料验收认可证明书 106附件 15: 工程竣工资料封面 107附件 16: 工程竣工资料目录 QG/PG005620162108附件 17: 工程竣工资料移交清单 1
3、09附件 18: 工程项目档案验收实施细则 110附件 19: 工程项目档案验收申请表 116附件 20：工程项目档案验收意见表 118附件 21：工程竣工技术资料扣款通知书 122QG/PG009720161攀钢集团有限公司档案管理办法第一章 总 则第一条 为规范攀钢集团有限公司（以下简称公司）档案管理，根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法、 鞍钢集团公司档案管理制度 、 鞍钢集团公司档案工作规范 ，制定本办法。第二条 本办法主要包括档案管理基本原则与档案分类，文件材料收集，档案的整理、保管、利用，档案的鉴定与销毁，资产与产权变动档案的处置，档案的统计与保密管理，档案检
4、查与考核等。第三条 有关定义（一）本办法所称档案指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式和载体的文件材料。主要包括以下几类：1.文书档案：指单位在企业管理活动中行使其计划、组织、指挥、监督和调节等职能活动过程中形成的具有查考价值的不同载体的文书材料。2.会计档案：指 单 位 在 进 行 会 计 核 算 等 过 程 中 接 收 或 形 成 的 ，记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 事 项 的 ， 具 有 保 存 价 值 的 文 字 、 图 表 等 各QG/PG009720162种 形 式 的 会 计 资 料 ， 包 括 通 过 计 算 机 等 电 子 设
5、备 形 成 、 传 输 和 存 储 的电 子 会 计 档 案 。3.科技档案：指集中保存起来以备查考直接记述和反映立档者科技、生产等活动的科技图样、图表、文字、电子、声像以及其它各种方式和载体的科技文件材料。4.电子档案：指具有保存价值的归档后的电子文件。电子文件则是指能被计算机系统识别、处理，按一定的格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传输的数字代码序列。5.声像档案：指单位在各项工作和社会活动中直接形成的具有历史保存价值的照片、影片、录音、录像等以磁性材料或感光材料为载体、以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。具有客观性、形象性和技术性的特点。6.荣誉档案：指单位在各项活
6、动中获得各级机关、组织、社会团体颁发的有保存和利用价值的荣誉实物。7.人事档案：指记述和反映某人经历和德才表现等情况的具有保存价值的历史记录。人事档案分为干部人事档案和工人人事档案。（二）本办法所称归档指文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按规定移交档案管理机构。第二章 组织机构与职责第四条 公司办公室按照国家和鞍钢集团公司的要求对攀钢档案管理工作实行整体掌控和宏观管理。QG/PG009720163第五条 综合服务中心代行公司档案管理职能，具体负责公司的日常档案管理工作：1.负责制订、完善档案管理制度,报公司分管领导审批后实施；2.负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计
7、和提供利用工作； 3.对子分公司（单位）档案工作进行指导、培训、检查和考核。第六条 子分公司（单位）须按公司的要求组织本单位各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。第七条 公司其他职能部门负责对本部门形成的、具有保存价值的文件材料进行收集、整理，并移交公司档案馆归档保管。第三章 管理流程第八条 档案管理流程图（见附件1）第四章 档案管理基本原则与档案分类第九条 公司档案管理基本原则：统一规则，分级管理企业全部档案，维护档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用。第十条 档案分类QG/PG009720164根据档案的内容、特性及材质等，档案可分为文书档案、会计档案、科技档案、荣誉档案
8、、人事档案、电子档案、声像档案等。第五章 文件材料收集第十一条 归档范围（一）各档案材料形成部门应按业务范围指定专人（或兼职人员）做好各种不同载体文件材料的收集积累工作，检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，定期向档案室（馆）移交归档。（二）科技档案、文书档案、会计档案按科技档案、文书档案、会计档案归档范围和保管期限表（见附件 11）有关要求进行收集，其他类型档案按相应专业档案管理细则执行。第十二条 归档要求（一）归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。（二）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要
9、求。（三）文件材料归档后不得更改。（四）非纸质文件材料应与其文件说明一并归档。（五）外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应一并归档，无译文的要译出标题后归档。（六）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。QG/PG009720165（七）档案管理部门接收时应全面检查归档文件材料的质量。（八）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。（九）各形成部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入本部门的各项工作计划、纳入领导的工作议程、纳入有关人员的工作标准，使档案管理工作与其相关的各项业务活动同步进行。（十）归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要
10、的可增加到 3 份。第六章 档案的整理、保管、利用第十三条 档案整理（一）档案管理部门在接收档案材料后，应按档案分类编号细则进行分类、编目，并确定保管期限，方可入库保管。（二）档案保管期限分为永久（50 年以上）、长期（1650年）、短期（15 年以下）和定期四种（见附件 11）。凡界于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第十四条 档案保管（一）档案的保管应做到既便于利用，又便于保守国家和企业秘密。QG/PG009720166（二）子分公司（单位）应建立健全档案保管制度，不断改善档案保管条件。（三）子分公司（单位）应根据档案的多少，设置专门的库房，配备相应数量的档案装具，购置必要的用品
11、，库房和装具应有一定的余地，以满足档案数量增长的需求。（四）档案库房必须门窗坚固，有防火、防尘、防盗、防虫、防潮、防光、防高（低）温、防有害气体（简称“八防”）设施。（五）库房的“八防”设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度 14-24，相对湿度 45-65%）。（六）要做到档案库房的柜、架排列布局合理，案卷排放有序，指引标记清楚。（七）档案库房要与档案人员办公室和阅览室分开。（八）档案人员调离岗位时，应将所管档案交接清楚，并办理交接手续后，方可离岗。第十五条 档案利用（一）各级档案管理部门应编制必要的查找工具和参考资料，积极开发档案信息资源，有条件的单位应
12、充分发挥档案现代化管理的优势，及时录入档案信息目录和原件，做到查找调卷迅速、准确，更好地为本单位各项工作服务。（二）子分公司（单位）应执行“档案借阅制度”（见附件9），做到既方便利用，又有利于保密的要求。QG/PG009720167（三）各级档案管理部门按借阅期限对到期未归还档案者做好催退工作，借阅者对到期尚需利用的档案，应及时办理续借手续。第七章 档案的鉴定与销毁第十六条 档案鉴定、销毁（一）子分公司（单位）要定期组织对已过保管期限的各类档案进行鉴定。（二）档案的鉴定工作要在单位分管领导的直接领导下，由有关业务部门和档案管理部门组成鉴定小组。（三）鉴定后应提出保存和销毁报告，并附销毁清册，经
13、主管领导批准并报上级主管部门备案（其中会计档案须报上级主管部门审核批准）后方可组织销毁。（四）根据档案保管现状，销毁档案应由相对应的档案管理部门执行。销毁时应同相关部门取得联系，并应指派专人监销。销毁时应销完毁尽，销毁人和监销人在销毁清册上签字，销毁清册和审批手续永久保存。第八章 资产与产权变动档案的处置QG/PG009720168第十七条 资产与产权变动档案的处置按照国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法和鞍钢集团公司破产、重组、改制企业档案处置规定执行。第九章 档案的统计与保密管理第十八条 档案的统计（一）公司档案管理部门、子分公司（单位）应对各类档案的收集、整理、保管、鉴定销毁、提供利用
14、等情况进行登记、统计，做到目录、实物、统计数字相统一；同时对档案机构、人员、设备设施进行统计。（二）子分公司（单位）每年 12 月 20 日之前按公司的统一要求，向公司档案管理部门报送相关统计数据（数据截止日期为当年11 月 20 日）。第十九条 档案的信息化管理子分公司（单位）应加快档案信息化建设步伐，与本单位信息化建设同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。第二十条 档案的保密管理根据中华人民共和国保守国家秘密法的相关规定，在档案管理工作的各个环节，做好档案材料的保密工作，严防档案失、泄密事件的发生。第十章 档案的检查与考核QG/PG009720169第二十一条 综合服务中心负责组织对子分
15、公司（单位）的档案工作进行检查与考核。第二十二条 在攀单位每年检查一次，外埠单位每两年检查一次。第二十三条 检查的内容按集团公司下达的档案工作检查考评表进行，检查的结果按集团公司绩效考核的有关规定执行。第十一章 附 则第二十四条 本办法由攀钢集团有限公司综合服务中心负责解释。QG/PG0097201610附件 1:档案管理流程图档案管理流程图 （ Q G / P G 0 0 5 6 0 1 ）档案部门档案部门各单位 （ 部门 ）各单位 （ 部门 ）收 集 、 整 理文 件 材 料 ， 编 制移 交 清 册收 集 、 整 理文 件 材 料 ， 编 制移 交 清 册档 案 接 收审 核档 案 整
16、编档 案 保 管利 用统 计销 毁未通过通过销 毁 鉴 定通过未通过QG/PG0097201611附件 2：科技档案管理实施细则第一章 收集第一条 归档范围凡是在本单位的科学技术研究、新产品开发、基本建设、技术改造、设备检修、地质勘探、地形测绘、出国考察、对外谈判、引进国内外技术等活动中形成的一切具有保存价值的科学技术文件材料，都属于归档范围（见附件11） 。第二条 归档要求（一）归档文件材料必须齐全、完整、系统、准确。1、科技成果、新产品试制项目进行鉴定时，档案部门对应归档科技文件材料是否齐全、完整、系统、准确进行验收，否则，认为该项目没有完成。2、基建和技改工程项目交工验收后，施工、监理单
17、位必须按照工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则（见附录H）的要求交清竣工资料，否则档案管理部门不盖竣工资料确认章，财务管理部门不予办理结算。3、设备进厂开箱时必须通知档案人员参加,并接收设备档案,日后设备有所改动,相关部门必须归档完整、准确的变更记录和相应的修改图纸，以保持图物相符。（二）各科学技术文件材料形成部门应将要归档的科学技术文件材料，按照其自然形成规律和历史联系，加以系统整理，组成保QG/PG0097201612管单位（卷、册、袋、盒）；划分保管期限（见附录K）；按保密规定确定密级；编制好案卷封面；对卷内文件编上张号，一卷一号，卷内目录单独编号；填写卷内文件目录和卷内文件备考
18、表；对能装订的材料，装订成册，需装订整齐，厚度一般不宜超过5cm，超过部分应单独装订成册，经本部门负责人审查合格后向档案部门移交归档。（三）凡是图纸材料，如有底图的，底图也应归档。第三条 归档时间（一）工程项目的设计成果（含可行性研究、初步设计、施工图方案、施工图设计及变更材料、地质勘察、地形测绘资料等），土地征用资料、安评和环评资料，工程竣工验收阶段形成的资料，由主管部门在资料形成并完成相关手续后6个月内向档案部门移交归档。（二）工程竣工资料，由施工单位和监理单位按工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则（见附件8）的时间要求向档案管理部门移交归档。（三）工程设计、施工、监理招标形成的文
19、件材料，应在招标项目完成后的第二年由主管部门向档案管理部门归档。（四）工程预结算材料应在工程项目竣工后两年内由合同预算部门向档案管理部门移交。（五）本单位的设备、仪器、仪表方面的科学技术文件材料，凡由设计管理部门转发来的，应立即归档；凡自行设计的，设计完成审批晒印后即应归档；凡设备制造厂随设备来的，开箱验收或接QG/PG0097201613收后即时归档；设备大、中、小修和设备改造过程中形成的科学技术文件材料，应在一项工作任务完成后及时归档。（六）设备（备件）招标文件材料，招标牵头单位应在招标项目完成后的次年向本单位档案管理部门移交归档。（七）本单位形成的新产品开发方面的科技文件材料，凡属产品研
20、制和试生产阶段产生的科学技术文件材料，在正式转产后即应归档。（八）本单位科学试验研究活动方面的科学技术文件材料，在一个试验研究项目完成后应及时归档。对其中未取得正式成果者，应在暂停试验研究活动后及时归档。（九）出国考察、对外技术谈判方面形成的科学技术文件材料，办理完毕后及时归档。引进国外技术，随到随归档。先归档而后交付使用。第二章 整理第四条 根据科学技术档案的内容进行分类，分类编号详见档案分类编号细则 。有电子档案的，在分类编号时要与其对应的纸质档案建立一一对应关系（见附录G） ，以便于查询利用。第五条 将科技档案材料装入与其厚度相适应的档案盒中（档案盒规格为310220mm，厚度可根据实际
21、需要在10、20、30、40、50、60mm中选择使用），填写案卷标题和档案号。QG/PG0097201614第六条 若形成的科技档案中既有文字材料又有图纸，则放置和编号的顺序为：文字材料在前，图纸在后。第七条 对形成的保管单位应填写案卷目录和卡片并将案卷标题录入计算机管理。第三章 保管第八条 需保密的科技档案应单独保管。第九条 底图和蓝图应分开保管。第十条 科学技术资料与科学技术档案应分开保管。第十一条 需修改已归档的科学技术档案时，由单位或部门提出申请并说明理由，经原归档部门的领导审批后才能进行。档案部门有责任监督归档以后图纸的修改。修改后的底图与晒印出的蓝图一并归档，并替换出因更改而作废
22、的图纸，以保证档案的准确、可靠。第十二条 若干个单位承办的一项科技项目或工程所形成的科学技术文件材料，应由主办单位的档案部门保存全套，协作单位可只保存在自己承担的协作任务中所形成的科学技术档案。第四章 提供利用第十三条 借阅科技档案必须按借阅制度履行手续（见附件9）。第十四条 出借档案，借用和退还时必须当面点清，借阅人应在登记本上签字。QG/PG0097201615第十五条 借阅人在使用过程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、损坏、失、泄密和转借他人。未经档案管理部门负责人批准，任何单位和个人不得复印带密级的档案。附件3：文书档案管理实施细则第一章 收集第一条 子分公司（单位）应建立健全文书材
23、料的归档制度，把文书档案工作与现行文件管理工作衔接起来，积极做好文书档案的收集归档工作，确保应归档文书材料的齐全完整。第二条 归档范围：根据企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令第10号），企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，均应归档保存（见附件11）。第三条 归档时间：次年5月底前将上一年管理活动中形成的文书材料移交本单位档案管理部门。第四条 归档要求：归档文件材料应齐全、完整。（一）归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。（二）所有归档的文件材料，有电子文件的，应与纸质文件一并归档。QG/PG0097
24、201616第二章 整理第五条 文书档案分类、编号按档案分类编号细则执行。对于档案管理现代化水平较高，实现计算机编目、检索和“文档一体化”的单位，可以“件”为单位进行整理，具体组盒和编号方式如下：不分类，一份文件为一件，按不同的保管期限组盒，其编号结构为四段，第一段为全宗代号，用两位阿拉伯数字表示；第二段为保管期限代号，用1、2、3、4、5分别表示永久、长期、短期、定期（30年）和定期（10年）；第三段为年度代号，用四位阿拉伯数字表示；第四段为盒号，按不同的保管期限流水编号。盒内的每份文件须编件号，按盒流水编号。每盒卷内目录和备考表的填写方式要求不变。由于没有分类，每盒不用拟写案卷标题，但为了
25、保持相关文件之间的联系，在组盒时应尽量将同一保管期限下的相同专题文件材料组为一盒或多盒。第六条 文书材料的立卷，应尊重文书材料的自然形成规律和历史联系，灵活运用问题、作者、名称、时间、通信者、地区等特征；将同一性质或同一问题的文件尽量集中立卷，将不同保管期限的文件尽量分开立卷，并把这二者有机地统一起来，使组成的案卷既便于保管、保密，又便于提供利用。第七条 每个案卷必须确定保管期限，写好案卷标题；进行卷内排列并编张号；填写卷内目录；置放卷内文件备考表。第八条 卷内文件材料要去掉易生锈金属物，破损的文件材料应托裱，字迹已扩散的应复制，复制件应放在原件之后。装订时应将卷内文件的底边与左边取齐，大于公
26、文纸的要折叠压平，未留装QG/PG0097201617订线的应加边。成卷装订的案卷应采用三孔一线法装订，装订位置在文件左侧中部，距订口边10MM，装订长度为120MM为宜，结头在背后中孔。对不能装订或暂不装订的案卷，卷内文件应编件号。件号由档案分类年度、卷号、文件顺序号组成，并采用带分数式的写法将这三种代号融为一体。第九条 文书档案以分类方案序列为基础进行案卷排列。确定案卷号和编制案卷目录，以便查找调卷和提供利用；以同一保管期限的案卷为基础，结合分类序列进行入柜排卷；其入柜排卷号（即每种保管期限下各自的大流水号）为案卷的实际保管号并将实际保管号填入案卷目录的“保管号”栏和案卷卷脊的固定位置，以
27、实现按其保管期限的不同进行分别保管。第十条 对整理工作结束后接收的零星的应归档文件，量小可插卷，量大宜搞附卷，设附卷号。附卷仍应按原分类方案和案卷构成插入案卷序列，以便科学管理和查找利用。第十一条 对已形成的保管单位应填写文书档案案卷目录并将案卷标题录入计算机管理。第三章 保管第十二条 各级立档单位形成的文书档案，经整编后及时移交公司档案馆或子分公司（单位）档案室保管。第十三条 要做好文书档案的统计工作，建立统计台账。第四章 提供利用QG/PG0097201618第十四条 借阅文书档案必须按借阅制度履行手续（见附件9）。第十五条 出借档案，借用和退还时必须当面点清，借阅人应在登记本上签字。第十
28、六条 借阅人在使用过程中要妥善保管，不得拆卷、涂改、批注、损坏和转借他人。未经档案管理部门负责人批准，任何单位和个人不得复印带密级的档案。附件4：会计档案管理实施细则第一章 收集第一条 归档范围（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账、日记账、各种明细账、固定资产卡片、各种辅助账簿、其他会计账簿等。（三）会计报表类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告，合并报表工作底稿。（四）电子档案类：公司统一管理的财务信息系统使用软件，具体包括存储在磁性介质上的财务数据；计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统；
29、财务软件的编程语言、数据库系统类型；财务软件的系统名称、版本号；财务软件的销售与维护公司的名称、QG/PG0097201619地址、电话与联系人以及与财务信息系统使用软件相配套的各种说明书及使用手册的电子文档。（五）其他类：包括财务数据统计资料、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、财务清查汇总资料、工资册、单独装订成册的入库单、领料单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、经济合同、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。第二条 归档要求（一）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务管理部门保管一年。因工作需要确需推迟移交的，经单位负责人（含鞍钢集团机关
30、部门负责人）审批，报档案管理部门备案后，在会计部门保管最长不超过三年。子分公司（单位）财务管理部门负责将应归档全部会计档案整理立卷、装订成册,妥善保管，做到存放有序，查找方便，严防毁损、散失和泄密。（二）财务管理部门会计档案库房必须做好“八防”工作，确保会计档案的安全。（三）财务信息系统的财务数据应定期在维护单位和公司财务管理部门双备份，并定期更换备份介质（磁盘1年、光盘5年、移动硬盘10年更换一次），以防止数据丢失。（四）电子会计档案移交时，将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。QG/PG0097201620（
31、五）档案部门接收电子会计档案时，要对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。第三条 归档时间会计档案保管一年期满之后，由财务管理部门编制清册移交档案管理部门归档保管，不得自行封包保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒收。第二章 整理第四条 会计档案分类编号办法按档案分类编号细则执行。第五条 档案管理部门负责对装订成册的会计档案整理立卷，归档保管。档案管理部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要重新整理的，应当会同财务管理部门共同拆封整理。第六条 每个案卷必须确定保管期限，写好案卷标题，进行卷内排列，填写卷内文件目录，置放卷内文件备考表。
32、凭证类可不填写卷内文件目录，也可不置放卷内文件备考表。对长期和永久保存的案卷要编张号。案卷封面要填写清楚，不得漏填。第七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类（见附件11）。定期保管期限分十年、三十年两种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第八条 会计档案的案卷排列以各大类下的年度为序列进行排列，确定案卷号，“一年一个流水号”；以同一大类的案卷为基础，结合分类年度的序列进行入柜排列，编保管号，保管号是每个大类QG/PG0097201621下各自编“一个大流水号”。保管号分别填入案卷目录“保管号”栏和案卷封面、卷脊的固定位置。第九条 子分公司（单位）可以利用计算机、网络通信等信
33、息技术手段管理会计档案。第十条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；（五）建立电子会计档案备
34、份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。QG/PG0097201622第十一条 满足本细则第十条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。第三章 利用第十二条 子分公司（单位）应当加强会计档案管理工作，贯彻落实相关管理制度，保证会计档案真实、完整、可用、安全。出纳人员不得兼管会计档案。第十三条 暂由财务部门保管的会计档案（一）暂由子分公司（单位）财务部门保管的会计档案不得借出。如有特殊需要，可以提供查阅或者复制。查
35、阅或复制会计档案，需经会计档案形成部门的会计主管批准。（二）查阅或复制会计档案的人员，应持单位正式介绍信，介绍信上应写清楚查阅或者复制会计档案的内容和用途，由本单位负责人在介绍信上签字。（三）查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。（四）子分公司（单位）应建立会计档案查阅登记制度。第十四条 移交档案管理部门的会计档案（一）借阅时必须按借阅制度履行手续（见附件9）。（二）档案管理部门应建立会计档案查阅登记簿，用以登记查阅或复制会计档案的时间、需查阅或者复制会计档案的内容、档案保管号、数量、用途、查阅或者复制会计档案单位、批准人、查阅或者复制人等情况。QG/PG0097201
36、623第四章 鉴定销毁第十五条 会计档案保管期满，通过鉴定小组鉴定需要销毁的，应按如下销毁程序和要求进行：（一）子分公司（单位）档案管理部门会同本单位审计、纪检监察部门、财务管理部门提出会计档案销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、年度、保管号、案卷标题、卷数、应保管期限、已保管期限、鉴定人签字等内容；（二）单位负责人、审计、纪检监察部门负责人、财务部门负责人、档案部门负责人在会计档案销毁清册上签署意见后，报上级主管部门审查，经批准后方可销毁；（三）对于其中保管期限已满但涉及产权、未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了结事项的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到
37、结清债权债务或失去保管价值时为止，同时应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明；（四）正在项目建设期间的建设单位，会计档案不得销毁；（五）销毁会计档案，应由本单位档案管理部门、财务管理部门及公司档案管理部门、财务管理部门、审计部门共同派员监销；（六）子分公司（单位）信息化管理部门负责与档案部门、会计部门共同派员监销电子会计档案。（七）监销人在销毁会计档案前，认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。销毁清册要归档保存；QG/PG0097201624（八）监销人员在会计档案销毁时，必须在现场严密监护，捡净销尽，不得遗漏；（九）严禁子分公司（单位）向废品收购单
38、位出售到期会计档案。第五章 撤销、解散、破产等情况下会计档案的处理第十六条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位财产所有者代管或移交公司档案馆代管。第十七条 单位分立原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交公司档案馆代管。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。第十八条 单位合并后原子分公司（单位）解散或一方存续其他方解散的，原子分公司（单位）的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后
39、原子分公司（单位）仍存续的，其会计档案仍应由原子分公司（单位）保管。第十九条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。第二十条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。QG/PG0097201625第二十一条 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、年度、案卷标题、卷数、起止年度和档案保管号、应保管期限、已保管期限等内容。第二十二条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档
40、案移交清册上签名或者盖章。第二十三条 电子会计档案与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。第六章 公司驻境外机构会计档案的管理按照本细则执行第二十四条 公司所有境内单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输到境外的，应当按照国家有关规定执行。第二十五条 公司驻外机构和境内单位在境外设立的企业的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理，定期向本单位档案室移交的同时，刻录pdf格式的光盘作为容灾备份。QG/PG0097201626附件 5：声像档案管理实施细则第一章 组织机构与职责第一条 公司档案管理部门负责对全公司声像档案管理工作进行业务指导、监督检查和考核。第二条 公司声像档案馆设在攀钢文化传媒分公司，负责公司级声像档案资料的定期收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用工作。第三条 各子、分公司（单位）负责收集和保管好本单位形成的声像档案，并将对公司有重要保存价值的声像档案在形成1个月内向公司声像档案馆移交归档。第二章 收集第四条 归档范围
