1、办公软件应用技能培训,微软认证讲师：卢景德,强劲,美观,规范,我们将讨论的问题,运用PowerPoint制作演示文稿,运用Excel提高数据运算和分析能力,运用Word创建规范化文档,Part I 公文文档处理 使用Word快速便捷处理工作文档,修饰文字格式 创建文档目录 设置文档结构 运用邮件合并 文档修订比较,修饰文字格式,格式工具栏 字体、字号、颜色 Ctrl+ 缩小字号 Ctrl+ 放大字号,修饰段落格式,对齐方式：左、中、右、两端对齐 缩进方式：首行缩进、悬挂缩进 通过标尺调节 格式段落缩进 段落间距 段前、段后距离 行间距,利用样式统一段落格式,样式的作用 利用样式简化重复的操作
2、利用样式快速修饰段落格式 保证段落格式的统一 应用样式的方法： 格式样式,为文档创建目录,创建目录的条件： 为标题应用标题样式 为标题应用多级编号 应用标题样式 格式样式和格式 标题1、标题2、标题3 为标题应用多级编号 格式项目符号和编号,创建目录,为文档创建目录 插入索引目录目录 修改目录 文档修改后，更新目录 在目录上单击鼠标右键，选择更新域,Word 文档结构,分页 Ctrl+Enter在当前位置插入分页符 用命令插入分页符: 插入分隔符分页符 分栏 格式分栏 插入分隔符分栏符 分节 插入分隔符分节符,给文档分节,插入分节符： 分节符分类：连续、下一页、奇数页、偶数页 分节的作用: 可
3、以有不同的页面设置 文件页面设置应用于本节 不同的页眉页脚 页眉页脚去掉与上节相同按钮 不同的分栏设置,设置页眉页脚,视图页眉页脚 插入自动图文集 插入页码、日期时间等 插入图片（如：加入公司图标） 为文档首页设置不同页眉页脚 为不同节设置不同页眉页脚 总结：可以将页眉页脚当成另一种视图，可以忘其中添加任意对象。如制作水印效果,理解邮件合并,可以批量创建套用信函、邮件标签、信封或电子邮件 当需要创建多个具有相同版式的文档，但每个文档又具有个性化信息时可以使用邮件合并 创建邮件合并需要有一个数据源，例如Excel表格、Access数据库、文本文件数据、Outlook联系人等 可以为数据源中的每一
4、条记录，按照特定的版式排版打印,使用邮件合并,工具信函与邮件邮件合并 信函 电子邮件 信封 标签 如果希望在一页或者多页打印数据源中的一条记录则使用信函，如果希望在一页纸上打印数据源中的多条记录就是用标签。,邮件合并的基本过程,案例:批量创建信封,创建主文档（应用信封格式） 选择数据源 从数据库选择地址列表 主文档与数据源合并 插入合并域 邮件合并 合并到新文件 合并到打印机,案例II:创建打印标签,创建主文档 选择数据源 从数据库选择标签项列表 对数据进行筛选 主文档与数据源合并 邮件合并 合并到新文档 合并到打印机,邮件合并小记:,邮件合并是指将用户组织的数据列表合并到通用文档中,即将不同
5、的文档合并为一,生成多个带有个性化信息的文档. 邮件合并不一定真的是指信函邮件的合并,请他人修定文档,进入文稿修订工作状态 工具修订 在修订状态下批改文档 使用修改状态编辑文稿 添加批注信息 查看修订信息 整合修改文稿（接受或拒绝）,我的文档哪里被改变了？,比较合并文档 可以比较出两个或多个文档的不同 要求必须是出自同一个文件的不同拷贝. 方法:工具比较并合并文档,Part II PowerPoint演示文稿的展示 方便快捷的制作演示文稿,幻灯片结构 设计模板与母版 放映方式的设置 为演示文稿添加动画,演示文稿创建流程,幻灯片模板的运用,应用设计模板 调整幻灯片的配色方案 母版的使用,应用设计
6、模板,格式 幻灯片设计 设计模板 在应用设计模板对话框选择并应用模板 应用模板到当前幻灯片 应用模板到所有幻灯片,将现有文件模板保存至个人电脑,以公司模板文件为例，保存至个人电脑，以备以后作为标准模板创建幻灯片使用。 打开公司模板文件 删除所有幻灯片内容 文件 另存为 保存类型选择PPT模板,应用配色方案,方法: 格式 幻灯片设计 配色方案 选择配色方案 编辑配色方案,幻灯片的母版,作用：用于设置每张幻灯片的预设格式 这些格式包括： 文本或图形； 文本的大小、位置以及文本的颜色 项目符号的样式 背景颜色等,幻灯片的组成内容,文字 图片、图形 表格、图表 其他媒体,幻灯片的创建,创建文字幻灯片
7、设置文字级别 通过大纲创建幻灯片 项目符号与编号处理,幻灯片的排版,减少眼睛扫描的次数 少用长句子（引用名言除外） 小标题短语词组构成 少用多级小标题,幻灯片排版,字体控制,幻灯片排版,空间分配 每页幻灯片不超过8行,图片、图形的运用,图片的插入与排版 图片的压缩 使用自选图形 图形对象的格式化与修饰,使用图示美化幻灯片,组织结构图 目标图 循环图 棱锥图 射线图 维恩图,图示： 方便我们制作如：组织结构图、目标图、循环图、棱锥图、射线图、维恩图等等，有了这项功能的帮助，相信我们在传达讯息上将会更加容易,表格的运用,创建PowerPoint 表格 设置表格布局 插入来自Excel的表格 链接表
8、格,使用Excel图表表现数据,使用组合图表,创建组合图表 直接在图表系列上更改图表类型 处理多个坐标轴 创建次数值轴,为幻灯片添加动画效果,幻灯片切换效果 幻灯片放映幻灯片切换 项目动画 幻灯片放映自定义动画 添加效果 类型：进入、强调、退出、动作路径,Animation Show,The following slides contain more information that the Sample of Animation slide and absorbing presentation.,Waiting ,38,文字动画应用案例,CUTTING COSTS & INEFFICIENC
9、IES,IMPROVING RESPONSIVENESS,图片文字应用案例,HR: “Employees in remote offices feel out of touch. Morale is low, travel to headquarters is frequent. Can Microsoft help?”,ADMIN / FINANCE: “Unwanted email is a burden. Customer mails are being lost, and we fear restricted information is being sent to the wrong
10、 people.”,SALES: “The firm we acquired uses a different sales reporting system. Before I can unify the sales groups, I need one integrated system.”,ENGINEERING: “We talk about reducing time-to-market. But my development org spans 4 continents.”,OPERATIONS: “You want a more responsive operations team
11、? Give us visibility into customer trends.”,案例动画的运用,常见的控制方法,幻灯片页面演播控制 定时播放 连续播放 循环播放 绘图笔的应用 使用 改变颜色 擦除笔迹,面对演讲稿，不够熟练怎么办？,为幻灯片添加备注信息 只允许我自己查看幻灯片备注信息,Part III 企业数据处理能力提升篇 电子表格软件在企业中的应用,电子表格应用技巧 公式与函数的使用 企业数据的汇总与分析 数据的图形化展示,修饰数值格式,设置数字精确值 负值突出显示 设置数字货币格式 日期型数字格式 文本型数字格式 自定义数字格式,表格的基本操作,选择区域 用鼠标直接拖动选中矩形区
12、域 在行列标记上单击选中整行整列 再拖动鼠标的同时按住Ctrl键选择不连续区域 按住Shift键可以选中两点之间区域 按快捷键Ctrl+Shift+8（或Ctrl+*）可以选中当前单元个周围连续的矩形区域,选择表格续,快速移动光标 Ctrl+home 将光标移动到第一个单元格 Ctrl+End 将光标移动到表格最后一个单元格 Ctrl+ 将光标移动到当前区域最右列(其他方向箭头依此类推) 则Ctrl+Shift+向下箭头,选择当前单元格至当前区域最后一行的内容,表格的编辑和调整,序列填充 填充柄 ：选中区域右下角的黑点 拖拽填充柄可实现序列填充，如：January, February, Mar
13、ch等 一切和数字有关的数据都有序列功能 反向拖动填充柄相当于删除 自定义填充序列：工具选项自定义序列 其他填充：编辑填充序列,条件格式的使用,什么是条件格式 对选定区域中符合指定条件的数据以指定格式显示 如何设置条件格式 格式 条件格式 使用条件格式显示单元格的数据 例：将表格中大于500的数字以红色显示 目的：突出显示满足某个条件数据,在Excel中编辑公式,点击等号（=）开始编辑公式 在公式中可以使用加、减、乘、除四则混合运算，括号、乘方（2表示2次方）等 字符运算 使用“&”符号连接字符 公式复制过程中存在的问题 相对引用案例 绝对引用和应用案例,简单函数的使用,用函数进行计算的必要性
14、 几种常用函数介绍 SUM，AVERAGE MAX，MIN COUNT，CountA，CountBlank Round, Roundup, Rounddown,日期函数的使用,常用统计函数的使用,Sumif 对满足指定条件的数值求和 CountIF 计算区域中满足给定条件的单元格的个数,条件判断函数- IF,工资表的编制格式 税金的计算,高级查询函数的使用,VLOOKUP( )函数 在表格的最左列查找某个数值，并返回该值右边所对应的第N列的数值 HLOOKUP( )函数 在表格的首行查找指定的数值，并由此返回该值下方所对应的第N行的数值,对表格数据的排序,表格数据的排序组合 数据表规则 排序规
15、则 排序方法 单一条件排序 多重条件排序 自定义排序,对数据进行分类汇总,分类汇总(数据分类汇总)： 按照数据表格的某个字段进行分类，并计算每个类别的汇总信息 分类汇总操作的基本原则 在分类汇总之前， 需要先按汇总列进行排序,对数据进行合并计算,合并计算 将结构类似、位于不同位置（可以是不同的工作表或工作簿）的表格合并到一个区域并计算统计信息 数据 合并计算 创建合并计算表格 要求具有相同的行列标签 创建合并计算前将光标放在要显示结果的位置,对表格数据的筛选分析,自动筛选数据 筛选条件和规则 单一和多重条件筛选 排名筛选 高级筛选 定制条件区域 将筛选结果复制到新的区域 筛选唯一性纪录,数据透
16、视表和数据透视图表,数据透视表 数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。,使用数据透视表,数据透视表包括: 页字段 行字段 列字段 数据项 按不同字段分类数据透视表 只需要将要查看的字段拖拽到相应的字段即可 按不同关键字查看数据,使用数据透视表,查看汇总结果明细信息 双击汇总值即可查看明细信息（即来源） 明细数据会显示在自动插入的新工作表中 改变数据汇总方式 汇总字段上点击鼠标右键“字段设置”即可改变汇总方式 查看数据占同行(同列)数据总和的百分比 字段设置对话框选项 占同行数据总和的百分比,使用数据透视表,按字段排序,筛选数据透视表 在要排序的字段上右键字段设置 高级 排序(选择要排序的项) 按日期字段汇总数据透视表 此字段中必须是日期格式的数据 可以将日期型字段按照年月日等进行组合汇总 日期字段上点右键字段设置组及显示明细数据组合,Q & A,
