1、事 业 单 位 公务 卡 的 运 行状 况 及 发 展研 究 高俊卿 于津 中 国 水产 科 学研 究 院黄 海 水产 研 究所 摘 要： 事业单位采用公务卡结算方式是大势所趋, 采用公务卡结算可以减少现金的使 用, 同时提高公务消费透明度, 加强廉政风险防控。 事业单位作为公务卡结算方 式推广领域之一, 在推行过程中暴露出不少问题。 本文从事业单位角度出发, 结 合本单位在公务卡推广过程中出现的问题, 并提出相应改进措施。 关键词 ： 公务卡; 问题; 建议; 一、目前事业单位公务卡的运行状况 对事业单位来说, 公务卡使用的便捷之处是减少了现金的使用频率, 工作人员 在出差和采购等公务活动不
2、必携带大量现金, 采用公务卡结算既提高效率又保 证资金安全, 而且公务支出的消 费信息全部都记录在发票和刷卡小票上。 财务人 员通过开户行的公务卡还款系统对公务支出的消费信息进行审核, 然后报销还 款, 通过审核这一步骤, 可以清楚消费活动的真实性和合规性。 事业单位是政府 部门的重要组成部分, 资产和资源属于国家所有, 同时需要时刻接受社会公众 的监督。 财务透明度低是事业单位急需改变的一个重要问题, 是事业单位服务社 会的保障。 要想提高事业单位的财务透明度, 就要合理完善事业单位财务管理制 度, 修改现金支付的传统报销制度, 就需要利用公务卡的全面普及使用了。 二、事业单位公务卡使用中存
3、在的不足及问 题 ( 一) 公务 卡可使 用的场 所比 较少 就目前来看, 虽然中国经济高速发展, 但是由于刷卡消费的商业网点并未大规 模普及, 尤其在农村地区, 无法提供刷卡服务, 没法保证公务卡的普及, 这也 就没法保证使用和报销的准确度。 ( 二) 传统 结算方 式的影 响 现金、 支票、 汇款是长 期以来事业单位消费的结算方式, 部分职工觉得办理公务 卡比较繁琐, 同时害怕还款不及时影响自己的信用, 增加自己的财务负担, 不愿使用公务卡结算。 也有一些职工还没有刷卡消费的习惯, 没有体会到这种消费 的快捷方便 。 随着新型支付方式的逐渐推广体验, 相信大家越来越愿意使用公务 卡结算。
4、( 三) 报销 周期长, 还款 手续 繁杂 在公务卡还款的过程中, 公务卡的每笔消费都要在还款系统中进行登录, 这样 无形中增加了会计人员的工作量。 首先会计人员需要通过公务卡还款系统生成公 务卡还款明细, 然后开立支票提交开户行。 开户银行按照支票金额和还款明细从 零余额账户扣款, 然后分别划入需要还款的个人账户。 其次是公务卡还款需要漫 长的过程, 公务卡的免费消费时间最长55 天, 最短只有25 天, 职工报销的时候, 需要主管领导签字后, 单据拿到财务部门后会计人员要在系统中进行录入、 审核; 然后将还款明细提交银行, 这些步骤完结后才能收到还款。 ( 四) 公务 卡额度 按需分 配,
5、 改善 银行服 务 银行一般以行政级别界定公务卡信用额度, 从事领导岗位高信用额度的人员用 卡次数反而非常低, 经常出差和采购的信用额度低的工作人员公务卡使用频率 非常高, 这样就出现公务卡额度未按需分配的情况, 间接的限制了公务卡的使 用。 同时开户银行在业务水平、 服务态度等方面存在差异, 出现了办卡手续繁琐、 批复时间长等问题。 ( 五) 公务 卡的使 用容易 产生 腐败现 象 工作中, 尽管公务卡小票能提供 准确提供消费的卡号、 日期、 金额、 地点等, 但 公务消费中的腐败现象依然屡禁不止。 产生这种现象的原因, 是因为公务卡的持 有者为个人, 在消费过程中公务卡既可以用在公务消费中
6、, 也可以用在纯粹个 人的消费中, 如果仅仅按消费记录和消费小票很难进行判断, 部分公务人员觉 得有机可乘, 做出违法违纪的行为, 如在餐饮、 娱乐场所消费刷卡, 开发票却是 材料、 办公费等, 报销人员的这种违规行为严重影响了公务卡的使用效果。 另外, 在采购业务中弄虚作假、获取一定的回扣的行为也是屡见不鲜。 三、事业单位公务卡使用中的改进措施及建议 由于公务卡在运行中存在用卡场所限制, 报销手续繁琐, 银行服务不完善等等 问题, 需要优化用卡环境, 加大公务卡使用的宣传力度, 优化报销流程, 提高 工作效率, 进一步完善公务卡系统。 ( 一) 大力 宣传公 务卡的 优势, 明 确公务 卡的
7、职 责管 理 事业单位要推行公务卡制度, 就要通过各种方式大力地宣传, 使得单位人员了 解并使用公务卡。 营造良好的舆论环境, 利用新媒体广泛的宣传有关公务卡使用 的方法, 做到安全用卡, 提高使用公务卡的积极性, 让用卡意识渗透到实际工作中去。 事业单位要对单位负责人及经常用卡人员进行严格的培 训, 强调会计和 出纳在现金管理中的职责, 严格现金管理, 逐渐减少现金的使用。 ( 二) 增加 POS 机设 置数 量和 同时布 局也 要合理 化 在经济不发达、 交通不便利的地区, 即使携带公务卡, 由于没有POS 机也不能顺 利刷卡, 为了改善这种局面, 要对经济不发达地区, 加大财政投入力度,
8、 通过 各种方式进一步增加 POS 机的数量。 ( 三) 简化 报销流 程, 提 高工 作效率 首先管理部门应简化公务卡报销流程, 加大报销系统方面的投入, 使得还款过 程更加的方便快捷, 减少财务人员的工作量, 提高工作效率。 其次事业单位应该 积极开发新 软件系统, 尽可能实现财政管理部门、 事业单位、 银行的 公务卡信息 共享, 简化工作流程, 这样不仅降低财务人员的工作量, 节省了公务卡录入的 大量时间, 而且大大提高了工作效率。 ( 四) 银行 和事业 单位要 提供 创新服 务, 提高工 作满 意度 首先, 开户行应完善公务卡管理系统, 实现结算的方便快捷。 对预算单位的办理 公务卡
9、的申请要尽快回复, 办卡流程尽可能简化、 办卡速度尽量快、 服务形式多 样化。 对于用卡比较频繁, 金额较大, 还款及时的人员提出的提高信用额度的申 请, 考虑尽快批复。 其次, 顺应网络新媒体的大趋势, 银行、 事 业单位应积极开 发新的软件, 提供形式多样的服务, 便于职工通过电脑、 手机等及时查询消费情 况、报销进度、到账情况以及信用卡余额, 提高持卡人使用公务卡的积极性。 ( 五) 加大 对公务 卡使用 过程 的有效 监督 检查 管理部门应该加强对公务卡使用的监督和检查, 科学合理使用财政资金, 遏制 腐败现象的发生。 在具体的操作中, 财政管理部门要对公务卡使用单位进行定期 的检查监
10、督, 核对公务卡消费的合法合规性, 实现财政支出透明化; 事业单位也 应成立内部的审计监察部门, 同时聘请具有审计资格的注册会计师, 对单位的 重点经费大额支出进 行审计, 特别需要注意的是出国费、 公务接待费、 大额的材 料费、 差旅费。 对于已经出现的违法违规行为, 提出整改措施。 只有各级管理部 门加强监督检查, 才能节约财政资金, 提高资金使用效率, 消除腐败现象的发 生。 ( 六) 事业 单位财 会人员 的计 算机水 平有 待提高 首先公务卡还款过程中需要登录开户银行的系统, 录入公务卡凭条的所有信息, 包括日期、 金额、 支出 的项目等, 其次事业单位的凭证生成, 财政项目的预算控 制, 公务卡还款都实现了电子一体化, 这些都要求财会人员具有较高的计算机 操作能力。 但是实际工作中, 由于单位财务人员的水平参差不齐, 造成公务卡还 款过程的不顺畅, 影响了公务卡的结算工作。 为了解决这一问题, 需要定期开展培训学习, 提高财务人员的计算机操作能力, 确保及时有效完成公务卡的报销 和还款业务, 促进公务卡的顺利推广。 参考文献 1 何其恩.高校公务卡 推行的问题及对策探讨.中国乡镇企业会计, 2016 (07) . 2 胡贞.我国公务卡运 行现状及发展研究, 商业会计.2016 (09) .
