1、Word 长篇文档排版1 引言11 引言在写作长篇文档的时候，经常需要根据特定的格式要求对文档进行排版，使文章更加的规范、整洁、美观。Word 是广为使用的文档排版软件，使用 Word 能够对文章进行专业排版，并且操作简单，易于使用。在实际排版使用中，有一套较为实用的排版流程，现总结成文，同时以 Word2013 为基础，对 Word 长篇文档排版中经常遇到的问题加以说明。Word 长篇文档排版的一般步骤为 1：1、设置页面布局；2、设置文档中将要使用的样式；3、制作各章标题；4、设置页眉页脚；5、正文中图片、表格和公式的自动编号及正文引用；6、参考文献的标注及引用。2 设置页面布局22 设置
2、页面布局2.1 基本设置文档的页面页面布局是排版的第一步，利用它可以规范文档在使用哪种幅面的纸张，文档的书写范围，装订线等信息，设置文档的页面布局在 Word2013 的【页面布局】选项卡，如 图 2-1。在图中 1 区可以分别设置页边距等信息，需要更详细的设置单击 2 区的右下箭头，打开【页面设置】详细对话框，如 图 2-2。图 2-1 设置文档的页面布局图 2-2 页面设置常用选项【页边距】选项卡中，可以根据需要设置上下左右边距及装订线位置，页边距各参数的含义如 图 2-3， 【纸张】选项卡中可以设置页面纸张类型，一般选 “A4”即可， 【版式】选项卡可以设置有关节的相关信息及页眉页脚的布
3、局。2 设置页面布局3图 2-3 页边距各参数含义2.2 让文字更清晰长篇文档一般很多文字，年纪大的人阅读起来比较吃力，为使用文字更清晰，一般采用增大字号的方法，但效果并不理想，其实在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能使内容看起来更清晰，具体步骤如图 图 2-4。图 2-4 设置文档网络让文字更清晰3 定义文档中将要使用的样式 43 定义文档中将要使用的样式样式是文档中文字的呈现风格，通过定义常用样式，可以使相同类型的文字呈现风格高度统一，同时可以对文字快速套用样式，简化排版工作，而且，Word 中许多自动化功能（如目录）都需要使用样式功能。对于常用的样式，还可以先定
4、义到一个模板文件中，创建属于自己的风格，以后只需基于该模板新建文档，就不需要重新定义样式，让写作者更关注文档内容本身。3.1 样式的设置Word2013 中已经定义了大量样式，一般在使用中只需要对预定义样式进行适当修改即可满足需求。样式的设置方法为， 【开始】选项卡中，在需要修改的样式名上【右键】|【 修改 】 ，即可进入修改样式对话框，如 图 3-1。在修改样式对话框中，可以修改样式名称，样式基准等，单击左下角的格式，可以定义该样式的字体段落等格式，常用的设置如图中序号所标，可以根据具体要求进行适当修改，其中，可以为某样式设置快捷键，以后只需要选中文字并按快捷键即可快速套用样式。需要指出的是
5、， “正文”样式是 Word 中的最基础的样式，不要轻易修改它，一旦它被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。另外，尽量利用 Word 内置样式，尤其是标题样式，可使相关功能（如目录）更简单。图 3-1 修改样式3 定义文档中将要使用的样式 53.2 样式的保存与载入所有常用的样式定义好以后，为避免以重复工作，可以将样式保存起来，一般的方法是保存到模板，方法为【文件】|【另存为】| 文件类型选择 “Word 模板(*.dotx)” ，重命名为一个自己熟悉的名字保存到适当位置。以后要使用这个模板，只需要双击该模板文件，即可基于该模板快速建立一个新文档，并且可以使用之前定义的相关样式
6、。4 制作各章标题及页眉页脚64 制作各章标题及页眉页脚4.1 带编号的多级标题一般论文等长篇文档需要在各章节前加上编号，形如本文档标题结构，定义章节编号的功能可通过【开始】|【段落 】面板中的 按钮| 【定义新的多级列表 】打开定义新的多级列表对话框，如 图 4-1。1、在 1 处单击“更多” 按钮，展开右侧面板；2、在 2 处选中级别 1；3、在 3 处设置级别的编号样式；4、在 4 处设置编号的对齐方式；5、在 5 处设置级别 1 链接的样式为标题 1；6、类似设置好级别 2，级别 3 等，一般到级别 3 即可，这样就能在开始面板上看到如图 4-2 中定义好的带编号的多级标题，以后，只需
7、要对标题文字应用相应的标题样式，即可自动编号。图 4-1 定义新多级列表4 制作各章标题及页眉页脚7图 4-2 带编号的多级标题样式小技巧：有的论文要求一级标题为“第一章”，二级标题为“1.1”，这个可以在定义多级编号的时候，选择编号样式为“一，二，”即可，但会出现图片题注中出现“一.1”这样的别扭显示，一般的作法是在定义多级编号的时候仍然选择“1，2”样式，并在标题 1 样式中将前面的编号设置为隐藏文字，然后手动敲上去第一章等字样，可解决此问题。4.2 利用定义好的多级标题生成目录很简单， 【引用】|【目录】| 【 自定义目录】 ，打开目录对话框，如 图 4-3。图 4-3 目录在 1 处可
8、以设置目录中显示的级别，一般选择 3，另外，如果要自定义目录中文字的格式，可在 2 处单击【修改】 ，即可进行相应的修改。标题有变化时，只需要在生成的目录上【右键】|【 更新目录】即可。5 定义页眉和页脚85 定义页眉和页脚5.1 为各章分节分节为页眉页脚的基础，有关页眉页脚的要求一般都要先通过分节才能实现，如奇偶页不同等，同时，分节也是很多其它操作的基础，如纵向版面与横向版面混排。分节符的插入在【页面布局】|【分隔符】| 点击相应的分节符即可。此处顺便说一下纵向版面与横向版面混排的问题，有的图片或表格可能太大，无法在纵向版面中放下，需要临时切换成横向版面，操作过程如下：1）在该片面前后各插入
9、一个分节符，2）在页面设置中设置该页版面为横向即可。5.2 插入页眉和页脚然后回到文档开始（快捷键 Ctrl+Home） 【插入】| 【页眉 】 ，出现【设计】选项卡，第一页一般不需要页眉，直接点击【下一节】 ，先点击【链接到上一条页眉】 ，取消选中，避免修改后第一节页眉跟着修改。下面以页眉中插入章标题为例进行说明。在页眉中，点击【引用】|【 交叉引用】 ，出现交叉引用对话框，如 图 5-1。1 处引用类型中选标题，2 处引用内容中选标题文字，3 处选中页眉所在章节，4 处点击插入即可，然后跟正文一样设置页眉的格式，对齐方式等。如果要在页眉中加入其它内容，如页码或其它文字等，方法与上述一致，善
10、用交叉引用即可。图 5-1 通过交叉引用在页眉中加入章标题5 定义页眉和页脚9在插入页眉的时候，有的页面不需要页眉，即可删掉了还是会在页面处增加一条横线，实际是为页眉文字加了一条下边框，虽然删除了文字，段落符号还在，所以横线还在，去除的方法就是：1、选中页眉中的段落标记， 【开始】|【边框与底纹】2、在打开的边框与底纹对话框中，去掉下边框即可。插入页脚的方法与页眉类型，只要注意，要先取消【链接到前一条页脚】再进行修改，以免影响前一节页脚的内容。另外，插入页码的时候，要选中页码文字|【设置页码格式】 ，如 图 5-2。在 1 处设置为起始页码， 2 处设置为 1。图 5-2 设置页码格式6 图片
11、、表格和公式的编号及引用106 图片、表格和公式的编号及引用6.1 图片与表格的编号及引用在 Word2013 中，图片与表格的编号及引用比较简单，主要利用题注，交叉引用即可。因为图片与表格类似，区别就是表格题注在表格上面，图片题注在图片下面，这个可以在插入题注的时候选择，所以，在此以图片为例。插入图片的一般过程如下：1、 【插入】|【 图片】 ，选中需要插入的图片；2、右键单击图片|【插入题注 】 ，弹出题注对话框，如 图 6-1。在 1 处新建标签，如“图”，在 2 处设置编号，如需要在编号中加入段落编号，勾选相应选项即可，在 3 处输入图名。图 6-1 插入图片题注3、在需要引用图编号的
12、地方， 【插入】|【交叉引用】 ，引用类型选择图，引用内容选择标签和编号，插入即可完成引用。表格类似，在此不再赘述。6.2 公式的插入、编号及引用公式的插入一般利用 MathType 工具，虽然 Word2013 中内置了公式编辑器，远没有MathType 方便。插入公式可选择【MathType 】|【Inline】 ，弹出公式编辑器，在该编辑器中编辑好公式后关闭编辑器，即可将公式返回 Word。一般论文中对公式的排版要求是公式单行居中，公式编号居右，当然，可以加大量的空格及手工调整实现，不过 Word 显然提供了更好的工具，那就是制表位。要使用制表位，先通过【视图】|勾选【标尺】 ，将标尺显
13、示出来（如 图 6-2） ，然后单6 图片、表格和公式的编号及引用11击 1 处图标变成居中制表位，再在 2 处适当位置单击添加一个居中制表位，类似的添加一个居右制表位。图 6-2 插入制表位为公式添加编号，需要先规范编号的格式，本文以公式编号中需包含章节号为例，如果不需要包含章节号更简单，此处不再赘述。 【MathType】| 【Insert Number】下拉按钮|【 Format】 ，弹出如 图 6-3 对话框，在 1 处定义是否包含章编号及格式，2 处定义此格式应用于整个文档。章编号对应于 Chapter Number，勾选即可。但这里的章编号并不是 Word里面的章编号，而且 Mat
14、hType 的章编号，可以通过控制【MathType】|【 Chapter&Sections】| 【Insert Break】添加章编号，如 图 6-4。图 6-3 公式编号格式化6 图片、表格和公式的编号及引用12图 6-4 插入公式章编号这样就定义了公式的编号格式，接下来，将光标移动到公式右侧， 【MathType】|【 Insert Number】 ，即可插入公式编号。利用之前定义的制表位，在公式前单击 Tab 键，公式即可居中，在编号前单击 Tab 键，编号即可居右。同时，为了保存制表位的设置，使每个公式位置相同，可将公式段落定义为新的样式，保存到模板中。定义完成的效果如式* MERG
15、EFORMAT (6.1)：* MERGEFORMAT (6.1)24bac引用公式时，只需在引用的位置， 【MathType】| 【Insert Reference】 ，然后双击要引用的公式编号即可。7 参考文献的编号与引用137 参考文献的编号与引用一般论文都要引用一定数量的参考文献，标注参考文献的方法比较多，很多人推荐用尾注或脚注的方法，虽然比较麻烦，不失为一个好方法，此处增加一条删除脚注横线的方法：【视图】|【普通视图 】| 【引用 】|【显示备注】|【查看脚注 】| 【脚注分隔符、脚注延续分隔符】 ，删除即可。使用脚注或尾注的方法自动化程度高，但可定义性小，很多时候无法满足需要。其实有一种简单些的方法，依然是利用交叉引用。1、新建一页，并插入分节符，作为参考文献列表页；2、 【开始】|【 定义新编号格式 】 ，弹出定义新编号格式对话框，如 图 7-1。在 1 处选择编号样式，2 处编号前后输入中括号，或按要求输入其它符号。3、在编号后输入参考文献的相关信息。4、在需要插入参考文献编号的位置， 【引用】|【交叉引用】 ，引用类型选择编号项，引用内容选择段落编号，即可插入，如果需要以上标形式标出，选中序号，进行相应的编辑。图 7-1 定义参考文献编号格式8 参考文献148 参考文献1 杨久春. 学位论文排版建议书. 2006 年 2 月.
