1、协 同 办 公 平 台 方 案 介 绍协同办公平台简介 第 1 页 共 55 页目 录1. 系统整体设计方案 .21.1 系统平台架构 .22.EZOFFICE 协同平台介绍 .32.1 门户自定义平台 .42.2 信息管理平台 .72.3 工作流 程平台 .102.4 综合应用平台 .182.4.1 资源使用 .182.4.2 物品管理 .182.4.3 合同管理 192.4.4 车辆管理 .202.4.5 资料管理 .212.4.6 网上调查 .222.4.7 问卷调查 .222.4.8 会务管理 .222.4.9 设备管理 .232.4.10 项目管理 .232.4.11 资产管理 .2
2、42.5 人事管理平台 .24协同办公平台简介 第 2 页 共 55 页2.6 通讯沟通平台 .262.7 个人办公平台 .272.8 系统管理平台 .282.8.1 基础设置 .292.8.2 自定义工具 .333.EZOFFICE 优势特点 .353.1、易用性 353.2、平台性、灵活性、扩展性 353.3、门户化、整合性 353.4、健壮性、稳定性 363.5、集团性 363.6、移动性 364. OA 典型案例客户 37协同办公平台简介 第 3 页 共 55 页1. 系统整体设计方案1.1 系统 平台架构协同管理平台不仅仅是传统的 OA 软件，而是一个涵盖协同办公、信息充分关联、各种
3、业务系统充分协同综合协同办公平台，它是现在及未来系统的集成平台。协同管理平台解决方案：协同管理平台基于 J2EE 架构技术的三层架构，完全采用 B/S 体系结构，她包括基础服务平台，内含单位、组织、用户、权限等管理、各种开放接口，她具有： 信息管理平台，实现各种信息（word/excel 等各种格式）文档资料的分类管理、权限控制、查询、跟踪信息查看状况，信息发布的审批等功能；协同办公平台简介 第 4 页 共 55 页 利用数据库自定义、表单自定义，基于 wfmc 标准的图形化流程定义及强大的工作流引擎，结合手写意见、电子签章实现各种办公与业务流程的流转及公文网上流转与办理情况查阅、自动归档等；
4、 具有综合事务管理平台，包括会议管理、车辆管理、档案管理、问卷调查、办公用品管理等内容，并提供了一个自定义平台允许用户自定义基础小型应用，如固定资产,合同管理等等； 以即时通讯、内部邮件、论坛、短信平台为内部提供丰富的交流手段； 具有个人办公功能,实现个人信息设置，个人工作汇报、工作日志，工作日程及与团队共享日程，个人任务安排，及领导安排任务等。2.协同平台介绍协同管理平台涵盖门户自定义平台、信息知识平台、工作流程平台、公文管理平台、通讯沟通平台、个人办公平台、综合办公平台、人力资源管理、系统管理平台功能，它以工作流引擎为底层服务，以通讯沟通平台为交流手段，以门户自定义平台为信息推送显示平台，
5、为用户提供集成的协同工作环境。如图：协同办公平台简介 第 5 页 共 55 页2.1 门户自定义平台协同办公平台门户自定义平台集成来自于系统各模块，来自于互联网及各应用系统的信息并根据不同的单位不同的岗位人员关注的内容不一样为用户提供个性化的集成界面，使的每个人进入协同办公系统后显示自己关注的内容，极大地提高工作效率。门户自定义平台主要功能特点如下：协同办公平台简介 第 6 页 共 55 页 可以定义多套门户，使每个单位每个岗位人员的首页内容可以不一样系统可以根据不同的人（或组织）关注的内容不一样由管理员给不同的人定义不同的首页。例如领导的首页与其他用户首页的内容不一样，业务部门与后勤部门的首
6、页不一样，集团与分支机构的首页不一样。协同办公平台简介 第 7 页 共 55 页 可以随意定义栏目，每个功能模块的新信息都可以放在首页上我们把整个系统的多个功能模块的最新信息做成一个个的小模块，管理员可以根据不同的人关注的内容不一样为不同用户定义不同的内容并且可以定义显示的条数。 首页上每个功能模块的位置可以调整及信息条数可以调整管理员可以通过拖拉的方式设置每个功能模块的位置及每个功能模块信息的条数。 整合 RSS 技术，ezOFFICE 成为 RSS 阅读器，可以采集互联网的信息，把列车时刻、天气预报、飞机航班等信息及时更新到首页 通过二次开发接口，可方便地集成其他业务系统的最新信息可以通过
7、系统开放的自定义模块接口将各业务系统的最新信息通过二次开发的方式集成到首页上来实现各系统最关注的信息整合查看，帮助用户提高办协同办公平台简介 第 8 页 共 55 页公效率。 提供其他业务系统的单点登录详见系统集成方案 单点登录2.2 信息管理平台信息管理平台提供了跨越组织的信息管理模式与按组织的信息管理模式，为用户实现信息与知识的发布、共享、积累、利用与创新的全过程管理,便于组织传递信息、积累知识、打造学习型组织，为组织节省大量传递信息、查找信息、管理信息的成本，具体的功能如下： 知识地图：具有灵活的栏目(目录)管理，可以象 windows 资源管理器一样创建任意级的栏目(目录)，可以跨越组
8、织建立栏目上，也可以在某个组织下建立栏目。如建立公司新闻、规章制度、下载中心、报表中心、通知公告等 信息审批：可以调用工作流引擎对栏目的信息发布建立审核流程，实现协同办公平台简介 第 9 页 共 55 页某个栏目下的信息经过审核后才能发布。 信息编辑：给用户提供多种信息发布方式，HTML,WORD/EXCEL 等，可提供 HTML 编辑器供在线编辑正文内容与拷入或导入WORD/EXCEL 内容并且不变形，可在线编辑 WORD/EXCEL 文档，另外提供模板的功能，供用户发布信息时选择相应的模板发布。 安全性：提供栏目级的新建、维护、查看权限控制及信息级的查看权限控制，保证访问者只在权限允许的范
9、围内查看、维护信息。 信息查看：以列表、详细、缩略图等多种方式查看信息列表,以多种方式查看详细信息与附件，媒体文件可以直接播放，网页可直接打开，附件可直接下载，可以基于文档讨论与交流，可以记录信息的查看情况便于相关人员跟踪信息查看情况，可以针对文档记笔记，打印等，查看时还可以禁止打印拷贝等。协同办公平台简介 第 10 页 共 55 页图( 信息查看页面) 版本管理：系统记录信息的每次修改版本，默认查看最新版本，可以查阅历史版本。 信息附件：可以上传多个附件，通过 FTP 的方式上传大的附件。 网站结合：跟 ezOFFICE CMS 网站管理软件结合，可以将信息发布到网站中去，可以在信息管理平台
10、管理网站信息。 信息统计：可以对信息的发布情况按组织、按人、按作者统计结合相应协同办公平台简介 第 11 页 共 55 页的绩效管理。配置知识积分方案。综合积分=贡献积分 +推进积分 +索取积分。统计表 全文检索：系统提供丰富的信息检索能力，可以按标题、内容、发布时间等组合检索，支持全文检索。 信息管理：为信息维护人员提供信息转移、推荐，归档等管理功能。协同办公平台简介 第 12 页 共 55 页2.3 工作流程平台工作流平台包括数据库定义、表单定义、流程定义（图形化流程定义工具ezFLOW）及工作流引擎，系统采用 WFMC 的流程标淮实现各种复杂流程的电子化流转, 并且采用插件式的设计方法让
11、工作流模块还可以被其它功能模块调用，完成相关的业务流程驱动,工作流程平台与各业务模块的关系如下：信息管理工作流应用文本型流程定义 数 据 库 定 义工作流引擎e z F L O W 流程定义表 单 定 义流 程 定 义表 单 定 义公文管理工作流应用综合办公工作流应用名片订购工作流应用 . . .工作流程工作流应用 插件式：独立的插件式设计，其它功能模块可以灵活调用工作流引擎，实现各功能模块的业务流转，如信息管理、公文管理、综合办公、名片订购等，工作流程作为独立的服务可被各模块引用，流程引擎与表单定义相结合产生工作流程的独立应用“工作流程”模块。 设计工具：提供图形化的流程设计工具，以所见即所
12、得的方式设计流程，方便易用。协同办公平台简介 第 13 页 共 55 页 构建复杂流程模型的能力：智能的工作流引擎，提供标准活动、子活动、虚拟活动、自动返回等多种活动类型;采用前驱、后继的模式可以建立任意模型的流程，同时支持由流程办理人选择下一环节及由表单内容条件判断来实现流程的路由，并在条件路由时支持与表单中各字段的关系判断并支持与流程启动人或上一办理人的职务级别的判断。图（流程定义）协同办公平台简介 第 14 页 共 55 页图（活动定义-基本信息）协同办公平台简介 第 15 页 共 55 页图（活动定义-操作按纽）图（活动间关系定义） 流程办理人（参与者）：丰富的流程参与者的选择方式，可
13、以按角色与组织或职位或发起人相同办公地点的组合计算得到参与人、也由当前办理人从指定范围中选择、从所有用户中选择，从上一办理人本部门中选择、可以是发起人，发起人的领导、以及从指定的群组中选择等多种方式满足日常办公中对流程办理人的选择要求。 办理类型：系统支持只有单个人办理的模式，支持从多个人中任一办理人办理完毕即可模式，支持多个依次办理模式，支持多人同时办理模式、允协同办公平台简介 第 16 页 共 55 页许办理过程中转给其他人办理模式、支持阅办不影响流程流转的模式。 催办与提醒：支持手动催办与提醒，自动催办与提醒，自动提醒通过系统中设置，设置时支持按固定的催办期限、根据表单内容得到相应的催办
14、期限的催办方式，并可以设置到达办理期限后如何催办用户,在提醒方式上支持短信提醒，即时通讯提醒，系统中滚动提醒等多种提醒方式。 接口：预留丰富的扩展接口，可与其它业务管理系统进行数据交互，从而实现采用工作流建立各业务系统之间的通道，实现业务的顺畅连接。 办理情况监控与跟踪：所有涉及到流程的相关人员包括流程发起人，办理人，流程跟踪人员都可以通过图形化的方式查询流程的进展情况，随时了解流程动态并可以通过流程详细记录了解流程整个办理过程与签收情况，针对流程查询与实时跟踪。 流程例如处理：流程当前办理人可以退回流程，监控人可以撤办流程，收回流程，管理员可以转交流程给其他人员办理，当事人可以提前设置工作代
15、理指定流程代办人。 手写意见：流程审批和灵活选择手写和键盘两种方式批写意见，可以在线编辑 WORD 及 excel 等多种形式的文档，痕迹保留，电子印章等。 流程关联与触发：可通过子流程进行流程与流程之间的关联，在子流程中可以链接到主流程，在主流程中可以链接到所有相关的子流程。协同办公平台简介 第 17 页 共 55 页图-流程的项目关联 归档与查询：流程审批结束后所有信息可归档到档案管理保存，另外系统提供了丰富的查询统计能力，可以按流程、按表单任何元素组合查询并可以导出查询结果到 excel，如下图可以查询在办流程与办结流程，可以将查询结果导出到 excel 进行分析。图 （办理查阅在办流程
16、）协同办公平台简介 第 18 页 共 55 页图 （办理查阅在办流程-具体流程界面） 工作代理：可通过工作代理的方式授权他人代办流程审批工作，工作代理可以指定到流程，可以指定代理来自某范围内的流程。 表单：灵活的表单定义工具，可以定义各类流程表单，可从 word/excle 中定义工作流程所需表单样式并通过设置表单内容与自定义的数据库结合；实现强大的表单定义能力，自定义数据库不仅定义表单元素，还可以定义这些元素在界面的表现形式及可以关联数据库；可以实现主从表；实现不同流程环节表单不一样，并可以实现显示表单与打印表单不一致。 流程办理：流程办理时按待办、在办、办结等分类，并可按时间、缓急、类型等
17、多种模式分类供用户选择办理优先级较高的流程。协同办公平台简介 第 19 页 共 55 页图-流程监控协同办公平台简介 第 20 页 共 55 页图-流程记录查询2.4 公文管理平台2.4.1 公文管理公文管理系统是以工作流为基础定义的特殊工作流模块，主要负责实现内部公文管理电子化，由电子行文代替手工行文，解决公文传递慢及成本高、信息不及时、不同步、办理情况不易于跟踪，办理意见不利于查阅等问题。系统实现了收文管理和发文管理及文件送审签等办理过程的自动化，利用工作流引擎可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档，公文管理模块关于流程方面的特性见工作流平台的描述，公文管理特有的特
18、性包括： 公文表单：除了默认表单之外，管理员可以自定义收文、发文、文件送审签的表单，可以为不同的子单位建立不同的表单，同一表单可以定义多个流协同办公平台简介 第 21 页 共 55 页程并且控制流程权限，让不同的用户使用不同的流程。 痕迹保留、电子签章、手写签名：发文与文件送审签等支持 WORD/WPS 在线编辑，WORD 与 WPS 的修改痕迹可以保留，根据需要显示干净的文档与有修改痕迹的文档；支持电子签章功能；支持手写签名。协同办公平台简介 第 22 页 共 55 页 文档模板及 WORD 与 HTML 交互：公文管理模块提供了自定义标签字段和公文模版的功能，可满足各单位各种发文格式的需要
19、。管理员可以自己设计单位的各类红头文件格式，在发文流转中，指定用户可以直接将编辑好的正文套用模板，并且将文号等信息自动加载到正文中。协同办公平台简介 第 23 页 共 55 页 办理查阅：系统对收发文的办理情况提供了丰富的查询功能，可以按多个关键字查询以了解收发文的办理情况。 消息提醒与查看跟踪：系统在收发文的办理过程中提供了短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人，并可以通过短信方式提醒所有收文用户并能够跟踪用户的收文情况。 丰富的参数设置：系统提供了文号、流水号、主题词等多种基础设置功能，其中文号设置满足多机关代字同一编号，支持跨年度是否重排及特殊效果的文号模式的设置，主题词采用国家标准的主
20、题词设置等。协同办公平台简介 第 24 页 共 55 页 收发文互相触发：系统支持收发文的互相触发，收文可以转发文和文件送审签，发文可以转收文，并可以跟踪发文转收文后的办理进展。 PDF 及 WORD：系统支持发文时发送 WORD 或 PDF 文件。 扫描接口与 OCR 识别：系统提供了与扫描仪的接口，收文发文时纸质文件可直接扫描录入，同时结合 WORD 自带的 OCR 识别功能将附件可以识别成协同办公平台简介 第 25 页 共 55 页文本文件。 公文交换：同构系统支持跨系统多单位的公文交换，异构系统支持导出 xml格式的公文交换。2.4.2 公文交换ezOFFICE 公文交换系统是为多套
21、ezOFFICE 系统之间交换公文而设计（如果多个单位采用大集中模式则公文交换指系统内的小交换，不属本节讨论内容） ，作为公文信息的传输交换通道，主要解决了一级机构与下属二级机构之间公文信息交换的需求，公文交换与 ezOFFICE 公文管理流程办理相结合实现公文全过程的管理与分发，公文交换的实现原理如下图所示：e z O F F I C E 系统公文交换中心单位管理一 级 单 位e z O F F I C E 系统二 级 单 位 一e z O F F I C E 系统二 级 单 位 二e z O F F I C E 系统二 级 单 位 三公文交换客户端 公文交换客户端 公文交换客户端单位一 I
22、 D 文件 单位二 I D 文件 单位三 I D 文件单 位 管 理 新 增 单 位 产 生 单 位 I D 文 件分 发 给 各 二 级 单 位 ， 配 置 到 系 统 中 用 来 识 别 该 单 位具 有 权 限 的 用 户 单 点 登 录 公 文 交 换通 过 单 位 I D 识 别 属 于 哪 个 单 位在公文交换中收本单位收文及以本单位身份发文. . .图 (公文交换原理) 在一级单位部署公文交换中心，可以与一级单位的 ezOFFICE 办公系统部署在一台服务器上一个应用里。 通过公文交换中心的单位管理功能设置各下属单位的账号，并将每个单位的账号信息生成一个配置文件，并将各单位的账号
23、信息的文件配置在协同办公平台简介 第 26 页 共 55 页各下属单位系统中。 各单位具有公文收发权限的用户可在自己单位的系统中访问公文交换客户端，访问公文交换客户端时可通过本单位系统中的单位 ID 配置文件读到本单位的账号并将此账号传递给公文交换中心，通过该单位账号识别该单位，进入公文交换中心后收取本单位的公文及以本单位的身份发公文。ezOFFICE 公文交换的网络部署图如下所示：一级单位 e z O F F I C E 系统 公文交换中心二级单位一 e z O F F I C E 系统二级单位二 e z O F F I C E 系统二级单位三 e z O F F I C E 系统一级单位
24、e z O F F I C E 系统可与公文交换公共一台服务器二级单位 e z O F F I C E 系统单点登录公文交换中心网络(1) 单位设置:单位设置用来设置各交换单位的单位账号协同办公平台简介 第 27 页 共 55 页图（单位设置列表）图（单位设置新增单位页面）(2) 已发公文：显示所有已经分发的公文，点击标题可以查看公文的具体内容。图（已发公文列表页面）协同办公平台简介 第 28 页 共 55 页(3) 未发公文：显示所有的 ezOFFICE 系统中已经流转完毕并成文的但未分发的公文，点击标题或修改按钮进入可以进行分发。图（未发公文列表页面）图（公文分发页面）(4) 未收公文:显
25、示所有新收到的公文，点击新收到的文件可以转 ezOFFICE系统中的收文流程，直接启动收文流程进入收文登记状态。协同办公平台简介 第 29 页 共 55 页2.4 综合应用平台综合管理平台为日常工作中的各项办公事务提供了丰富的管理功能，并能通过一个自定义的平台由管理员再定义出新的模块出来，实现按自己的需要自定义模块并按自己的需求调整这些模块,系统提供的基础模块是资源使用、车辆管理、资料管理、物品管理、贺卡管理，问卷调查、网上调查、档案管理、会务管理、人事信息、培训管理等模块，外加自定义平台自定义一些管理模块。2.4.1 资源使用从用户的角度，将当前用户都会使用的车辆资源、图书资源、会议室资源、设备资源等列出并标记状态，让每个用户可查自己可以使用的资源及其状态，并可以进行网上预订操作，预订可以与流程相结合，审批通过则表示预订成功。
