1、,审核基础知识,1/56,讨论：您所见过的外审员有哪些不好的做法？,2/56,僵化；浮于表面；爱挑剔；轻信；武断；好争论；无纪律；,审核员应避免的不良工作习惯,3/56,缺失的审核方案：很多组织没有对审核方案进行系统策划；粗略的审核计划：计划安排不具体，审什么由内审员掌握；空白的检查表：不编制检查表或检查表没有针对性；单一的审核方法：审核变成了坐在办公室查阅文件记录；狭隘的审核准则：只关注标准、手册和程序，作业层面的文件基本 不被涉及；变味的不符合项：相当多的不符合项被减轻等级或没有报告；空洞的审核报告：审核报告不能对管理体系进行全面系统评价；简化的后续跟踪：对不符合项纠正措施的跟踪简化为对整
2、改情况的 验证；,内部审核实施方面存在的问题,4/56,审核是什么？怎么审核？ 按照标准指导和帮助 为什么要审核？ 怎样对待审核？审核与考核的区别,纠正,培训,审核,提高,5/56,一.何谓审核？ 审-检查管理系统与所选定的体系标准模 式的符合性； 核-通过核对文件化的证据证明管理系统 的持续有效。,重事实，讲证据是审核的基础,6/56,“健康检查” 基本概念验证符合标准系统化定期性 一个以文件支持的、系统化验证过程，客观地获取审核证据并予以评价，以判断一个组织的内部管理体系是否符合所选定的管理体系模式审核标准，并将结果呈报管理者。,客观独立书面报告,一.何谓审核？,7/56,二.审核类型,1
3、.根据审核员的来源区分 内部审核（审核员主要来自组织内部） 外部审核（审核员来自组织外部）第二方审核（顾客对供方）第三方审核（第三方公正机构， 如认证公司）,8/56,第一方审核 本组织内部的审核,第三方审核 由独立的认证机构执行的审核,第二方审核 由顾客或其代表对供方执行的审核。可包括对向同一集团内的其他企业或部门提供产品或服务的企业和部门的审核,二.审核类型,1.根据审核员的来源区分,9/56,二.审核类型,2.根据审核的目的区分 报告审核绩效报告审核，如管理评审 符合性审核规定的符合性审核，如对供方的考评、公司过程审核、产品审核,10/56,二.审核类型,体系完整性？ 体系符合性？ 体系
4、适应性？ 体系有效性？ 体系正确实施与保持？,辨识管理体系可能改善的地方,符合性审核,2.根据审核的目的区分(续）,11/56,二.审核类型,3.根据审核的对象区分 过程审核过程/工艺审核（见过程的划分图） 产品审核产品审核 管理体系审核如质量体系和环境、健康和安全的审核,12/56,二.审核类型,体系发展,以要素为导向,以过程为导向,以结果为导向,以检验为导向,QS,13/56,三.审核的准则,体系标准条文 组织的体系结构文件及相关规定 相关法律法规、标准 其它 协议书 公司的相关规定 以过程为导向，输入/输出 可衡量、可比较、直观,环保、安全、产品责任、召回,14/56,四.审核流程,确认
5、审核范围、初步文件审查,制定审核计划、审核小组指派、 阅览相关资料、决定工作文件,现场审核活动，包括审核前说明 会议、审查相关文件、收集审核 证据、审核总结会议,准备审核报告、分送审核报告、文件 保存,上述所有工作关闭,采取纠正和预防措施对审核发现进行整改,确认审核,准备审核,实施审核,审核报告与文件保存,跟踪审核/持续改进,纠正和预防,15/56,决定审核范围 文件审核 准备审核计划 审核小组指派 阅览相关背景资料准备工作 文件，如行业指南、检查表、记录表等,五.准备审核,16/56,规定了接受审核的内容和区域，包括 组织的实际位置，审核现场的地理位 置或区域范围，或组织的活动、产品、服务
6、及其相关的安卫风险，以及报告方式等。 由委托方（组织）和主任审核员或审核组长 决定,五.准备审核,1.审核范围,17/56,组织不应试图限制其范围以致于排除对组织整体运作所要求的运行或活动，或能影响组织员工和其他利害相关方体系流程的运行或活动进行评估 委托方应提供能满足审核范围需要的资源，包括人、财、物和时间,五.准备审核,1.审核范围（续）,18/56,2.文件审查,目的了解受审核方的管理体系文件是否满足管理体系标准的要求，从而决定是否接受与批准认证，以及是否进行现场审核了解受审核方的基本情况，为制定审核计划和安排现场审核作准备,五.准备审核,19/56,2.文件审查（续）,审查内容审查文件
7、的形式，主要包括文件的格式、编号、审批、发放和修改等内容审查文件内容是否覆盖质量管理体系标准的所有要求审查文件内容是否具有逻辑性和连贯性，表达是否清楚、准确手册的支持性文件是否符合手册的要求,五.准备审核,20/56,2.文件审查（续）,审查内容管理体系方针体系管理手册或程序文件、作业指导书描述体系管理手册如何实施的文件，如内部审核、纠正与预防措施、管理评审等体系的潜在失效辨识、风险评估报告相关法规辨识及符合性评估记录管理目标与管理方案相关证照、许可证，其它证明材料,五.准备审核,21/56,3.审核计划,被审核机构名称及地点 审核日期 审核标准 审核范围 审核小组成员名单 各部门审核具体时间
8、及相对应审核体系单元,五.准备审核,首次会议与末次会议 时程 每日审核发现讨论会 议及不符合事项报告 会议时间,22/56,4.审核-审核员,与所审核的活动无直接责任，可从外部聘请 要经过培训（有资质），能胜任工作 要熟悉 管理体系审核方法 被审核的过程 与被审核过程相关的可能的潜在失效 标准的要求 相关法规及其他要求,五.准备审核,23/56,4.审核-审核员素质,思想开通 (open minded) 具幽默感 有效聆听 有效应付压力 忠於审核目的,五.准备审核,专注于审核程序 组织及管理审核事务之 能力 审核时很有条理务实、 客观地了解该机构复 杂的运作状况,24/56,4.审核-审核员素
9、质,五.准备审核,对该机构的传统、文化或该地区的风俗具敏感度 公正地获取并评估客观的证据 善于分析 成熟合理判断 根据审核发现归纳可接受之结论 忠于结论,25/56,5.审核小组选择原则,考虑被审核机构之组织、过程、活动或功能与被审核机构之潜在利害相关或冲突小组领导与管理能力特殊被审核机构之应对处理能力语言及专业技能审核小组可由主任审核员、审核员、见习审核员、技术专家组成,五.准备审核,26/56,客观独立的第三者 经验与能力 管理体系标准 体系审核 相关法规 被审核方产品专业技术知识 生产活动技术知识,五.准备审核,5.审核小组选择原则（续）,27/56,內容：考虑相关标准、法规、行业风险特
10、性与选定的体系模式相适应 好处：确保重点不会遗漏作为审核记录 注意事项：作为辅助性引导审核之工具， 但不要被它限制,五.准备审核,7.审核检查表,28/56,六.实施审核,首次会议审查文件、记录人员访谈搜集证据/现场查证、测试末次会议,29/56,介绍审核小组成员 解释审核方法与程序 确认审核计划 建立正式审核渠道 促进受审核方的参与 承诺保密责任,六.实施审核,1.首次会议,确认可应用的管理体系文件、会议及工作场所、适当的引导人员 讨论审核限制及安全要求,30/56,营造审核气氛 轻松、和谐、严肃 确认审核依据 手册、程序、工作指令等 收集审核证据 事实的可验证的信息、记录 或陈述 确认审核
11、发现 与审核引导员确认不符合事 项 小结或沟通审 与被审核部门、审核组核结果,六.实施审核,2.现场审核,31/56,纵向审核选择显著潜在失效，查证相关体系单元是否确实执行 路径审核 (Audit Trail),橫向审核依各部门权责，查证相关体系单元是否确实执行部门审核(Department Audit),六.实施审核,3. 审核手法,32/56,纵向审核优点：容易掌握体系关联性及各部门间的协调性缺点：追查是时涉及部门多，不易规划审核行程 建议同时采用两种方法，交互使用,六.实施审核,4. 各审核手法优缺点,橫向审核优点：执行容易，也容易规 划审核行程缺点：不易掌握体系关联性和各部门间的协调性
12、,33/56,六.实施审核,5. 路径审核,(Audit Trail),管理风险,目标与管理方案,过程控制,培训,监测测量,纠正预防,沟通,方针,34/56,方针,六.实施审核,6. 审核技巧,询问 观察 记录 查核,停看听,开放性 问题查证证据,其反应执行程序& 记录,35/56,六.实施审核,7. 记录查证,随机抽样 查证近期（三年）的记录 记录保存情况 其它相关记录：工作日志门卫进出管制记录,36/56,访谈人数以方便方式抽样非统计数所有区域、部门所有作业班,六.实施审核,8. 人员访谈,问话形式开放式(open-ended)易了解勿引导或设陷阱,37/56,解释访谈目的 用不同方式询问
13、使对方了解问題 必要时暂时休息以舒缓压力 先访谈领班 访谈后表示感谢,六.实施审核,8. 人员访谈（续）,38/56,开放性问题,How/What/When/Who/Where/Why？ Show me 配合适当的封闭性问题 得到更多的信息 避免被审核者有被审问的感受,六.实施审核,8. 人员访谈（续）,39/56,六.实施审核,8. 人员访谈（续）,如果.会怎么样？,请展示给我看,你是根据什么 .?,我仍不了解， 请再说明.,你的意思是说.,很好！,适时沉默,用怀疑的眼光注视对方,40/56,六.实施审核,9. 现场查证,注意各类潜在失效人、机、料、法、环及测量等 高风险设施/设备与安全设施
14、/设备防火、防爆、机械伤害防止；检测、警报等 危险性作业与安全管理措施动火，入罐、槽，登高架设，辐射作业等,作业环境与个人防护装备通风，安全帽、安全鞋、呼吸防护具、耳塞等 实地测试检查、检测、检定设施/设备、应变处理程序等 工作环境整齐与清洁,41/56,勿批评进一步调查勿停止工作记录细节保持客观自我判断有不符合事项须坚持,避免争论勿烦躁勿偏袒有效管理时间正确态度勿幸灾乐祸勿使领班失面子,六.实施审核,9. 现场查证（续）,发现问题时,42/56,审核发现,六.实施审核,9. 现场查证（续）,当场澄清确认并由引导人员见证记录细节取得被审核者认同顾及现场主管面子,43/56,避免争论,充分证据解
15、释不符合事项对公司的不利影响避免个人主观意见不要吹毛求疵避免陷入情绪化争辩,六.实施审核,9. 现场查证（续）,44/56,六.实施审核,10. 不符合事项,证据1 证据2 证据3 . . .,标准要求 审核发现,不符合事项,45/56,换证审核或适当的周期性审核时，无管理绩效持续改善之证据系统某单元完全没有执行同一单元有多个轻微不符合事项，使得该单元无法有效执行,六.实施审核,10. 不符合事项（续）,严重不符合,46/56,不符合法规明显立即性潜在失效重要的目标指标的未达成且未被发觉，轻微不符合事项仍未改善体系不能达到组织的方针和目标,六.实施审核,10. 不符合事项（续）,严重不符合,4
16、7/56,单独违反系统/程序要求事项，且不会引起明显立即性潜在失效,六.实施审核,10. 不符合事项（续）,轻微不符合,48/56,系统/程序有潜在不恰当，或具有潜在失效注：重大的潜在失效存在时，观察项不能代替不符合项,六.实施审核,10. 不符合事项（续）,观察项,49/56,不符合原因 没有程序 没有实施违反 标准 程序 法规,六.实施审核,客观证据 记录 文件发生地点 部门 位置,11. 不符合事项内容,50/56,报告该机构的优点报告审核整体发现并说明各类不符合事项说明审核只是抽样结果第三方审核时说明是否准备推荐注册,申明改善措施允许期限重申遵守保密要求感谢配合与接待邀请发问,六.实施
17、审核,12. 末次会议,51/56,受审核机构名称审核范围、目的与计划审核结果整体概述主要优点(努力成果)关键建议事项不符合事项完整报告保密协定参考记录或文件作为附件,六.实施审核,13. 审核报告,52/56,纠正措施分析问题原因针对发现的不符合采取的建议纠正行动属“就事论事”,七.审核后改善与追踪,1. 纠正和预防措施,预防措施 - 将纠正措施行动延伸到其他项目上，避 免后期发生同类的不符合 - 属“举一反三”,53/56,确认纠正行动 确实完成了追踪审核(如果有必 要) 对不符合项进行关闭,七.审核后改善与追踪,2. 确认纠正行动/跟踪审核,54/56,把审核作为推土机的工厂是三流的工厂。 把审核作为促进剂的工厂是二流的工厂。 把审核作为多余活动的工厂是一流的工厂。,审核实施要决,55/56,谢谢,56/56,
