1、职位分析和职位说明书培训,2015年1月,美世咨询 保定,为什么需要职位分析 什么是职位 职位分析的意义和应用 职位分析的过程 职位分析方法 部门到职位的职责匹配 职位说明书介绍 职位说明的作用 如何撰写职位说明书 职位说明书撰写练习,主要内容,什么是职位?, 它的存在、本质和定义是基于公司的业务策略,组织机构,职位是组织的最小组成单位,职位的概念,职位是:是组织的最小单元 职位是一组工作职责的有机集合 反映了一个管理者如何开展其业务的思路 动态的，而又是相对稳定的 工作量饱满的,什么是职位？,当一名员工离职时，他带走的是他的管理风格，解决问题的能力和绩效表现水平他留下来的是他所处职位的“功能
2、”，工作的范围和应付的职责。换句话说，他的职位仍然存在,什么是职位？,职位人,职位工作任务,一个职位承担了多组性质或多个专业领域的工作任务例如：一个销售办公室的行政事务岗可能30时间是文秘工作、30时间是出纳工作、40时间协助处理销售单据,职位分析的意义,美世3P模型,Future Organization Analysis,Competencies Profiling,Organization Fine-Tuning,Grading Structure,Capacity-to-Pay Analysis,Total Remuneration Structure,Corporate Perfor
3、mance Review,Results Mapping,Corporate Objectives Analysis,Objectives Mapping,Organization Analysis,Responsibilities Mapping,Role Clarification 岗位澄清,Person Development 人才发展,Compensation 薪酬,Position Evaluation 岗位评估,Performance Review 业绩评估,Objective Setting 目标设定,职位分析是收集职位信息的一个程序，对一个职位进行充分的理解和归档，以便于其他人
4、对这个职位应该做什么工作有正确的了解，对它的价值作出判断。,职位分析的定义,职位职责并不是日常业务本身，它是组织在 “最近的将来”原则上对职位职责规定的期待值。 职位的现状并不一定完全与理想状态一致。,职位分析的原则,职位分析，其现实的管理意义在于,职位分析,明职责,辨价值,定标准,建通道,明确职位工作结果、责任与权限 理清职位之间的汇报和协作关系， 优化职位分析，提高组织效率,通过对职位分析， 建立标准职位设置 有针对性的规范不同职位 对任职能力及行为方式的不同要求， 引导员工提高职业技能，培养专业化的队伍,基于明确的“职位分析和职责”，采用科学的评价工具，对各职位确定价值等级，为“以岗定薪
5、”、解决薪酬管理的内部公平性问题奠定坚实的基础,以职位的性质、能力要求为依据，建立分层分类的职位序列通过提供序列层次和职位的对应，做实各类职业通道帮助员工理解和把握能力培养与职业发展的关系，促进员工的职业多元化发展,职位分析的过程,职位分析在企业组织管理流程中的位置,明晰业 务战略,确定管 控模式,设计组 织架构,职位分析,职位评估,人岗匹配,战略层面,运营层面,企业要做什么？ 要在什么时间内实现什么目标？,企业治理结构； 总、分公司职责分工； 组织架构； 财务管控； 绩效管理,部门设计； 职责分工； 汇报关系； 客户响应； 绩效管理,职位职责； 工作任务； 汇报关系； 任职资格； 绩效考核,
6、职等架构； 薪酬福利,人才测评； 能力管理,职位分析的一般步骤,分析对象：部门内部职责和分工,使用的工具：职责匹配图（ROLE MAPPING）,分析基础：部门定位和职责,中间结果：职责匹配图 输出成果：部门组织结构图职位说明,职位说明,职责匹配调整,职位设置调整,分析职责匹配的结果,职责匹配和分解,职位设置和优化的基本原则和要素 职位设置需要综合考虑职位设置的原则和组织机构的运作方式,因事设岗原则：设置职位既着眼于企业现实，又要着眼于企业发展。按照企业各部门职责范围划定职位，而不应因人设岗；职位和人应是设置和配置的关系，而不能颠倒 规范化原则：职位名称及职责范围均应该规范。 整分合原则：在企
7、业组织整体规划下应实现职位的明确分工，使各职位职责明确又能在上下左右之间协调， 最少职位数原则：尽可能地缩短职位之间信息传递时间，减少“滤波”效应，提高组织的战斗力和市场竞争力 风险与内控原则：根据风险与内控要求，对职位进行合理设置,五个原则,三个要素,职能领域：通过流程流向的分析，明确流程各环节需要的活动或任务，界定实现流程的工作内容和专业领域，这是职位及条线设置的基础 工作层次：通过对完成流程活动或任务的纵向分析和组合，明确职位的工作层次，根据不同层次工作所需能力的不同要求设置不同层次的职位 工作量：通过对完成活动或任务所需的时间和精力投入的分析，判断职位工作的饱和程度(合格的人员的全日制
8、工作时间)，以确定具体的职位设置,职位设置需要考虑的主要问题 组织构造,组织构架主要有两种基本形态： 多层次和小单位及小的管理幅度扁平结构和宽的管理幅度,较多时间予分析及有条理地作决定 较多时间向上层辨明正确决定 传递资料时出现曲解 工作依靠上司 自主权比较少，等级分明,较多时间予协调及解决分歧 较多时间予讨论及咨询 较少出现与上层沟通之曲解 工作依靠个人 自主性比较多，等级松散,职位设置需要考虑的主要问题 - 管理幅度,确定管理跨度（幅度）的时候，应该考虑： 工作程序、技能、制成品或所有的标准化大批量生产程序化的工作流程及成果物工作之相互关系及复杂程度管理工作研究实验室提供意见、解决问题方法
9、的咨询公司,职位分析需根据业务要求设置, 同时满足个人职业发展的需求,含义,不同层级的职位职责相似但职位对于任职者的能力、经验的要求随层级的提高而提高层级的多少完全取决于业务发展的要求，高级的职位应承担更重要的职责,初级专业人员,专业人员,高级专业人员,职位设置需要考虑的主要问题 个人职业发展,职位分析的成果 职位设置和职位说明书,职位说明书,人力资源部总经理 （ABC）,薪酬福利处经理 （甲）,组织发展处经理 （张名）,员工关系处经理 （丙）,薪酬管理岗 （GGG）,工资及福利管理岗 （赵宁、林伟）,数据维护和检查 （DDD）,人力管理岗 （AAA）,员工关系 （BBB）,为什么需要职位分析
10、 什么是职位 职位分析的意义和应用 职位分析的过程 职位分析工具 部门到职位的职责匹配 职位说明书介绍 职位说明的作用 如何撰写职位说明书 职位说明书撰写练习,主要内容,部门到职位的职责匹配,职责匹配分析ROLE MAPPING,什么是职责匹配图？ 职责匹配图是部门的职责和职位职责的两维矩阵 指出部门的每个职责分布在哪些职位，这些职位所（应该）承担的部分，所产出和负责的结果，所扮演的角色各是什么？,部门职责匹配图基本模板：,部门职责匹配图基本结构： 在矩阵的横轴列举职位名称，纵轴列举部门的职责 对应于某职位和某一职责的单元格内，描述该职位所承担的具体职责,部门职责被匹配到部门的每个职位,部门职
11、责 1,部门职责 2,部门职责 3,部门职责 4,部门职责 n,职责匹配的结果清晰的描述了部门内部所有职责和职位的归属关系 对部门分工现状进行职责匹配分析，目的是分析、澄清部门内各相关职位之间的职责关系。目标是使职责划分有助于提高流程效率，分清职责边界，以加强合作，减少误解或扯皮现象。以及职位本身定位和职责不清晰的问题,职位A,职位B,职位C,职位D,ARPCI工具介绍,A-V (Approval & Veto)：审批 R (Responsible)： 负责 P (Participate)： 参与 C (Consultation)： 提供咨询、建议或信息I (Inform)： 被告知,采用AR
12、PCI工具对职位职责进行分析和梳理,A-V：审批；R：负责；P：参与；C：提供咨询；I：被告知,美世对职位梳理的工具ARPCI决策模型,职责部分的描述规则,单元格内的内容包含以下部分： 完成的动作 负责的结果部分,职位承担的职责和结果,部门的职责,某企业一部门职责分布图示例（部分）,部门职责分布图示例,形成部门职责匹配图的步骤,澄清和确定部门职责,运用ARPCI工具进行职位的角色分配,撰写各职位职责（对应部门职责）,调整和确定职位设置与职位职责（定稿）,职责匹配的流程 部门职责描述,基于部门的当前定位和发展阶段，呈现部门所承担的主要职责 部门职责应该有明确的依据 部门职责分解描述：包含目前正在
13、进行的，也要包含应该承担的职责 描述部门职责时应考虑跨部门的职责分析，保证部门之间职责没有重合和没有缺失 描述部门职责时还要考虑集团的管控模式，哪些是总部该管的，哪些是区域该管的 不要过细,职责匹配的流程 职位职责,首先检验部门职位设置现状，是否有明显不符合职位定义和职位设置原则的职位存在，直接进行调整 在初步调整的基础上进行起草职责分布图，职责匹配图中“职位”的职责部分描述的是，基于部门行使正常职能需要，该职位“应该承担的职责” ，但必须是在现状或近期明确的“应有职责”，不可虚拟预期。 职责分析的主体不是人：不考虑该员工是否实际完成了，或做好了该职责 基于职责分布图，再次根据职位设置的原则和
14、标准（公司需要统一制定，例如：管理幅度，专业职位划分的层级等）对职位设置进行优化 上级主管签字确认,职责匹配完毕之后，需要进行检视， 判断有无下列问题出现，出现的原因,有些部门职责似乎没有职位负责 有些部门职责分解到各职位的具体职责不连续 某一部门职责在涉及的不同职位上的角色是否清晰（上下级、左右等） 某一职位在某个部门职责上定位含混，难以描述 某些职位在其纵向单元格内的描述中，没有完全负责的职责条目 某些职位几乎在大部分单元格内的描述重合 某些职位在某个部门职责上的职责描述涵盖了其他部门职责的内容,实际情况！,漏掉写了！动词不准确！,为什么需要职位分析 什么是职位 职位分析的意义和应用 职位
15、分析的过程 职位分析方法 部门到职位的职责匹配 职位说明书介绍 职位说明的作用 如何撰写职位说明书 职位说明书撰写练习,主要内容,职位说明的作用,高中低,清楚含糊清楚,“中层管理的洗衣机”现象,任职者角度,管理者角度,可能的原因？ 对职位的理解不一,公司的要求,个人的理解,双方同意,分配工作责任任务澄清,沟通,承诺,职位说明的作用,职位说明的效果： 一致的认同,任职者角度,管理者角度,职位说明的应用,职位描述,个人目标设定,职位要求,职位评估,绩效考核,人员评估,薪酬：,- 为职位付酬,- 为绩效付酬,- 为个人付酬,发展 ：,- 培训,- 个人发展,- 职业路径,如何撰写职位说明书？,职位说
16、明书模板 从七个方面对职位进行完整地描述,部分一,部分二,部分三,部分四,部分五,部分七,部分六,职位说明书(1)职位基本信息,将职位置于公司的大背景下进行身份识别，同时也定义了公司等级的架构。,职位基本信息 一级部门 二级部门 职位 任职者 主管职位 主管姓名,职位目的 （职位存在的理由，限制和目标 ),职位说明书(2)职位目的,“该职位为什么存在”,你本人职位存在的目的是什么？,职位存在的目的,工作目的（为了什么）,工作依据（根据什么）,目的/结果状语,行为动词宾语,（限制条件）,市场、市场占有率、 销售额、业绩、 利润、生产率、 质量、服务、期限、 安全,制度、原理、 条件、模式、规定、
17、 常规、规则、准则、 法律、政策、 策略、方针、方法、 体系,制订、拟定、起草、 审定、调查、研究、 收集、研究、分析、 评估、组织、实行、 执行、指导,工作内容（做什么）,职位目的书写,职位目的之写法示例: 营销总监,以确保完成公司销售额、利润率和提高市场占有率。,在公司的经营发展方向和产品战略影响下，,制定营销策略和搭建销售部结构，提高部门绩效，完善服务质量，,限制条件（根据什么？）,工作内容 （行为动词宾语）,工作目的 （目的/结果状语）,以最大限度地利用销售资源，增加销售额，提高重要客户贡献率。,限制条件（根据什么？）,工作内容 （行为动词宾语）,工作目的 （目的/结果状语）,职位目的
18、之写法示例: 重要客户销售经理,在指定的销售区域内, 公司政策指引下，,制定所负责产品的销售策划案和具体目标；监督和领导销售代表完成销售目标，建立市场信息渠道，建立和持续维护新老客户关系，,职位目的之写法示例: 审计会计,确保财务工作依法顺利进行。,依据国家经济政策、财经制度和公司有关规定，,审核、把关外来原始凭证，保证凭证的合理、合法和真实，,限制条件（根据什么？）,工作内容 （行为动词宾语）,工作目的 （目的/结果状语）,制度、原理、作法、习惯、 程序、条件、模式、规定、 常规、指示、规则、准则、 法律、作用、原则、政策、 策略、方针、模型、方法、 技术、体系,市场、结果、市场占有率、 销
19、售额、数量、业绩、 利润、效率、生产率、 下一工序的依据、质量、 服务、期限、安全、持续性,职位目标、限制条件的用词举例,“以何为目标”,“有何限制”,职位说明书(3)直属员工人事权限,由公司人力资源部直接填写。,职位说明书(4)沟通网络,外部,外部,内部,财务总监,财务经理,政府 各银行 外部审计机构,预算控制,资金主管,政府 各银行 外部审计机构,总经理,举例,会计主管,其它副总、总监,职位说明书(5)职位基本要求,基本要求学历经验知识/技能/资格能力素质,职位的最低要求。,人员条件描述的要点： 学历：为了胜任该职位，常规情况下，任职者必须具备的最低的教育水平。包含学历和专业两方面。 经验
20、：说明为了胜任该职位，任职者必须具备的最起码的工作经验。一般从工作年限、工作经验的类型等方面描述，可以分为专业经验和管理经验两类。 知识：是指为正确完成本职位职责所应必须具备的专业知识（如人力资源职位的劳动法律法规知识、财务人员对地区的财务规定知识等） 能力素质：为了胜任该职位，任职者必须具备的能力要素；也包含胜任该职位需要具备的资格证书要求，例如： 良好的英语听说读写能力； 较强的的沟通能力、协调组织能力、逻辑分析能力； 具备严谨细致的素质和较强的数字敏感性； 具备中级以上会计师资格,职位说明书(5)职位基本要求,职位说明书(6)职责领域、职责描述（4-8条）,首先确定职责范围,职责名称,职
21、责定义,描述要点,一个词/短语 独立而穷尽,一句话/简洁的一段话 使用“为了，在下，做”句式,示例,区域销售经理,职责描述的要点,职位职责描述的要点 每一句话只完整表达一项基本职责 职责要根据本职位的“最近的将来”要求来制定 不能根据现在人员的工作内容，或该人员能不能完成来制定 列出的职责一般不超过八项 职责中不应包含模糊、不确定的内容（如临时分派工作等） 条理清晰，层次分明 按照流程的先后或职责的重要性进行排列,例：销售管理,职责领域： 销售管理 职责描述： 限制条件（根据什么？） 根据公司的销售管理制度和年度销售目标，工作内容 （行为动词宾语） 指导和管理公司的销售工作，工作目的 （目的/
22、结果状语） 以确保销售目标的完成和销售工作的有序进行。,例：客户关系管理,职责领域： 客户关系管理 职责描述： 限制条件（根据什么？） 根据公司的客户管理制度和售后服务管理制度，工作内容 （行为动词宾语） 建立、维护与客户的关系，建立完整的客户关系管理体系，监督、检查客户服务和产品售后服务情况，工作目的 （目的/结果状语） 以使服务质量不断提高，保证公司营销任务顺利完成。,例: 招聘,职责领域： 人员招聘 职责描述： 限制条件（根据什么？） 根据公司招聘流程，工作内容 （行为动词宾语） 辨别、选择、面试、推荐、聘请合格的人选，工作目的 （目的/结果状语） 以及时满足业务部门的需求，支持公司各项
23、工作的开展。,例: 流动现金的管理,职责领域： 流动现金管理 职责描述： 限制条件（根据什么？） 根据公司相关的现金管理制度，工作内容 （行为动词宾语） 预测和估计短期和长期的资本需求、债务和债权，工作目的 （目的/结果状语） 以保持足够的流动现金和获得最高的回报。,思考和行为的动词,发起参与支持推荐计划调研 / 评估 / 发展 / 建议 / 忠告 决定组织实施执行/ 实现指导/ 管理控制监督修改更新,思考 决定实施,行为动词参考,这项职责的主要衡量指标？,职位说明书(6) 衡量指标,衡量指标举例 从5个方面进行发掘,利润率 产量 收入增长 市场占有率 客户保有率 市场渗透率 新客户增量 投资
24、回报率 每股收益率,准确性 错误率 次品率 公差 相关技术数据 预算 可靠性 返工率 使用寿命 服务规范,数量,质量,成本,时效性,他人评价,单位成本 预算控制 人为成本与销售额之比,按时交货率 新产品投放时间 单位产出额 响应时间,投诉率 表扬 客户满意度 员工满意度 员工流失率,职位说明书(7) 审批流程,此部分为手签部分 职位说明书的撰写者一般为该职位的直接上级 审核者一般是该职位所在的部门经理（经理以上职位由分管副总/总监确定） 批准者为公司人力资源部,撰写： 最后更新日期: 审核: 批准:,分析职位而不是分析个人重视职位的现状最近的将来原则澄清任职者和主管的角色双方同意,注意事项,职
25、位说明制度的建立,职位说明书应由上级撰写 职位说明书应符合公司的统一规范 经理和任职者本人就职位说明书进行沟通并达成一致 完成的职位说明书一式三份，由人力资源部，直接上级和任职者本人保存 职位发生较大的变化时应重新修改职位说明书 每年初需要对职位说明书进行重新审核和修订,职位说明中常见的问题,基本信息 职位名称的填写较为随意、不规范。应与人力资源部最近一次定编时的名称一致。如果属于新增职位，则应得到人力资源部的事先确认 职位目的 填写未按照“在下，做，以（目的）”的格式填写，无法准确了解职位存在的价值 填写内容空泛，与职位联系不大 内容不准确，不能站在应有的高度,职位说明中常见的问题（续）,人
26、员条件描述的常见问题 过于泛泛，不能准确反映职位的特性 条件明显过高或过低，与现任人员联系或是未来的理想 往往不够清晰、准确，没有等级或水平的描述,职位说明中常见的问题（续）,职位职责描述的常见问题 避免“不同职位，职责相同”的现象。 职责包含了结果和如何达到结果两方面的信息，不要仅罗列“做什么”，要有“结果” 包含模糊不清的内容。如：包含“上级临时指派的任务”,项目后续的工作,各部门准备和整理部门职责 各部门起草本部门职责到职位的职责匹配图（role mapping) ，由部门经理进行确认 各部门起草本部门的职位说明书初稿，各部门经理进行审核并签字 联合项目组审核各部门的职位说明书 职位说明
27、书定稿 IPE培训 职位评估 ,Q & A,为什么需要职位分析 什么是职位 职位分析的意义和应用 职位分析的过程 职位分析方法 部门到职位的职责匹配 职位说明书介绍 职位说明的作用 如何撰写职位说明书 职位说明书撰写练习,主要内容,请以部门为单位，尝试填写本部门的ARPCI分解图， 体验进行部门职责分解的过程。5分钟,实际操作一,从现在起，我们将一起实际填写职位说明书。请选择本部门一个你最熟悉的职位。1分钟,实际操作二,- 请填写职位基本信息部分。5分钟,实际操作三,- 请填写职位目的的部分。5分钟,实际操作四,- 请填写工作网络的部分。5分钟,实际操作五,- 请填写基本要求的部分。10分钟,实际操作六,- 请填写主要职责的部分。20分钟,实际操作七,谢谢大家！,
