1、,万户ezOffice协同办公系统项目启动会,会议内容,第一章、实施阶段步骤,1、项目实施阶段步骤,第二章、项目实施方案,1、总体目标意义原则：为实现一个集内部沟通交流、信息发布、行政办公、协同办公管理、知识管理为一体化的协同办公系统。实现企业内“资源共享”、“知识共享”、“信息发布查询”、“文件档案管理”、“企业信息业务数据库的建立”等基本要求和目标。解决异地办公存在的问题； 实现任务的审批、分发和监控等管理功能； 实现知识信息集中管理； 使我们的员工从以往的传统办公环境中解脱出来，快乐办公、享受网络化办公工作乐趣。,项 目 总 体 设 计 实 施 部 署 原 则,适用于万户ezOffice
2、有限公司企业OA协同办公系统建设项目。主要实施范围公司各个职能管理部门为企业实现“资源共享”，“知识共享”、“信息发布查询”、“行政办公审批流程”、“文件档案管理”等基本网络电子化办公要求和目标。,二、项目实施范围,为万户ezOffice有限公司企业OA协同办公系统项目顺利完成项目计划目标，构建完善的万户ezOffice的网络电子化办公协同系统应用平台；特经双方项目领导研究决定成立双方各项目管理实施小组，责任到岗到人严格掌控项目实施过程及风险周期，保障协同办公系统在企业中顺利快速高效的投入运行，同时做好协调处理项目实施过程中各项工作事宜重大决策论证分析检查。各项目小组结构成员职责介绍如下：,三
3、、项目成员组织结构和职责,3.1.万户ezOffice项目组结构,3.2.万户网络项目组结构,3.3.项目领导组,职责说明： 表明双方企业高层对项目的持续支持把握项目的总体方向和重点，批准项目阶段性和总体交付成果； 对项目的总体进程进行监控，对项目需要的各类资源调用给予充分支持，保证项目推进具备良好的外部环境； 授权双方的项目经理负责项目的日常运作管理，并负责对双方项目经理的工作考核； 按时参加项目安排的阶段性研讨会、汇报会。负责审阅和批准各个里程碑成果，决策协调无法取得一致的业务和系统问题。,3.4.项目经理组,职责说明： 整体安排项目计划并协调项目资源，进行任务分工，根据项目领导组的授权，
4、负责项目的日常管理活动，定期审核项目阶段性和总体交付成果，签署阶段性完工报告； 总体负责项目解决方案的设计实现和验证，负责项目组成员的日常管理和工作安排，以及对项目组成员在项目工作中表现的考核； 负责各个里程碑节点的汇报总结，组织每周的周例会，以及其它重要的研讨会、汇报会，领导项目组全体成员确保项目交付质量，汇总公司流程优化建议。,3.5.关键业务用户组,职责说明： 接受项目实施小组成员调研访谈，准备提供部门流程文档表单数据及功能需求计划； 评估具体实施方案的可行性和可操作性； 负责对项目调研过程中的各项记录文档审阅和确认； 责任应用项目工作推进落实。,3.6.项目实施组,职责说明： 接受项目
5、经理的领导，充分配合项目经理及团队其它同事开展工作，保证参与项目的时间； 参与项目的调研（需求调研各部门人员对像请参考需求调研内容范围）、方案设计、系统配置、系统实现测试等具体实施工作，根据每周项目计划或项目经理的临时工作安排，对各自的工作内容和成果负责，在规定时间内高质量完成工作，每周五下班前配合项目经理核实本周工作进展，协助填写项目任务管理表 在参加相关活动（会议、培训、讨论等）前充分准备材料，积极参加会议讨论，并根据会议安排落实各项工作 负责项目相关文档的编写和整理，根据文档和资料管理要求，每周五上午每个项目组成员将各自整理的本周新增的资料内容，交项目经理统一汇总，项目应用推广培训跟踪落
6、实。,根据目前合同要求。项目整体实施周期为15个工作日以内，实施周期包括产品功能应用需求调研、系统安装部署、需求实现、用户培训。各关键时间控制节点就见项目实施计划表。,四、项目实施周期计划,4.1.项目实施周期计划表,4.2.项目需求调研内容,1、知识管理：规章制度管理、新闻通知通告、发布维护、权限审批； 2、工作流程：流程分类、人事管理、行政管理、流程规范梳理、表单表格、流程审批、流程办理查阅； 3、公文管理：公文收文流程、公文审批、分发； 4、综合办公管理：日程、计划、任务汇报、工作日志周报等。,5.1.项目周例会,五、项目沟通协调进度汇报管理机制,5.2重大问题决意协调会议,单位首页信息
7、管理工作流程公文管理档案管理内部邮件论 坛,第三章、万户EZOFFICE协同办公系统功能介绍,3.1.系统首页,网上抓取的行业动态,文件办理提醒,最新信息,3.2. 知识信息管理 将各职能部门所采集的相关的信息进行结构化的存储，并提供各种途径的查询功能； 通过系统动态管理对外进行政务信息发布及服务的网站； 分门户、分权限、个性化管理内部所有知识信息；,信息知识分类,信息知识查询,可以使用模板、同时发布多个栏目及政府门户,积分标准,统计方式,信息知识统计,柱形报表,3.3.业务流程管理 实现办公流程规范化，包括公文的下发流程、报告的审批流程、人事管理流程、采购流程、年（月）度计划报批流程等，通过
8、办公自动化系统实现自动运转； 内部文件流转自动化，可根据文件的不同状态自动进行下步操作，并决定谁是相关责任人； 可以为企业实现公文流转、网上行政办公审批、在线申报等各种简单到复杂的业务流程定义； 实现工作的执行透明化，任务执行状态查询方便，实现管理者与员工之间的互动；实现组织内部的协同工作。,规范流程执行、降低培训成本、明确审批权限,每个办事人员不再需要记忆流程如何走向，流程自动根据权限走向下一步，帮助企业降低制度执行难度，降低培训成本,3.4.收发文审批管理 用户可以自定义各种流程，收发文流程等，并图形化显示。同时可以对流程中的数据进行统计分析，并且可以将与流程相关的人员、客户、文档等关联进
9、来。,让公文收发交换更简单、高效、快捷,（联房总发文流程）,分发单位及相关人员,公文查阅跟踪,3.6.内部邮件：群选组织、群选人非常方便，撤回邮件、匿名邮件使用方便,输入关健字回车快速选人,既可以群选组织、也可以群选人，群发非常方便,企业即时通讯：实现文本交流、视频/语音交流、文件传输等提高沟通效率，节约沟通成本。,论坛：拉近员工与员工之间，基层员工与领导的距离，建立畅所欲言的沟通平台,短信:既可做为短信平台，又可作为系统的短信提醒平台,短信设置可设置哪些模块开通短信提醒及哪些人每天能发多少条短信、累计能发多少等,专业实施服务团队严格遵循万户特有的实施方法，由经验丰富的实施经理提供多种形式的培
10、训，保障项目能得到分阶段、分层次的系统实施，最大限度降低实施风险，切实帮助用户提高系统上线率 。,第四章、项目成功实施方法心得,从规划、选型到实施、应用，协同软件部署的全过程是充满了挑战和曲折的。主要的风险有哪些呢？ 缺乏规划：项目实施没有清晰规划，盲目设置上线目标导致上线风险加大； 实施计划：不按实施主计划执行，任意改动，随意延期； 实施范围：不确定，或经常变更带来实施风险加大； 需求范围：不确定，个性化需求泛滥，造成需求风险加大； 项目推广：项目组的实施推广是否有效；项目推广存在的人为阻力； 领导重视：实施过程中领导不够重视，甚至不去使用，不去推动； 资源风险：是否有充足的人员和时间完成实
11、施，硬件网络等资源是否存在差异。,4.1.协同办公软件实施风险,万户协同办公软件实施方法 协同（OA）实施是一个长期而艰巨的组织行为变革的挑战，应该有一个长期战略规划，应规划为共性应用阶段、深化应用阶段、整合应用阶段三阶段，循序渐进。,4.2万户项目成功实施方法心得,根据我们的经验，我们建议至少要规划三个阶段：第一阶段：共性应用阶段第一阶段的使命是保障快速上线，尽快建立组织级协同方式的新的习惯和模式，你现在已经知道这个速度是非常重要的了，所以你必需对一阶段的需求进行准确的确定，如果你不加控制，你可能会无意中设定了过多的目标，最糟的是每个部门都有自己的重点目标，大家都陷入到自己的细节需求的满足、
12、扯皮之中，仍然没有协同起来。 第二阶段：深化应用阶段即使在同一个单位，也不是每一个部门的管理水平都是一样的，同样应用深度也会不同，流程繁杂的部门领导重视流程梳理和效率，文档如山的注重文档管理，知识变化快的注重知识管理。 第三阶段：整合应用阶段有了共同的使用习惯和部门级的深化应用之后，在第一阶段后的1-2年后，启动整合应用，如不同系统应用的访问、其它企业业务集成整合、个性化需求的实现等。,万户项目成功实施方法心得,完整的实施规划：OA实施一个长期而艰巨的组织行为变革的挑战，应该有一个长期战略规划，应规划为共性应用阶段、深化应用阶段、整合应用阶段三阶段，循序渐进。 签署实施主计划：就实施节奏、任务
13、、分工等进行充分的沟通形成可执行的实施主计划，并以为为进度检查依据。 签署实施任务书：进行项目启动沟通，就实施范围进行确认，并签署备忘录或实施任务计划书。 签需求调研报告：就调研范围、需求边界进行讨论和确认；按照技术协议或者需求调研报告进行实施，作为需求和应用的最主要参考，并作为验收报告的依据。 签署变更确认书：如对实施范围、实施计划、应用需求、人员变更等产生变更时签署变更确认书。专业的实施团队及方法：组建专业的实施团队，利用成熟的实施方法，制定适用的实施计划和方案。,万户项目成功实施方法心得,领导积极参与：在实施工程中领导能参与推动，部署；并积极应用。 有效的进行推广：项目组制定有效地策略进行推动推动正视存在的项目风险并及时解决。 制定有效的考核激励机制：软件实施过程中由高层将实施推动责任落实给具体负责人，具体责任人制定相应的考核周期与考核制度落实给相关的关健人及全体员工是成功的关健之一。 充足的资源准备：无论是人员、时间、还是硬件、网络等资源都做好充分的准备。,万户项目成功实施方法心得,第五章、领导总结发言,谢 谢！,
