1、Excel 应用,第二章 Excel在会计信息化中的应用,2,学习目标 了解Excel特点和适用的领域 熟练掌握Excel基本编辑操作 会使用电子表格建立恰当的图表 会运用Excel的函数进行计算 掌握公式编辑与单元引用的技巧,3,一、EXCEL功能概述,Excel = 数据表 + 图表 + 数据库+程序库 用于 企业日常管理事务 预测、决策分析活动 特点 容易理解，容易使用 强大的数学分析功能可以满足一般要求,4,二、窗口界面,标题栏：当前正处理的电子表格文件名 菜单栏：当前可用的命令集合 图标：常用命令的快捷选择方式 当前工作表 当前工作单元名字框 编辑栏 本工作薄中的工作表标签 状态行,
2、5,标题栏,常用工具栏,菜单栏,格式工具栏,编辑栏,列标共256列,行号共65536行,工作表编辑区,状态栏,工作表切换,6,三、工作表,选定工作对象 选定工作表 选定工作单元 录入数据：文本，数值，日期，公式 编辑操作 格式化,7,选定工作对象,选定工作表 一个工作表：单击标签 多个工作表：Ctrl/Shift +单击标签 选定单元格 一个单元格: 单击单元格 相邻单元格：Shift +单击单元格 不相邻单元格: Ctrl +单击单元格 所有单元格：单击行列标题交汇单元 某行或某列：单击行或列标题,8,单元格中鼠标形状,调整列宽 行高,隐藏与 取消隐藏,9,四、在工作表中录入数据,单元格格式
3、设定：按鼠标右键，选对应菜单命令，设置当前单元格格式,输入位置 字符：单元格宽度可修改 日期：缺省日期格式发生作用 数值：可以包含+ - （ ） / % ￥ E e 货币：以￥开头的数值 百分比：以%结尾的数值,10,数据类型：文字（字符）型、数字（值）型、日期和时间型、公式和函数。 文字（字符）型数据及输入：汉字、字母、数字、其它可见符。默认左对齐。注意：a、如首字符是“=”，非公式，则须先输入一个单引号，例 =8+6。b、全数字文字如邮编、电话、学号等，也要先输入一个单引号，如 250022。c、确认、取消：编辑栏上按钮；Enter键、Esc键、改变活动单元格。,11,数字（值）型数据及输
4、入：+、-、小数点、09、%、，、（）、￥、E、e等，默认右对齐 。负数：数字前加负号或置于括号内。分数：先输入“0”和一个空格，再输分数。科学记数法：数字很大时，用科学记数法显示。注意：必须是合法的数据表示方法，否则认为是文字型数据。,12,3. 日期和时间型数据及输入：要按照正确的日期和时间格式输入，默认右对齐。日期格式：年-月-日、月-日-年、年/月/日；可省略年份。最好用四位数输入年份。输入当前系统日期：Ctrl+分号。时间格式：时:分:秒，若是12小时制，其后应空一格，输入AM或A、PM或P。输入当前系统时间：Ctrl+冒号。,13,特点：可以快速复制单元格中的公式，并自动完成参数调
5、整 自动填充设置和关闭：“工具|选项|编辑|单元格拖曳功能” 填充方式选择：“编辑|填充” 填充柄：在选定区域右下角，如果选定区域为整行或整列，填充柄出现在行号或列号右下角，当鼠标移动其上变成黑十字时，可以拖曳填充,自动填充,14,4. 数据输入技巧： “自动填充”1）同时在多个单元格中输入相同的数据A、输入相同的数字型或不具有增减的文字型：拖动填充柄B、输入日期、时间及具有增或减序列的文字型数据：Ctrl+拖动填充柄2）填充自动增1序列(1)填充数字型： Ctrl+拖动填充柄(2)日期时间及有增或减的文字型：拖动填充柄,15,3）输入任意等差、等比的序列：方法一：输入头两个值，选中这两个单元
6、格区域，拖动填充柄。方法二：输入第一个值，选中填充区域，“编辑” “填充” “序列” 4）创建自定义序列：“工具” “选项 “自定义序列” 输入各系列值（Enter）、添加、确定 5）记忆式键入： “工具” “选项 “编辑” “记忆式键入”,16,五、录入公式和函数,在编辑框中输入：必须要有= 公式中出现的单元格地址可以是相对地址，也可以是绝对地址 使用函数：如求和 公式运算的数值不可以出现逗号，负数不能用（），不可以用货币符号 如要进行日期运算，日期必须加“”,1、公式的使用,1）运算符的种类,2）公式输入和复制,3）相对引用和绝以引用,公式中可包含运算符、单元格引用、函数等，输入公式必须以
7、 “=” 开始。,17,运算符的种类,（1）算术运算符 （2）比较运算符 （3）文本运算符 （4）单元格引用符,18,算术运算符有哪些？,（）、运算级别：括号最优先，其次是乘方，再其次是乘、除，最后是加、减。同一级别的从左至右计算。,19,比较运算符有哪些？,、使用以上运算符可以进行两个数大小的比较。可以比较的数据类型有：数字型、文字型、日期型。当比较的结果成立时，其值为：True；否则为：False,20,&文本运算符是用来连接不同的文本产生新的文本。 例如：A1单元格中输入“中”字，在A2单元格中输入“国”字，在A3单元格中输入：A1&A2，则A3中的数据是：中国。,文本运算符 &,21,
8、单元格引用,引用符有：冒号、空格和逗号,冒号用来定义一个单元格区域。例如： A1:C5,22,空格运算符,(A1:C2 C1:D2)表示的区域相当于C1:C2,空格运算符是一种交集运算,23,(A1:A4，B1:B2，C1:C4) 相当于 A1:A4+B1:B2+C1:C4,逗号运算符,逗号是一种并集运算,24,公式输入和复制,选择单元格，输入“=”，然后输入公式内容。 单击编辑栏上的“=”按钮，输入公式，可在左边选择函数，确定、取消。 常用工具栏上的“求和”按钮、“粘贴函数”按钮公式输入确认后，公式结果显示在单元格中，公式本身显示在编辑栏中。,25,方法一：选择公式所在单元格复制选择目的单元
9、格或区域粘贴。 方法二：单击公式所在单元格，拖动自动填充柄。 公式复制后，单元格地址区域会自动调整,公式复制,26,27,相对引用和绝对引用,相对引用 绝对引用 混合引用,什么是相对引用？,单元格相对引用的地址是单元格的相对位置。当公式所在单元格地址改变时，公式中引用的单元格地址也相应发生变化。直接书写的单元格地址即为相对引用,28,什么是绝对引用？,绝对引用的地址是单元格的绝对位置。它不随公式单元格地址的变化而变化。绝对引用地址的表示方法是在单元格的列号和行标前分别加以字符“”。例如：$A$5:$D$7。注意行号和列标前分别加,29,混合引用是指行采用相对引用，列采用绝对引用，或者列采用绝对
10、引用而行采用相对引用。如$A3，$A3:B$3,什么是混合引用？,30,31,例：单元引用技巧,下面是一个存款计算表，每个单元是在利息为1%，2%6%的情况下，存款期为0至6年的本利和。你做这样一张表需要多少时间？,32,工作表审核,在工作表内显示公式,查看某单元格引用的单元格，及引用该单元格的单元格,2.函数的使用,1）从键盘上直接输入函数,2）使用“粘贴函数”对话框输入函数,3）出错信息,33,如果用户对常用函数及其格式比较熟悉，可以直接在单元格中输入公式。例如， 求A1:A4区域的平均值可以在相应的单元格中输入： AVERAGE(A1:A4),从键盘上直接输入函数,34,使用“粘贴函数”
11、对话框输入函数,调出“粘贴函数”对话框的方法：,方法一：单击“插入”中的“函数”命令方法二：直接单击“格式工具栏”中的 函数按钮,方法三：单击编辑栏上的“=”按钮，输入公式，可在左边选择函数，其它函数，确定、取消。,35,当在输入公式或函数有错误时，系统会给出一些提示信息。常见的出错信息见下表,出错信息,36,# # # # # 公式产生的结果太大，单元格容纳不下 DIV/0! 在公式中引用了空单元格或单元格为作为除数 #NAME 函数名拼写错误或引用了错误的单元格地址或单元格区域 REF! 引用了一个所在列或行已被删除的单元格 #VALUE 公式中数据类型不匹配。如，算术运算公式中引用了文字
12、或单元格区域。 NUM 函数中使用了非法数字参数。如：SQRT(-2),37,3. 财务函数的应用,财务函数可以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值以及债券或息票的价值。,折旧计算函数,投资计算函数,分 类,38,3.1 投资计算函数,1、与未来值fv有关的函数-FV、FVSCHEDULE2、与付款pmt有关的函数-IPMT、ISPMT、PMT、 PPMT3、与现值pv有关的函数-NPV、PV、XNPV4、与复利计算有关的函数-EFFECT、NOMINAL5、与期间数有关的函数-NPER,39,求某项投资的FV,FV函数基于固定利率及等额分期付款方式，返回某项投资的未来
13、值。 语法形式为 FV(rate,nper,pmt,pv,type),例题： 假如某人两年后需要一笔比较大的学习费用支出，计划从现在起每月初存入2000元，如果按年利2.25%，按月计息（月利为2.25%/12），那么两年以后该账户的存款额会是多少呢？,40,求投资的现值PV,PV函数用来计算某项投资的现值。 语法形式为：PV(rate,nper,pmt,fv,type),例题： 假设要购买一项保险年金，该保险可以在今后二十年内于每月末回报￥600。此项年金的购买成本为80,000，假定投资回报率为8%。求该项年金的现值。,41,求投资的净现值NPV,NPV函数基于一系列现金流和固定的各期贴现
14、率，返回一项投资的净现值。 投资的净现值是指未来各期支出（负值）和收入（正值）的当前值的总和。 语法形式为 NPV(rate,value1,value2, .),例： 假设开一家电器经销店。初期投资￥200,000，而希望未来五年中各年的收入分别为￥20,000、￥40,000、￥50,000、￥80,000和￥120,000。假定每年的贴现率是8%（相当于通贷膨胀率或竞争投资的利率），求投资的净现值。,42,求贷款分期偿还额PMT,PMT函数基于固定利率及等额分期付款方式，返回投资或贷款的每期付款额。 语法形式为：PMT(rate,nper,pv,fv,type),例题： 需要10个月付清的
15、年利率为8%的￥10,000贷款,求此贷款的月支额。,43,3.2 折旧函数,折旧计算函数主要包括AMORDEGRC、AMORLINC、DB、DDB、SLN、SYD、VDB具体选用哪种折旧方法，则须视各单位情况而定。,3.3 偿还率计算函数 内部收益率函数-IRR,IRR函数返回由数值代表的一组现金流的内部收益率。 其语法形式为IRR(values,guess),例题： 如果要开办一家服装商店，预计投资为￥110,000，并预期为今后五年的净收益为：￥15,000、￥21,000、￥28,000、￥36,000和￥45,000。分别求出投资两年、四年以及五年后的内部收益率。,46,六、编辑Ex
16、cel工作表,修改内容：双击单元格或单击单元格，再单击编辑栏，文字编辑同一般文字处理器 插入单元格：先选定插入区域，大小同要插入的空白单元格，再“插入|单元格” 删除单元格：选定要删除的区域，再选择对相邻单元的处理 清除单元格：可以选择清除内容、格式、附注或三者都清除,47,六、编辑Excel工作表,查找/替换 1.先定搜索区域 2.“编辑|查找” 复制/移动单元格内容 1.选定要复制/移动区域 2.“编辑|复制”/“编辑|裁剪” 3.在目标区域的左上角“编辑|粘贴” 选择性粘贴,48,格式编排,改变列宽（改变行高操作类似） 所有列宽：标准列宽 个别列宽：鼠标拖曳右列边设定 最合适列宽：双击列
17、标右侧的边线 对齐数据：“格式|单元格|对齐” 字符格式：“格式|单元格|字体” 数字格式： “格式|单元格|数字” 边框/底纹：“格式|单元格|边框/图案”,49,可以用工作表数据生成各种常用的统计图表，图表可以和工作表放在一起，也可以放在单独的一张工作表中。 图表创建步骤： 1. 使用“插入图表”向导创建一个图表 2. 对图表对象进行格式编排,插入图表,50,例：基本的输入和图表,51,创建组合图表,组合图表是指两组以上数据系列选用不同的图表类型，以直观地比较不同类型的数据 创建方法：选中图表中要改变图表类型的数据系列，按鼠标右键，在“图表类型”中选择合适的图表类型,52,完善图表,调整图
18、表在工作表中的位置 图表对象的格式调整：字体，颜色，位置 可以用图表分析数据：加趋势图 增加数据：选择要增加的数据区域，直接拖到图表上，或“图表|添加数据” 增加第二个坐标轴：选择图表中要用第2个Y轴绘制的数据系列，在“格式|数据系列格式”中设置次坐标轴,53,页面设置 “文件|页面设置” 页面：可以选择缩放比例放大或缩小打印 页边距：可以选择居中方式调整表在纸上的位置 页眉/页脚：可以在系统提供的域代码基础上修改产生自定义页眉/页脚 工作表：可以选择打印区域，选定某些行或列作为所打印表格的行标题或列标题 打印预览,打印输出,54,打印故障排除,当打印发生故障时，要分清是打印机本身的故障，还是
19、操作系统的故障，或者是应用程序的故障？ 打印机的常见故障是纸张、墨盒、引导机构的机械性能等引起。排除故障后再次打印。 内存不足容易引起故障。 用DOS命令打印，可以判断是否故障是否在假脱机处。 如果操作系统有问题，需要重新安装驱动程序。 使用其他应用程序打印，可以判断故障是否在操作系统。,55,将数据表用作数据库,在 Excel 中，可以很容易地将数据清单用作数据库。在执行数据库操作时，例如查询、排序或汇总数据时，Microsoft Excel 会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单元素来组织数据。 数据清单中的列是数据库中的字段。 数据清单中的列标志是数据库中的字段名称。 数据清单中
20、的每一行对应数据库中的一个记录。,56,例：数据库操作 数据筛选,排序 筛选 分类,57,模拟运算表,模拟运算表又称灵敏度分析，它显示了公式中某个值的变化将如何影响公式的结果。模拟运算表提供了一种快捷手段，它可以通过一步操作计算出多种情况下的值；同时它还是一种有效的方法，可以查看和比较由工作表中不同变化所引起的各种结果。,58,例：模拟运算表,某人要贷款买房，房子单价为每平方米7000元，他要买一套170平米的房子，30年还清。假定贷款利率为5.5%,那么，每个月他要还多少钱？如果利率发生了变化，他要还多少钱？这样他30年总共还多少钱？,59,例：数据透视表,某商业公司从事商品A和商品B的销售业务。分店分别设在北京、上海、大连、杭州。公司规划部门提交的一份报告认为，目前与北方地区相比南方地区的销售额较低。 上图为该公司2008-2009年度各地区按产品A和产品B统计得到的销售量。这些数据是表的形式，有分店、产品、时期等列的多维数据。现在想将它们表示为更为简单的2维表形式，并在交叉点处表示销售额合计。在这里我们将(分店和产品)放在行中，将时期作为列。在交叉处表示该分店某种产品在某时期的销售额。,60,轴变换,61,
