1、第5章 电子表格软件 Excel 2003,5.1 Excel 2003概述5.2 工作表的建立与编辑5.3 美化工作表5.4 使用公式和函数5.5 数据库管理5.6 建立图表5.7 打印,5.1 Excel 2003概述,5.1.1 Excel 2003的主要特点一、 表格编辑功能 Excel 2003可处理的表格数据为65536行，256列，每个单元格中可输入32003个字符。剪贴板可存储12个对象(与Word 2003相同)。二、 表格管理 包括工作表的查找、打开、关闭、重命名等操作以及工作薄的操作。,三、 设置工作表格式四、 生成工作表 用图形的方式形象、直观地来表示表格中的数据。五、
2、 工作表管理功能 提供类似于数据库的操作，如排序、筛选、分类汇总等操作。六、 支持网络功能,5.1.2 Excel 2003的启动与退出一、 Excel 2003启动 选择“开始”|“程序”|“Microsoft Excel”菜单命令，就可以启动Excel 2003。二、 退出Excel 2003 注：与其它软件退出方法相同。,5.1.3 Excel 2003的窗口一、 公式栏 公式栏位于工具栏之下，其中包含有名称框和编辑栏。 名称框用于显示活动单元格地址。 编辑栏用于编辑和显示活动单元格的内容，若单元格中含有公式，则公式的结果显示在单元格中，编辑栏中显示的是公式。 名称框与编辑栏中间的“”或
3、“”按钮用于确认或取消向单元格中输入的信息。,二、 工作表区 工作表区是表格的编辑区，它包括单元格、网格线、列标和行号、工作表标签和滚动条。活动单元格用一个粗轮廓线高亮显示，其地址显示在名称框中，内容显示在编辑栏中。注： 工作簿是计算和存放数据或图表的文件，扩展名为：.xls 工作簿可由最多255个工作表组成（默认3个） 一个工作表由256列、65536行组成,三、 行号和列标 工作表中单元格的地址用列标和行号表示，列标用字母表示， 它是位于各列上方的灰色字母区；行号用数字表示，它是位于各 行左侧的灰色编号区。 四、 工作表标签 工作表标签用于提示正在使用的工作表。五、 工作簿 工作簿是工作表
4、的集合。,5.2 工作表的建立与编辑,5.2.1 工作表的创建、打开、保存5.2.2 输入数据5.2.3 设置数据的有效性5.2.4 工作区域的选定5.2.5 编辑工作表5.2.6 工作表的操作,5.2.1 工作表的创建、打开、保存一、 创建工作簿文件 方法1：“文件”|“新建” 方法2：执行工具栏上的“新建”,二、 打开工作簿文件 使用“文件”|“打开”菜单命令，在弹出的“打开”对话框中选择要打开的工作簿文件。,三、保存文件1、保存新建文件2、按原文件名保存3、换名存盘4、保存工作区,5.2.2 输入数据一、 输入数据的方法 第1步：选定要输入数据的单元格。 第2步：采用下列方法之一，输入或
5、修改数据： 双击单元格，这时鼠标指针变为竖条，输入或修改数据；或直接输入数据。 单击编辑栏，这时鼠标指针变为竖条，输入或修改数据。 第3步：输入数据后，在编辑栏的左边会出现“”、“”按钮。,二、 输入数值型数据 数值是指可参与数学运算的数据，有效的数值只能包含下列字符：09、+、-、(、)、/、$、%、.、,、E、e,1、输入数字时，Excel自动将它沿单元格右对齐。 2、输入的数值可以为一般的数值，也可以是采用科学计数法的数值。 3、输入负数时，在数值前面加上“-”，或将数字用括号“()”括起来。 4、输入分数时，应当在分数前加“0”及一个空格，以与输入日期区别开。 5、当输入一个较长的数值
6、时，在单元格中显示为科学计数法。 6、在输入数字和符号时只能用英文半角方式。（高版本无此要求）,注意,三、 输入文本 由字母、汉字或其它字符开头的数据称为文本型数据（简称字符串）。 字符型数据在单元格中默认为左对齐 如果在数值型数据前用单撇号（）作前导，则将其中的所有数字作为文字型数据。 如邮政编码、电话号码、产品代号等表示为文本，以免做数学运算。 如果要在一个单元格中录入多行内容，可利用Alt+Enter实现 公式中含有文本数据时，在输入文本数据时数字用双引号括起来后。,四、 输入日期和时间 输入时间的格式为：时:分:秒，如15:30:40 输入日期的格式为：年-月-日，或年/月/日，如19
7、99/10/16。 若要在单元格中同时输入日期和时间，中间用空格分开，先输入日期或先输入时间均可。,若要以12小时制输入时间，可以在时间后加一空格并输入“AM”（上午）或“PM”（下午）（或“A”及“P”） 输入系统当前日期的快捷键是：Ctrl+; 输入系统当前时间的快捷键是： Ctrl+: 若只输入“X/X”形式，默认只有月份和日期,五、 快速键入数据1、 记忆式键入 若在单元格中键入的开始几个字符与该列中已键入的内容相同时，Excel可以自动填充其余的字符。 这时我们可以采用的选择有：按回车键接受建议的输入文本、若不想接受，可继续输入、若要删除自动提供的字符，请按 Backspace键。,
8、2、以相同的数据填充相邻的单元格方法1：利用鼠标拖拉方法2：执行“编辑”|“填充”,3、序列数据的输入 序列是指连续有规律变化数据。 Excel2003中能自动输入的序列数据有文本、数值和日期型。 如输入的数据具有某种规律，如等差数列、等比数列、时间和日期等可扩展的序列可利用自动填充方法。 方法1：利用鼠标拖拉 方法2：执行“编辑”|“填充”|“序列”,（1）利用鼠标拖拉 第1步：先在要填充区域的第一个单元格和第二个单元格中输入序列的值。 第2步：选定要填充区域的第一个单元格，并拖动填充柄(单元格粗线框右下角的实心方块处，当鼠标指针移动到此位置后，鼠标指针变为实心十字形)经过待填充的的区域。拖
9、动的方向确定了序列的排列方式： 由上向下或由左到右拖动按升序排列； 由下向上或由右到左拖动按降序排列；若要指定序列的类型，用鼠标右键拖动填充柄，松开鼠标键后，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令。,（2）执行“编辑”|“填充”|“序列”（3）自定义序列 方法：执行“工具”|“选项”,4、选择列表 选择列表只适用于文本，可以在某一列中重复输入文本。 选择列表重复输入文本的操作过程为： 第1步：选定要输入文本的单元格。 第2步：右单击该单元格，在弹出的快捷菜单中选择“选择列表”菜单命令。（这时该列中所包含的所有不相同的文本就显示在列表中） 第3步：在列表中选择需要的文本，就可以添入选定的单元格中。,六
10、、 批注 使用批注可以对单元格进行注释。1、给单元格添加批注 执行“插入”|“批注”2、查看工作簿中的批注 选择“视图”|“批注”，即可显示工作表中的所有批注。（将鼠标指针移至包含有批注的单元格上也可）3、编辑批注 选中包含批注的单元格，执行“插入”|“编辑批注”4、删除单元格批注 选中包含批注的单元格，执行“编辑”|“清除”选项，再点击“批注”命令。,5.2.3 设置数据的有效性（补）设置步骤是： （1）选定需要设置数据有效范围的单元格或区域； （2）执行“数据”|“有效性”,5.2.4 工作区域的选定一、 选定单元格 方法1：用鼠标选定单元格，单击该单元格就可以了。 方法2：在名称框输入单
11、元格名称,二、 选定整行、整列或整个工作表1、选定整行、整列 单击行号或列标按钮就可以选定工作表中的整行或整列的单元格。 若要选定相邻的行或列，当选定第一行或列后，沿行号或列标方向拖动鼠标或按住Shift键后再选定最后一行或最后一列。2、整个工作表 行号和列标交界处的按钮，称为全选按钮，单击它就可以选定整个表格。,三、 选定单元格区域1、选定连续区域的单元格 若选定的单元格区域是连续的，用鼠标单击该区域顶角的单元格，然后拖动到该区域的最后一个单元格或按住Shift键单击该区域的最后一个单元格。2、选定不连续区域的单元格 若选定的单元格区域是不连续的，选定第一个单元格或单元格区域，然后按住Ctr
12、l键，再选定其它的单元格或单元格区域。,5.2.5 编辑工作表一、 编辑工作表数据1、修改单元格的部分数据 双击要修改的单元格，或按F2键，则插入点出现在单元格中，对单元格中的数据可以进行编辑，编辑的方法与一般的文本编辑是相同的。2、以新数据覆盖旧数据 单击要修改的单元格，然后输入新的内容，则单元格中原有的数据就会被覆盖掉，按回车键完成编辑。,二、单元格的移动或复制方法1：利用剪贴板实现方法2：利用鼠标拖拉实现 使用拖动法移动或复制单元格的操作过程为： 第1步：选定要移动或复制的单元格区域。 第2步：将鼠标指针移动到单元格的边框上，拖动鼠标到需要的地方就可以完成移动的操作。若要复制，在拖动前按
13、住Ctrl键。,由于在单元格中，包含有公式、数值、格式、批注、有效数据等内容，因此使用剪贴板后直接粘贴的话，是指粘贴所有这些内容。 若要粘贴其中一项内容，可以选择“编辑”|“选择性粘贴”命令，在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择要粘贴的内容即可。,说明,三、 插入行、列或单元格1、 插入整行或整列 执行“插入” 菜单下的行或列命令 注：如何实现多行插入？2、 插入单元格或单元格区域 选择“插入”|“单元格”命令，这时弹出“插入”对话框，根据需要，在该对话框中选定活动单元格右移、活动单元格下移、整行或整列单选按钮，然后选择确定按钮。,四、删除行、列或单元格1、 删除整行或整列 选定整行或整列，执行
14、“编辑”|“删除”命令（或利用快捷菜单命令）2、 删除单元格或单元格区域 在要删除的位置选定单元格或单元格区域，执行“编辑”|“删除”命令（或利用快捷菜单命令）,五、 清除单元格 选定单元格或单元格区域后按Del键，就可以删除其中的内容； 选择“编辑”|“清除”菜单中的子菜单命令来删除单元格或单元格区域的内容、格式、附注或全部。 清除单元格和删除单元格意义不同,注意,六、 查找或替换单元格内容1、查找单元格数据 方法：选择“编辑”|“查找”2、替换单元格数据 方法：选择“编辑”|“替换”,5.2.6 工作表操作一、 选定工作表 1、选定一个工作表 单击工作表标签即可选定工作表。选定的工作表标签
15、区底色为白色、文字带下划线。2、选定连续的多个工作表3、选定不连续的多个工作表,二、 插入工作表方法1：选择“插入”|“工作表”命令 可以在当前工作表的左边插入一新的工作表。并选定新插入的工作表。方法2：右击工作表标签，选择“插入”,三、 删除工作表 方法1：选定要删除的工作表，然后选择“编辑”|“删除工作表”命令 方法2：右击待删除工作表的标签，执行“删除”,四、重命名工作表 在工作表标签上右单击，在弹出的快捷菜单中选择“重命名”就可以对工作表名重新命名。,五、工作表的移动与复制 方法1：直接拖动工作表标签到需要的位置，可以移动工作表，若在拖动的过程中按住Ctrl键，就是复制工作表。 方法2
16、：右击工作表的标签，执行“移动或复制工作表”,六、工作表窗口的拆分和冻结 1、拆分窗口 方法1：执行“窗口”|“拆分” 方法2：直接拖动“拆分条” 2、冻结窗口 执行“窗口”|“冻结窗格” 对冻结为两个窗口的情况，其上部或左部窗口被冻结，对冻结为四个窗口的情况，其上部的左右两个和左部窗口被冻结。 若要取消冻结窗口，选择“窗口”|“撤销冻结窗口”菜单命令。,5.3 美化工作表,5.3.1 设置数据格式5.3.3 条件格式化5.3.2 使用自动格式美化工作表,5.3.1 设置数据格式一、单元格数据的格式化 选定要设置数据格式的单元格，然后选择“格式”|“单元格”，弹出“单元格格式”对话框。（如下图
17、）,1、设置数值格式 2、设置货币格式3、设置日期格式4、设置时间格式5、设置分数格式 6、对齐方式7、边框和底纹,二、 改变行高和列宽 方法1：鼠标拖拉 方法2：使用“格式”菜单中的“行”或“列”命令,三、保护工作表1、 单元格的锁定与隐藏 选择“格式”|“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，然后选定“保护”标签，在该对话框中包含“锁定”和“隐藏”两个复选框。 注意： 单元格的锁定与隐藏设置后，只有保护工作表后才能起作用。,2、 保护工作表 第1步：选定要保护的工作表。 第2步：选择“工具”|“保护”|“保护工作表”命令，这时出现“保护工作表”对话框。 第3步：选择保护工作表的内容和密码
18、。 若要撤销保护工作表，选择“工具”|“保护”|“撤销保护工作表”菜单命令。,5.3.2 条件格式化 方法：先选择要操作的范围，然后执行“格式”|“条件格式”,5.3.3 使用自动格式美化工作表一、使用格式刷复制单元格格式 步骤： （1）选定所需格式的单元格，以作为样板单元格； （2）单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮； （3）将鼠标指针移到目的地拖过单元格区域即可。,二、自动套用格式 方法：先选择要操作的范围，然后执行“格式”|“自动套用格式”三、使用样式 方法：先选择要操作的范围，然后执行“格式”|“样式”四、使用模板 使用模板是在新建工作簿时，套用系统或自建立的模板，使得新建工作簿具有
19、模板相同的风格。 注：如何自建模板文件？,5.4 使用公式和函数5.4.1 Excel 中的运算符一、运算符的种类,重点说明：1、 冒号(:) 单元格区域引用，通过冒号前后的单元格引用一个指定的单元格区域。2、 逗号(,) 单元格联合引用，即多个引用合并为一个引用。3、 连接(&) 将两个字符连接成一个字符串。4、空格 两区域的交叉重叠区域的引用,二、公式中的运算顺序 公式中的运算顺序：引用运算 算术运算 文本运算 比较运算,三、公式输入方法 输入公式时，必须以“=”开头 公式中，可以包含数、运算符、单元格引用地址、名字与函数等。,四、单元格的引用 单元格的引用表示工作表中的一个单元格或单元格
20、区域，以便告诉Excel引用哪些单元格中的数据。 在公式中经常要引用某一单元格或单元格区域中的数据，这时的引用方法有三种：相对引用、绝对引用和混合引用。,1、相对引用 相对引用是指向相对于公式所在单元格相应位置的单元格。当该公式被复制到别的单元格时，Excel可以根据移动的位置调节引用单元格。,2、绝对引用 绝对引用指向工作表中固定位置的单元格，它的位置与包含公式的单元格无关。对于绝对引用类型来说，在列标和行号前面都加上$符号，就表示绝对引用单元格。如:$a$6,3、混合引用 混合引用是指公式中既有相对引用，又有绝对引用。如:$b7,4、同一工作簿中工作表间的引用 格式：源工作表名称！单元格或
21、区域引用,5、不同工作薄单元格的引用 工作薄名工作表名!单元格引用 若工作表名不是Excel默认的Sheet1之类的名称，则“!”号可以省略。,6、工作表组的操作 当编辑工作表组中的某一个工作表时，工作表组中的其它工作表同时也得到相应的编辑。,7、三维引用 如果需要分析某一工作簿中多张工作表的相同位置处的单元格或单元格区域的数据，可用格式： 第一个工作表名：最后一个工作表名！单元格或单元格区域引用,五、 公式的自动填充 其操作方法为单击公式所在的单元格，拖动单元格右下角的填充柄到要进行同样计算的单元格区域即可,相当于自动复制公式.,六、自动求和七、工作表中显示公式和数值 按Ctrl+键切换八、
22、出错信息 在Excel中不能正确计算输入的公式时，则在单元格中显示出错信息，出错信息以“#”开始，其含义表5-5所示,5.4.2 函数 函数由函数名和参数组成，其一般形式为： 函数名（参数1，参数2，） 函数名表示函数的功能； 参数是函数运算的对象，可以是数值、文本、逻辑值或单元格引用，也可以是函数。,一、函数的使用方法 方法1：“插入”|“函数” 方法2：直接在编辑栏输入公式 方法3：使用函数下拉列表输入,二、 常用函数简介1、求和函数SUM 功能：计算某一单元格区域中所有数字之和。 语法：SUM(number1,number2, .) 参数说明：number1, number2, . 为
23、1 到 30 个需要求和的参数。,2、求平均值函数AVERAGE 功能：返回参数平均值(算术平均)。 语法：AVERAGE(number1,number2, .) 参数说明：number1, number2, . 要计算平均值的 130 个参数。,3、计数函数COUNT() 功能：计算数组或单元格区域中数字项的个数。 语法：COUNT(value1,value2, .) 参数说明：value1, value2, . 是包含或引用各种类型数据的参数(130个)，但只有数字类型的数据才被计数。,4、求最大值函数MAX 功能：返回数据集中的最大数值。 语法：MAX(number1,number2,.
24、) 参数说明：number1,number2,. 为需要找出最大数值的 1 到 30 个数值。,5、求最小值函数MIN 功能：返回给定参数表中的最小值。 语法：MIN(number1,number2, .) 参数说明：number1, number2,. 是要从中找出最小值的 1 到 30 个数字参数。,6、条件函数IF 功能：执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值，返回不同的结果。可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。 语法：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 参数说明：logical_test 计算结果为 TRUE 或 FALSE
25、的任何数值或表达式。,7、四舍五入函数ROUND 功能：根据指定的位数，将Number数值进行四舍五入。 语法： ROUND （Number ，N） 参数说明： N可以是负整数,8、取整函数INT 功能：取不大于数值Number的最大整数，如数值Number 是负数时，取小于Number 的最大整数。 语法： INT （Number ） 如： INT（-12.76）=-13,9、逻辑求与函数AND 功能：所有参数的逻辑值为真时返回TRUE；只要一个参数的逻辑值为假即返回 FALSE。 语法：AND(logical1,logical2, .) 参数说明：logical1, logical2, .
26、 待检测的 130 个条件值，各条件值或为TRUE，或为 FALSE。,10、逻辑求或函数OR 功能：在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE。 语法：OR(logical1,logical2,.) 参数说明：logical1,logical2,. 为需要进行检验的1到30个条件，分别为 TRUE 或 FALSE。,5.5 数据管理,5.5.1 数据清单5.5.2 排序数据5.5.3 分类汇总数据5.5.4 数据的筛选5.5.5 数据的合并5.5.6 数据透视表,5.5.1 数据清单一、创建数据清单的要求 一个工作表上建立一个数据清单； 在工作表的数据清单与其它的数据间至
27、少留出一个空白列和一个空白行； 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧； 避免在数据清单中放置空白列和行。,二、建立数据清单方法1：利用菜单命令建立“记录单” 第1步：单击要管理的数据清单中的任一单元格。 第2步：选择“数据”|“记录单”菜单命令。方法2：手动建立数据清单 第1步：建立数据清单的标题行（在数据清单的标题行中输入各字段的名称。为了数据处理的方便性，最好把标题行冻结起来） 第2步： 输入各个记录（可以直接在数据清单中输入各个记录）,5.5.2 排序数据一、 根据一列的数据对数据行排序 方法：利用工具栏中的工具按钮 先单击工作表中作为排序关键字的字段名，然后单击工具栏上的“升序”或“降
28、序”按钮 注：也可对指定的区域进行排序,二、根据多列的数据对数据行排序方法：先选中工作表中任意一个数据单元格，执行“数据”|“排序”,5.5.3 分类汇总数据 分类汇总是Excel提供的一项统计功能，它可以将相同类别的数据进行统计汇总。 分类汇总必须按关键字排序 分类汇总的方法： 执行“数据”|“分类汇总” 要恢复工作表只需在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”,5.5.4 数据的筛选 筛选的作用是将满足条件的数据集中显示在工作表上，将不满足条件的数据隐藏。一、自动筛选自动筛选的步骤： 1、首先在工作表中任选一个单元格，然后选择“数据”|“筛选”|“自动筛选” 2、设置筛选条件注：要取消筛选，
29、只需再次执行“筛选”命令,二、高级筛选高级筛选的步骤： 1、在任意空白处建立条件区 该区的第一行应输入条件名（即需要设置条件的字段名），其后各行输入相应的条件。 同一条件行中不同单元格的条件互为“与”的关系，而不同条件行中的条件互为“或”的关系。 2、在工作表中任选一个单元格，然后选择“数据”|“筛选”|“高级筛选” 3、设置“高级选项”对话框,5.5.5 数据的合并 数据合并是指将多个工作表的数据按位置和类别进行合并。 方法是：“数据”|“合并计算”1、相同位置数据的合并计算2、同类数据的合并计算3、建立链接,5.5.6 数据透视表方法：执行“数据”|“数据透视表和图表报告”,5.6 建立图
30、表,如果将工作表中的数据以图表的形式显示，则可以使数据分析更加清晰、直观。 在Excel中，图表是以数据系列为基础绘制的，生成的图表既可以直接嵌入到当前工作表中，也可作为一张独立的新图表。,5.6.1 创建图表 方法1：选择“插入”|“图表” 命令 方法2：单击常用工具栏上的图表向导按钮 ，这时弹出“图表向导”对话框。说明：图表分嵌入图表和独立的图表,5.6.2 图表的编辑1、选定图表 单击图表，则在图表的四周会出现8个黑色的小方块，称为控点。 2、移动图表 首先选定图表，然后将鼠标指针移动到图表中空白的地方，拖动到需要的位置即可。,3、调整图表的大小 选定图表后，当鼠标指针移动到左右两个控点
31、上时，左右拖动可以在水平方向改变图表的大小；当鼠标指针移动到上下两个控点上时，上下拖动可以在垂直方向改变图表的大小；当鼠标指针移动到左下或右上角两个控点上时，或当鼠标指针移动到左上或右下角两个控点上时，拖动鼠标可以在两个方向改变图表的大小。,4、删除图表 选定图表后，按Del键（选择“编辑”|“清除”|“全部”命令）即可。5、图表对象的编辑 单击图表中的对象，就可以选定对象。 在选定对象的快捷菜单中有图表类型、数据源、图表选项、图表位置等菜单命令，可对图表进行编辑，这与建立图表时的操作过程是类似的。,5.7 打印,5.7.1 页面设置5.7.2 控制分页5.7.3 打印预览5.7.4 打印工作表,5.7.1 页面设置 选择“文件”|“页面设置” ，设置弹出的“页面设置”对话框。1、页面 2、页边距3、页眉和页脚4、工作表,5.7.2 控制分页一 、插入水平和垂直分页符 第1步：选定开始新一页的单元格。 第2步：选择“插入”|“分页符”命令。二、删除一条人工分页符 第1步：选定水平分页符下边或垂直分页符右边的任意单元格。 第2步：选择“插入”|“删除分页符”菜单命令。,5.7.3 打印预览 选择“文件”|“打印预览”命令进入打印预览方式。,5.7.4 打印工作表 选择“文件”|“打印”菜单命令，这时弹出的“打印”对话框。,
