1、GTD 时间管理原理与实践分享原理篇（1）通过学习戴维.艾伦的尽管去做：无压工作的艺术和GTD and Outlook 2007两本书，自己总结了 GTD 的核心思想，并从 2009 年 11 月开始实践GTD。经过 4 个月的磨合，不断的体会，感觉 GTD 给了我很大的帮助。昨天又跟同事们做了分享，大家都觉得很实用。接下来，我将用一系列的短文来总结我的 GTD 实践，希望对大家会有帮助。什么是 GTD？先分享一句哲言，知名华人讲师林伟贤老师：“做事是靠系统，而不是靠感觉” GTD（ Get Things Done）这是关于时间管理的一套体系和方法，它让我们抓住所有一切需要处理的“工作”，并把
2、它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中进行组织和管理。这里的“工作”是指广义上的工作，我的理解是所有你需要处理的事情，包扩资料、信息、杂事、邮件等等，大到拯救地球，小到替老婆打酱油。GTD 的核心思想是将你的所有的“工作”都从大脑中请出来，放在一个外部的系统中统一的组织和管理，让你的大脑专心的做思考工作，而不是记忆杂事。打个比方，GTD 系统就是你的私人秘书，她帮你安排好你的工作；而你相当于企业的 CEO，专心思考公司的战略。为什么要这么做呢？“焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。”（戴维凯克奇 DavidKekich）。GTD 的方法，试图通过以下三个途径，帮助我们解决掉事
3、情老是萦绕心头的感觉，减少/消除焦虑，真正的做到 “无压工作 ”：（1） 确切地认定它们的预期结果是什么；（2） 决定你下一步的具体行动到底是什么；（3） 把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。GTD 时间管理原理与实践分享原理篇（2） GTD 时间管理的五个步骤GTD 针对工作的管理共有五步，分别是收集、组织、执行、检视和更新。下面对这五个步骤先做个简介，然后再详细说明。图片 1 GTD 方法的五个步骤（1） 收集，顾名思义，就是要把你要做的工作全放到一起，或者是全部都列出来，不需要经过任何处理，只需要将他们都从大脑里请出来。（2） 组织，对于上面收集到的工作，一件一件的进行
4、判断、整理、计部划、安排，并制作任务清单和日历。这个过程之后我们会介绍处理的详细过程。（3） 执行，就是按照上一步做的任务清单和日历按部就班的做事。（4） 检视，就是每隔一段时间就做个回顾，自我总结。（5） 更新，不断添加要做的工作、计划等，更新 GTD 系统，让能够跟你的生活一致。这五个步骤最终构成了一个闭环，在执行的过程中，你需要不断地更新自己的 GTD 系统，使它尽可能的与你的生活同步，这样你才能完全的依赖他，为自己创造价值。真正的落实 GTD 的方法，会让你将你的梦想（To Be），通过一个一个的“下一步”执行的步骤（To Do），最终得到实现（To Have）。第一步：完整收集工作收
5、集工作是 GTD 的第一步，要做的是先把脑子里面装的各种事情清空。这个过程还不涉及对工作的处理，只需要把事情全部列出来，会在下一步进行处理。需要收集的工作内容有：（1） 承诺他人的事情，如明天我要给 XX 发个 XX 材料；（2） 工作中要做的事情，如 XXX 集团 XX 项目、XXX 大会准备等；（3） 生命中应当承担的责任，如我要帮助 XXx 干 XXXX，我要拯救全地球等等，呵呵；（4） 生活中的各种杂事，如帮媳妇打酱油，给孩子买生日礼物等；（5） 突然冒出的灵感想法，如突然想 SNS 是不是可以跟家教结合在一起，需要去论证一下；（6） 接受到得各种材料，需要处理；（7） 等等吧，只要是
6、跟自己有关，需要去过问或做的事情，都统统的收集到一起，放到一个容器里，我们称之为“工作篮”。下面介绍一下“工作篮”，就是存放你还没有处理的工作的地方。可以是一个真正的篮子，放各种待处理的工作（材料、文件、记录等）。不过现在是信息社会了，可以更加先进一点：).“工作篮”通常可以使用便签纸、即时贴、记事本、智能手机或者是电脑软件来记录。我自己就使用 Palm 的 Diddlebug软件来记录，可以手写，随时写随时删。收集的过程中有几个注意事项：1) 完整的收集。做到一件都不漏，这样系统才能完全帮你管理起你的生活和工作。2) 一定尽量减少你用于收集杂事的工具的数量。这样便于统一管理，不容易漏掉，而且
7、简便。3) 你的工具随时随地都能收集。不能随时收集，很难做到第一条完整性。4) 按照你的爱好选择工具，最喜欢的工具才会用。原创 GTD 时间管理原理与实践分享原理篇（3）第二步：工作的组织在将所有的事情都收集到一起后，我们要将他们进行加工。加工的目的是彻底清空“工作篮”，将这些事情最终组织成为可以执行的“下一步”工作清单。组织的步骤可以用下面的流程图来表示。图片 2 GTD 工作加工流程图Step I ：弄清工作到底是什么？不是已经写出来是什么工作了么？现在要回答的是“这件工作到底是什么”的问题。要问自己几个问题：（1） 这件工作对我有什么意义？（2） 我对这件工作的预期是什么？这样才能真正明
8、确这件事到底是什么，然后进入下一步；Step II：判断是否要采取行动：对于不需要采取行动的工作，有三种可能。（1）这个工作（包括信息、资料、杂事等）对自己没有任何意义，直接扔掉，不要留恋；（2）这个工作是我的一个梦想、或一直想做的事情，但现在又不能马上采取行动，那么把它列为 Someday/Maybe 的事情。如学习英语、去趟铁岭度度蜜月等等。这些事情有待你日后规划来实现的。（3）这是一份资料，自己觉得很有用处，但现在用不上，那么就存档，留待日后查找。存档的时候注意要分门别类，避免日后知道自己有这样一份资料，但不知道放到哪里去了，那就尴尬了。如果需要采取行动，则进入下一步。Step III：
9、判断下一步行动是什么“下一步”是指那些耗时不超过 1 小时，可以立即动手做的事情。如我要规划一个公司的网站，我的下一步工作可以是“查找同行的网站，找出共性和差别”。“下一步”的关键是可执行性，可以慢慢体会。按照工作的大小有两种情况。一种是比较大的工程。如要执行一个咨询项目（我自己是咨询顾问，职业病），这就需要事先对这个项目进行规划，列出要做的任务，给出时间点，甚至是画出甘特图。但一般自己的事情做到用思维导图列出要做的事情就可以了。这样就能知道自己可以马上要做的“下一步”工作是什么了。另一种是小事，没有多少步骤，在心里盘算一下就行。如给老妈打个电话，这本身就是个行动。小事和大的工程的区别就在于，
10、工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步骤，需要你多次的工作才能完成。这样无论是小事还是大工程都有了下一步，下面要进行初步的处理。Step IV：初步处理“下一步”并制作工作列表和排程处理的时候，可采用 2 分钟原则：（1）对于用时不超过 2 分钟的事情，马上动手做。这样做能够节省很多时间，避免你日后再找出这些小事，反而会花更多的时间去做。举个例子，我们公司笔记本可以分月报销费用，当我已收到 IT 发送提交报销发票的通知时，我会马上把发票交过去，不到 2 分钟解决。否则，如果你觉得这是小事，放着不管，很可能很快就忘了，等超期了，重新审批，说不定半小时也搞不定。图片 3 下一步处理流程（3） 对
11、于大于 2 分钟的事情。a) 能够指派给其他人做的，尽量分派下去。华人成功学讲师陈安之针对时间管理讲到：“时间管理的精髓就在于，自己制作最有生产力的事情。”所以，把除了只有自己做才能保证品质、只有自己才能做、自有自己做才能保证最高产能之外的能够放权的事情，全部委派出去，要善于 Use Others Peoples Time（UOPT）。b) 自己做的事情。对于这些事情，我们要分场合来编制行动清单，一有时间，就从列表中挑选出要做的事情执行。对于其中要发生在某个特定时间的行动，我们要在日历中安排。下面我会分别描述制作任务清单和日历的排程。原创 GTD 时间管理原理与实践分享原理篇（4）下面我们详细
12、探讨一下行动清单：行动清单时记录所有的工作和工作的“下一步”行动的大列表，之后你要执行事情都是参考这个清单，相当于秘书给你做的工作安排。每个人大约在执行的工作（广义的工作）都有十几甚至是几十件，再加上他们的下一步，在你的任务清单上可能会产生几十甚至上百个要执行的“下一步”工作，这样我们就要分类管理。在 GTD 管理思想中，采用的是按照场合来分类，场合是决定你在某个时刻能够采取的“下一步”工作的内容。下面参考的台湾时间管理讲师张永锡先生的分类方法，这个分类方法非常适合入门级的选手。当然，按照场合分类，完全可以根据自己的工作环境自己组织。下面介绍一下我的分类方式，参考戴维.艾伦在GTD and O
13、utlook 2007上的分类方式做的个性化分类。L-Projects 是指超过 3 个月的工作S-Projects 是指 3 个月内可以完成的工作这两个分类是从纵向上把握自己同时在执行的项目的列表，可以让你长期对同一件事情保持跟踪执行。下面带符号的都是细分出来的“下一步”行动。我分成了 8 中场合：Agendas，主要是约定、打电话等事情Christine，这是我的直接领导，由于沟通比较密切，这个分类用来存我要向她汇报的工作Commuting，是指我在路上的场合，这个场合我可以听讲座、看电子书等Errands，是我要做的一些杂事，如超市购物什么的，主要跟采购相关。Home，是指我在家里能做的
14、事情。如洗衣服、看电影等等，只能在家里才能做的事情。看电影也要记录么？是的，你做的所有的事情最好都能详细的列出来，这是效率的根本。可以防止你看完一个再看一个，然后再上会网逛逛，然后一个周末就没了。Office，在办公室需要做的工作。这里面大多数都是我要做的公司的事情。每天我到公司基本上看的最多的就是 Office 这项，从中挑选出当天要做的事情，就是一天的行动清单。每天在公司目标明确，效率很高，现在已经基本上不把工作带回家了，感谢戴维.艾伦。Planning，这个分类是专门放计划和构思的。这个需要有安静的场合，有充足的时间去做，所以我早上的时候多数查看里面的列表，挑选要做的计划执行。Waiti
15、ng For，这个是我分派出去的工作环节，放在里面，我可以随时查看，然后到时侯，如果对方还没把我要的东西给我，我会像“黄世仁”似的要帐，绝对不漏，没有烂帐。Iteration，这个是我刚刚添加的，发现生活中有很多周期执行的事情，如每天读一篇英文，收集大家的文章，阅读朋友博客的文章等等，都是每天要做的事情，所以，为了防止忘记，也要记录，单独放在一个分类。以上是“下一步”行动的分类列表的描述，这些列表中的项目都是每个大的“Project”的在现在这个时间点上要做的事情，是横向的事件管理。下面的三项是定制的：Someday/Maybe，是前面流程中讲到的自己想做但现在没法马上行动的事情，很多是自己想
16、要学习的东西或要实现的梦想。这个类别很重要，一定记得时常浏览，挑出可以行动的项目出来，并制定出下一步逐渐实现他们。这些才是我们要的真正的人生。读书，我比较喜欢读书，所以，我通常把我正在读的书放到这个分类里面，并记录读的进度和心得习惯养成，列出我要改掉的坏习惯，人无完人，找出自己的一些坏习惯，列上去，经常查看，不断改正，养成新的习惯，很有用。下面介绍一下日历的使用在初步处理中，需要对自己在某个时间点上要做的事情进行排程。先说一下，可以放在日历中的事情。在某个确切的时间里采取的行动。如 XX 月 XX 日 X 时，我要参加一个 XXX 会议。在某个确切的日期里采取的行动。如 XX 月 XX 日，我
17、要给 X 同学打个电话，祝他生日快乐，只要我在这一天里把这个事情做了就行。在某个确切的日期所需要的资讯。我在某天需要得到 XX 部门给我的 XX 资料，我通常会设置日历，到时看是否收到，没收到就主动上门索要。这与Waiting For 里面的条目是关联的。在使用日历的时候，我非常赞同台湾张永锡老师的观点，“日历是个神圣的地方，尽量要减少放在日历中的事件的数量；事情一旦放到日历中，就代表着到这个时间点的时候，你一定会完成这件事。” 截止目前为止，我们完成了工作的完整收集，又通过分析、计划、处理 2 分钟内执行的工作、制定行动清单、日历排程完成了工作的组织，彻底清空了“工作篮”。如果你认真做到了这
18、些，现在我们心中总会有如释重负的感觉，如同刚刚彻底打扫了房间一样，这就是时间管理的目的“处于没有压力的状态”。原创 GTD 时间管理原理与实践分享原理篇（5）在 GTD 中， “什么场合做什么事”是主要的管理思想。所以我们先探讨在一个时间点上如何决定“现在干点什么呢?”这个问题。 （1）场合，是首要因素。如果你在飞机上，就没法打电话；如果你在办公室，最好不要收开心上的菜；如果你正在等车，就不适合给客户打电话；。（2）时间，这个要从两个角度看：一方面，要看时间块的大小是否合适，即所谓量体裁衣。所以在管理行动列表的时候，如果能加上用多少时间这个因素，会更加实用；另一方面，如果是跟别人合作，要注意对
19、方的时间是否合适。如果你是在做跨国合作，更要注意对方的时区的影响。（3）精力，人的精力不是无限的，但很多人不是这么认为。任何人，每天都有精力的低潮和高潮，仔细体会自己的周期情况。在精力旺盛的时段安排较难的任务，在精力低潮的时段安排一些相对轻松一些的杂事，会使你一直保持较高的工作热情。在精力管理方面，向大家推荐吉姆洛尔和托尼施瓦茨 精力管理一书，大家有兴趣可以读一下。当然也可以等着看我的文章，后期我会写一些。（4）重要性，为什么重要性放在最后？很多时间管理的方法都强调重要性因素。但在 GTD 体系中，我们更关注“现在”“马上”可以做的事情，所以重要性的决定意义不大。但 GTD 体系中还是很重视重要性的作用，但主要会体现在每日清单的安排上，这个后面会说明。综上，决定“现在能做什么?”的一般流程是：当你处在一个特定的场景中时，你可以监视你的分类行动清单，从当前的场景中，挑选出即符合时间要求有符合精力要求的事情，“马上行动”。当然符合以上条件的前提下，重要性才会被考虑。举个例子，早上，一般和媳妇一起出发上班，我一切就绪了，但媳妇还得收拾 5 分钟，这五分钟能干什么呢？在我的home 列表里面，“阅读创业家杂志”，OK 就是它了，我马上翻开杂志，阅读了2 篇短文。整本整本的杂志就是这样被读完的，并且我要声明我不是工作狂！呵呵。笔者注关于执行，下面会另起一篇，写一些执行的技巧。
