1、第 三章 帐务处理子系统,主要内容：1. 理解帐务处理子系统的流程图2. 掌握帐务处理子系统各模块的 设计原理,第一节 帐务处理子系统,一、帐务处理子系统（一）定义：是会计信息系统的一个重要子系统，以凭证为原始数据，通过对凭证的输入和整理，完成记帐、结帐、银行对帐、帐证表的查询和打印，系统服务和系统管理等工作。（二）帐务处理子系统的特点 1.规范性强，一致性好：采用世界通用的记帐方法- 复式记帐法。 2.综合性强在整个会计信息系统中起核心作用：其他子系统仅反映供产销过程中某个经营环节或某类经济业务。而帐务处理子系统的计量单位为货币，具有很强的综合性和概括性，能接受其他子系统传递数据。 3.控制
2、要求严格，正确性要求高：由于报表给有关信息使用者，所以必须保证数据的正确性，结果的真实性，因此要对凭证严格控制。,（三）帐务处理子系统的目标1.及时、准确地采集和输入各种凭证；2.高效、正确地完成记帐过程；3.随时输出各个时期内任意科目发生地所有业务，各个会计期地报表；4.建立帐务处理子系统和其他子系统地数据接口，实现会计数据地及时传递和数据共享；5.辅助核算功能。,一、手工帐务处理子系统处理流程（一）手工帐务处理数据流图分析 1.科目汇总表核算形式,原始凭证,填制和审核记帐凭证,记帐凭证,收款凭证,付款凭证,转帐凭证,登记日记帐,日记帐,登记明细帐,编制科目汇总表,科目汇总表,登记总帐,明细
3、帐,总帐,月末处理,编制报表,报表,第二节 帐务处理子系统处理,2.记帐凭证核算形式：适用于规模小，业务简单的企 业。,原始凭证,汇总原始凭证,收款凭证,付款凭证,转帐凭证,记帐凭证,现金,银行存款,日记帐,总分类帐,明细帐,会计报表,原始凭证,汇总原始凭证,收款凭证,付款凭证,转帐凭证,记帐凭证,现金,银行存款,日记帐,总分类帐,明细帐,会计报表,付款凭证,收款凭证,转帐凭证,汇总记帐凭证,3.汇总记帐凭证核算形式：能减少工作量，按科目间的对应关系进行汇总，但工作量大，适用于规模大业务多的企业。,3.手工会计下帐务处理形式的缺陷数据大量重复：凭证上的日期、摘要、凭证号、金额等数据重复转抄，不
4、仅占用存储空间，而且易形成帐表不符，帐帐不符，帐证不符。信息提供不及时：由于工作量大，加大手工速度缓慢，往往要延迟一端时间才能编制报表。准确性差：从记帐凭证到报表的过程中，转抄错误和计算错误难以避免。工作强度大：又快又准，加大会计人员的工作量。二、计算机帐务处理数据流程（一）方案一1.流程图,原始凭证,记帐凭证,机制凭证,填制录入,自动生成,记帐凭证文件,审核,生成报表,更新,科目余额文件,输出总帐,总帐,输出明细帐日记帐,明细帐日记帐,对帐单,输入或接收,对帐单文件,银行对帐,报表,余额调节表,2.数据库文件记帐凭证文件：属于帐务数据库文件。主要存放录入的所有凭证（未审核、审核、已记帐凭证）
5、，用标记区别不同状态的凭证记录。科目余额文件：属于帐务数据库文件。主要存放所有科目的年初数、累计借方发生额、累计贷方发生额、期末余额，每个月的借贷方发生额等。对帐单文件：属于临时文件。存放银行给单位的对帐单。日记帐、明细帐、总帐临时从汇总文件和记帐凭证文件中 挑选加工形成。,（二）方案二1.流程图2.数据库文件临时凭证文件：用于存放已录入和审核未记帐的凭证，可对其进行修改。记帐后已审核的记录转移到“历史凭证文件”中，属于非正式会计档案。历史凭证文件：存放已记帐的所有凭证，不能修改，只能用红字凭证冲销。属于正式会计档案。汇总文件：存放科目的年初数、累计借方、贷方发生额、期末余额、每个月的借贷发生
6、额。银行对帐单文件：专门存放银行给单位的对帐单，已达帐可删除。单位银行对帐文件：存放单位没有对上帐的银行业务。,原始凭证,记帐凭证,机制凭证,填制录入,临时凭证文件,审核,登记帐簿,汇总文件,历史凭证文件,单位银行对帐文件,输出报表,输出总帐,输出明细帐日记帐,报表,总帐,明细帐日记帐,对帐单,输入或接收,对帐单文件,银行对帐,余额调节表,自动传入,（三）优缺点1.优点：数据无重复存储2.缺点：输出日记帐和明细帐的速度慢。（三）计算机与手工帐务处理流程的区别1.数据起点和终点不同：手工数据的起点是原始凭证，数据的终点是会计报表；计算机方式下数据的起点是记帐凭证、原始凭证和机制凭证，数据的终点是
7、帐簿和报表。2.数据处理方式不同：手工方式下记帐凭证由不同的财务人员登入帐簿。计算机方式下由帐务处理子系统完成数据处理。3.数据存储方式不同：手工会计数据存放在纸上；而计算机方式下以数据库的形式存放在磁介物质上。,4.无帐帐核对的必要：手工方式下需对帐，计算机方式下无须对帐。5.会计资料查询统计方式不同：手工方式下找出相关资料；而计算机方式下使用查询功能。6.改变日记帐、明细帐和总帐的输出方式7.记帐的含义不同：手工方式下记帐是将凭证登记到各个帐簿上；而计算机方式下则是更新汇总文件。,第三节 系统功能模块设计,帐务处理子系统,系统初始化,凭证处理,记帐结帐,帐表输出,银行对帐,系统服务,科目设
8、置,人员权限,初始余额录入,凭证类别,其他设置,制单,审核,汇总,打印,转帐生成,记帐,结帐,日记帐输出,明细帐输出,总帐输出,报表输出,修改口令,系统维护,数据恢复,数据备分,删除已达帐,输出对帐单,手工对帐,自动对帐,对帐单录入,初始化调节表,综合查询,第四节 帐务处理子系统会计科目代码设计及主要数据库设计,一、会计科目代码设计（一）会计科目代码：用代码替代会计科目。（二）使用会计科目代码的原因1.文字科目的缺点文字形式的科目名称较长,因此占用空间多并且不便于输入；不便于计算机识别和分类,2.使用会计科目代码的优点能保证会计科目的唯一性简化会计科目的表现形式能提高输入速度便于对会计数据加工
9、和处理（三）会计科目编码方案1.编码方案：群码 例：10201012.科目代码结构：一级科目由国家制度规定，明细科目是企业根据自己的情况来确定。 科目代码的扩展性和简明性,3.举例：凭证代码设计：类别+顺序码 例：记0001 收0002 付0003 转0004核算币别设计：助记码或货币符号人民币：RMB 往来单位代码设计：顺序码：01 A单位 02 B单位组码：01-10 北京地区的单位 11-20 上海地区的单位群码：* * * 省 城市 某单位 部门代码设计：顺序码或群码 * * * 部门 车间 班组职工代码设计：顺序码或群码 * * * * 部门 车间 班组 人员代码,二、主要数据库文件
10、设计：设置的代码或相关的数据存放在数据库中。（一）帐套参数数据库文件：存放各帐套的参数。例： 字段 字段名 类型 长度 1 帐套号 C 3 （关键字） 2 帐套名称 C 16 3 行业性质 C 10 4 会计主管 C 10 5 启用年月 D 8 6 科目编码方案 C 5 7 结帐日 C 2主要控制措施：a.帐套号唯一 b.各字段不能为空 c.启用年月合法,(二）科目文件：存放帐务处理中所有科目及相关内容的数据库文件。 序号 字段名 类型 长度 1 科目代码 C 9 （关键字） 2 科目名称 C 20 3 科目类型 C 4 4 科目性质 C 6缺点：a.科目之间无联系 b.不能辨别科目是否为最下
11、级科目,2.方案二 序号 字段号 类型 长度 1 科目代码 C 9 2 科目名称 C 20 3 科目类型 C 4 4 科目性质 C 6 5 父科目 C 9 6 级数 N 1父科目：将一个科目所属的上一级科目兄弟科目：同一个父科目下的若干各科目3.组织方式：以科目代码为关键字所建立的索引文件。,科目代码 科目名称 科目类型 科目性质 现金 资产 银行存款 资产 银行对帐 银行存款-工行存款 资产 银行对帐 银行存款-中行存款 资产 银行对帐科目代码 科目名称 科目类型 科目性质 父科目 级数 现金 资产 1 银行存款 资产 银行对帐 1 工行存款 资产 银行对帐 102 2 中行存款 资产 银行
12、对帐 102 2,（三）凭证文件的设计：用来存放记帐凭证的每一项数据记录的数据库文件，是核心文件。1.方案一：序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 9 5 借方金额 N 122 6 贷方金额 N 122 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记帐 C 8,2.方案二序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 C 4 2 日期 D 8 3 摘要 C 36 4 科目代码 C 9 5 方向 C 2 6 金额 N 12,2 7 附件 N 3 8 录入 C 8 9 审核 C 8 10 记帐 C 8,3.方案三:设置凭证内容文
13、件(存放重复字段)和凭证业务文件(存放不重复字段).序号 字段名 类型 长度 序号 字段名 类型 长度 1 凭证号 N 4 1 凭证号 C 6 2 日期 D 8 2 摘要 C 36 3 附件 N 3 3 科目代码 C 9 4 录入 C 8 4 借贷标志 C 2 5 审核 C 8 5 金额 N 12,2 6 记帐 C 8,例1凭证号 日期 摘要 科目代码 借方金额 贷方金额 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 1000 1 A B C 记0001 2003.1.1 提现 10201 1000 1 A B C例2 凭证号 日期 摘要 科目代码 方向 金额 附件 录入
14、 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 借 1000 1 A B C 记0001 2003.1.1 提现 10201 贷 1000 1 A B C例3 凭证内容文件 凭证号 日期 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 1 A B C 记0001 2003.1.1 1 A B C 凭证业务文件 凭证号 摘要 科目代码 方向 金额 记0001 提现 101 借 1000 记0001 提现 10201 贷 1000 返回,(四)汇总文件设计:存放所有科目的年初数、累计发生数、本期发生数、余额等汇总数据库文件。1.方案一 序号 字段名 类型 长度 1 科目代码 C 9
15、 2 期初余额 N 12,2 3 借贷方向 C 2 4 本期借方发生额 N 12,2 5 本期贷方发生额 N 12,2 6 本期累计借方发生额 N 12,2 7 本期累计贷方发生额 N 12,2,期末余额=期初余额+本期借方发生额-本期贷方发生额（以资产类科目为例）每个月有一个当月的汇总文件（一年共12个）本期的期末余额是下个月的期初余额2.方案二:以年作为存储单位 优点:数据库文件少 缺点:不能直接得到数据,1月期初的汇总余额文件KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 1000 借 0 0 0 0 20000 借 0 0 0 0 记帐后KMDM QCYE FX JF
16、FS DFFS LJJF LJDF 1000 借 1000 0 1000 0 20000 借 0 1000 0 10002月期初的汇总余额文件KMDM QCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 2000 借 0 0 1000 0 19000 借 0 0 0 1000返回,2.方案二 序号 字段名 类型 长度 1 科目代码 C 9 2 年初余额 N 12,2 3 借贷方向 C 2 4 1月借方发生额 N 12,2 5 1月贷方发生额 N 12,2 . . . . 24 12月借方发生额 N 12,2 25 1 2月贷方发生额 N 12,2,3月QCYE=NCYE+1月JFFS+2月
17、JFFS-1月DFFS-2月DFFS 3月LJJF=1月JFFS+2月JFFS+3月JFFS 3月LJDF=1月DFFS+2月DFFS+3月DFFS 3月QMYE=3月QCYE+3月JFFS-3月DFFS例：一月记帐前KMDM NCYE FX 1JFFS 1DFFS 2JFFS 2DFFS . 1000 借 0 0 20000 借 0 0一月记帐后KMDM NCYE FX 1JFFS 1DFFS 2JFFS 2DFFS . 1000 借 1000 0 20000 借 0 1000,第五节 初始化模块的设计,一、初始化的定义：指从手工会计信息系统转化为电算化会计软件过程中所做的初始化工作。二、手
18、工整理阶段1.整理会计科目2.准备各科目的期初余额和初始化资料3.对会计人员重新分工4.准备电算化会计所消耗的材料,三、科目设置：将会计核算中使用的科目逐一按要求录入计算机中，并将科目设置的结果保存在科目文件中，实现对会计科目的管理（增加、删除、修改、查询、打印）。（一）科目文件的内容1.内容：由科目结构所决定2.功能：增加会计科目：指增加一个新的会计科目，“惟一”,注意：当新增某个科目时其上级科目必须存在， 如果没有应先增加上级科目，再增加下级科目。如果一个科目已有发生额或余额，不能再增加下级科目。 如果要增加，只能先将该科目发生额或余额删除，再增加明细科目或下面初调整。科目类型上下级一致,
19、2.删除科目：删除某一个科目的记录。注意：已使用的科目不能删除如果有下级科目不能删除辅助核算帐启用后科目不能删除3.修改科目：修改科目记录注意：科目一经使用，科目代码不能修改有下级科目，科目代码不能修改使用了辅助核算帐后，科目代码不能修改,4存盘：保存在科目文件中5.退出：退出设置模块，会到上级模块四、科目编码方案1.方案一：所有明细科目列示2.方案二：设置辅助核算代码五、凭证类别设置：保存在凭证类别文件中。提供了以下几种： 不分类：记帐凭证 分类：收款凭证、付款凭证、转帐凭证,六、人员权限设置：也就是财务分工。授权由财务主管操作，为每个会计人员设置一定的权限。七、其他设置,第六节 凭证模块设
20、计,一、记帐凭证在计算机帐务处理中的三种类型（按来源不同分类）1.人工凭证：由人工根据原始凭证进行处理后编制记帐凭证录入2.机制凭证：指已经实现计算和处理的业务子系统对原始凭证进行处理自动产生凭证。3.派生凭证：指帐务处理子系统自动产生的记帐凭证。,二、记帐凭证的内容及要求1.日期：指凭证的填制日期。系统日期填制日期启用日期日期随凭证号的增加而增加，日期上次填制的最后一张凭证日期，不能插入凭证。2.凭证号：用类别+顺序号。顺序号由系统自动编号，根据上张编号+1.每做完一张可自动加一号，增加下一张凭证到了一定长度自动编制分单。,3.摘要：对经济业务的简单说明。每条记录都有（摘要不能为空）。4.会
21、计科目：借贷方科目（科目代码）。输入的科目必须是最下级科目，否则为非法科目。科目库中由该科目和凭证类型相同输入科目代码，显示的是文字科目输入科目时可联查科目库,5.金额：遵循有借必有贷，借贷必相等系统自动检测6.附件：原始凭证的张数7.各种签章：经办人员的签字。目的判断记帐凭证的当前状态制单、审核、记帐制单审核,三、输入格式设计1.手工记帐凭证的格式：常用的是收付转凭证和记帐凭证。2.计算机帐务处理子系统设计：采用通用凭证的格式区别收付转凭证通过凭证的编号（类别+编号）科目有辅助核算资料录入采用弹出窗口设计凭证的宽度：以共性为主凭证的长度：长度超过默认自动编分单号,四、不同凭证的不同输入方式1
22、.人工凭证：由会计人员通过键盘输入2.机制凭证编制方式由两种：各业务子系统根据会计上的要求对原始数据进行整理后，按标准的格式直接编制记帐凭证，存在本系统，供帐务处理子系统调用。专门建立一个自动转帐子系统，各子系统按会计上的要求按一定格式对数据进行“粗加工”，经“粗加工”的数据汇集于自动转帐子系统，编制记帐凭证。,3.派生凭证：根据帐务处理子系统中已入帐的凭证按事先转帐定义，根据定义中的公式取数，形成记帐凭证。五、记帐凭证的输入速度和检测1.影响凭证输入速度汉字摘要的录入：解决的方法是设置常用摘要。科目代码：设置联机查询,2.检测方法界限校验法：根据输入的数据的可能取值范围来检查其错误，如果超过
23、为假，重新输入。逻辑校验法：用于经济业务中有规律现象的检验。例：日期顺序校验法：检查记录的顺序。如：删除作废凭证后重排。文件查询检验法：通过查询文件来判断某个数据是否非法的一种方法。例：人员、科目代码校验码法：专门用来检测代码计算校验码：(奇数*2+偶数*1)/10的余数 10-余数=校验码,在录入科目是科目代码+校验码在输入凭证时录入科目代码,计算校验码,如果不等就认为是错,如果相等认为是正确.平衡校验法:利用数据之间的平衡相等关系检查输入错误.六、审核方式1.静态检验法:输入的数据显示在屏幕上或打印出来,通过目测与原记帐凭证核对来检查错误的发生.2.二次输入检验法:同一批数据输入两次由两个
24、不同操作员来操作通过计算机自动比较两批数据是否相同检查错误的方法.,第七节 记帐和结帐模块设计,一、记帐：根据记帐凭证文件或临时凭证文件中已审核的凭证自动更新帐务数据库文件，得到帐簿和报表所需的汇总信息和明细信息。未审核的凭证不能记帐。上月未结帐，本月不能记帐。期初余额调节表不平，本月不能记帐。二、记帐处理过程,1.对凭证文件中的记录进行平衡性检查2.保护记帐前的状态：将记帐前的所有数据备份到硬盘目录。3.开始记帐：打开“科目文件”、“临时凭证文件”、“汇总文件”、“历史凭证文件”、“企业银行对帐文件”。4.从“临时凭证文件”中取带有“已审核”标志的记录，以该记录的科目代码取“汇总文件”中查找
25、相应的记录，用数据更新“汇总文件”的本期借贷发生额或累计借贷发生额，并逐步更新该科目上级科目文件的发生额及余额。,5.如果取出科目性质为“银行对帐”，将该记录追加到“单位银行对帐文件”中6.将该记录复制到“历史凭证文件”中并做已记帐标志。7.在临时凭证文件中将该记录也做已记帐标志，返回4，如果该临时凭证文件中没有已审核凭证，则在“临时凭证文件”中删除带已记帐标志的凭证记录。8.关闭所有文件，记帐结束。,例1.凭证号 日期 摘要 科目代码 方向 金额 附件 录入 审核 记帐 记0001 2003.1.1 提现 101 借 1000 1 A B记0001 2003.1.1 提现 10201 贷 1
26、000 1 A B例2：一月记帐前KMDM NCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 1000 借 0 0 0 0 20000 借 0 0 0 0 15000 借 0 0 0 010202 5000 借 0 0 0 0一月记帐后KMDM NCYE FX JFFS DFFS LJJF LJDF 1000 借 1000 0 1000 0 20000 借 0 1000 0 100010201 15000 借 0 1000 0 100010202 5000 借 0 0 0 0,三、结帐：结束本期帐务处理工作，不能再增加、修改凭证并对本月业务进行任何操作或修改。月结：每月结一次帐年结：每年
27、度结一次帐，开设新的帐簿将上年的余额转到下一年度。结帐处理步骤：1.保护结帐前状态2.结帐前的检查工作本月还有未记帐的标记的凭证，本月不能结帐。检查上月是否未记帐、结帐，本月不能结帐。,3.如果是12月份帐，生成下一年度空白的汇总文件，将期末余额转抄到空白帐簿文件中，生成下一年的期初余额。4.做结帐标志。,第八节 银行自动对帐,一、银行对帐：银行记载的银行存款收付记录（银行对帐单）和单位自己登记的银行日记帐相互核对，银行与企业间由于记帐时间不同或其他原因会形成一方已记录的记录另一方未记录。 未达帐的原因：时间上的耽误和记录上的错误二、银行对帐模块的功能（一）初始化余额调节表的录入：将手工最后一
28、次对帐的余额调节表上的未达帐项全部录入计算机，分别保存在“单位对帐文件”和“对帐单文件”中。 调整后的余额要“平”,（二）录入银行对帐单：每月将银行给单位的对帐单输入计算机，保存在“对帐单文件”中。（三）自动对帐：由计算机自动在“单位银行对帐文件”和“银行对帐文件”中寻找完全相同的经济业务进行核对或勾销。“单位银行对帐文件”和“银行对帐文件”中结算方式、结算号、金额、方向都相同的记录。（四）手工对帐：对自动对帐的补充。（五）输出对帐结果：输出余额调节表。（六）删除已达帐：从“单位银行对帐文件”和“银行对帐文件”中删除已勾销记录。,例题（一）、某企业2003.1月发生的业务如下：1.2003.1
29、.5销售商品20000，收到对方单位的转帐支票2114 借：银行存款 20000 贷：产品销售收入 200002.2003.1.9收到A单位的货款1000元，（转帐支票2115）借：银行存款 1000 贷：应收帐款-A单位 10003.2003.1.15收到B单位的货款2000元（转帐支票2116）借：银行存款 2000 贷：应收帐款-B单位 20004.2003.1.26支付应付帐款14000（转帐支票2117）借 ：应付帐款 14000 贷：银行存款 14000（二）、2003.1.31收到银行对帐单2003.1.2 转2114 借 200002003.1.9 转2118 贷 100002
30、003.1.14 转2116 借 20002003.1.21 转2119 贷 5000,（三）、要求：编制手工余额调节表二、（一）二月企业发生了业务1.2003.2.1 借：应付帐款 10000 贷：银行存款 10000 （转2118）2.2003.2.7 借：产品销售费用 5000 贷：银行存款 5000 （转2119）3.2003.2.17 借：银行存款 10000 （转2120） 贷：产品销售收入 10000（二）二月银行对帐单1.2003.2.7 转2115 借 10002.2003.2.9 转2117 贷 140003.2003.2.19 转2121 借 20000（三）编制余额调节
31、表,第九节 系统服务,1.会计数据备份：将存储在计算机硬盘上的数据复制到软盘上，以保证在硬盘上的数据发生故障时能及时从软盘上恢复正确的数据。2.会计数据恢复：将备份在软盘上的数据恢复在硬盘上，与备份相反。3.系统维护：自动对磁盘空间进行管理，对数据库文件重建、索引，清除病毒。4.修改口令,第十节 帐表输出,一、帐表输出模块（一）功能：根据企业管理及会计制度的要求，对帐务数据库文件进行排序、检索和汇总的处理，最后输出帐表。（二）内容：日记帐、明细帐、总帐的综合查询（三）方式：打印、屏幕显示、软盘输出,二、日记帐模块设计：根据会计人员输出的日期、会计科目自动从汇总文件中和历史凭证文件中提取数据，经
32、过加工后输出的日记帐。（一）格式：三栏式或复币式（二）处理过程：（三）输出方式：每天打印现金、银行存款日记帐。,三、明细帐模块设计：（一）格式设计：三栏式、数量金额式、多栏式,输入科目代码和日期,打开汇总文件和历史凭证文件,历史凭证文件中查找当天的记录,输出表头,输出期初余额,汇总文件,输出表的总体,历史凭证文件,关闭数据库,汇总文件,（二）处理过程四、总帐输出：根据用户要求的会计科目、日期自动从汇总文件中提取数据并输出总帐。（一）格式：三栏式或发生额及余额表（二）处理过程1.输出日期和科目代码2.打开汇总文件3.输出表头4.输出表尾，结束。,第十一节 自动转帐,一、自动转帐模块的功能（一）适用类型：每月反复有规律的重复出现摘要、借贷科目、金额来源或计算方法相同具体金额不同,
