1、1信息权限管理(IRM)工具简明使用教程2目录信息权限 管 理 (IRM)工具简明使用教程 .1目 录 21. 概述 .31.1 关于信息权限管理工具 .31.2 关于本简明使用教程 .32. IRM 功能简介 32.1 使用范围 .32.2 权 限介绍 .43. 操 作指引 .43.1 IRM 在 Word、Excel 和 PowerPoint 中的使用 .43.2 IRM 在 Outlook 中的使用 .84. 注意 事项 .1531. 概述1.1 关于信息权限管理工具欢迎使用信息权限管理工具, 简称 IRM (Information Rights Management)。IRM 是微软开
2、发的一种持久性的文件级保护技术, 允许文档作者对有权访问和使用文档或电子邮件的人员加以指定，并且能够保护信息不受未经授权的打印、转发或复制。1.2 关于本简明使用教程本简明使用教程介绍了 IRM 的基本使用方法，比如如何制定阅读人员，如何实现防止打印、复制等功能。2. IRM 功能简介2.1 使用范围IRM 支持 Office2003 专业版中的 Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint。备注: (1) 不支持 Project 和 Visio; (2) 不支持 Office 其他版本提示: 查看 Office 版本方法: 打开 Word 帮助关于 “Microsoft O
3、ffice Word”, 查看是否有如下 Microsoft Office Professional Edition 2003 字样。42.2 权限介绍IRM 可以对一个人、几个人或一个群组、几个群组进行权限控制。它可以提供的权限包括如下：Outlook 2003 Word 2003/Excel 2003/PowerPoint 2003只读(不能转发、打印、保存或者复制) 完全控制 修改内容但不可打印 浏览(不能打印，保存或复制） 浏览(可复制) 打印 文档期限 通过 Email 请求权限3. 操作指引3.1 IRM 在 Word、Excel 和 PowerPoint 中的使用3.1.1 设置
4、完全控制权限备注: 文档接收人将有与作者相同的权限: 可以随意修改、保存、复制、打印等。1. 点击 “文件” “权限”，选择 “不能分发”52. 在弹出的“权限” 对话框中，选择“ 限制对此文档的权限 ” 在“读取”权限处，输入 AD用户名（比如:） 点击“其他选项.”。3. 选择接收人，在下拉菜单中选择 “完全控制” ，点击确定，接收人就拥有了和作者一样的权限。63.1.2 读取权限备注: 通过设定这个权限，对方只可阅读此文档。1. 点击 “文件” “权限”，选择 “不能分发”2. 在弹出的“权限” 对话框中，选择“ 限制对此文档的权限 ” 在“读取”权限处，输入 AD用户名（比如:） 点击
5、“确定” 。权限设置完成。73.1.3 设置读取、打印、复制权限备注: 通过设定以下权限，对方不但可以浏览文档，还可以打印、复制，但不可修改。1. 在弹出的“权限” 对话框中，点击“ 其他选项”2. 在弹出的新窗口中，选择所需接收人，然后选择“打印”和“复制”权限, 点击“ 确定”.83.2 IRM 在 Outlook 中的使用3.2.1 邮件体的权限设置 1. 点击 “文件” “权限” ，选择 “不要转发”92. 邮件体上方出现灰色横幅，表示此邮件已被设置 “不要转发”.3.2.2 附件的权限设置对附件(可为 Word 2003、Excel 2003 和 PowerPoint 2003)进行
6、权限设置分两种情况:情况 1: 在邮件体设为 “只读”之前，附件没有进行任何权限控制，附件就会继承邮件本身的权限，变成“只读” 。10情况 2: 在邮件体被设为“ 只读”之前，附件已经进行了权限控制，附件依旧保持原来的权限，不会被改变。具体示例如下：1. 点击 “文件” “权限” ，选择 “不可转发”, 此邮件不可转发、复制、打印2.添加附件于邮件中。(Test4.xls: 可以修改和打印 ; Test6.doc:没有设置控制权限 )11对方接收到邮件后:1. 对方收到 Test4.xls 后，仍旧保持原有权限，可修改保存。2. 对方收到 Test6.doc 后，文档只可浏览。3.2.4 设置
7、更改相关权限3.2.4.1 设置更改权限备注: 通过设定更改权限，对方可以读取、编辑和保存修改的文档，但不可打印。1. 点击 “文件” “权限” ，选择 “不可转发”2. 在弹出的“权限” 对话框中，选择“ 限制对此文档的权限 ” 在“更改”权限处，输入 AD用户名（比如:） 点击“确定”.123.2.4.2 设置更改、打印权限备注: 通过设定更改、打印权限，对方可以读取、编辑、打印和保存修改的文档。1. 在弹出的“权限” 对话框中，点击“ 其他选项”2. 在弹出的新窗口中，选择所需接收人，然后选择“打印”权限, 点击“确定”.133.2.5 查看自己权限和请求更多权限对方收到文档后，可以通过
8、如下方式查看自己的权限和请求更多权限：143.2.6 可否在公司外部读取文档？只要员工所处环境有网络连接，均可与权限服务器进行验证，验证通过后即可获取文档。如果文档曾经与权限服务器进行过交互验证，下次再打开时就不需要再连接服务器了。假如作者认为文档较为敏感，可要求接收人每次打开文档时都与服务器进行交互验证：1. 点击 “文件” “权限” ，选择 “不能分发”2. 在弹出的“权限” 对话框中，选择“ 限制对此文档的权限 ” 在“读取”权限处，输入 AD用户名（比如:） 点击 “其他选项”3. 点击“要求连接验证用户权限”154. 注意事项 如果一个被 IRM 加密的文档中有插入其他文档，插入文档均不可打开。建议将插入文档加密后上传至 SPS，然后将链接放入文档中。 EXCEL 表格被加密后，设置的公式不可编辑。
