1、高校二级学院行政秘书如何克服“本领 恐慌” 王方星 苏州大学医学部护理学院 1939年毛主席在延安在职干部教育动员大会上告诫党员干部:“我们的队伍里 边有一种恐慌,不是经济恐慌,也不是政治恐慌,而是本领恐慌。 ”他认为,只有不 断增加知识,才能把工作做得更好。党的第一代领导人高瞻远瞩地认识到党员建 设的重要性。 习总书记在中共中央党校建校 80周年庆祝大会暨2013 年春季学期 开学典礼上同样强调:“本领恐慌在党内相当一个范围、相当一个时期都是存在 的。 实现党的十八大提出的各项目标任务,做好方方面面的工作,对我们的本领提 出了新的要求。” 高校二级学院行政秘书是沟通学院党政领导与师生员工的重
2、要桥梁,是学院行政 管理中重要的一环。 客观地讲,秘书群体的培养工作尚存在很大空间,特别是二级 学院行政秘书,要克服本领恐慌,既要着眼于微观层次充分开发自身潜能, 利用自身力量,发展自本领,又要在宏观层次下功夫善于开发外部潜能,利 用外界能量,发展合本领。笔者认为,应结合“本领恐慌”教育,探究秘书个体的 成长路径,进行所谓“本领建设”。 一、转换思维敬畏本职工作 现今众多高校行政秘书群体呈现高学历特征,一般招聘普通秘书都要 211或985 高校毕业的硕士研究生或博士生。故此,接受了完整学术培育的研究生常有一种 “大材小用”的职业无力感,似乎本职工作本科生就可完成,这样就造成秘书本 身成就感与满
3、足感较低,同时也会萌生轻视本职工作的心理。这也部分源于人们 对秘书工作的误解,认为秘书工作一般人都可以完成,没有什么技术性可言。 笔者 认为,这是对秘书工作的模糊认识:一方面,秘书工作的确比较平凡,呈现日常性 特征;另一方面,则具有隐性程度上的专业性。 行政秘书的常态化工作基本上是日 常性工作,如迎来送往,与学校职能部门沟通协调,故而人们对秘书工作的专业性 缺乏认识。 其实,行政秘书工作的专业性体现在方方面面,如公文写作的规范性和 专业性,行政工作的高度政治性和理论性等。 因此,从“本领恐慌”的角度审视秘书,就可以很好地起到自省作用。 中国传统文 化强调“吾日三省吾身”,对照一个优秀行政秘书的
4、本领、 技能,查摆自身存在的 问题和缺失,自然而然会从盲目自信和浮躁中转变过来,重新发现看似平凡的工 作中的不平凡。 认识到这一点后,抱着对工作的敬畏感,就会开始探索如何把平时 简单的工作做得更好,如何找到规律性的东西。 更重要的是,在工作体验中去操练技能,让自己不满足于一个普通、合格、敷衍了事的秘书状态,而用探索学术奥秘 的态度去探究行政秘书工作的提升路径。 只有正视自身的“本领恐慌”,行政秘书才会有自知之明,正确认识自己,准确把 握角色,敬畏自己的工作。 二、用科研的态度钻研业务能力 行政秘书虽然没有教学、 科研的要求,但都有着良好的学术素养,那么为什么不用 这种先天的优势去将理论研究应用
5、到日常的业务工作中呢?王小平在 本领恐慌 一书中指出:“正确的自知,既要知道自己的有限度和弱点,更要知道自己的可能 性和长处。” 有着社科类教育背景的秘书,在研究生阶段都接受过系统的文史哲知识教育,有 着综合性思辨能力和较强的写作能力,实际工作中却在一定程度上呈现出“眼高 手低”的状态:写得了学术论文,却难以把握秘书工作的节奏,更难以很好地介入 秘书话语体系(思想深刻,却难以联系实际,用接地气的语言呈现文字);同时,高 学历秘书并非秘书专业出身,却轻视看似简单的秘书写作,如通讯稿、 计划和总结 的写作等。笔者从历史系硕士毕业,平时又爱好舞文弄墨,在进入医学部工作后, 即发现话语体系不相容,却又
6、觉得平时的文案工作过于琐碎、 普通,难以与高大上 的科学研究相提并论。 在工作实践中得到锻炼和成长后,笔者开始转变思维,将科 研能力与实践工作结合,即以工作内容为研究对象,用科研的态度去钻研秘书工 作,并将医学与人文科学结合,探索在医学部体系下如何建构自身的工作体系。 故 此,笔者一方面学习系统的行政管理知识,另一方面以科研提升自身工作水平,并 将历史学与医学相结合,在兼顾本职工作的同时,也为学院的科研工作贡献了几 篇学术论文。 不仅文科类秘书所受的系统教育贴近文秘工作,实际上,理工科背景的秘书在工 作中也大有用武之地。当今社会,“大数据”分析盛行,高校科研统计中,总需要 各类大数据分析,而理
7、工科生的数据统计分析能力恰好能得到很好的应用。研究 生阶段复杂的数据尚且能分析清楚,各类学院的数据模型建构自然不在话下。如 建构一个学生成长动态数据模型,为学院党政领导决策提供参考。 需要指出的是,无论文科还是理科背景出身的秘书从业者,都需要发挥所长,不断 学习,文科生可以多学习一些理工科技能,理工科生更需要学习人文学科知识,强 化本领。 三、建立秘书群体的常态联络网 高校二级学院一般仅配置一名行政秘书,相对工作内容和业务范围而言,这些行 政秘书常常处于孤军奋战、自我成长的状况。如何避免“闭门造车”“坐井观 天”,走出去与兄弟学院的其他行政秘书建立常态化联络就显得尤为重要。 以笔者所在的学校为
8、例,二级学院秘书人员之间并未建立系统的常态化联系机制, 呈现“单兵作战”状态。笔者以为,工作内容和业务范围相近的群体可以建立一 个网络平台,在工作中互相交流、互相学习、提高本领。 在各二级学院包容性发展的大背景下,行政秘书在分享各自学院改革创新成果, 探讨工作方法和规律中碰撞思想,形成头脑风暴,自然会共同进步。 这样的机制相 对于每天仅限于本学院与学校职能部门的沟通,视野会更加广阔,思路会更加开 阔。如平时工作上有不明白的地方和困惑,都能在讨论和交流中得到解决。当然, 在抱团取暖的同时,不可人云亦云失去创新意识。 习总书记认为,克服本领恐慌最好的办法就是不断地加强学习,发挥主动性,提升 工作的科学性和预见性。在这个大数据处理技术广泛运用的时代,广大行政秘书 更需要正视“本领恐慌”,认真地思考如何进行“本领建设”,这是时下高校行 政秘书提升自身素质的必由之路。 参考文献 1毛泽东.在延安在职干部教育动员大会上的讲话M.建党以来重要文献选编 (第16 册),中央文献出版社,2011. 2习近平.在中央党校建校80周年庆祝大会暨2013年春季学期开学典礼上的讲 话J.理论视野,2013(3). 3王小平.本领恐慌M.中国青年出版社,2008.
