1、標準號 版本號ERP订单操作规程 ERP-009 A1、总则1.1 目的：为加强公司的系统作业流程管理，对营业部门的订单管理，制定出明确的规定和操作规程。1.2 范围：指所有的业务订单需求。1.3 责任：营业员对发放的订单负主要责任。该业务涉及工作有营业员、生管员、物控员、BOM 管理员。1.4 时效：当日异动单据须当日完成系统录入并移转。2、一般订单作业流程：2.1 营业接到订单作初步评审后，先交给生管做交期评审，若交期能达成业务则录入订单，不能达成则应与客户协调。 2.2 若订单不能录入，请咨询 BOM 管理员，看是否是新产品没建品号信息、BOM。2.3 营业员录入客户订单。 （在订单单身
2、，可先录入客户品号，自动带出品号。 ）2.4 审核订单（包括订单交期、包装要求、产品品号、订单数量、单位等） ；2.5 发放已确认之订单给生管、物控、生产部等相关部门；2.6 订单批量大的处理方式：2.6.1 同交期的，应人工将订单分为多个交期。拆分原则是：将同一交期内多个订单交期按第一个交期时间顺延进行拆分。3、订单变更单作业流程：3.1 若单身的原订单与变更订单相同，则提示“信息无变更，请按“ENTER“,重新输入变更订单单身。3.2 订单变更的处理方式:3.2.1 未审核的订单直接在原订单中更改;3.2.2 已审核的订单且已经发出者, 在录入订单变更单之前，营业员必须依订单的现况（1、未
3、下工单、采购单。2、未领料，未生产。3、已领料，未生产。4、已领料，未产完。5、已生产完成，已购回。 ） ，严格按订单变更及其后续作业规范 （见本文后）中的要求作业。如果不按要求作业，将会导致系统内的预计销售量不正确;3.2.3 营业依订单变更及其后续作业规范中的作业要求，必须书面通知生管、采购、生产等单位采取订单变更前的行动。制订 批准职位 ERP项目执行干事 职位日期 2006-03-26 日期 2006-03-28副本分發：香港、營業部、工模部、生產部【PMC、注塑、裝配、噴油絲印】 、開發部、工程部、品管部、釆購部、財務、 、電腦課 （共13份）第 1 页，共 6 页標準號 ERP-0
4、09 版本號 A3.2.4 据客户订单变更凭证录入订单变更单（包括增加订单数量和项目，减少订单数量和项目，取消订单） ， 3.2.5 列印订单变更单给生管会审；3.2.6 发放已确认的订单变更单给生管、物控、采购。 3.3 订单如果已经结束，则不可再进行变更。3.3.1 若该订单序号已经有已交数量时，该序号不可变更品号。3.3.2 输入的序号不存在于原订单上,当订单变更时，视同新增一笔订单单身信息。3.4 如果原订单要更改客户编号,请遵循以下两原则处理：3.4.1 该订单已经有局部交货情形,请将订单“整张结束” ，再另开其他客户订单。3.4.2 该订单完全未交货，则可将原订单作废，另开其他客户
5、的订单处理。4、 录入销货单4.1 从系统内导出出货预计表，按客户订单交期及交货排期调整后交货仓备货、写装车表。4.2 营业录入销货单。4.3 列印销货单，在备注栏注明出货事宜，按单据流程核准后，反发给仓库课等单位。4.4 仓库发货后，由营业单位在系统内审核扣帐。4.5 客户签回销货单后由营业单位审核开立发票。注意：在销货单的单身录入“订单单号”后，仍然不能自动带出“品号”等信息，请将销货单中的“税率”与“录入客户信息”中的“税率”，修改为同样的税率。5、录入销退单5.1 营业依仓管员点收的数量录入销退单。5.2 列印销退单（在备注栏注明退货原因），交给品管部检验，品管部检验后注明检验结果于销
6、退单上。5.3 仓库文员调出该销退单维护后审核。5.4 注意：不良品，库别选“不良品仓库”。6、录入6.1 货仓备货写装车表。6.2 营业部录入 。6.3 调拨后由营业根据中转仓提供的发货单在系统内审核扣帐，中转仓的库存纳入可用量计算。第2页，共6页標準號 ERP-009 版本號 A6.4 根据中转仓提供的发货单营业部审核开立发票。6.5新客户，营业应“录入客户信息”7、注意事项：（更多内容，请参考系统的帮助文件。 ）7.1 检查电脑日期是否正确（在电脑的右下角） 。7.2 删 除 单 身 信 息 ， 按 ： CTRL+DELETE。 单 身 新 增 一 笔 ， 按 “ ”键 。7.3 当 录
7、 入 的 品 号 无 基 本 信 息 者 时 ， 立 即 通 知 BOM 管 理 员 ， 在 系 统 内 建 立 基 础 数 据 。7.4 对 客 户 发 来 的 订 单 进 行 编 号 ,具 体 编 号 原 则 由 营 业 部 制 定 。7.5 新 产 品 ， 营 业 应 “录 入 客 户 品 号 ”。7.6 新 客 户 ， 营 业 应 “录 入 客 户 信 息 ”。7.7 若 该 客 户 采 分 量 计 价 的 单 价 管 理 ,则 订 单 不 应 设 为 “更 新 核 价 ”,因 订 单 信 息 输 入 时 不 提 供 “分 量计 价 ”信 息 输 入 的 功 能 ,如 果 需 要 保
8、留 报 价 的 历 史 信 息 ,请 从 报 价 单 做 信 息 输 入 ,但 如 果 不 须 保 留信 息 ,则 可 由 “录 入 客 户 商 品 价 格 ”中 直 接 输 入 。7.8 订 单 在 撤 销 审 核 时 ,对 客 户 商 品 价 格 信 息 档 不 会 有 反 调 功 能 ,及 若 订 单 为 “更 新 核 价 ”,此 时 该 笔核 价 单 不 存 在 于 “客 户 商 品 价 格 信 息 档 ”中 , 当 订 单 审 核 时 会 于 客 户 商 品 价 格 信 息 档 新 增 一 笔 计价 信 息 ,而 当 订 单 撤 销 审 核 时 ,该 计 价 信 息 不 会 删 除
9、,请 用 户 注 意 .7.9 销 售 预 测 乃 关 联 将 来 需 求 计 划 的 来 源 ,如 果 销 售 预 测 信 息 有 输 入 ,记 得 在 打 订 单 时 一 定 要 输 入 销 售预 测 编 号 ,否 则 对 预 测 的 冲 销 如 果 不 完 成 ,将 来 需 求 计 划 就 会 超 额 计 划 ,生 成 多 余 的 生 产 及 采 购 计划 . 此 销 售 预 测 信 息 必 须 为 “纳 入 生 产 计 划 ”的 销 售 预 测 信 息 .7.10 关 于 逾 期 未 出 的 订 单 应 定 期 检 视 与 调 整 :7.10.1 出 订 单 为 生 产 计 划 的 需
10、 求 量 ,系 统 在 进 行 生 产 计 划 或 采 购 的 计 算 时 ,例 如 :若 有 一 笔 预计 出 货 为 05/10/30 的 订 单 ,数 量 为 1000 PCS,则 表 示 05/10/29 将 有 1000 PCS 的 需 求 量 ,所 以 若 该 订 单 延 迟 一 天 ,则 可 能 造 成 库 存 的 囤 积 发 生 ,所 以 对 于 订 单 超 期 未 交 应 特 别 的 留 意 .若 订 单 未 交 属 于 客 户 因 素 时 ,应 由 业 务 人 员 变 更 预 计 出 货 日 期 . 建 议 用 户 应 (或 周 ,旬 )透 过定 期 的 会 议 来 检 讨
11、 ;7.10.2 单 身 之 “预 交 日 ”。 特 别 注 意 交 期 已 过 却 还 未 出 货 的 订 单 需 重 新 检 查 是 否 依 然 视 为 未 交之 订 单 ， 否 则 应 做 “指 定 结 案 ”;7.10.3 指 定 结 束 的 功 能 务 必 定 期 运 行 ;7.10.4 系 统 除 了 提 供 “录 入 订 单 变 更 单 ”可 记 录 订 单 变 更 的 过 程 ,亦 提 供 “指 定 结 束 ”的 功 能 。对 于 超 期 未 出 的 订 单 ,这 些 订 单 在 确 定 不 再 出 货 时 ,可 由 订 单 变 更 单 来 运 行 “整 张 结 束 ”或“逐
12、笔 结 束 ”(可 保 留 变 更 记 录 )或 者 透 过 本 功 能 ,将 订 单 单 身 的 “结 束 ”由 未 结 束 调 为“指 定 结 束 ”。第3页，共6页標準號 ERP-009 版本號 A7.11 非 订 单 销 货 的 （ 如 样 品 ） ， 可 由 仓 库 以 其 它 销 货 的 方 式 销 货 。7.12 撤 销 审 核 时 检 查 ：7.12.1.1 订 单 不 存 在 “订 单 变 更 单 ”或 存 在 “订 单 变 更 单 ”但 已 作 废 才 可 做 撤 销 审 核 ,否 则 已 运行 变 更 作 业 ,不 可 撤 销 审 核 .7.12.1.2 订 单 不 存
13、在 “销 货 单 ”或 存 在 销 货 单 但 已 作 废 才 可 做 撤 销 审 核 .7.12.1.3 拋 转 码 不 为 N 者 表 已 有 拋 转 信 息 不 可 撤 销 审 核 .(由 建 档 程 序 审 核 避 免 无 法 还 原 )7.13 更 改 销 货 单 :对 于 已 经 审 核 过 的 销 货 单 如 因 发 觉 输 入 有 误 或 事 后 销 货 内 容 有 所 更 动 时 ,可 以 先 运行 撤 销 审 核 动 作 ,然 后 直 接 以 更 改 或 删 除 将 该 销 货 单 内 容 做 更 动 .更 动 完 成 后 ,如 果确 定 无 误 仍 应 再 予 审 核 ;
14、7.14 作 废 销 货 单 :输 入 的 销 货 单 如 果 有 误 ,可 以 直 接 更 改 或 取 消 后 另 行 输 入 .另 一 种 处 理 方 式 则 是 将 该单 指 定 作 废 .经 指 定 作 废 的 单 据 将 不 做 审 核 处 理 .应 注 意 ,已 审 核 的 单 据 不 允 许 作 废 ,除 非 先 行 撤 销 审 核 .7.15 销 货 统 计 表 . 欲 了 解 每 一 张 订 单 对 应 销 货 单 的 记 录 可 印 “订 单 销 货 状 况 表 ”.（ 在 管 理 报 表 内 ） 欲 了 解 客 户 或 商 品 的 历 史 销 售 记 录 可 打 印 .“
15、历 史 交 易 记 录 表 ” 欲 了 解 商 品 销 售 期 间 信 息 的 汇 总 状 况 可 打 印 “商 品 销 货 统 计 表 ”.7.16 定 期 维 护7.16.1 订 单 指 定 结 束凡 是 订 单 超 期 许 久 未 出 者 (三 个 月 以 上 )应 由 营 业 员 定 期 检 视 这 些 超 期 未 交 的 订 单 ,到 底发 生 了 什 么 状 况 ,若 确 定 还 要 出 货 者 应 进 行 订 单 变 更 处 理 ,如 此 才 能 进 行 正 确 的 生 产 作 业 .如 果 决 议 不 再 出 货 者 ,就 应 运 行 指 定 结 束 作 业 ,避 免 生 物
16、管 人 员 在 生 产 控 制 及 物 料 管 理 时生 成 不 正 确 的 需 求 .7.16.2 重 计 订 单 已 交 量 （ 在 系 统 左 侧 “订 单 管 理 ”内 ）本 作 业 属 于 信 息 异 常 的 维 护 程 序 .无 须 定 期 运 行 ,当 发 现 订 单 录 入 单 身 信 息 的 “已 交 数 量 ”发 生 异 常 ,经 核 对 信 息 后 确 实 销 货 单 及 销 退 单 原 始 单 据 信 息 正 确 时 ,可 透 过 本 作 业 重 新 计算 订 单 单 身 的 已 交 量 .7.16.3 清 除 交 易 信 息各 种 异 动 信 息 随 着 时 间 越
17、久 ,保 存 的 信 息 越 多 .由 于 硬 式 驱 动 器 的 容 量 有 限 ,因 此 应 该 定期 将 历 史 的 单 据 及 异 动 信 息 利 用 异 动 信 息 清 除 予 以 清 除 .在 清 除 信 息 前 应 该 将 原 信息 做 好 备 份 ,以 便 以 后 如 有 需 要 再 次 参 考 时 可 以 抄 回 使 用 .如 果 硬 式 驱 动 器 的 空 间 够 大 ,通 常 最 好 将 一 年 内 的 异 动 单 据 信 息 都 予 以 保 存 ,不 必 清 除 .直 到 年 度 退 出 后 ,所 有 该 年 度的第4页，共6页標準號 ERP-009 版本號 A报 表
18、帐 册 都 已 打 印 过 后 ,才 做 清 除 作 业 .如 果 驱 动 器 的 容 量 较 小 ,则 只 好 缩 短 信 息 保 存 期 限 为 半 年或 一 季 甚 至 一 月 .唯 仍 需 注 意 在 清 除 前 应 该 确 定 已 将 该 期 间 的 相 关 报 表 帐 册 打 印 过 .7.16.4 输 入 销 退 单输 入 销 退 单 时 有 两 个 重 点 信 息 必 须 明 确 ：一 为 销 退 单 的 来 源 是 否 追 溯 ,若 销 退 商 品 后 序 必 须 追 补 者 ,请 务 必 于 销 退 单 上 的 订 单 号 码 注明 原 始 信 息 .但 是 若 销 退 品
19、 不 再 补 出 货 时 ,请 运 行 “订 单 管 理 ”的 结 束 订 单 作 业 .另 一 重 要 信 息 为 退 货 的 仓 库 ,若 销 退 的 商 品 属 于 不 良 品 者 ,要 记 得 退 至 不 良 品 仓 库 ,如 此 才不 会 影 响 库 存 的 可 用 量 .订 单 作 业 流 程接 单 ：订 单 变 更 ：销货：销退：第5页，共6页录入、审核订单 签准 发放订单给生管、物控、生产部等相关部门首先了解订单的执行情况 严格按订单变更及其后续作业规范 （见本文后）中的要求作业营业录入、列印销货单 部门主管核准 仓管依单发货仓库文员在系统内审核营业录入、列印销退单 QC 检查
20、仓库文员在系统内审核仓管点收標準號 ERP-009 版本號 A订单变更及其后续作业规范 如果是减少订单数量或品号，应先从下往上查（见下例） ，根据具体情况进行处理。例：A 订单数量减少，生产部门已领料未生产完，营业在作订单变更前，应先书面通知生管、生产、采购。先亲自查生产部门已生产了多少（数量） ，是否满足订单变更后数量。只要生产部门的数量满足变更后订单要求的数量，营业记录数据，要求生产单位先入库，并将剩余的物料退库。再通知生管变更订单，采购依情况变更采购单，业务最后才作订单变更。 【订单变更与工程变更作业规范不同】更改项目 情 况 营业员 生产部门 采购员 生管员/采购员未下工单、采购单 订
21、单变更未领料，未生产； 视同新订单下 依单领料 开采购单 开工单/委外工单已领料，未生产； 已领料，未产完； 数量增加或品号增加已生产完成。 未下工单、采购单 订单变更未领料，未生产； 订单变更（先查后变） 视情况而定 指定结束，重下工单。已领料，未生产； 订单变更（先查后变） 将超出需领用量的物料退库 视情况而定 指定结束，重下工单。已领料，未产完； 订单变更（先查后变） 够数则停产、退料。 视情况而定 入库退料，重下单或结束。数量减少或品号减少已生产完成，已购回。 订单变更未下工单、采购单 删除订单未领料，未生产； 指定结束（先查后变） 视情况而定 删除工单已领料，未生产； 指定结束（先查后变） 退料 退料后，指定结束。已领料，未产完； 指定结束（先查后变） 将剩余物料先退。 入库、退料后，指定结束。订单取消已生产完成，已购回。 指定结束（先查后变）第6页，共6页
